Det er to måtar å logge seg på Visma travel : 1. via Visma enterprise og Meg Sjølv. 2. Webtilgang frå nettet, som krev e-post adresse og passord.

Transkript

1 Innhold 1.1 Oppstart Meg sjølv Internett Hovudbilde Travel Registrere Reise Definere reise Innhald i Reisa Kost og losji Måltidsfrådrag Kost og Losji Oppsummering Køyring Reiseutgifter Avrekning Køyrebok Definer køyrebok Registrere køyring Reiseutgifter Avrekning Diverse Attestere /Anvise / Godkjenne Attestere Anvise Godkjenne

2 1.1 Oppstart Det er to måtar å logge seg på Visma travel : 1. via Visma enterprise og Meg Sjølv. 2. Webtilgang frå nettet, som krev e-post adresse og passord Meg sjølv Her må du velje stilling og trykke start travel Internett Firma Id: AO261 Brukarnamn: er lik identen din hjå kommunen. Vanligvis 19+dei tre første bokstavane i for og etternamn. Dei aller fleste har fått tilsendt passord på e-post i Dersom ein ikkje har passordet kan ein bruke gløymt passord funksjonen og få tilsendt eit nytt på e-post Hovudbilde Travel Utsjånaden på menyen vil varier etter kva rolle du har. 2

3 2. Registrere Reise 2.1 Definere reise Klikk <reise> i menyen og du kjem inn i dette bildet. Her må du fylle dei felta som er markerte med raud prikk. Her kan du og endre kontering dersom det er ønskelig, kontering vil i utgangspunktet bli satt lik hovudstilling. Klikk på <neste> 3

4 2.2 Innhald i Reisa Her definerer vi kva type godtgjersle og utgifter denne reisen innehald. Etterkvert som du vel innhald vil menyen til venstre utvide seg, dvs. at du får ei ny side å fylle ut. Reise etter diett/nattillegg er typisk reiser der du har overnatta på hotell. Reiserekning er type kjøring til dagskurs og liknande. 2.3 Kost og losji Fyll ut felta med raud prikk. Dersom arbeidsgivar betaler hotellet er det ikkje nødvendig å fylle ut beløp. Husk og skilje overnattinga og frukosten, det er berre overnattinga som skal førast her. Frukost fører du under reisekostnader. Når alt er fylt ut, klikkar du <registrer>, då vil du sjå at aktuell linje er registrert. Dersom du har fleire overnattingsstader på same reise så registrerer du den på same måte. Klikk <neste> 4

5 2.3.1 Måltidsfrådrag Her hakar du av for dei måltida som du har fått og som du ikkje skal ha dekka. Klikk <neste> Kost og Losji Oppsummering Her får du oppsummering av registrert kost og losji. Klikk <neste> dersom du meiner dette er rett, eventuelt <forrige> dersom noko er feil. 5

6 2.4 Køyring Vel Bilgastype først (bilgodtgjersle passasjertillegg, og liknande). Fyll ut obligatoriske felt og klikk<register>, forsett med eventuelt andre bilagstyper, klikk<neste> når du er klar til å gå vidare. 6

7 2.5. Reiseutgifter Vel dei ulike bilagastypene (reiseutgiftene) og fyll ut obligatoriske felt. Klikk <neste> når du er ferdig Avrekning Rekning er no klar til og sendast vidare til attestering. Til høgre får du oversikt over kven som kan attestere reiserekninga. Attestering blir gjort av lønskontoret, dersom du har vedlegg eller kvitteringar skal desse sendast til lønskontoret. Tenesteleiar anvisar i neste ledd. Her kan du og legge til andre kommentarar. Huk av for <Til attestering> og klikk <fullfør>. 7

8 3 Køyrebok 3.1. Definer køyrebok Systemet fungera som ei køyrebok der du fortløpande kan registrere ulike køyreoppdrag og samle dei i ei enkelt reise. Her kan ein også registrere enkle bilag som bom, ferje og liknande Registrere køyring Vel bilagstype først (bilgodtgjersle, passasjertillegg og liknande.) Fyll ut dei andre felta og klikk <registrer>. Forsett med eventuelt andre bilagstyper. Klikk på <neste> 8

9 3.3. Reiseutgifter Vel dei ulike bilagstypane og registrer nødvendige felt, klikk <registrer> før neste bilagstype registrerast. Klikk<neste> 3.4. Avrekning Sjå punkt Diverse Frå hovudbilde kan du sjå alle dine reiser under <oversikt> her kan ønsket reise skrivast ut ved å hake av for aktuell reise og trykke utskrift. Du kan gå inn å endre på den aktuelle reisa dersom den ikkje er attestert, og forsette på begynte reiser. Her kan du og sjå tidlegare godkjente reiser. 9

10 5 Attestere /Anvise / Godkjenne 5.1. Attestere Lønsavdelinga skal attestere reisene, reisa vil ikkje bli gjort før alle naudsam dokumentsjon er sendt til lønsavdelinga. 10

11 5.2. Anvise Dei som skal anvise vil få ein e-post der det står at dei har reiser som ligg til anvisning. Logg på som i punkt 1. I hovudbilete vel du «Anvise» under «Oppgåver». Du vil då få opp reisene du kan anvise. Kontroller at reiserekninga er riktig. Marker reisa, og klikk <Anvis>. Markerte reiser vil da bli send til godkjenning. 5.3 Godkjenne Blir utført i samband med lønnskjøring av lønskontoret. 11