Søknader og registrering av FRAVÆR OG FERIE

Transkript

1 Brukerhåndbok Søknader og registrering av FRAVÆR OG FERIE Søknader om permisjon, avspasering og ferie, samt registrering av egenmeldinger registres elektronisk. Innlogging skjer på samme sted og måte som der du finner lønnsslippen (Meg selv/dokumenter). Fraværsmeldinger finner du under fanen Meg selv/personalskjema. For nærmere veiledning om innlogging vises det til siden eller du kan ta kontakt med din leder. Januar 2015

2 Søknad om korte permisjoner og avspasering Registrering av egenmelding Meg selv Personalskjema Personalskjema er stedet hvor den ansatte registrerer og følger opp egne skjema. Kalender: Kalenderen gir en god oversikt over registrert fravær. Ikonene på linjen symboliserer hvor i saksgangen det enkelte skjemaet er. For eksempel betyr tre prikker at skjemaet ikke er levert fra den ansatte, og utropstegn betyr at skjemaet er avvist. Ligger det ikke ikon bak, betyr det at skjemaet er ferdig overført. Setter du markøren over linjen, får du frem ledetekst med informasjon. Registrere fravær Skal du registrere et nytt fravær, setter du markøren på en gitt dato og klikker knappen for Nytt fravær. Ansatte med flere stillinger får opp alle tilsettingsforhold. Velg stillingen fraværet gjelder for. I dette bildet registrerer du fraværet. I høyre del av bildet får du en oversikt over de siste fraværene, inkludert fravær som er underveis i saksgangen.

3 Dersom du forsøker å registrere et fravær som allerede er registrert, får du beskjed om det og blir stoppet. Du kan skrive utfyllende opplysninger i notatfeltet. Dette vil være lesbart for leder og saksbehandlerne. Feltene vil variere ut fra hvilken fraværskode du har valgt. Sykemeldinger skal ikke registreres elektronisk, men leveres leder. Ved sykt barn skal du angi hvilket barn et gjelder. NB! Barn må være registrert fanen Meg selv/pårørende. Eneforsørgere og barn med kronisk sykdom leverer dokumentasjon til leder. Du har mulighet til å mellomlagre fraværet ved å trykke på LAGRE-knappen. Meldingen blir da ikke sendt. Når søknad/fravær er ferdig utflyt trykker du SEND FRAVÆR. Detaljbildet Klikker du på en gitt linje, får du frem detaljbildet: Her ser du saksgangen. Ved å holde musen over de ulike stegene, får de se alle aktuelle navn for steget. Nåværende steg viser med blåfarge. Redigering eller sletting. Før søknaden/fraværsmelding er sendt (knapp Sendt fravær), har du mulighet til å redigere eller slette. Linken Rediger leder deg til et nytt bilde:

4 I redigeringsbildet kan du endre tildato og notat. Er det aktuelt å endre fradato eller årsakskode, må du slette fraværet og registrere det på ny. Lagre-knappen oppdaterer fraværet. Send fravær-knappen sender det inn i saksgangen. Dersom du har behov for å rette melding som allerede er sendt i saksgang, må du ta kontakt med din leder. FERIE Registrering og saksbehandling Meg selv Personalskjema Personalskjema er stedet hvor ansatte registrerer og følger opp egne skjema. Kalender Kalenderen gir en god oversikt over registrert (timer), fravær og ferie. Fravær og ferie viser med tekst. (Timeføringer viser med klokkeslett.) Ikonene på linjen symboliserer hvor i saksgangen det enkelte skjemaet er. For eksempel betyr tre prikker at skjemaet ikke er levert fra den ansatte, og utropstegn betyr at skjemaet er avvist. Ligger det ikke ikon bak, betyr det at skjemaet er ferdig overført. Setter du markøren over linjen, får du frem tekst med informasjon. Legg inn skjermprint ferie Søknad og registrering av ferie Ansatte har rett til å få vite tidspunkt for hovedferien to måneder før ferien begynner. For avvikling av sommerferie bør ferielister være klar før 20. april (sommerferie avvikles gjerne i perioden til ). Som hovedregel skal alle søke om ferie elektronisk. Der det er satt opp hovedferie i puljer, registreres ferie når ferielisten er klar. Kalenderen vil viser planlagt ferie. Restferie søkes elektronisk. Når du søker/registrerer ferie, setter du markøren på en gitt dato og klikker knappen for Ny ferie. Da kommer du inn i dette bildet:

5 Sett inn annen print Her kan du se hvor mange feriedager du har til disposisjon. Systemet beregner antall feriedager ut fra en forutsetter av at det arbeides 5 dager i uken. Antall dager sier ikke noe om rett til ferie med lønn. Nyansatte og vikarer/tilkallingsvikarer har ikke alltid opparbeidet rett til ferie med lønn. Dette vises på junilønn inneværende år.. For deltidsansatte og de som arbeider i turnus, vil feriedager bli plassert og registreres i forhold til stillingsprosent og dager som jobbes. For nærmere informasjon vises til 20 spørsmål om ferie ferie.pdf. Dersom du registrerer flere feriedager enn du har disponibelt, vil du få melding om det. Dersom du registrerer ferie på et tidspunkt hvor det er fravær, vil du få melding om det. Disse meldingene vil også vise hos saksbehandler, og vedkommende kan da velge å godkjenne eller å avvise ferien. Du finner felt for feriepenger til gode i dette bildet. Dette er feriepenger opptjent forrige år. Eventuelle notat du registrerer her, vil vise i feriebildet i Windows. Klikker du Lagre-knappen blir ferien liggende under arbeid. Klikker du Send ferie-knappen går ferien til neste steg i saksgangen. Merk: Ferie blir lagret på ansattnivå og ikke på stillingsnivå. Vi forholder oss likevel til hovedstillingen til den ansatte, for å finne enhet og saksbehandlere. Er det ulike enheter på samme stilling, bruker vi enheten på fradatoen. Liste Du kan registrere ny ferie også fra dette bildet, ved å klikke på knappen Ny ferie. Under Liste er det ulike filter: Oppgaver: Her ligger ferie som den ansatte skal behandle. Dette er ferie som er opprettet men ikke sendt inn i saksgangen enda. Det er også eventuelt avviste skjema. Saksgang: Her ligger ferie som er underveis i saksgangen, inkludert ferie som er ferdigbehandlet. Alle: Her ligger alt fra Oppgaver og Saksgang. Velger dere Saksgang eller Alle, er det også filter på år. Dette er for å øke hastigheten på oppslaget og for å forenkle søket. Linjer uten opprettet dato viser på inneværende år. Alle skjemaer: Her finner du både timelister, fravær og ferie Timelister: Kun timelister Fravær: Kun fravær Ferie: Kun ferie

6 Oversikten er initielt sortert etter Opprettet-dato. Dette er datoen når ferien ble sendt inn i saksgangen, eller registrert i windows. Ønsker dere å sortere ut fra annen kolonne, klikker dere på overskriften for aktuell kolonne. Kolonnen Status kan ha følgende verdier: Kolonnen Status kan ha følgende verdier: Ikke levert under arbeid hos den ansatte Attestering dersom steget er definert i saksgangen i Windows Anvisning - dersom steget er definert i saksgangen på Windows Til overføring - venter på godkjenning i Windows, gjelder timelister og fravær Overført ferdigbehandlet eller registrert i Windows Avvist - returnert til ansatt Detaljbildet Klikker du på en gitt linje, får du frem detaljbildet: I redigeringsbildet kan du endre tildato og notat. Er det aktuelt å endre fradato, må du slette ferien og registrere den på ny. Lagre-knappen oppdaterer ferien. Send ferie-knappen sender den inn i saksgangen.