Informasjonsportalen

Transkript

1 Brukermanual Informasjonsportalen Aksjeservice versjon 2.0 Aksjeservice AS Kolbergveien Tønsberg / Munkedamsveien Oslo

2

3 Forord Aksjeservice er en løsningsleverandør for ikke-børsnoterte aksjeselskaper i alle størrelser. Aksjeservice har utviklet en løsning som gjør det enkelt å holde kontroll med alle selskapshendelser. Systemet forenkler registrering og rapportering og er kompatibelt med Altinn slik at man enkelt kan overføre opplysninger til aksjonærregisteret ved de rette rapporteringstidspunktene med kun et tastetrykk. Samtidig som man har et verktøy som forenkler aksjebokføringen i bedriften får man også all aksje- og aksjonærinformasjonen i eget hus. Aksjeservice er også en møteplass hvor vi muliggjør omsetning av aksjer i selskap som har slik omsetning. Her kan aksjonærer legge ut kjøps- og salgsinteresser i aksjene samt at man kan følge med på kursutvikling i selskaper man er interessent i. Løsningen er under kontinuerlig utvikling basert på erfaringer og tilbakemeldinger fra våre brukere, og med bakgrunn i dette kan det være enkelte avvik mellom illustrasjoner i brukermanualen og den faktiske løsningen tilgjengelig på internett. Vi er åpne for tilbakemeldinger eller ønsker om endringer samt forslag til utvidet funksjonalitet. Ta gjerne kontakt dersom noe er uklart eller du finner noe som kan bedre den totale løsningen.

4 Innhold 1. BAKGRUNN OG FORMÅL MÅLGRUPPE DETTE DOKUMENTET, ORD OG UTTRYKK TILGANG TIL - OG INNLOGGING TIL INFORMASJONSPORTALEN GENERELT OM SKJERMBILDER, KNAPPER OG SØKEFUNKSJONER REGISTRERING FØRSTEGANGS BRUK - INFORMASJONSPORTALEN KJØP OG SALG AV AKSJER INFORMASJONSPORTALEN KURSOVERSIKT OG INFORMASJONSMELDINGER MINE DATA MINE SELSKAPER BLI INTERESSENT VIS KURSER FOR SELSKAP SELSKAPER LEGG TIL MODULER SYSTEMKRAV STIKKORDSREGISTER...10

5 1. Bakgrunn og formål Aksjeservice sin Selskapsløsning er en løsning utviklet for enkel aksjebokføring og for å holde orden på alle selskapshendelser. Videre legger systemet til rette for omsetning i Selskapets aksjer for dets Aksjonærer og Interessenter. Formålet med dette dokumentet er å gi leseren et redskap til å forstå og bruke løsningen på en best mulig måte. Brukerhåndboken kan benyttes av nye brukere som en innføring i bruk av løsningen, mens eksisterende brukere kan ha det som oppslagsverk når dette er nødvendig. Brukerhåndboken er lagt opp som en referansemanual, hvor skjermbildene med innhold er beskrevet, i tillegg til at man i slutten av dokumentet har et stikkordsregister som kan brukes dersom man står fast på et punkt og ønsker å slå opp dette. Det settes som en forutsetning at leseren er kjent med Internett gjennom en web-leser. Videre er det en fordel at brukeren har en generell forståelse for omsetning av aksjer, men dette er ikke en forutsetning for bruk. Denne brukermanualen vil ikke forklare hva de forskjellige rutinene i systemet er, men konsentrerer seg om hvordan man som bruker kan bruke disse på en så effektiv som mulig måte. Aksjeservice løsningen et system under stadig utvikling, og enkelte forskjeller mellom skjermbildene i brukermanualen og løsningen må derfor beregnes. Det er allikevel en målsetning at dokumentasjon skal stemme overens med løsningsversjonen med samme versjonnummer. Dokumentet kan kopieres fritt av brukere tilknyttet Aksjeservice sine løsninger. Side 1

6 2. Målgruppe Alle som ønsker å bruke, eller allerede er brukere av Aksjeservice sin tjeneste vil kunne ha nytte av å lese dette dokumentet. Fokuset i denne brukermanualen ligger på Aksjonærer i Selskapene, eller eventuelt Interessenter som ønsker å erverve aksjer i en eller flere av Selskapene knyttet til Aksjeservice løsningen. Aksjeservice AS har en støttefunksjon for sine kunder pr e-post. Spørsmål som ikke blir besvart i dette dokumentet, kan bli behandlet ved henvendelse til vår support support@aksjeservice.no Side 2

7 3. Dette dokumentet, ord og uttrykk Det skal ikke være ord og uttrykk brukt i dokumentet som er vanskelig å forstå. Skulle det allikevel dukke opp uklarheter ta gjerne kontakt så vil disse bli forklart. Se for øvrig stikkordsregister i slutten av dokumentet. Side 3

8 4. Tilgang til - og innlogging til Informasjonsportalen Løsningen til aksjeservice er laget med tanke på sikkerhet og stabilitet for brukere og data. Med bakgrunn i dette kreves det en innlogging for å få tilgang til de forskjellige delene og funksjonene i tjenesten. Innloggingsvinduet ser ut som illustrert under, hvor man har to forskjellige innloggingsalternativer. Alternativet til venstre, Innloging Selskap benyttes for alle tjenester knyttet til aksjeboktjenesten samt omsetning av egne aksjer i selskap eller kjøp etter at man er registrert som interessent. Her angir man først hvilket selskap man ønsker å logge seg inn på via selskapsnavn eller organisasjons nummer, og blir så bedt om sin personlige innlogging og pinkode i neste meny. Alternativet til høyre, Innlogging Informasjonsportalen, benyttes for å få tilgang til informasjonsmeldinger, kursinfo og lignende fra selskaper man er aksjonær eller registrert interessent i. Her kan man enten logge seg inn som selskap eller som enkeltperson. Tilgang til denne tjenesten er på nåværende tidspunkt gratis. Side 4

9 5. Generelt om skjermbilder, knapper og søkefunksjoner Løsningen er bygget opp rundt et enkelt og oversiktlig skjermbilde hvor du har hovedhendelse i senter av skjermen, og menyen eller tilbakeknapp lokalisert på toppen av skjermen slik som i eksemplet under. 6. Registrering For å benytte Informasjonsportalen må man være registrert som bruker. For å gjøre dette trykk i Innloggingsvindu. Man kommer da inn i skjermbildet til høyre. Her registrer man alle data om en selv. Bruker kan være både selskaper og enkeltpersoner. Det er viktig at man her oppgir riktig adresse da all informasjon vil bli sendt til denne. Når alt er fylt inn, og man har sett over dataene, bekreftes registreringen med. Man får da tilsendt en mail med registreringsbekreftelse samt PIN koden man trenger senere. 6.1 Førstegangs bruk - Informasjonsportalen Når bestillingen er gjennomført, og man mottar PIN kode samt registreringsbekreftelse for tjenesten fra Aksjeservice må man gå inn på Informasjonsportalen for å velge hvilke selskaper man skal være Interessent - og følge kurser i. Side 5

10 6.2 Kjøp og salg av aksjer For å gjennomføre transaksjoner med aksjer må man logge seg inn på det enkelte selskap i Selskapsløsningen. Se egen brukerhåndbok for Aksjonær / interessent for mer informasjon rundt dette. 7. Informasjons portalen Etter at man har gjennomgått skrittene beskrevet over og logget seg inn i Informasjonsportalen kommer man til skjermbildet til høyre hvor man får enkel oversikt over de selskapene man ønsker. Vi vil under ta for oss hvert av de forskjellige menyvalgene. 7.1 Kursoversikt og Informasjonsmeldinger I hovedbilde får man opp kursoversikt over de selskaper man har valgt dette for, samt informasjonsmeldinger fra de selskapene hvor man er Interessent eller Aksjonær. I eksemplet over ser man kursen på tre eksempelselskaper og en informasjonsmelding fra Anders Test. Dersom man ønsker å lese hele informasjonsmeldingen trykker man til høyre for ønsket melding. 7.2 Mine data Man kan selv administrere og endre alle opplysninger om en selv i systemet. Velg Mine data fra menyen øverst i hovedbilde. Man blir bedt om å taste inn PIN koden, denne ble sendt til epost adressen som ble oppgitt under registreringen. Etter å ha tastet PIN kode kommer man til siden til høyre hvor endringene kan gjøres. 7.3 Mine selskaper I menyen øverst har man et valg Mine selskaper hvor man kommer til en oversikt over alle selskaper man er knyttet til som henholdsvis Eier eller Interessent etter å ha tastet inn PIN koden sin. Skjermbildet er som i eksemplet under. Side 6

11 Her kan man endre brukernavn / passord for alle selskaper man er tilknyttet, og man kan enkelt knytte alle selskaper til samme adresse. 7.4 Bli Interessent Velger man Bli Interessent fra menyen øverst i skjermbilde kommer man, etter å ha tastet inn PIN koden sin, inn i skjermbildet under. I dette eksemplet er det to selskaper hvor det er mulig å registrere seg som interessent. Ønsker man å registrere seg som Interessent i for eksempel Calahonda AS trykker man til høyre for selskapet og kommer da inn i skjermbildet under. Her registreres adresse, og systemet genererer brukernavn og passord. Når man har sjekket adressen bekreftes registreringen ved å trykke. MERK: Det genereres forskjellig brukernavn / passord for alle selskaper man er registrert Interessent i, men dette kan endres i det enkelte selskap (Se brukermanual for Aksjonær / Interessent) Side 7

12 7.5 Vis kurser for selskap Velger man Vis kurser for selskap i hovedmenyen øverst kommer man inn til en oversikt over selskaper man er Eier eller Interessent i. Her kan man velge hvilke selskaper som skal være en del av kursoversikten i hovedbilde. For å endre visningsstatus trykker man Endre til høyre for avkryssingsboksen. 7.6 Selskaper Legg til moduler Dersom Selskaper ønsker å legge til tilleggsmoduler etter at tjenesten er idriftsatt gjøres dette også i Informasjonsportalen. Man logger seg da inn på informasjonsportalen med det samme brukernavnet og passordet man har bruker på selskapstjenesten og velger Tilleggsbestillinger fra menyen øverst (dette valget er ikke synlig for Aksjonærer eller Interessenter). Man kommer da inn i skjermbildet i eksemplet til høyre. Her krysser man av for de modulene man ønsker å legge til, og bekrefter med etter at man har lest igjennom at alt er korrekt. Side 8

13 8. Systemkrav I utgangspunktet kan løsningen kjøres på samtlige maskiner med internett-tilgang og en nettleser. For best funksjonalitet anbefales allikevel: En datamaskin som kjører Microsoft Internett Explorer 6.0 eller nyere. Systemet er også testet stabilt på Firefox , Opera 9.21 og Safari for Mac men er utviklet med tanke på Internett Explorer. Maskinen bør også ha mulighet til å lese pdf dokumenter (Adobe Acrobat Reader) for å kunne se genererte rapporter etc. Side 9

14 9. Stikkordsregister Bli Interessent...10 Bruker registrering...7 Brukernavn...10 Brukernavn / passord - Selskap...11 Førstegangsbruk...7 Informasjonsmelding...8 Informasjonsportalen...7 Innlogging...4 Innlogging Informasjonsportalen...4 Kursoversikt...8 Mine data... 8 Mine selskaper... 9 Passord PIN kode... 7 Pinkode... 4 Registrer bruker... 7 Registreringsbekreftelse... 7 Tilleggsmoduler Viktig ved førstegangsbruk... 7 Vis kurser Side 10