Veiledning i bruk av bestillingsportalen for skolenes brukerundersøkelser

Transkript

1 Veiledning i bruk av bestillingsportalen for skolenes brukerundersøkelser Versjon Innspill for å forbedre veilederen sendes direkte til Petter Haagensen: pha@udir.no Se også prosessveiledning (forberede og bestille / gjennomføre / følge opp) på Utdanningsdirektoratets hjemmeside: Innledning Som rektor i grunnskolen kan du bestille Elevundersøkelsen, Foreldreundersøkelsen og Lærerundersøkelsen i bestillingsportalen. Hvis du er rektor i videregående opplæring har du også tilgang til Voksenopplæringsundersøkelsen. Skoleeier har i rollen som skoleeier ikke tilgang til bestillingsportalen. Skoleeier kan imidlertid opprette en egen bruker på skolenivå hvis det er behov eller ønske om det. Siden alle skoler må gjennomføre Elevundersøkelsen begynner veilederen med Elevundersøkelsen. Store deler av denne gjennomgangen kan brukes direkte i bestillingen av de andre brukerundersøkelsene. Etter at vi har vist hvordan dere bestiller Elevundersøkelsen, følger veiledning for spesielle forhold ved de øvrige brukerundersøkelsene: Foreldreundersøkelsen, Lærerundersøkelsen og Voksenopplæringsundersøkelsen. Før du begynner å bestille en eller flere brukerundersøkelser bør du vurdere om skolen har orientert elevene, foreldrene eller lærerne godt nok om undersøkelsen de snart blir invitert til å besvare. Er formålet med undersøkelsen kjent for alle involverte? Hvem har vært med å bestemme hvilke bolker med spørsmål som skal være med i undersøkelsen? Er det flere grupper som burde vært involvere? Får elevene en gjennomgang av spørsmålene i plenum før de svare individuelt? Hva med lærerne, foreldrene? Trenger de en gjennomgang av spørsmålene før de svare? Kan skolen motivere til deltakelse ved å vise til tiltak som er innført etter tidligere gjennomføringer? Har skolen en konkret plan for oppfølging av resultatene fra denne undersøkelsen? Er denne planen kjent for dem som skal svare? Hva er skolens rutiner for gjennomføring av brukerundersøkelser? Ble rutinene fulgt ved forrige gjennomføring? Bør rutinene justeres? 1

2 Pålogging Hvordan logger jeg meg på? Gå til: Hvis du mangler brukerkonto (brukernavn og passord) skal du kontakte din brukeradministrator, se oversikt: Utdanningsdirektoratet kan ikke gi deg brukerkonto. 2

3 Bestilling av Elevundersøkelsen Klikk på fanen «Bestilling» Klikk på én av to lenker hvor det står «Elevundersøkelsen». Hvordan legger jeg til spørsmål i Elevundersøkelsen? I høstsemesteret når det er obligatorisk å gjennomføre Elevundersøkelsen har nasjonale myndigheter bestemt hvilke spørsmål som skal være med i Elevundersøkelsen. Spørsmålene kommer automatisk med når du bestiller. I tillegg til de obligatoriske spørsmålene kan du bestille opp til åtte bolker med tilleggsspørsmål. NB: Vi anbefaler at du kun tar med tilleggsspørsmål du har konkrete planer for å følge opp i etterkant av gjennomføringen. Klikk på «Tilleggsspørsmål» og velg tilleggsbolken(e) du ønsker å ha med i gjennomføringen. Det er mulig å knytte tilleggsbolker til enkelttrinn. 3

4 Klikk på «Neste»-knappen, eller direkte på «2. Deltakere» for å gå videre i bestillingsprosessen. I vårsemesteret kan du velge fritt mellom alle bolkene av spørsmål i Elevundersøkelsen. Hvordan legger jeg til deltakere? Du kan kopiere gruppene fra forrige gjennomføring, eller du kan starte med nye grupper. Hvis du kopierer grupper fra forrige gjennomføring, skriv inn antallet elever per gruppe. 4

5 Husk å trykke «Lagre». Hvis du oppretter nye grupper må du begynne med å skrive inn gruppenavn. Du må også velge hvilket trinn elevene går på. Husk å «Lagre». Når du har lagret kommer dette skjermbildet fram: Klikk på «Legg til gruppe» hvis du trenger flere elevgrupper. Når du har opprettet alle elevgruppene du trenger, må du klikke på elevgruppenavnet for å legge til antallet elever per gruppe. Da får du opp følgende skjermbilde: 5

6 Det er vanlig å invitere elever ved hjelp av brukernavn som deles ut i klassen. Hvis det er aktuelt for deg, marker for «Kun brukernavn». Skriv inn antallet elever per elevgruppe. Klikk på «Legg til», og gjenta til alle gruppene har fått korrekt antall deltakere. Det er mulig å invitere elever til å besvare Elevundersøkelsen per epost. Hvis det er aktuelt må du gjøre følgende: Huke av for «Brukernavn og e-post». Da får du opp følgende skjermbilde: 6

7 Du legger til elevenes e-postadresser ved å skrive dem inn eller ved å kopiere adressene fra ei liste. Husk at det bare skal ligge én e-postadresse per rad i innfyllingsfeltet (se skjermbilde). Klikk «Kontroller e-post» og deretter «Legg til». Klikk «Lagre». Hvis det er aktuelt kan du legge til e-postadresser til én eller flere elever som du allerede har bestilt brukernavn til. Skriv inn e-postadressen til aktuelle elever i kolonnen til høyre (se skjermbilde). Klikk «Lagre». NB: Du kan ikke redusere antallet elever i elevgruppene etter at du har satt i gang undersøkelsen. Du kan øke antallet etter at undersøkelsen er satt i gang. Du kan også endre epostadresser etter at undersøkelsen er satt i gang hvis det er aktuelt. For å øke antallet elever eller endre epostadresser, må du først trykke på navnet til elevgruppa. Deretter kan du gjøre endringene du har behov for. Først etter at du har satt i gang undersøkelsen får du tilgang til brukernavnene elevene skal bruke når de logger seg inn for å svare på undersøkelsen. Det samme gjelder muligheten for å invitere elever per epost. Du kan skrive ut spørsmålene for de enkelte trinnene du har bestilt Elevundersøkelsen for. Bruk utskriften når du går gjennom spørsmålene sammen med elevene før de svarer. 7

8 Når du trykker på ikonet «1,2,3» kommer følgende skjermbildet opp: For å få tilgang til brukernavnene må du markere elevgruppa du skal ha brukernavnene til. Når du skriver ut brukernavnene må du sikre at lista med brukernavn kommer til rett elevgruppe. Det har skjedd at elevlister med brukernavn er tatt i bruk i feil elevgruppe, og da må undersøkelsen ofte tas på nytt. Det kan også være et poeng å kjenne til hvilket brukernavn hver enkelt elev benytter. Hvis strømmen brytes, brannalarmen går eller annet uforutsett skulle skje, kan elevene logge seg inn igjen etterpå og fortsette besvarelsen. Det forutsetter imidlertid at lærer har kontroll på hvem som bruker hvilket brukernavn. Når eleven er ferdig og har sendt inn besvarelsen er det ingen sammenheng mellom elevens brukernavn og elevens besvarelse. 8

9 Hvis du skal invitere elevene til å svare per epost, vil ikonene «inviter epost» og «Påminnelse epost» bli aktiverte etter at du har markert til venstre for elevgruppa du vil invitere. Da kommer følgende skjermbilde opp: Du kan velge hvilket språk invitasjonen skal komme til eleven på, og du kan gjøre endringer i invitasjonen eller i påminnelsen. Trykk «Send» for å sende ut invitasjon eller påminnelse. Det er kun elevere som ikke har svart som får epostinvitasjon eller påminnelse. Du kan sende så mange påminnelser du vil. 9

10 Bestilling av Foreldreundersøkelsen Det er satt opp en enkel 3-trinns arbeidsflyt for å klargjøre Foreldreundersøkelsen. 1. Spørsmål På denne siden må du velge alle spørsmålsbolker som skal med i undersøkelsen. Det er ikke mulig å sette i gang undersøkelsen uten at minimum én bolk er valgt. 2. Deltagere a. «Kopiere grupper fra forrige gjennomføring». Klikk på denne lenken hvis dere ønsker å opprette de samme gruppene som ved forrige gjennomføring. Gruppene blir de samme, men antall respondenter i hver gruppe legges inn på nytt. b. «Lag en ny gruppe». Klikk på denne lenken hvis dere ønsker å opprette nye grupper med respondenter. 3. Sett i gang Klikk på denne knappen for å gjøre undersøkelsen aktiv. Det er ikke mulig å gjøre endringer på hvilke spørsmål som skal være med i undersøkelsen eller fjerne respondenter etter at undersøkelsen er satt i gang (er klar til å gjennomføres). 10

11 11

12 Hvordan legger jeg til nye bruker? Det første du må ta stilling til er om du skal opprette brukernavn uten eller med e-post og/eller mobilnummer. Du kan enten markere sjekkboksen «Legg til antall brukernavn» eller «E-post og mobilnr (Valgfritt)» 1. Legg til antall brukernavn: Skriv inn antall brukernavn du ønsker at systemet skal opprette (inviterte uten epost og/eller mobil) og klikk på «Legg til» knappen. Det er mulig å legge til flere brukernavn i ettertid. 2. E-post og mobilnr (Valgfritt): I utfyllingsboksen som blir aktiv skriver du inn epost og/eller mobilnummer til hver respondent. Bruk semikolon eller komma som skilletegn mellom epostadressen og mobilnummeret. Ta ett linjeskift for hver ny respondent du legger inn. Fjern eventuelle tomme linjer. En hel liste med e-postadresser og/eller mobilnummer kan kopieres inn i utfyllingsboksen. Klikk på knappen «Kontroller e-postadresser og mobilnr» når alle e-postadressene og/eller mobilnummer er registrert. 12

13 Klikk så på «Legg til» knappen for å opprette brukerne. Når brukerne er opprettet vil de dukke opp i listen på høyre side av skjermbildet. Hvordan gir jeg ut brukernavn? Menyen som er markert i den grønne rammen (se skjermbildet neste side) blir først tilgjengelig (og aktiv) når undersøkelsen er satt i gang (og en eller flere grupper er valgt). Som skoleadministrator velger du selv hvilken måte du ønsker å dele ut brukernavnene til foreldrene på. Marker gruppen eller gruppene du ønsker å fordele brukernavnene til, og velg en av knappene nedenfor. 1. Invitere epost / påminnelse epost: Det er mulig å sende ut invitasjonsepost til de foresatte dersom epostadressen blir registrert når du oppretter brukernavnene. De foresatte vil da motta en epost med brukernavn og lenke til å starte undersøkelsen. 2. Flettebrev Det er mulig å skrive ut flettebrev som kan sendes til foresatte med for eksempel ranselpost. 3. SMS: Det er mulig å sende ut SMS til foresatte dersom mobilnummeret blir registrert. SMSen som de foresatte mottar, inneholder en lenke for å logge seg på undersøkelsen. Det er mulig å gjennomføre undersøkelsen på mobilen hvis det ikke er for mange spørsmål. Det er gratis for skolen å benytte SMS-løsningen. Vi anbefaler at en i skolens ledelse prøver ut SMSløsningen ved å invitere seg selv til å svare på Foreldreundersøkelsen via SMS. 4. Brukernavn eller Regneark Det er mulig å skrive ut brukernavnene på html-side eller eksportere de til regneark (for eksempel hvis de foresatte skal svare under et foreldremøte). 13

14 Hvis du ønsker å invitere foreldrene ved hjelp av flettebrev må du gjøre følgende: 14

15 Skolens navn vil automatisk legges inn der det står %departement%. Du kan justere teksten i flettebrevet etter behov. Når du er fornøyd med brevet, klikker du på knappen «Generer flettebrev». Dokumentet ser slik ut hvis du ikke gjør endringer i teksten: 15

16 16

17 Bestilling av Lærerundersøkelsen Skolen kan velge fritt mellom alle bolkene av spørsmål både høst og vår. Se for øvrig «Bestilling av Elevundersøkelsen». Bestilling av Voksenopplæringsundersøkelsen Undersøkelsen er ennå i en pilotfase, og derfor er alle spørsmålene i undersøkelsen obligatoriske. Se for øvrig «Bestilling av Elevundersøkelsen» 17