IST Direkte Brukerdokumentasjon for foresatte

Transkript

1 IST Direkte Brukerdokumentasjon for foresatte Redigert Sjøstrand mai 2019

2 IST Direkte for Foresatte IST Direkte er et kommunikasjonsverktøy mellom foresatte og personale. Foresatte kan her: Melde ferie- og sykefravær Registrere gå-hjem og lekeavtaler Vedlikeholde kontaktopplysninger og -personer Sende meldinger med enheten Få informasjon fra enheten/avdelingen IST Direkte er web-basert og foresatte logger seg på websiden enten man bruker pc, nettbrett eller smarttelefon. Uansett valg av enhet så har foresatte tilgang til akkurat samme funksjonalitet. Smarttelefon anbefales ikke for førstegang innlogging, da flere menypunkter er litt vanskeligere å finne i denne utgaven. Systemet er veldig praktisk i daglig bruk for både foresatte og for SFO. Så selv om du må bruke noen få minutter på å sette deg inn i dette i starten, tror vi det er verdt det Første gangs innlogging for foresatte Nettadressen er Anbefalt nettleser er Chrome. Tips: Legg åpningsbildet på hjemskjerm på smarttelefon og nettbrett, som favoritt på pc. Første gangs pålogging ID - porten Klikk på ID- porten og logg deg inn ved å bruke minid, bankid eller lignende 2

3 Startsiden Barnets navn (øverst til venstre) Hvis flere barn i barnehage eller skolefritidsordning. Klikk på barnets navn. Oppslagstavlen viser informasjon fra skolefritidsordningen og status for barnet. Ved innlogging som foresatt blir et antall tjenester tilgjengelige. Først får de foresatte et overblikk over sitt barn/sine barn som er innmeldt i barnehage og/eller SFO. Ved å markere et barn, vises ytterligere tjenester som er tilgjengelige for akkurat dette barnet Noen av menypunktene er per dato ikke tatt i bruk. Informasjon om ev endringer vil bli gitt i direktesfo og på skolens (SFO) nettside. Lag ditt eget passord Klikk deg inn på Barnet, øverst til venstre. Scroll til nederst på siden og skriv inn ønsket brukernavn og passord. Husk å lagre. Dette kan da brukes ved senere innlogging via Foresatt innlogging. Skulle du ha glemt ditt passord, kan du logge deg inn igjen via IDporten og lage nytt passord. Neste gang du skal logge deg inn kan du bruke Foresatt innlogging. 3

4 Primære tjenester for innlogget foresatt Daglig bruk Til høyre i samme felt som barnets navn er det tre felt som skal benyttes for å: Opprette avtale. når det avtalte/ faste hentetidspunktet ikke følges, og/eller at barnet hentes av andre enn mor/far. Sjekk ut alternativene i menyen på side 6. Man kan også legge inn faste avtaler her. F.eks. at barnet «hentes av morfar kl , hver onsdag». Dersom barnet skal gå rett etter skolen er det mest hensiktsmessig å bruke Melde syk. Mulighet til å registrere fravær ved sykdom. Fraværet angis for den aktuelle dagen eller morgendagen. Det er også mulig å skrive inn en kommentar/beskjed til enheten/avdelingen, ifm registreringen av fraværet. Registrere fri. Mulighet til å registrere fravær, f.eks. ved egne fridager. Fri kan registreres for én enkelt dag, for flere dager eller for gjentakende dager. NB: bruk også denne når barnet skal hjem rett etter skolen. Skriv da gjerne en kommentar til oss om barnet skal ta buss eller gå selv, eller om det hentes rett etter skolen. *Under menypunktet Meldinger er det mulig å opprette en melding eller ta imot meldinger fra enheten/avdelingen. Meldinger ikke har noen tidsfrist. Man har ikke noen garanti for når meldingen blir lest. At barnet for eksempel skal hentes kl. 13:30 skal registreres som en avtale, ikke sendes som en melding.. 4

5 Nedenstående MÅ utføres ved oppstart og vedlikeholdes jevnlig. Barnet Sjekk at alle opplysninger om barnet og foreldre/foresatte er korrekte. Opprett eget brukernavn og passord (som ev begge foreldre/foresatte kan bruke) Bilde av barnet kan legges inn. Ev merknader om barnet kan skrives i merknadsfeltet (for eksempel allergier). Svar på tillatelser (hvis SFO har lagt ut dette). Husk å lagre hvis det skrives inn endringer/merknader ( lagre til høyre i blått felt). Timeplan Dette er en ukeplan der foreldre/foresatte angir hvilke ukedager barnet skal være tilstede, samt antatt komme- og gåtidspunkt. Tidspunktene vises for ansatte og bidrar til god oversikt over barns forventede tilstedeværelse. Timeplanen kan registreres som en fast ukeplan, eller som rullerende ukeplaner som går over et gitt antall uker. For eksempel én ukeplan for oddetallsuker og en for partallsuker. Man kan ikke «spare» ubrukte dager til senere bruk, tildelt plasstype brukes med det antall dager en disponerer pr uke. Timeplanen må alltid godkjennes av en ansatt på enheten før den aktiveres. For spørsmål kontakt leder av SFO. Avtaler Her skal det opprettes fast avtale for hver dag barnet har SFO-plass registrert i Timeplan. Avtalen forteller SFO om barnet skal gå hjem selv eller hentes, og til hvilke tidspunkt dette skal skje. Klikk på Opprett ny avtale (til høyre i blått felt). Eller under menypunktet Avtaler i venstre kolonne. Avtalen kan gjelde hver uke, annenhver uke, og man kan registrere om den også skal gjelde i ferieperioder. F.eks. Barnet hentes av mormor, i dag, kl eller Barnet hentes av mormor, hver mandag. Siden viser en oversikt over aktuelle avtaler, og det er mulig å registrere en ny avtale, endre en avtale, og ta bort/slette en avtale. Dersom barnet skal gå hjem sammen med andre barn, kan man her klikke på Lekeavtale og legge inn det barnet som eleven skal ta følge med hjem. Foresatte kan ikke bestemme når barna skal hjem, det gjør det andre barnets foresatte, som skal ha med barnet hjem. 5

6 Man kan også legge inn en beskjed om at barnet kan Selvbestemme når det skal gå hjem innenfor en gitt tidsramme, eller at det skal gå hjem på egenhånd på et gitt tidspunkt MERK! Dersom en fast avtale skal gjelde også neste skoleår så må Sluttdato oppdateres til aktuell sluttdato. *punktene er obligatoriske å fylle ut Det er ikke nødvendig å endre / slette faste avtaler, selv om en legger inn en enkeltstående avtale. Enkeltstående avtaler overstyrer faste avtaler slik at gjentakende faste avtaler anvendes kun de dager det ikke finnes noen annen avtale. VIKTIG! Når et barn har SFO-plass hver dag og blir hentet til samme tid skal det opprettes 1 avtale. Når et barn har SFO-plass mandag, onsdag og fredag og kan gå hjem til ulike tider, skal det opprettes 3 avtaler. 6

7 Eksempel 1 Williams mamma har bestemt med Johns mamma at barna skal leke sammen på ettermiddagen, hjemme hos John. Foresatte legger inn: o Williams mamma registrerer en Lekeavtale mellom William og John, datoen barnet skal være med hjem til John. o John har allerede en fast avtale om at han hentes kl alle dager. SFO kan lese i systemet: o William har Lekeavtale med John. Hentes kl Skal hjem til John. o Avtalen for John som kommer opp i SFO sine ser slik ut: Hentes kl William skal hjem sammen med John. Eksempel 2 Williams mamma har bestemt med Johns mamma at barna skal leke sammen på ettermiddagen, hjemme hos John. Foresatte legger inn: o Williams mamma registrerer en Lekeavtale mellom William og John, datoen William skal være med hjem til John. o John har allerede en avtale om å få velge å gå hjem på egen hånd, Selvbestemmer mellom kl SFO kan lese i systemet: o Avtalen for William: Lekeavtale med John. Selvbestemmer mellom kl Skal hjem til John. o Avtalen for John: Selvbestemmer når han skal gå hjem mellom kl William skal være med John hjem. NB! Johns foresatte skal ikke endre sin gjentakende faste avtale for John, når det opprettes en Lekeavtale. Det er kun William sin foresatt som legge inn Lekeavtalen. Denne legger seg automatisk også på John sin registrering for den aktuelle dagen. 7

8 Ferie/fri SFO er stengt alle offentlige helligdager. I tillegg er SFO stengt på planleggingsdager og i pålagt ferie. Ferieperiodene legges inn av enheten. SFO vil sende informasjon og kreve påmelding til ulike ferieperioder. Foresatte må krysse av her for om barnet skal komme innen tilbakemeldingsfristen. Husk å lagre! Husk å opprette enkeltavtale om henting/gå hjem for de påmeldte feriedagene med mindre man har lagt inn avtaler som også skal gjelde i ferieperioder. Hvis det planlegges at barnet tas ut av SFO andre dager/perioder kan dette meldes ved å registrere fridager. ( Registrer fridager til høyre i blått felt) Melding om fridager kan gjelde én enkelt dag, flere dager, eller faste fridager. Menypunktet Ferie/Fri er oppdelt i Ferie, koblet til virksomhetens registrerte ferieperioder, og Fridager som ligger utenfor ovenstående ferieperioder. Tillatelser Under menypunktet Tillatelser bes foresatte om å ta stilling til spørsmål som virksomheten ønsker avklaring på fra foresatte. Det kan f.eks. være om: Barnet kan sitte på i privatbil etter gjeldende regler? Barnet kan være med på bilder på skolens hjemmeside og i IST Direkte? Tillatelsene vises i en liste og foresatte kan se svaret på tillatelsene for eget barn, samt ev kommentarer. Det fremkommer også hvilken foresatt som ev har samtykket. 8

9 Andre tjenester for innlogget foresatt Utover de primære tjenestene kan de foresatte håndtere følgende tjenester for sitt barn/sine barn. Tjenestene velges i venstremenyen, eller via menyknapp oppe til venstre på smarttelefon. Oppslagstavle Nyheter Nyheter fra enheten/avdelingen. Det kan være en nyhet, som man kan lese mer om ved å trykke på Les mer ( forstørrelsesglasset ) eller det kan være en mindre notis i form av en Post-it-lapp. Status Viser status på barnet. F.eks. Kommet til SFO. Gått til Idrettshallen. Bilder Personalet kan legge ut bilder i et galleri. Et slideshow viser de bilder som finnes i galleriet. Det er viktig å tenke på at de bildene som finnes der er lagt ut kun for foresatte og kontaktpersoner med webtilgang. Kalender Viser aktiviteter planlagte aktiviteter i SFO. Ved å klikke Forrige eller Neste vises flere uker i kalenderen. Barnets opplysninger Under menypunktet Barnet finnes bl.a. kontaktopplysninger. Foresatte kan selv avgi hvilke kontaktopplysninger de tillater at skal vises på lister som er tilgjengelige for andre foresatte. Det er altså mulig å velge at adresse og annen kontaktinformasjon ikke skal være synlig for andre foresatte, via lekelister/gruppelister. For å kunne se på lekelister/gruppelister kreves Adobe Acrobat Reader installert. Meldinger Under menypunktet Meldinger er det mulig å opprette en melding eller ta imot meldinger fra enheten/avdelingen. Det er viktig at meldingen ikke har noen tidsfrist, idet man ikke har noen garanti for når meldingen blir lest. At barnet skal hentes kl skal ikke sendes som en melding, men derimot registreres som en avtale, under menypunktet Avtaler. I Mine Meldinger vises en innboks for innkomne meldinger, samt sendte meldinger. Ved å trykke Ny melding til enheten eller Opprett privat melding kan du opprette meldinger til enheten eller én eller flere foresatte eller ansatte. Det er også mulig å legge ved filer i disse meldingene. En ny melding vises som et brevikon. Det er også mulig å få et varsel via e-post, når man mottar en melding i IST Direkte. Aktiviteter Under menypunktet Aktiviteter vises alle aktiviteter som virksomheten tilbyr, både av sorten Påmeldte og Ikke påmeldte. Menypunktet gir også mulighet til å vise gamle aktiviteter. Avmelding fra en aktivitet kan kun gjøres via kontakt med personalet. 9

10 Påmelding praktiseres ikke for øyeblikket på Sjøstrand, da aktivitetene går på omgang i klassene. Kontakter Under menypunktet Kontakter oppgis ev ytterligere kontaktpersoner til barnet. Her kan man også føre opp om disse har tillatelse til å hente barnet på SFO. Gruppelister Forutsatt at aktuell innstilling er aktivert av enheten, vil det under menypunktet Gruppelister vises adresselister til andre barn på enheten/avdelingene. Det er mulig å velge at adresse og annen kontaktinformasjon ikke skal vises på disse listene. Se mer under punktet Barnets opplysninger, ovenfor. For å få tilgang til/se på listene kreves de at Adobe Acrobat Reader er installert. Personale Her vises en oversikt over personalet som tilhører enheten/avdelingen. Bilder Under menypunktet Bilder vises bilder fra enheten/avdelingen oppdelt i ulike emner. Tjenester Under menypunktet Tjenester finnes tjenester som gjør det mulig for foresatte å få informasjon når det mottas en melding i programmet, f.eks. en nyhet, melding eller en aktivitet. Slike varsler sendes som e-post. Marker hvorvidt det ønskes tilsendt et varsel pr. epost, om hendelser i systemet, samt om det i tillegg ønskes at meldingens innhold skal vises i varselet/eposten. 10