Innkjøpsfaktura attestering. Agresso Self Service. Brukerveiledningen viser hvordan rekvirenten kan godkjenne en innkjøpsfaktura på riktig måte.

Transkript

1 Innkjøpsfaktura attestering Brukerveiledningen viser hvordan rekvirenten kan godkjenne en innkjøpsfaktura på riktig måte. Agresso Self Service UiT Norges Arktiske Universitet Avdeling for Økonomi Regnskapsseksjonen Andrés Maldonado Førstekonsulent

2 Innhold Generelle retningslinjer for bestilling av varer og tjenester ved UiT... 2 ATTESTERE INNKJØPSFAKTURA (AVVIKSBEHANDLING)... 3 Innkjøpsfaktura informasjon:... 4 Arbeidsflytlogg... 5 Ordrelinjer og konteringslinje (avviksbehandling):... 5 Kontering av avvikslinje (Avansert)... 7 Godkjenne/Attestere/Avviksbehandle bilaget... 8 Feil avviksbehandling... 9 NYTTIGE SPØRRINGER Agresso Self Service Agresso Smart Client

3 Generelle retningslinjer for bestilling av varer og tjenester ved UiT Hovedregel for bestilling av varer og tjenester er bruk av rekvisisjon. Når du registrerer en rekvisisjon går den på arbeidsflyt i Agresso for attestasjon hos innkjøpsattestant (IA) og sluttgodkjenning hos budsjettdisponent (BDM). Den blir da til en innkjøpsordre, som er et gyldig dokument for bestilling av varer og tjenester. Alle som har tilgang til Agresso Self Service (web-basert) kan gjøre en kjøpsanmodning ved å lage en rekvisisjon. Har du ikke tilgang selv må du henvende deg til en innkjøpsattestant. 2

4 ATTESTERE INNKJØPSFAKTURA (AVVIKSBEHANDLING) I de tilfeller der det ikke er match mellom beløp på innkjøpsordren og faktura vil fakturaen komme på flyt for avviksbehandling. UiT har 3 fakturakontroller som kjører ved skanning av fakturaer. Dersom du vil vite mer om dette, ta kontakt med Agresso Brukerstøtte via e- posten: agresso@orakel.uit.no. Faktura sendes først til den som har hatt ansvaret for å utføre bestillingen - rekvirenten. Det er din oppgave og avviksbehandle, kommentere og godkjenne fakturaen slik at den kan gå videre til attestasjon hos Innkjøpsattestant ( IA) og til sluttgodkjenning hos Budsjettdisponent (BDM). Det er kun IA og BDM som kan gjøre en formell attestasjon i henhold til økonomiregelverket. Dersom du har en eller flere innkjøpsfaktura til godkjenning, vil dette komme fram i Mine oppgaver når du logger inn i Agresso Self Service. Oppgaven indikerer i hvilken rolle/trinn du har mottatt oppgaven: Når du klikker på linjen, får du opp følgende bilde: 3

5 Innkjøpsfaktura informasjon: Dette bildet inneholder informasjon om fakturaen. Viktig å kontrollere: Leverandør navn Forfallsdato Valuta Fakturabeløp Ønsker du å studere fakturaen nærmere kan du klikke på den for å åpne den i nytt vindu. Alternativt kan du klikke på. For å lagre en kopi av fakturaen lokalt på din pc klikker du. Klikk for å skrive ut. 4

6 Arbeidsflytlogg Felt for å legge inn kommentarer til personer som kommer etter deg i flyten. Det er viktig å legge inn kommentar som forklarer avviket på innkjøpsfakturaen. For eksempel, pris oppgitt uten mva. eller endringer i bestillingen. Ordrelinjer og konteringslinje (avviksbehandling): Når du er rekvirent og det ikke er match mellom beløp på innkjøpsordren og tilhørende faktura, vil du motta fakturaen til avviksbehandling. Hele fakturabeløpet vil være ført opp på en avvikslinje. Viktig å kontrollere: Fakt. mengde: Antall på faktura Fakt. pris: Beløp på faktura Best. Ant: Antall fra innkjøpsordre Ordre pris: Enhetspris fra innkjøpsordren Ordrebeløp: Totalpris fra innkjøpsordre Når man avviksbehandler fakturaen som rekvirent skal man overføre fakturabeløpet fra avvikslinjen til kostnadslinjen (linjen med kostnadskonto). Legg merke til beløpet som finnes under Beløp som må fordeles. 5

7 Klikk på knappen for å oppdatere kostnadsraden med detaljer fra ordren. Avviksbeløpet vil da stå igjen under Beløp som må fordeles Kontroller antall som finnes i ruten Fakt. mengde. Er hele ordren levert setter du inn hele antallet som var bestilt, men er dette en del leveranse er det viktig at du kun setter inn det antall som er levert. OBS! Hvis du setter inn 1, mens det egentlig skulle vært bare 0,5 så vil ordren bli fullfakturert, og neste faktura må skannes uten ordrenummer på grunn av at ordren er blitt stengt. Det blir feil, være derfor obs på antallet hvis du vet det kommer flere leveranser på samme ordre. Bruk TAB for å gå videre. I ruten Fakt. beløp legges inn riktig fakturabeløp. Bruk TAB for å gå videre. 6

8 Kontering av avvikslinje (Avansert) Noen ganger skal deler av avviket konteres særskilt, når du har oppdatert beløp og antall slik at du har fått rett beløp på anskaffelsen kan det stå igjen et beløp som for eksempel er en annen leveranse, et gebyr, et frakttillegg eller noe annet du ønsker å bokføre på en annen konto, et annet prosjekt eller et annet kostnadssted. På innkjøpsfaktura kan du ikke splitte kostnaden på annen måte enn ved å kontere et avviksbeløp annerledes enn hovedutgiftslinjen. Gjør avviksbehandling som beskrevet over. Klikk på knappen for å oppdatere kostnadsraden med detaljer fra ordren. Avviksbeløpet vil da stå igjen under Beløp som må fordeles Klikk på Avvikslinjen og legg inn riktig kontering. Beløpet som kommer på denne linjen hentes fra Beløp som må fordeles. Når du godkjenner denne fakturaen vil den nye avvikslinjen måtte godkjennes på vanlig måte. OBS! Konto 9998 står som standard på avvikslinjen, denne må man aldri la stå, bilaget vil da sende til Poster til oppfølging for å få manuelt behandling. Konto 9998 er en DUMMY konto og skal ikke benyttes til føring. 7

9 Godkjenne/Attestere/Avviksbehandle bilaget Trykk når du er ferdig. Etter at du har attestert/godkjent/avviskbehandlet bilaget riktig, blir dette sendt til Innkjøpsattestant og så til Budsjettdisponent for å få sluttgodkjenning. Arbeidsflytkartet vises, i dette tilfelles, slik: (rekvisisjonen er parkert) 8

10 Feil avviksbehandling Dersom du, som rekvirent, godkjenner en innkjøpsfaktura uten å flytte fakturabeløpet fra avvikskonto til konteringskonto, bilaget sendes rett til Poster til oppfølging som en feil. Grunnen til dette er at avvikskontoen har ingen kobling mot kontoplanen og til og med ingen kobling mot en gyldig arbeidsflytstruktur. Hvis du trykker bilaget uten avviksbehandling, produseres det da to feil: 1: Du konterer selve fakturabeløpet på avvikskontoen FEIL 2: Du sender videre en oppgave kontert på konto 6590 (dette tilfelle) med beløp 0 FEIL 9

11 Arbeidsflytkart vises da slik ut: Oppgave kontert på konto 6590 med beløp 0 Oppgave kontert på avvikskonto 9998 Dersom det produseres en slik feil, må du eller Innkjøpsattestanten informere om dette til Agresso Brukerstøtte via e-post til agresso@orakel.uit.no Feilen må korrigeres manuelt. 10

12 NYTTIGE SPØRRINGER For å hjelpe deg med fakturahåndtering, brukerrettigheter og ting som foregår på arbeidsflyten i Agresso, har du tilgjengelig flere nyttige spørringer via Agresso Self Service eller Agresso Smart Client. Du får også hjelp via brukerveiledningen som finnes i hver mappe. Agresso Self Service Spørringene finnes det under: Rapporter Globale Rapporter Agresso Smart Client Spørringene finnes det under: Rapporter Globale Rapporter 11