BRUKERVEILEDNING E-HANDEL FOR BESTILLERE

Transkript

1 BRUKERVEILEDNING E-HANDEL FOR BESTILLERE

2 Om denne brukerveiledningen en hvordan man registrerer bestillinger i det elektroniske bestillingssystemet i Agresso. For å kunne følge de gitte trinn i denne veiledningen må du tilgang som Rekvirent i Agresso. en er oppdatert og utvidet i forbindelse med ny Agresso versjon, lansert i januar Versjon Sist oppdatert Oppdatert av Endringer i hovedtrekk G Rasmussen Revidert, oppdatert og utvidet i forbindelse med ny Agresso versjon for NMBU G Rasmussen Formattering av bilder rettet, utvidet med info om mottak, fakturabehandling, utstyr/anlegg og rapporter G Rasmussen Detaljer om «Endre kontering på mange linjer». For en oversikt over utnevnte bestillere på NMBU, vennligst se «Kontaktinformasjon» på e- handel sidene på NMBUs intranett. for e-handel bestillere Side 2 av 50

3 Innholdsfortegnelse Dette må du ha klart før du kan bestille... 5 Logg inn i Agresso e-handel... 6 Opprette rekvisisjoner... 8 Den offentlige E-handelsplattformen Ulike bestillingsmetoder hos de ulike leverandørene Bestilling fra nettbutikk (punchout) Bestilling fra katalog Bestilling ved hjelp av fritekst Finner du ikke leverandøren du leter etter? Send rekvisisjonen til godkjenning Verdimerking, investeringer og utstyrskjøp Hvordan endre konteringsverdier Fordele kostnadene på flere prosjekter Endring av mva kode i bestillingen Godkjenning av rekvisisjonen Rekvisisjonen er avvist - rekvisisjon til godkjenning/behandling Varemottak Standard varemottak Delmottak Purring på varemottak Avbestilte varer Avstemming av faktura Fakturabehandling Fakturabeløpet er høyere enn ordren Oppfølging spørringer og rapporter «Egne rekvisisjoner» «Spørring arbeidsflyt rekvisisjoner» Innkjøpsspørringer «Til godkjenning» «Bestilt» «Levert» for e-handel bestillere Side 3 av 50

4 «Mottatt faktura» Ønsker du å se fakturabilaget? Tips og Hint for enklere bruk Bruke Favorittlister Vedlegg til rekvisisjonen for e-handel bestillere Side 4 av 50

5 Dette må du ha klart før du kan bestille Hvert institutt og senter på NMBU skal selv nominere et begrenset antall bestillere for løpende kjøp av ulike varer og tjenester til driften. Det vil ikke lenger aksepteres at alle ansatte har mulighet til å bestille varer og tjenester direkte mot leverandørmarkedet. Behov for varer og tjenester skal videreformidles til den lokale bestilleren for effektuering. Før en ordre kan registreres må bestilleren har følgende informasjon klar og tilgjengelig: - Hvilke varer/tjenester som skal bestilles - Hvilken leverandør som skal benyttes (fortrinnsvis) - Konteringsverdier for bestillingen, stedskode og arbeidsordre - Leveringsadresse (predefinert liste finnes i Agresso) - Utstyrskode (dersom kjøpet skal verdimerkes) for e-handel bestillere Side 5 av 50

6 Logg inn i Agresso e-handel Agresso Web kjøres nå kun fra NMBU Office Desktop. Hvis pc en din er tanket med Windows 8, klikk direkte på det nye Agresso web ikonet (se under). Hvis ikke må du først logge deg på NMBU Office. Har du spørsmål til dette, se NMBU Support Dobbeltklikk på Agresso Web ikonet på NMBU Office Desktop Tast inn ditt Agresso brukernavn I feltet «Firma» tast inn «NU» Tast så inn ditt Agresso passord. Har du glemt passordet? Klikk på linken «Glemt passordet?» og følg trinnene så får du tilsendt et nytt i løpet av kort tid! Passordet må bestå av minst seks tegn og inneholde minst én stor bokstav. for e-handel bestillere Side 6 av 50

7 Via INNKJØP får du tilgang til den komplette menyen og alternativene for e-handel Rekvisisjoner Betegnelsen på en bestilling frem til den er godkjent internt og sendt til leverandøren som en innkjøpsordre. Via disse menypunktene kan du lage og behandle rekvisisjoner, følge opp godkjenningsflyten og se hvilke rekvisisjoner du har laget Innkjøpsordre Via disse punktene kan du bekrefte varemottak, registrere retur av varer og / eller avbestillinger. Faktura, innkjøp Følg opp og få tilgang til faktura knyttet til dine innkjøpsordre. Med mindre det er spesifikt nevnt, er menypunktet INNKJØP utgangspunktet for denne veiledningen. Det henvises kun til mappene Rekvisisjon/ Innkjøpsordre/ Faktura, innkjøp. for e-handel bestillere Side 7 av 50

8 Opprette rekvisisjoner Klikk på mappen Rekvisisjoner og velg «Rekvisisjoner standard» Bestiller du på vegne av andre? Om du bestiller varer på vegne av andre, kan du bruke feltet «Ekstern referanse» for å benevne hvem du har bestilt for. Gjør du dette konsistent kan du bruke feltet til enkelt å søke opp alle ordre du har gjort for denne personen Start med å taste inn kostnadsstedet. Dette kan du gjøre direkte i feltet enten ved å taste inn tallene eller skrive inn kostnadsstedets navn. Du kan også søke det frem ved å klikke på den blå boksen til høyre for søkefeltet. for e-handel bestillere Side 8 av 50

9 Tast så inn verdien «Arbeidsordre» på samme måte. Leveringsdato kommer automatisk til dagens dato. Det er ikke nødvendig å justere denne datoen med mindre det er en spesifikk dag du trenger leveringen. Når du har valgt kostnadssted, vil det automatisk dukke opp et forslag til leveringsadresse. Om adressen ikke stemmer med der du ønsker varene levert, kan den overstyres ved å ved å klikke på nedtrekkmenyen og velge ønsket adresse. Klikk på «Gjør Innkjøp» for å komme videre! Skal bestillingen belastes flere arbeidsordre/prosjekt? Søk frem alle varene først, så kan du enkelt fordele kostnadene før rekvisisjonen sendes til godkjenning. Se mer informasjon om hvordan en fordeler kostnader på flere varelinjer her. Skal du bestille varer og tjenester fra flere leverandører? Det er ingen hindring, legg bare alle varene/varelinjene i handlekurven samtidig! for e-handel bestillere Side 9 av 50

10 Den offentlige E-handelsplattformen Søk og finn de leverandørene, varene og tjenestene du trenger! E-handelsplattformen er portalen hvor vi har samlet de leverandørene vi har avtaler med og handler varer og tjenester fra. Over de neste sidene vil du finne informasjon om hvordan du kan søke deg gjennom portalen for å finne det du trenger. Fanen «Hjem» Forsiden på e-handelsplattformen viser snarveier til de største leverandørene og produktgruppene samt kontaktinformasjon til e-handel Support. Fra forsiden kan du også søke direkte på produkter og leverandører via søkefeltet til venstre i bildet. Handlekurven din er alltid synlig øverst i høyre hjørne. Fanen «Bla gjennom» > «Bla gjennom etter kategori» Kjenner man ikke leverandørene eller hele sortimentet kan man søke etter produkter og leverandører ved å ta utgangspunkt i varekategorien. Klikk på ønsket kategori. for e-handel bestillere Side 10 av 50

11 Du får så en oversikt over alle produktene innenfor den valgte kategorien. Du kan også videre velge å sortere på leverandør, produsent, eller mer detaljerte produktområder Fanen «Bla gjennom» > «Bla gjennom etter leverandør» Oversikten er komplett over alle leverandører som er gjort tilgjengelig for deg. Ved å klikke på leverandørnavnet ser du leverandørens sortiment, eller blir tatt videre til leverandørens for e-handel bestillere Side 11 av 50

12 nettbutikk, eller skjema for registrering av fritekstbestillinger. Fanen «Mine Favoritter» Både enkeltprodukter og handlekurver kan lagres som favoritter til gjenbruk. For mer informasjon, se seksjonen Tips & Hint. Se dine lagrete favorittprodukter for e-handel bestillere Side 12 av 50

13 Se dine lagrete favoritthandlekurver Fanen «Fritekst» Fritekstfunksjonaliteten lar deg bestille varer og tjenester hos leverandører som ikke har varekataloger eller nettbutikker tilgjengelig. Fritekstbestillinger passer fint til tjenestekjøp, enkeltanskaffelser, samt kjøp av varer som ikke er standardprodukter (for eksempel profilartikler, møter og konferanser etc) for e-handel bestillere Side 13 av 50

14 Ulike bestillingsmetoder hos de ulike leverandørene De ulike leverandørene våre kan handles fra på en/to av følgende måter Katalog Leverandøren har gjort avtalt sortiment tilgjengelig for søk direkte i søkefeltene på ehandelsplattformen. Punchout / Nettbutikk Leverandørens nettbutikk er tilkoblet ehandelsplattformen. Bestilling gjøres ved å overføre varene fra leverandørens nettbutikk til ehandelsplattformen og Agresso. Fritekst Du definerer selv bestillingen etter dialog med leverandøren. Dette kan for eksempel gjelde et tjenesteoppdrag eller bestilling av trykksaker/profilartikler. Finner du ikke leverandøren du søker? Les mer her Hvilken metode skal jeg bruke? Som en hovedregel skal kataloger eller nettbutikker benyttes dersom disse er tilgjengelige. For tjenestekjøp og noen andre kjøp, benyttes fritekst bestillinger. Systemet vil gi deg noen hint om hvilke bestillingsformer som er tilgjengelig. Under ser du hvordan du kan se dette med utgangspunkt i leverandøroversikten. Gå til arkfane BLA GJENNOM - «Bla gjennom etter leverandør» Har en leverandør tallet fem (5) eller mindre i parentes etter navnet er leverandøren tilgjengelig 1. Som fritekstleverandør for kjøp av en eller flere type varer/tjenester 2. Med nettbutikk (punchout) 3. Begge deler Har leverandøren et større tall i parentes, har leverandøren en katalog tilgjengelig. Klikk på leverandørnavnet for å gå videre og bestille fra leverandøren for e-handel bestillere Side 14 av 50

15 Bestilling fra nettbutikk (punchout) Noen leverandører flere tilkoblinger, både et standardsortiment tilgjengelig i katalog/nettbutikk, samt benytte fritekstfunksjonaliteten for bestillinger som ikke er standardprodukter, tjenester eller ved spesielle kampanjer. Staples er en slik leverandør for NMBU. I bildet under har man klikket på leverandørnavnet Staples Norway AS fra leverandøroversikten nevnt over. Alle Fritekstleverandører.. I dette eksempelet.. er skal spesifikt vi se på merket Staples med nettbutikk. «Frtiekstbestilling Klikk derfor av» på lenken som heter «Staples» Dermed ved du lettere hvilke alternativer du har. De leverandørene som har nettbutikk koblet til, vil også ha en knapp som indikerer «Gå til Nettbutikken» for e-handel bestillere Side 15 av 50

16 Varene overføres så til handlekurven på ehandelsplattformen. Søk frem varene du er på jakt etter, og «Legg i Handlekurv». Når du har funnet frem alle varene, klikk på «Flytt varer til Innkjøpssystem» Ulike innstillinger for ulike leverandører Ulike leverandører har litt ulike nettbutikker og oppsettet og betegnelsen på knappene kan fungere ulikt. Prinsippet er likevel likt for alle leverandører. Har du spørsmål til leverandørens nettbutikk kontakt leverandøren direkte. for e-handel bestillere Side 16 av 50

17 For videre veiledning i å fullføre bestillingsprosessen klikk her Bestilling fra katalog Produkter i varekataloger kan søkes eller finnes frem på flere måter: - Søk direkte fra søkefeltet på ehandelsplattformen på produkt med navn, artikkelnummer e.l. - Se hele katalogen ved å klikke på leverandørens navn - Se produkttreff ved å klikke på produktkategori Søketreff produktkategori Under har vi klikket på fanen «BLA GJENNOM» og «BLA GJENNOM KATEGORI» og videre på kategorien «Medisinske klær og tekstiler». (Kategoriseringen av produkter står leverandørene for). Merk at produktsøkene vil kun vise produkter fra katalogene, ikke fra nettbutikkene. Klikk på produktnavnet for mer informasjon om varen, eller legg den direkte i handlekurven. Du kan filtrere søketreffet ytterligere via alternativene i venstre marg som viser: - Flere underkategorier - Produsenter - Leverandører for e-handel bestillere Side 17 av 50

18 Vil du lese mer om produktet, klikk på produktnavnet. Ønsker du å legge varer i handlekurven direkte fra dette bildet, bruk ikonet Du kan legge varen til i Favorittlisten din ved å klikke på Ekspressbetaling Når du har lagt alle Er du varene sikker du på ønsker at antall i handlekurven, varer i Handlekurven klikk på er «Min korrekt? handlekurv» Klikk direkte for å se på den linken samlede handlekurven «Ekspressbetaling» før du går videre for å til fortsette. å fullføre Om bestillingen. du vil se handlekurven før du sjekker den ut klikk på «Min Handlekurv» TIPS! Sikker på at innholdet i handlekurven er ok? Klikk direkte på «Ekspressbetaling» For videre veiledning i å fullføre bestillingsprosessen klikk her Bestilling ved hjelp av fritekst Det er ikke alle varer og tjenester som lett lar seg definere, standardisere i en nettbutikk eller en katalog. Dette gjelder blant annet: - Enkeltanskaffelser - Tjenester - Profilartikler - Kurs- og konferanser - Trykksaker - Kampanjeprodukter - Varer/tjenester med volumrabatter I disse tilfellene vil det være mulig at du selv beskriver varen/tjenesten etter avtale med leverandøren. Under er et par eksempler på slike bestillinger. TIPS! Finner du ikke leverandøren du skal benytte? Se her for mer info! for e-handel bestillere Side 18 av 50

19 Eksempel 1: Bestilling av trykksaker ved hjelp av fritekst Du skal bestille 20 plakater til et arrangement som skal holdes. Leverandøroversikten hjalp deg å finne korrekt leverandør. Etter en prat med leverandøren har dere blitt enige om format, design, antall og endelig pris (det kan være volumrabatter å hente for den som spør). 1. Logg deg inn i Agresso, sett opp en standard rekvisisjon og gå inn på ehandelsplattformen 2. Velg fanen «Fritekst» og søk frem leverandøren 3. Pr januar 2014 er Andvord Grafiske hovedleverandør av trykksaker; velg derfor denne leverandøren ved å klikke på leverandørnavnet 4. Klikk på produktnavnet «Fritekstbestillinger av trykksaker» for e-handel bestillere Side 19 av 50

20 5. Du får opp et skjema hvor du legger inn relevant informasjon om bestillingen. 6. Når du har lagt inn tilstrekkelig informasjon, klikk på «Legg i handlekurv» For videre veiledning i å fullføre bestillingsprosessen klikk her Eksempel 2: Bestilling av tjenester ved hjelp av fritekst Du skal ha bistand fra rammeavtaleleverandør til å grave en grøft til fjernvarmeanlegget. Leverandøroversikten hjalp deg å finne korrekt leverandør som kontaktes, og start/sluttdato og estimert pris avtales. En formell skal så registreres for å bekrefte det dere er blitt enige om. 1. Logg deg inn i Agresso, sett opp en standard rekvisisjon og gå inn på ehandelsplattformen 2. Velg fanen «Fritekst» og søk frem leverandøren 3. Pr januar 2014 er VG Maskin AS hovedleverandør av disse tjenestene på Campus Ås. Velg derfor denne leverandøren ved å klikke på leverandørnavnet for e-handel bestillere Side 20 av 50

21 4. Du får opp et skjema hvor du legger inn relevant informasjon om bestillingen 5. Når du har lagt inn tilstrekkelig informasjon, klikk på «Legg i handlekurv». Du finner varelinjen ved å klikke på «Min Handlekurv» Finner du ikke leverandøren du leter etter? Da kan du ta direkte kontakt med E-handel Support, så kan vi bistå! For å gjøre en leverandør tilgjengelig som fritekstleverandør, trenger vi litt informasjon fra deg. Om leverandøren allerede finnes i NMBUs leverandørregister trenger vi følgende informasjon: - Leverandør ID fra Agresso - Leverandørens fulle navn for e-handel bestillere Side 21 av 50

22 - Leverandørens epost adresse (hvor bestillingen skal sendes) - Informasjon om hva slags vare/tjeneste du skal kjøpe Om leverandøren er ny for NMBU trenger vi litt mer informasjon: - Leverandørnavn - Postadresse - Organisasjonsnummer - Telefonnummer - Epost adresse for ordre (helst en upersonlig adresse, så denne ikke er sårbar for ferieavvikling/sykdom) - Bankkontonummer for innbetalinger (faktura) Merk - om det finnes leverandører med rammeavtale som leverer de varene/tjenestene du er på jakt etter, skal disse normalt benyttes. Send rekvisisjonen til godkjenning Når alle varene er lagt i handlekurven, klikker du på «Til kasse» For å overføre varene fra ehandelsplattformen, klikk på «Generer til rekvisisjon» for e-handel bestillere Side 22 av 50

23 Ønsker du ikke å gjøre videre endringer klikker du på «Lagre» og rekvisisjonen sendes til godkjenning hos Prosjektleder og BDM før den sendes videre til leverandøren. I de neste avsnittene finner du mer informasjon om hvordan du kan fordele kostnadene på flere prosjekter, endre mva koder med mer. Verdimerking, investeringer og utstyrskjøp I Agresso bruker vi ulike begrep ved anskaffelse av driftsmiddel Anlegg skal registreres i anleggsregisteret Utstyr skal registreres i utstyrsregisteret Både anlegg og utstyr skal ha merkelapper. Anleggsregister Anlegg skal registreres i anleggsregister og tas derigjennom inn i balansen som eiendel Anskaffelser med verdi over Anskaffelsen anses å ha verdi som varer ut over en minimum levetid IT utstyr med verdi over kr Anlegg skal først registreres i Agresso etter at fakturaen på kjøpet er bokført. Da opprettes også utstyrsnummeret. For mer informasjon om anleggsregisteret, se veiledningen «Anlegg og Utstyr i Agresso» for e-handel bestillere Side 23 av 50

24 Utstyrsregister Register for IT anskaffelser under 5000 kr. Andre anskaffelser av lett omsettelig utstyr under kr Utstyr skal registreres i eget utstyrsregister i Agresso før utstyret bestilles ved bruk av E- handelsløsningen og når faktura godkjennes ved manuelle bestillinger. Verdimerking av anlegg og utstyr Både Anlegg og Utstyr skal verdimerkes med egne merkelappet spesiallaget for dette. For innkjøp som skal registreres i anleggsregisteret, skal disse kjøpene alltid posteres på konto Det er ikke lenger nødvendig å opprette anleggsnummeret i anleggsmodulen før kjøpet gjøres. For utstyr som kun skal registreres i utstyrsregisteret (ikke anlegg) må utstyrsnummeret opprettes før kjøpet gjøres for at bestillingen og faktura skal være linket. Husk å ta godt vare på merkelappen med utstyrskoden til du har mottatt varen! Anleggsmidler registreres i Agresso i henhold til deres interne rutiner. Informer Regnskap lokalt om koden på verdimerkelappen som gjelder for dine anleggskjøp. Har du spørsmål til dette, ta kontakt med Økonomiansvarlig på ditt institutt/enhet. Hvordan registrere utstyrsnummeret? I Agresso Web, velg menyen FELLES, så «Begreper og relasjoner» så «Begrepsregisteret». På fanen «Begrep» er det to felt som skal fylles inn. I feltet «Begrepsverdi» fyll inn utstyrsnummeret, som er det første fire siffer i koststedet, samt nummeret på verdimerkelappen, totalt maks 12 tegn. I feltet «Beskrivelse» fyller du inn en beskrivelse av varen som kjøpes. for e-handel bestillere Side 24 av 50

25 Velg så fanen «Utstyrsregister». Her er det flere felt som kan fylles ut. Er det en pc du har kjøp, er det naturlig å fylle ut feltene bygg og bruker, mens er det en prosjektor er det mer naturlig å fylle inn bygg og romnummer. Merk at du alltid kan komme tilbake til registeret og registrere koder som for eksempel serienummeret, eller annen relevant informasjon. Når du har fylt inn alle verdiene som er relevant, klikk på «Lagre». Ta godt vare på verdimerkelappen til varen er levert. Hvor registreres utstyrsnummeret i rekvisisjonen? Legg varelinjene i handlekurven, og klikk på linken «Kontering» for å åpne konteringsverdiene. På konti som for eksempel 6550 IT Hardware vil et felt «Utst/Anl/Res» være tilgjengelig Utstyrskoden legges inn i dette feltet. Skal du kjøpe mange produkter som skal registreres som utstyr? Skal det kjøpes inn mange enheter samtidig, for eksempel 20 skjermer til en datasal, må man ikke registrere samtlige utstyrsnummer i forkant av kjøpet. Registrer ett utstyrsnummer som du legger i utstyrsfeltet på rekvisisjonen. Dette nummeret blir «hovednummeret» til denne anskaffelsen. De andre utstyrskodene kan så opprettes på et senere tidspunkt. For å sikre at det er en link mellom utstyrsnummeret og ordren og dermed faktura er det da viktig å henvise til «hovednummeret» i feltet INFO i fanen «Utstyrsregister» Blir utstyret stjålet, ødelagt eller kassert? Da kan du i fanen «Utstyr» endre Status fra «Aktiv» til «Parkert» (midlertidig) eller «Sperret» (permanent) får å holde en oversikt over hvilket utstyr som fremdeles er i bruk. for e-handel bestillere Side 25 av 50

26 Ønsker du en oversikt over utstyr og anlegg? I Agresso Web, velg menyen FELLES, så «Begreper og relasjoner» så «Spørring begrepsverdier». I feltet «Begrep lik» skriver du UTSTYR eller ANLEGG, og klikker på OK. Du får så en oversikt over alle utstyr/anlegg som er registrert. Kolonnen «S» indikerer status, hvor «N»= Aktiv «P» = Parkert «C» = Sperret Vil du eksportere oversikten, velg «Eksport» i menylinjen i toppen av siden. Hvordan endre konteringsverdier Ønsker du å fordele kostnadene på flere prosjekter eller kostnadssteder, gjøres dette direkte i varelinjene. Klikk på varelinjen og deretter på linken «kontering» litt lenger ned på siden. Vil du endre koststed eller arbeidsordre gjøres dette ved å taste inn eller søke frem de verdiene du ønsker direkte i de ulike feltene. Når endringene er lagt inn og du Tab er deg ut av feltet, vil du se endringen reflekteres i den korresponderende varelinjen over (under «Rekvisisjonsdetaljer»). Hvis endringene skal gjelde for mer enn én linje kan du enkelt kopiere verdiene til flere linjer. Legg inn endringen og Tab deg ut av feltet du har endret. Når du ser endringen reflekteres i «Rekvisisjonsdetaljer», kan du huke av i for de andre varelinjene endringene skal gjelde for og klikke på «Oppdatere kontering». Verdiene kopieres nå over til også disse linjene. for e-handel bestillere Side 26 av 50

27 Fordele kostnadene på flere prosjekter Om du vil fordele kostnadene for en varelinje på mer enn et prosjekt, klikk på knappen «Del rad» (se blå klamme i bildet over). Linjen kopieres så i to identiske rader. Merk rad nr 2 så den blir mørk grønn, og tast inn de konteringsverdiene. Til høyre på linjene må det angis fordelingen av kostnaden mellom prosjektene. Prosentvis total må alltid være lik 100. Ved større beløp, sjekk også at totalbeløpene for de to delte linjene er identiske med det opprinnelige linjebeløpet. Legg til prosentsatsen eller beløpet på den nederste av de to linjene så vil verdien automatisk justere seg for linjen over også! Endring av mva kode i bestillingen I ulik tilfeller vil det være nødvendig eller ønskelig å endre mva kode på rekvisisjonen. Dette gjelder i hovedsak ved kjøp fra utlandet, men også i de tilfeller man får refusjon for de kjøpene som blir gjort. Per i dag er det mulig å registrere rekvisisjoner med følgende mva koder: for e-handel bestillere Side 27 av 50

28 1A Innkjøp inng mva høy sats, 25% netto 2A Innkjøp inng mva middels sats, 15% netto 6A Innkjøp inng mva lav sats, 8% netto 1N Innkjøp fradrag inng mva høy sats, 25% netto 2N Innkjøp fradrag inng mva middels sats, 15% netto 6N Innkjøp fradrag inng mva lav sats, 8% netto 7 Kjøp av tjenester utland 7F Kjøp av tjenester utland fradragsberettiget 0 Kjøp av varer fra utland hvor mva kommer på separat faktura fra Tollvesenet som ikke er linket mot innkjøpsordren 8X 50% forholdsmessige fradrag TESTES VÅREN X 90% forholdsmessige fradrag TESTES VÅREN 2014 Er du usikker på hvilken mva kode som gjelder for dine kjøp, ta kontakt med din lokale Økonomi-/regnskapsmedarbeider. Som en tommelfingerregel skal du være obs på kjøp av varer og tjenester fra utlandet, samt kjøp for varer til videresalg (i hovedsak klinikkvarer, samt noe hos IHA/SHF). Slik endrer du mva kode Skal du kjøpe varer og tjenester som du får mva refusjon for, kan dette gjøres ved et enkelt tastetrykk. Marker linjene det gjelder, og klikk på knappen «Refusjon mva» Mva koden endres fra 1A/2A/6A til 1N/2N/6N automatisk. Klikk på lagre for å sende rekvisisjonen til godkjenning hos prosjektleder og BDM. for e-handel bestillere Side 28 av 50

29 Skal du endre mva kode til 7/7F (kjøp av tjenester fra utlandet) må du justere mva kodene pr linje. Klikk på varelinjen det gjelder (så den er markert grønn) og på linken «Kontering» under varelinjene. I feltet avgiftskode skriver du inn avgiftskoden direkte. Du kan også klikke på den blå søkeboksen for å få opp alternativene. Velg kode ved å klikke på søkealternativet som passer. Prosessen må gjentas for alle varelinjer det er aktuelt for. for e-handel bestillere Side 29 av 50

30 Klikk på «Lagre» for å sende rekvisisjonen til godkjenning hos prosjektleder og BDM når du har gjort de endringene du ønsker. Godkjenning av rekvisisjonen Når rekvisisjonen er lagret, sendes den til godkjenning hos prosjektleder og budsjettansvarlig på kostnadsstedet før innkjøpsordren sendes til leverandøren. Når bestillingen er godkjent av alle påkrevde ledere, vil du få en epost som bekrefter at rekvisisjonen er godkjent, og at en bestilling er sendt til leverandøren for behandling. Hvis du ønsker å følge opp status på godkjenningen, se avsnitt om «Oppfølging, spørringer og rapporter». Rekvisisjonen er avvist - rekvisisjon til godkjenning/behandling Om du som rekvirent får et epostvarsel med beskjed om at du har en rekvisisjon til godkjenning/behandling, har én eller flere varelinjer blitt avvist av prosjektleder eller BDM. Rekvisisjonen må behandles av deg enten ved å avslutte den, eller ved å gjøre nødvendige endringer. I dette eksempelet har du fått beskjed om at rekvisisjonen er avvist av prosjektleder og ikke skal sendes til leverandøren. Du som rekvirent må endelig avslutte den. Oppgaven vises i oppgavelinjen din som en rekvisisjon som må korrigeres. De/n avviste varelinjen/e er markert med en rød varseltrekant til venstre på varelinjen. Klikk på varelinjen (så den blir grønn) og du vil se hvem som har avvist rekvisisjonen begrunnelsen for avvisningen. for e-handel bestillere Side 30 av 50

31 For å avslutte rekvisisjonen, huk av på de/n aktuelle varelinjen/e, og klikk på «Steng» Linjen/e får nå status Sperret. Klikk på «Lagre» for å lagre endringene. for e-handel bestillere Side 31 av 50

32 Om du ikke ønsker å stenge rekvisisjonen, gjør påkrevde endringer i konteringen og send rekvisisjonen til godkjenning hos leder igjen. Det er ikke mulig å endre antall eller enhetspris på varer som er lagt i handlekurven. Om det er ønskelig må rekvisisjonen sperres og ny opprettes. for e-handel bestillere Side 32 av 50

33 Varemottak Vi har som mål at du i minst mulig grad skal måtte behandle faktura når denne kommer, ettersom kontering og fakturagodkjenning gjøres i forkant av kjøpet. Skal dette fungere, er det viktig at du bekrefter at du har mottatt varene og tjenestene du har bestilt og mottatt. Gjør du ikke dette, vil ikke faktura kunne utbetales automatisk ved forfall. Standard varemottak Når du har mottatt varene, logg deg inn i Agresso Innkjøp, og klikk på mappen Innkjøpsordre og «Varemottak» Tast inn ordrenummer (bestillingsnummer 314xxxxx) fra pakkseddelen, eller klikk på den blå søkeknappen for å søke den frem. I søkevinduet, anbefaler vi at du filtrerer bort irrelevante treff. Bruk for eksempel ditt brukernavn i feltet rekvirent for å begrense søkeresultatet. Dobbeltklikk på ordren det gjelder. for e-handel bestillere Side 33 av 50

34 Har du mottatt alle varene du har bestilt, huk av på den grå topplinjen for å markere alle linjene. Klikk så på knappen «Levert» for å sette antall mottatt lik antall bestilt. Klikk så på knappen «Lagre» for å lagre mottaket. Delmottak Har du kun mottatt noen av varene du har bestilt, klikker du på hver enkelt varelinje og taster inn antall mottatt i kolonnen. Klikk så på knappen «Lagre» for å lagre mottaket. for e-handel bestillere Side 34 av 50

35 Purring på varemottak Hvis du ikke har bekreftet mottak for varene innen tre dager etter faktura er registrert mottatt, vil du motta en purring på at mottaket må bekreftes. Har du mottatt et slik varsel og mottaket vises på oppgavelinjen din, må mottaket bekreftes via denne oppgaven ikke som beskrevet i avsnittet «Standard varemottak». Avbestilte varer Hvis du avbestiller en ordre, eller en restordre, er det viktig at du først bekrefter mottak for varer du evt har fått og skal beholde. (Husk å lagre!) Deretter huker du av på i feltene «Rest avbestilt» for å markere resten av varene som ikke er mottatt som avbestilt. Når du nå lagrer mottaket vil det antallet i kolonne «Best.ant» reduseres fra det opprinnelige antallet med det antall varer som det ikke var bekreftet mottak for da resten ble registrert som avbestilt. I disse eksemplene var det på linje to bestilt seks varer, og det ble bekreftet mottak for tre. Når resten ble markert som avbestilt, vil det se ut som kun tre varer ble bestilt. for e-handel bestillere Side 35 av 50

36 Avstemming av faktura I noen tilfeller kan man motta faktura som Agresso ikke klarer å koble til ordren direkte, enten grunnet avvik eller fordi det er en delfaktura. I disse tilfellene vil Agresso sende faktura til AVSTEMMING til deg som rekvirent. Oppgaven erstatter ikke varemottak, den kobler kun sammen varelinjene mot en faktura som er registrert ankommet. Avstemming vil ikke føre til at faktura utbetales, og det kan derfor trygt gjøres uten at varene er mottatt. Agresso vil vise faktura, og foreslå hvilke ordrelinjer faktura gjelder. Sjekk faktura og se om dette stemmer. Om Agresso har foreslått feil eller for mange varelinjer, fjern linjene ved å huke av i feltene på linjene det gjelder og klikk på «Fjern handling» Klikk på «Godkjenne» når linjene stemmer med faktura som vises. TIPS! Ønsker du å bekrefte mottak for disse linjene samtidig som du avstemmer dem, klikk på «Varemottak» (se blå boks). for e-handel bestillere Side 36 av 50

37 Fakturabehandling Det kan være flere årsaker til at faktura kommer til manuell behandling, de mest vanlige er avvik i pris, delfaktura eller ekstra linjer på faktura i forhold til ordre. Merk at du skal bekrefte mottak for varelinjene du har mottatt (og kun disse) før du behandler faktura. Fakturabeløpet er høyere enn ordren I eksempelet under er mottaket bekreftet for varene som er bestilt. Agresso har koblet mottaket for de varelinjene mot faktura, og de vises derfor under «Avstemte linjer» på fanen «Detljer innkjøpsordre» for e-handel bestillere Side 37 av 50

38 Klikk på arkfanen «Regnskap». Avviket mellom ordren og faktura ser du på linjen som er markert med * (rød klamme). Dersom avviket skyldes hva du mener er feilfakturering fra leverandøren, kontakt dem for å avklare årsaken til avviket. Be gjerne om en kreditnota. I mellomtiden skal ikke faktura behandles, men gjerne parkeres. Hvis du aksepterer avviket, kan du behandle avviket videre. Noter deg avviksbeløpet i dette tilfellet 191,05, og gå tilbake til fanen «Detaljer innkjøpsfaktura» I feltet «FAKTURABELØP» kan du legge inn avviksbeløpet i sin helhet på én linje eller fordele det på flere linjer: for e-handel bestillere Side 38 av 50

39 for e-handel bestillere Side 39 av 50

40 Gå tilbake til fanen «Regnskap». Marker avvikslinjen så den blir grønn og huk av i feltet til venstre på linjen. Klikk på «Beregn fakturaavik» Hvis beløpet på avvikslinjen går i null, har du justert korrekt beløp i «Fakturabeløp» på arkfanen «Detaljer innkjøpsordre». Slett så avvikslinjen (hvor beløpet er null) ved å klikke på knappen «Slette» for e-handel bestillere Side 40 av 50

41 Ønsker du å sende en melding til godkjenner om årsaken til avviket, klikk på linjen, velg «Arbeidsflytlogg» under og skriv inn beskjeden din. Når du er ferdig, kan Du kan nå sende faktura til godkjenning hos din prosjektleder ved å klikke på «Lagre» for e-handel bestillere Side 41 av 50

42 Oppfølging spørringer og rapporter Du kan selv sjekke status på rekvisisjonen og om den er godkjent internt. «Egne rekvisisjoner» Via venstremenyen, i mappen REKVISISJONER, finner du spørringen «Egne Rekvisisjoner». Klikk på «Søk» og få opp alle dine rekvisisjoner i synkende rekkefølge. I kolonnen Status arbeidsflyt ser du om rekvisisjonen er godkjent eller ikke. Hvis status er Ferdig, er rekvisisjonen godkjent og sendt til leverandøren. Ordrenummeret finner du i kolonnen Innkjøpsordre mot høyre av linjen. Hvis rekvisisjonen ikke er godkjent, vil du se at Status arbeidsflyt er Arbeidsflyt pågår For å se hvem rekvisisjonen venter på godkjenning av, se neste avsnitt. for e-handel bestillere Side 42 av 50

43 «Spørring arbeidsflyt rekvisisjoner» Denne spørringen viser deg godkjenningsflyten til pågående og avsluttede rekvisisjoner. Via venstremenyen, i mappen REKVISISJONER, finner du spørringen «Spørring arbeidsflyt - rekvisisjoner». Klikk på «Søk» og få opp alle rekvisisjoner på ditt institutt i synkende rekkefølge. Begrens søket i spørringene Velg AKTIV for å se godkjenningsflyten på rekvisisjoner som ikke er godkjent. Velg HISTORISKE for å se godkjenningsflyten på rekvisisjoner som er godkjent Sett gjerne inn en begrensing på rekvirent ved å taste inn ditt eget Agresso brukernavn i kolonnen Rekvirent. for e-handel bestillere Side 43 av 50

44 I søkeresultatet vises rekvisisjonene som fyller søkekriteriene og status på disse. Hvis status i kolonnen «Status Arbeidsflyt» er Arbeidsflyt pågår venter rekvisisjonen på godkjenning. Oppgaven ligger hos «Eier av oppgave» For å se detaljene i arbeidsflyten, klikk på den blå linken «Arbeidsflyt pågår» for e-handel bestillere Side 44 av 50

45 Innkjøpsspørringer Det er utviklet et knippe rapporter/spørringer relatert til innkjøp, som heter «Innkjøpsspørringer», som ligger direkte under Innkjøp. Under «Innkjøpsspørringer» finnes fire faner med innkjøpsrelaterte og -relevante spørringer. «Til godkjenning» Spørringen viser rekvisisjoner som ikke enda er godkjent. I denne rapporten kan du med fordel bruke filtrene aktivt. Søkeresultatet er begrenset til de/t instituttet du har tilgang til i Agresso. Rekvirent lik Tast inn ditt brukernavn (og så ok) for å se dine rekvisisjoner Koststed lik tast inn koststed (og så ok) for å følge opp rekvisisjoner pr koststed Vil du se hvem rekvisisjonen venter hos må du se rapporten «Spørring arbeidsflyt rekvisisjon» for e-handel bestillere Side 45 av 50

46 «Bestilt» Viser faktiske ordre og ordrebeløp pr bruker/koststed el annet. Viser også i hvilken grad det er bekreftet mottak for varene. Søkeresultatet er begrenset til de/t instituttet du har tilgang til i Agresso. «Levert» Viser hva som er bestilt og hvilke ordre det er bekreftet mottak for. Søkeresultatet er begrenset til de/t instituttet du har tilgang til i Agresso. for e-handel bestillere Side 46 av 50

47 «Mottatt faktura» Viser faktura som er mottatt, men som ikke enda er behandlet. God å bruke til oppfølging av innkomne faktura. Ønsker du å se fakturabilaget? I mappen «Faktura, innkjøp» åpner du «Spørring arbeidsflyt - inngående fakturaer». Fyll inn rekvirent, ordrenummer e.l. i kolonnene før du klikker på «søk» for å begrense antall treff. Resultatet viser pågående faktura som ikke er endelig bokfør enda. Ønsker du å se også bokførte faktura, huk av i feltet «Historiske» for e-handel bestillere Side 47 av 50

48 Klikk på Arbeidsflyt pågår for å se fremdrift på behandling av faktura Klikk på bilagsnummeret for å åpne selve bilaget. Tips og Hint for enklere bruk Bruke Favorittlister Man kan legge katalogprodukter og fritekstprodukter i en privat favorittliste til bruk ved en senere anledning. Dette er ikke mulig for varer fra nettbutikker, ettersom dette er fellesbrukere og nettbutikkenes sortiment er i stadig endring. For å legge enkeltprodukter i en favorittliste, klikk på den gule stjernen ved siden av produktnavnet: Det kommer en bekreftelse på at du har lagt produktet til produktlisten din når dette er gjort. Du finner Favorittene dine via fanen «Mine Favoritter» og «Mine favorittelementer» for e-handel bestillere Side 48 av 50

49 Har du opprettet flere lister kanskje basert på leverandør eller kategori, vil du få spørsmål om hvilken liste du vil lagre fremtidige Favoritter i. Fra favorittlisten kan du legge varene direkte i handlekurven eller slette dem fra listen. MERK! Leverandører oppdaterer sine kataloger jevnlig. Dersom priser endres eller artikler utgår, vil ikke lenger lagrede elementer stemme med produktene som leveres. Da vil det heller ikke være mulig å unngå å behandle faktura en ny gang. Altså følg med på katalogoppdateringene! Også handlekurver kan legges til som favoritt. Forsøker du å legge en Fritekst handlekurv til som favoritt, vil du få mulighet til å gi den et eget navn: Klikk OK, og du vil finne igjen handlekurven under fanen «Mine favoritter» og «Mine favoritthandlekurver» for å kunne brukes igjen ved en senere anledning. Vedlegg til rekvisisjonen Det er mulig å legge til vedlegg i rekvisisjonsbildet. Klikk på knappen Dokumenter og linken «Vedlegg til bestilling» for e-handel bestillere Side 49 av 50

50 Klikk på knappen «Legg til eksisterende dokument» og legg til dokumentet du ønsker skal sendes som et vedlegg til leverandøren. Klikk på OK før for å lagre vedlegget. Til de leverandørene som kan motta vedlegg, kan du sende så mange du vil men maksimal størrelse er 5MB pr rekvisisjon. Det er pr januar 2014 tre leverandører som ikke kan motta vedlegg; Life Technologies, Staples og Sigma Aldrich. Merk at vedleggene legges overordnet på rekvisisjonsnivå, og vil derfor sendes til alle som mottar rekvisisjonen. Skal du sende et vedlegg til en leverandør, legg da kun varelinjer til én leverandør i handlekurven. for e-handel bestillere Side 50 av 50