FUNKSJONSBESKRIVELSE 01 for utøvelse av roller knyttet til innkjøp

Transkript

1 FUNKSJONSBESKRIVELSE 01 for utøvelse av roller knyttet til innkjøp Fastsatt av: Økonomidirektøren Dato: Ansvarlig enhet: Avdeling for økonomi Id: UIT.ØA.ANSK.FUNK.01 Sist endret av: Avdeling for økonomi, v/merethe B. Håkonsen Dato: Erstatter: Versjon av Arkivref.: 2017/3785 og 2018/1870 Formål Funksjonsbeskrivelsen skal klargjøre ansvars- og myndighetsområde for roller knyttet til innkjøp. 1 En tydelig rollefordeling skal bidra til at brukernes behov og de forretningsmessige sidene ved anskaffelser av varer og tjenester ivaretas. Formålet er å sikre at anskaffelser skjer i samsvar med gjeldende lover, regler, prosedyrer og avtaler. Det vises spesielt til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser og universitetets retningslinjer for praktisering av denne. Videre vises det til Bestemmelser om økonomistyring i staten, spesielt punkt Attestasjonskontroll. Virkeområde Funksjonsbeskrivelsen gjelder for de ansatte som har etter delegert myndighet har fått tildelt rolle som «Bestiller», «Fagrekvirent» eller «Budsjettdisponent». Beskrivelse Formålet skal oppnås ved å ha en profesjonalisert innkjøpsvirksomhet med klare roller. Referanser - Reglement for økonomistyring i staten - Bestemmelser om økonomistyring i staten - Lov om offentlige anskaffelser - Forskrift om offentlige anskaffelser - Retningslinje for anskaffelser 1 I dette dokumentet har begrepene «innkjøp» og «anskaffelser» samme betydning, og omhandler prosesser der et behov skal løses med å skaffe til veie en vare eller tjeneste i bytte mot betaling. Side 1 of 7

2 1. Ansatt ved UiT Hvem innehar rollen En ansatt ved UiT som har et behov for en vare eller tjeneste som må dekkes med anskaffelse. Formål Melde inn behov for en vare eller en tjeneste. Ansvar og oppgaver Beskrive behovet for vare eller tjeneste godt nok til at Bestiller har grunnlag for bestilling. Gi informasjon om produktpreferanser og leverandør dersom det må bestilles fra en bestemt, og bakgrunnen for dette, dersom det ikke er avtaleleverandør. Gi informasjon om kontering (stedkode, prosjekt). Sende anmodningen til Bestiller. Kvalifikasjoner Ingen særskilte. Krav til verktøy Tilgang til løsning for behovsinnmelding. 2. Fagrekvirent En ansatt som etter delegert myndighet har fått fullmakt til å opprette en anmodning av vare/tjeneste i bestillingssystemet for et gitt fagområde., dog begrenset til enkeltanskaffelser med en verdi beregnet til under NOK eks mva, med mindre det foreligger en konkurranse til grunn som er gjennomført av innkjøper med myndighet. Faglig ressurs som kjenner til den enkelte arbeidsgruppes (f.eks. forskningsgruppe) virksomhet og behov. Fagrekvirentrollen skal ha tilstrekkelige anmodninger i bestillingssystemet for å kunne sikre profesjonalitet og effektivitet. Formål Opprette en korrekt anmodning basert på innmeldt behov. Ansvar og myndighet Opprette anmodning i bestillingssystemet. Påføre forslag til kontering på anmodningen. Sende anmodning til Bestiller for attestasjon. Følge opp egne bestillinger med leverandør. Gjennomføre varemottak når varen/tjenesten er levert. Avviksbehandling av inngående faktura, om nødvendig. Melde inn anskaffelser med verdi over eks mva. til innkjøper. Rapportere til innkjøper dersom behov ikke kan dekkes av eksisterende rammeavtaler, og det anses som hensiktsmessig å etablere avtale på området. Kvalifikasjoner God kunnskap om rammeavtaler som dekker det aktuelle fagområdet Fagrekvirent har ansvar for. God kompetanse på bruk av bestillingssystemet. Side 2 of 7

3 Kunnskap om Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. God kjennskap til virksomhetens organisering av innkjøpsarbeidet og interne retningslinjer og rutiner. Kjennskap til bruk av virksomhetens kontostreng. God fagkompetanse innen definert fagområde. Høy grad av serviceinnstilling. Krav til interne kurs Gjennomført kurs for Fagrekvirent o Innkjøp, bestillingssystem, kontoplan Tildeling av rolle Tildeling og endring av rolle skjer etter søknad via e-phorte fra enhetens leder til ØA v/økonomidirektør. Søknad skal inneholde en kort beskrivelse av behov for tildeling av rolle. Krav til verktøy Bestillingssystem Fakturasystem Forum Frivillig deltagelse i Innkjøpsforum. 3. Bestiller En ansatt som etter delegert myndighet har fått fullmakt til å opprette en bestilling av vare/tjeneste i bestillingssystemet. Bestiller utfører delvis attestasjonskontroll, jf. Reglement for økonomistyring i staten punkt Attestasjonskontroll. Ved å attestere i forbindelse med anskaffelse av varer og tjenester, gir Bestiller sin anbefaling om anskaffelse til Budsjettdisponenten som tar den endelige beslutningen. Bestiller skal utøve denne rollen i tilnærmet 100 % av sin stilling. Formålet er å sikre profesjonalitet og effektiv drift. Formål Opprette en korrekt bestilling basert på innmeldt behov og sørge for at gjeldende lover, regler og retningslinjer er overholdt. Ansvar og myndighet Finne fram til det produktet som best dekker behovet. Kommunikasjon med behovshaver vil ofte være nødvendig. Sende forespørsler/innhente tilbud etter interne retningslinjer, dersom behovet ikke kan dekkes av en gyldig avtale, og dersom anskaffelsens verdi ikke overstiger NOK eks mva. Melde inn anskaffelser med verdi over eks mva til innkjøper, og gi tilbakemelding til behovshaver om at anskaffelsen er konkurransepliktig, med de forhold det innebærer. Opprette korrekt bestilling i bestillingssystemet. Utføre attestasjonskontroll på anmodninger. Sende bestillingen til BDM for godkjenning. Følge opp mangelfulle leveranser med leverandør før attestering på varemottak. Gjennomføre varemottak når varen/tjenesten er levert. Avviksbehandling av inngående faktura. Side 3 of 7

4 Attestere inngående faktura. Foreta anleggsregistrering etter gjeldende retningslinjer. Gjelder kun enkelte Bestillere. Sørge for merking i henhold til gjeldende retningslinjer. Håndtere reklamasjon mot leverandør. Følge opp servicekontrakter og garanti. Forestå avhending og kassasjon ved enhet. Videreformidle innmeldt behov til sentral innkjøpstjeneste dersom behovet ikke dekkes av eksisterende rammeavtaler, og det anses som hensiktsmessig å etablere avtale på området. Kvalifikasjoner God kunnskap om rammeavtaler og de varer og tjenester som disse avtalene omfatter. God kompetanse på bruk av bestillingssystemet. Kunnskap om Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. God kjennskap til virksomhetens organisering av innkjøpsarbeidet og interne retningslinjer og rutiner. God kjennskap til bruk av virksomhetens kontoplan og stedkoder. Høy grad av serviceinnstilling. Krav til interne kurs Kurs for Bestiller o Innkjøp, bestillingssystem, kontoplan, mva, fortolling Tildeling av rolle Tildeling og endring av rolle skjer etter søknad via e-phorte fra enhetens leder til ØA v/økonomidirektør. Søknad skal inneholde en kort beskrivelse av behov for tildeling av rolle. Krav til verktøy Bestillingssystem Fakturasystem Arkivsystem Forum Obligatorisk deltagelse i Innkjøpsforum. 4. Budsjettdisponent Ansatt (leder) med budsjettansvar (Budsjettdisponeringsmyndighet, BDM, ihht. Reglement for økonomistyring i staten jf. punkt 5.3.3). Budsjettdisponeringsmyndighet kan ikke delegeres videre uten skriftlig samtykke fra Universitetsdirektøren v/økonomidirektøren. Budsjettdisponenten har fullmakt til å forplikte Universitetet i Tromsø økonomisk innenfor nærmere angitte rammer og retningslinjer. Budsjettdisponeringsmyndighet innebærer ansvar for å påse at den enkelte disposisjon/transaksjon (anskaffelse, utbetaling, tilsetting mm) skjer i henhold til gjeldende budsjetter, planer og vedtak og i samsvar med gjeldende lover, regler og avtaler. Budsjettdisponentens ansvar er fastsatt i Reglement for økonomistyring i staten og Bestemmelser om økonomistyring i staten, jf. spesielt punktene , , og Rollen ivaretar godkjenning av anskaffelse av varer og tjenester, godkjenning av reiseregninger og refusjon av utlegg, godkjenning av Side 4 of 7

5 bilag som har budsjettmessige konsekvenser, samt godkjenning av tilsetting/engasjement/vikariat. Formål Godkjenne bestilling i bestillingssystemet. Tar endeling beslutning om anskaffelse. Godkjenner inngående faktura. Ansvar og myndighet Før godkjenning av anskaffelsen, utbetalingen eller tilsetting, eller ved inngåelse av forpliktende avtale skal budsjettdisponenten: Påse at disposisjonen er i henhold til formålet med de midler som er stilt til disposisjon: Generelt gjelder at bevilgningen over statsbudsjettet skal disponeres til formålet med virksomheten som er å drive undervisning, forskning og formidling ved Universitet i Tromsø. I det ordinære årlige tildelingsbrevet fra Kunnskapsdepartementet eller i egne brev, kan midler imidlertid være øremerket bestemte formål. Videre kommer interne retningslinjer og øremerkinger vedtatt av overordet myndighet ved Universitetet (styrende organer og ledere). Universitetet mottar videre eksterne midler, der Universitetet i ulik grad forplikter seg gjennom avtaler til å benytte midler til bestemte formål (eksternt finansierte prosjekter). Generelt gjelder at disse midlene ikke kan benyttes til kapitalinnskudd i virksomheter (aksjekapital, stiftelseskapital etc.). Påse at det er budsjettmessig dekning for disposisjonen: Budsjettdisponenten må forsikre seg om at det gjenstår midler til disposisjon, herunder at midler ikke allerede er forpliktet (men ennå ikke regnskapsført). Påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig: Det må være samsvar mellom behovet for en vare eller tjeneste og de ressurser (utgifter) som brukes til formålet. Jf. kravet i Bestemmelser om økonomistyring i staten om effektiv bruk av statens ressurser punktene 1.2.b) og 2.4.c). Påse at disposisjonen er i samsvar med gjeldende lover, regler, vedtak og avtaler: o For anskaffelse av varer og tjenester (godkjenning av bestilling og faktura) gjelder spesielt lov av 16. juli 1999 om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrift og interne regler og prosedyrer, samt de rammeavtaler som Universitetet har inngått med ulike leverandører. o For godkjenning av reiseregninger og refusjon av utlegg vises det spesielt til reiseregulativet i Statens personalhåndbok (særavtale om reiser innenlands og utenlands for statens regning) og interne regler for refusjon av utlegg. o For godkjenning av lønnsbilag (honorar, godtgjørelser og overtid) vises det spesielt til hovedtariffavtalen i staten og arbeidstidsbestemmelsene i arbeidsmiljølovens kapittel 10 som begge er omtalt i Statens personalhåndbok. Videre vises det til egne avtaler/regler for godtgjøring av merarbeid for vitenskapelig ansatte. o Ved godkjenning av tilsetting/engasjement/vikariat skal budsjettdisponenten påse at det foreligger et gyldig vedtak Side 5 of 7

6 om slik tilsetting/engasjement/vikariat hos rette tilsettingsmyndighet. Merk at budsjettdisponeringsmyndighet ikke innebærer tilsettingsmyndighet i seg selv. Fakultetsdirektør eller tilsvarende stilling ved øvrige enheter avgjør, innenfor gjeldende rammer og retningslinjer, hvordan utøvelsen av budsjettdisponeringsmyndigheten skal organiseres internt ved fakultetet/enheten. Omfanget av kontroll av den enkelte disposisjon/transaksjon må stå i forhold til beløpets størrelse og økonomiske forpliktelse disposisjonen/transaksjonen innebærer (vesentlighet kontra risiko). Budsjettdisponenten kan ikke godkjenne (utøve budsjettdisponeringsmyndighet for) godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv. Slik godkjenning må gjøres av overordnet person som har budsjettdisponeringsmyndighet. Det vises her også til Forvaltningslovens regler om habilitet. Kvalifikasjoner Det forutsettes at budsjettdisponenten har tilstrekkelig kunnskap om de hovedregler som gjelder innenfor de aktuelle saksområdene slik at fullmakten kan utøves på en forsvarlig måte. Videre må budsjettdisponenten forsikre seg om at den enkelte disposisjon/transaksjon er forsvarlig og kompetent vurdert og behandlet i forhold til regelverket, og at de forretningsmessige sidene ved en anskaffelse er ivaretatt på en betryggende måte gjennom attestantfunksjonen, før den kommer til budsjettdisponenten for endelig godkjenning. Krav til interne kurs Gjennomført kurs for BDM. Kunnskaper om innhold i Reglement for økonomistyring i staten. Grunnleggende kunnskap om Lov om offentlige anskaffelser og interne retningslinjer. Tildeling av rolle Tildeling og endring av rolle skjer etter søknad via e-phorte fra enhetens leder til ØA v/økonomidirektør. Krav til verktøy Bestillingssystem Fakturasystem Arkivsystem Forum Frivillig deltagelse i Innkjøpsforum. Side 6 of 7

7 5. Fast mottaker av repeterende faktura I utgangspunktet kan dette være enhver medarbeider. Formål Bekrefte riktigheten av repeterende faktura (f.eks. abonnement, lisenser mm.) som ikke skal knyttes til en innkjøpsordre. Ansvar og myndighet Bekrefte riktighet av faktura som kommer til en gitt stedkode. Utføres i fakturasystem. Kvalifikasjoner Må ha kjennskap til den foreliggende avtalen. Tildeling av rolle Tildeles etter behov. Innmelding skjer til Avdeling for økonomi. Krav til verktøy Fakturasystem Side 7 of 7