Prosess: Fra behov til betaling

Transkript

1 1. Formål: Etablere en forankret og ensartet rutine for bestilling av varer og/eller tjenester der varen eller tjenesten hentes eller mottas direkte, og sluttsummen kan være ukjent, for eksempel restaurantbesøk. For denne typen oppsøkende kjøp kan det være naturlig å medbringe et utkast av bestillingsskjemaet til leverandøren da dette vil fungere som en rekvisisjon og dokumentasjon på at varen skal faktureres og ikke betales i leverandørens lokaler. 2. Målgruppe: Ansatte, rekvirenter, innkjøpere og BDM-er på alle enheter. 3. Hyppighet: Etter behov. 4. Rutineansvarlig: 5. Risikoforhold: Manglende planlegging av anskaffelsen Bestillinger foretas uten budsjettdekning Uklar dokumentasjon av behov kan resultere i feil innkjøp (feil vare/tjeneste og/eller feil pris). kan opptre i strid med regelverket for offentlige anskaffelser. Feil kontering. Manglende sporbarhet mellom bestilling og faktura. 6. Kommentar: Denne rutinebeskrivelsen vil ha restaurantbesøk som eksempel, men vil være representativ for en rekke tilsvarende kjøp. 7. Gjennomføring: Rutinen gjennomføres når enhetene skal foreta kjøp og betaling av varer og/eller tjenester, der varen eller tjenesten hentes eller mottas direkte og sluttsummen kan være ukjent. Side 1

2 Utførende Steg Oppgave/Aktivitet Referanse 1. Definere og melde innkjøpsbehov Ansatt /Behovs- haver Ansatte melder behovet ved å fylle ut et E-rekvisisjonsskjema med nødvendig informasjon, dersom dette er en innarbeidet rutine på enheten. Obligatoriske felt skal fylles ut, de øvrige kun ved behov. Når skjemaet er ferdig utfylt, sendes dette til rekvirent/innkjøper for opprettelse av rekvisisjon. Hvis E-rekvisisjon ikke er innført rutine, meldes behovet på annen måte til rekvirent. Rekvirent 2. Motta innmeldt behov, evnt behandle og kontrollere innkommet E-rekvisisjonsskjema Ved mottak av skjema, kontrollerer rekvirenten følgende: at alle obligatoriske felter er utfylt at behovet er tilstrekkelig konkretisert Eventuelle feil og avvik vurderes og korrigeres. Rekvirent 3. Innhente informasjon om priser m.m. En eller flere av følgende aktiviteter er aktuelle: Ved anskaffelser som overskrider terskelverdier kontaktes anskaffelsesrådgiver/innkjøpsseksjonen for anskaffelsesbistand Sende prisforespørsel direkte til aktuelle leverandører Søke i katalog i bestillingssystemet Side 2

3 Rekvirent 4. Valg av leverandør Rekvirent 5. Opprette rekvisisjon Prosess: Fra behov til betaling Når leverandør er valgt, må rekvirenten avtale med leverandøren at besøket faktureres i etterhånd og at en kopi av bestillingen (dvs. utkastet) kan bli levert ved besøket, evt. sendt på forhånd. Rekvisisjonen bør i størst mulig grad gjenspeile den estimerte kostnaden ved kjøpet. Ved for eksempel restaurantbesøk estimeres totalprisen basert på antall besøkende og de priser som fremkommer av menyen. Rekvisisjonen sendes til BDM for godkjenning. BDM 6. Kontrollere og godkjenne rekvisisjon Personer med rettigheter til å godkjenne rekvisisjoner på behovshavers enhet, mottar rekvisisjonen til godkjenning i bestillingssystemet. Rekvisisjonen gjennomgås og blir enten godkjent eller forkastet. Ved kontroll og godkjenning skal BDM påse følgende: Innkjøper 7. Bestilling at disposisjonen er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler at det er budsjettmessig dekning for anskaffelsen at anskaffelsen er økonomisk forsvarlig at kontering er gyldig og korrekt Når rekvisisjonen er godkjent, sendes den til innkjøper for bestilling. Innkjøper kvalitetssikrer rekvisisjonen ved å: Sikre bruk av gyldig avtale og priser Kontrollere konteringsinformasjonen og spesielt arten i kontostrengen Sørge for at produktinformasjon, antall og pris er i henhold til avtale Videre prosess kan gjøres ved å velge ett av to alternativ: 1) Innkjøper ferdigstiller rekvisisjonen med en estimert pris, og sender til leverandør med henvisning til at bestillingen gjelder for eksempel bespisning på den aktuelle datoen. Man må da regne med at faktura avviker fra bestillingen, og blir sendt på manuell fakturabehandling. 2) Innkjøper tar utskrift av Forhåndsvisning av bestillingsskjemaet (dvs utkast) til behovshaver, slik at behovshaver kan ta dette med seg til leverandøren. Forhåndsvisning av bestillingsskjemaet kan tas ut selv om bestillingen ikke er sendt til leverandør. Side 3

4 Ansatt /Behovs- haver 8. Oppsøker leverandør Gjelder kun hvis man har valgt alternativ 2) under punkt 7 foran. Behovshaver medbringer utkastet til leverandøren, og informerer om aktuell fakturaadresse samt at utkastet er grunnlaget for omfanget (rammene) av kjøpet. Behovshaver bringer kvitteringen for varen eller tjenesten tilbake til innkjøper. Innkjøper 9. Ferdigstilling av bestilling Gjelder kun hvis man har valgt alternativ 2) under punkt 7 foran. Inkjøper ferdigstiller rekvisisjonen på bakgrunn av innlevert kvittering og sender den som bestilling til leverandør. I Melding til leverandør -feltet skriver innkjøper at bestillingen kun er en bekreftelse på allerede hentet vare/utført tjeneste. Innkjøper eller rekvirent 10. Varemottak i bestillingssystemet - attestasjon Hvis man har valgt å sende bestillingen i forkant av besøket, innhenter innkjøper eller rekvirent nødvendig informasjon fra behovshaver om at resturantbesøket er gjennomført, før varemottak gjøres i bestillingssystemet. Hvis man har valgt å sende bestillingen etter at resutaurantbesøket er gjennomført, registreres det varemottak i bestillingssystemet på bakgrunn av den innleverte kvitteringen som dokumentasjon på at varen eller tjenesten er mottatt. Når beløpet på bestillingen stemmer med fakturabeløpet vil fakturaen automatisk gå til betaling. Avviksbehandler 11. Manuell avviksbehandling av faktura Ved avvik mellom bestilling og faktura, vil enhetens avviksbehandler få fakturaen til manuell avviksbehandling. Manuell avviksbehandling av fakturaen er nødvendig: ved anleggs- eller utsytyrsregistrering prisavvik utenfor gitt avviksgrense hvis bestillingen er lukket uten at alle varer er mottatt ved delmottak hvor ikke alle varer mottas innen 15 dager dersom det er angitt kostnadsplitt mellom organisasjonsenheter Side 4

5 Hentekjøp (restaurantbesøk og lignende) Leverandør Motta og besvare henvendelse fra rekvirent Leverandørs kvittering for varen / tjenesten Utsteder faktura Behovshaver/ ansatt Definere og melde innkjøpsbehov (erekvisisjon) Motta utkast av bestilingsskjema Oppsøker leverandør Rekvirent / Økonomikonsulent Motta e-rekvisisjon Innhente informasjon om priser m.m. Motta tilbud og velge leverandør Opprette rekvisisjon Manuell avviksbehandling av faktura BDM Kontrollere og godkjenne rekvisisjon Innkjøpskonsulent Bestilling Ferdigstiller bestilling Varemottak i innkjøpssystemet Systemer og dokumenter E-rekvisisjon Ticket i RTQ Side 5