Globale Rapporter i Agresso Spørring Arbeidsflyt og Fakturahåndtering

Transkript

1 Globale Rapporter i Agresso Spørring Arbeidsflyt og Fakturahåndtering Spørringene hjelper til å ha en bedre oversikt over fakturaer som er på flyt og som venter for godkjenning Spørringene hjelper til å ha oversikt over fakturaer som er forfall, med tanke på å behandle disse rask for å redusere kostnader knyttet til purringer Brukerveiledningen viser hvordan man kan spørre i Agresso Desktop og Agresso Web Spørring Inngående faktura arbeidsflyt pågår Spørring Rekvisisjon arbeidsflyt pågår Spørring Rekvisisjon historisk Spørring Inngående faktura m/betal.dato Spørring Innkjøpsordredetaljer Avdeling for Økonomi Regnskapsseksjonen Sist oppdatert: Andrés Maldonado

2 HVORDAN BRUKE SPØRRINGENE I AGRESSO DESKTOP 2

3 1.- Spørring Inngående faktura arbeidsflyt pågår Spørringsbeskrivelsen: Gir deg oversikt over de bilagene som er i arbeidsflyten. Man kan finne hvor bilaget ligger på flyt. Man kan se hvor mange bilag som er knyttet til avdeling/bruker. Man kan se hvor mange bilag som har forfallsdato om «antall» dager. Trinn 1: Dobbeltklikk på spørringen. Trinn 2: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk OK Søkekriteria: Bilagsnr: 61xxxxxx Avdeling: 2624xx Pro/Tiltak: Axxxx/4xxxxx Eier av oppgave: AMAxxx Trinn i arbeidsflyt: LEV - Ansattnummer LEV - Fakturamottaker LEV - Avtalenummer LEV - Innkjøpsattestant LEV - Budsjettdisponent INN - Faktura matching INN - Varemottak INN - Rekvirent INN Innkjøpsattestant INN Budsjettdisponent Lev.nr: 3xxxxx Fakturanr: xxxxxxx Bilagsdato: Fra: Til: Forfallsdato: Fra: Til: (*) kan brukes for å fylle ut verdiene 3

4 1.- Spørring Inngående faktura arbeidsflyt pågår Her vises alle fakturaer som blir forfalt innen 2016 på avd.27* Klikk på et bilagsnr. for å se kartet i høyresiden Klikk på kartet for å bla (scroll) opp/ned og sideveis Klikk på et trinn i kartet for å få opp arbeidsflytlog 4 4

5 2.- Spørring Rekvisisjon arbeidsflyt pågår Spørringsbeskrivelsen: Gir deg oversikt over de rekvisisjonene som er i arbeidsflyten. Man kan finne hvor rekvisisjonen ligger på flyt (trinn). Man kan se hvor mange rekvisisjoner som er knyttet til avdeling/bruker. Trinn 1: Dobbeltklikk på spørringen. Trinn 2: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk OK Søkekriteria: (*) kan brukes for å fylle ut verdiene Rekvisisjonsnr: 7xxxxxxx Rekvirent: AMAxxxx Eier av oppgave: JAL008xxx Avdeling: 2624xx Fakturanr: xxxxxxx Pro/Tiltak: Axxxx/4xxxxx Bilagsdato:

6 2.- Spørring Rekvisisjon arbeidsflyt pågår Klikk på et bilagsnr. for å se kartet i høyresiden Klikk på kartet for å bla (scroll) opp/ned og sideveis Klikk på et trinn i kartet for å få opp arbeidsflytlog 6

7 3.- Spørring Rekvisisjon - historisk Spørringsbeskrivelsen: Samme prinsipp som spørring nr.2, men viser her de rekvisisjonene som har fått «sluttgodkjenning» og innkjøpsordrenummer. Trinn 1: Dobbeltklikk på spørringen. Trinn 2: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk OK NB: 1.- Anbefales at periodeintervall benyttes i spørring. 2.-Hvis man klikker for å se flyten kan det ta lang tid å få opp flytkart. Søkekriteria: Avdeling: 2624xx Pro/Tiltak: Axxxx/4xxxxx Rekvisisjonsnr: 7xxxxxxx Rekvirent: AMAxxx Lev.nr: 3xxxxx Bilagsdato: (*) kan brukes for å fylle ut verdiene 7

8 3.- Spørring Rekvisisjon - historikk 8 Klikk på et bilagsnr. for å se kartet i høyresiden Klikk på et trinn i kartet for å få opp arbeidsflytlog Klikk på kartet for å bla (scroll) opp/ned og sideveis

9 4.- Spørring Inngående faktura m/betalingsdato Spørringsbeskrivelsen: Spørringen viser bilagene som har vært på flyt og som er bokført og betalt Spørringen gjelder kun inngående faktura Trinn 1: Dobbeltklikk på spørringen. Trinn 2: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk OK NB: 1.- Når man spør på bilagsnr eller fakturanr. «betalingsdatoen vises» 2.- Når man spør på avdeling, «betalingsdatoen ikke vises» 3.- Anbefales at periodeintervall benyttes i spørring. Søkekriteria: Avdeling: 2624xx Ordrenr: 813xxxxx Bilagsnr: 613xxxxx Pro/Tiltak: Axxxx/4xxxxx Lev.nr: 3xxxxx Fakturanr: xxxxxxx Periode: (*) kan brukes for å fylle ut verdiene 9

10 4.- Spørring Inngående faktura m/betalingsdato Her vises alle de betalte fakturaene til Lev.nr: i perioden

11 5.- Spørring Innkjøpsordredetaljer Spørringsbeskrivelsen: Gir deg total detaljoversikt over de innkjøpsordre genererte. Man kan lette etter per bruker/avdeling/leverandør, osv Trinn 1: Dobbeltklikk på spørringen. Trinn 2: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk OK Søkekriteria: (*) kan brukes for å fylle ut verdiene Ordrenr: 813xxxxx Rekvisisjonsnr: 713xxxxxx Rekvirent: AMAxxxx Att.ansvarlig: AMAxxx Lev.nr: 3xxxx Avdeling: 2624xx Pro/Tiltak: Axxxx/4xxxxx Reg.dato:

12 5.- Spørring Innkjøpsordredetaljer Viser status per varelinje på ordren F = Varelinjen er koblet mot faktura (faktura matching er gjort) O = Varelinjen er fortsatt åpnet og kan kobles mot en faktura 12

13 HVORDAN BRUKE SPØRRINGENE I AGRESSO WEB AGRESSO WEB ( 13

14 1.- Spørring Inngående faktura arbeidsflyt pågår Spørringsbeskrivelsen: Gir deg oversikt over de bilagene som er i arbeidsflyten. Man kan finne hvor bilaget ligger på flyt. Man kan se hvor mange bilag som er knyttet til avdeling/bruker. Man kan se hvor mange bilag som har forfallsdato om «antall» dager. Søkekriteria: Bilagsnr: 61xxxxxx Avdeling: 2624xx Pro/Tiltak: Axxxx/4xxxxx Eier av oppgave: AMAxxx Trinn i arbeidsflyt: LEV - Ansattnummer LEV - Fakturamottaker LEV - Avtalenummer LEV - Innkjøpsattestant LEV - Budsjettdisponent INN - Faktura matching INN - Varemottak INN - Rekvirent INN Innkjøpsattestant INN Budsjettdisponent Lev.nr: 3xxxxx Fakturanr: xxxxxxx Bilagsdato: Fra: Til: Forfallsdato: Fra: Til: Tips: Bruk gjerne forfallsdato som en kriteria for å finne bilagene som er allerede forfalt eller som blir forfalt om noen dager. UiT har som mål å redusere alle utgifter som generes p.g.a purringer. Når du bruker forfallsdato som kriteria, må "forfallsdato fra" fylles ut, eller Agresso tar alle bilagene som er på flyt 14

15 1.- Spørring Inngående faktura arbeidsflyt pågår Trinn 1: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk "Søk" * Klikk på "Arbeidsflyt pågår om du vil se på arbeidsflytkart" (*) kan brukes for å fylle ut verdiene Klikk på status «Arbeidsflyt pågår» for å se kartet 15

16 2.- Spørring Rekvisisjon arbeidsflyt pågår Spørringsbeskrivelsen: Gir deg oversikt over de rekvisisjonene som er i arbeidsflyten. Man kan finne hvor rekvisisjonen ligger på flyt (trinn). Man kan se hvor mange rekvisisjoner som er knyttet til avdeling/bruker. Søkekriteria: Rekvisisjonsnr: 7xxxxxxx Rekvirent: AMAxxxx Eier av oppgave: JAL008xxx Avdeling: 2624xx Fakturanr: xxxxxxx Pro/Tiltak: Axxxx/4xxxxx Bilagsdato:

17 2.- Spørring Rekvisisjon arbeidsflyt pågår Trinn 1: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk OK (*) kan brukes for å fylle ut verdiene 17

18 3.- Spørring Rekvisisjon - historisk Spørringsbeskrivelsen: Samme prinsipp som spørring nr.2, men viser her de rekvisisjonene som har fått «sluttgodkjenning» og innkjøpsordrenummer. Trinn 1: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk Søk Søkekriteria: Avdeling: 2624xx Pro/Tiltak: Axxxx/4xxxxx Rekvisisjonsnr: 7xxxxxxx Rekvirent: AMAxxx Lev.nr: 3xxxxx Bilagsdato: NB: 1.- Anbefales at periodeintervall benyttes i spørring. 2.-Hvis man klikker for å se flyten kan det ta lang tid å få opp flytkart. (*) kan brukes for å fylle ut verdiene 18

19 4.- Spørring Inngående faktura m/betalingsdato Spørringsbeskrivelsen: Spørringen viser bilagene som har vært på flyt og som er bokført og betalt Spørringen gjelder kun inngående faktura Trinn 1: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk Søk NB: 1.- Når man spør på bilagsnr eller fakturanr. «betalingsdatoen vises» 2.- Når man spør på avdeling, «betalingsdatoen ikke vises» 3.- Anbefales at periodeintervall benyttes i spørring. Søkekriteria: (*) kan brukes for å fylle ut verdiene Avdeling: 2624xx Ordrenr: 813xxxxx Bilagsnr: 613xxxxx Pro/Tiltak: Axxxx/4xxxxx Lev.nr: 3xxxxx Fakturanr: xxxxxxx Periode:

20 5.- Spørring Innkjøpsordredetaljer Spørringsbeskrivelsen: Gir deg total detaljoversikt over de innkjøpsordre genererte. Man kan lette etter per bruker/avdeling/leverandør, osv Søkekriteria: Ordrenr: 813xxxxx Rekvisisjonsnr: 713xxxxxx Rekvirent: AMAxxxx Att.ansvarlig: AMAxxx Lev.nr: 3xxxx Avdeling: 2624xx Pro/Tiltak: Axxxx/4xxxxx Reg.dato:

21 5.- Spørring Innkjøpsordredetaljer Trinn 1: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk Søk Viser status per varelinje på ordren F = Varelinjen er koblet mot faktura (faktura matching er gjort) O = Varelinjen er fortsatt åpnet og kan kobles mot en faktura 21

22 Globale Rapporter i Agresso Spørring Arbeidsflyt og Fakturahåndtering Spørringene hjelper til å ha en bedre oversikt over fakturaer som er på flyt og som venter for godkjenning Spørringene hjelper til å ha oversikt over fakturaer som er forfall, med tanke på å behandle disse rask for å redusere kostnader knyttet til purringer Brukerveiledningen viser hvordan man kan spørre i Agresso Desktop og Agresso Web Spørring Inngående faktura arbeidsflyt pågår Spørring Rekvisisjon arbeidsflyt pågår Spørring Rekvisisjon historisk Spørring Inngående faktura m/betal.dato Spørring Innkjøpsordredetaljer Avdeling for Økonomi Regnskapsseksjonen Sist oppdatert: Andrés Maldonado