Agresso for budsjettansvarlige

Transkript

1 2017 Agresso for budsjettansvarlige Intern veiledning Dokumentet gir en kort innføring i hvordan få frem regnskapsrapporter og bruk av enkel spørring. Oppdatert Seksjon for økonomi og infrastruktur

2 Innlogging i Agresso Logg på via UH programkiosk ( tast inn brukernavn og passord (samme som pålogging PC) og «Logg inn». I feltet Domene\brukernavn legger du inn feideid, normalt fire første bokstaver i for- og etternavn, etterfulgt F.eks.: Passordet er det samme som ved pålogging på PC. (Ikke passordet til selve Agresso.) Da kommer du inn i dette bildet: Stå i arkfanen Prod og dobbeltklikk på Unit4 Business World Prod ikonet. Antall ikoner i dette bildet vil være avhengig av hvilke tilganger du har fått. Når du dobbeltklikker på ikonet merket med gult, får du opp RemoteApp. Velg Koble til. Da kommer påloggingsbildet til Agresso opp. Tast inn brukernavn, firma og passord. Firma er TF, en forkortelse for Trofast. Trykk «Login». 1

3 Når du kommer inn i Agresso er dette første bilde du får opp: Hvis et annet bilde vises, sjekk at fane «Meny» er valgt. Klikk på plusstegnet ved «Agresso Økonomi» i menypunkter til venstre slik at mappen åpner seg. Klikk på plusstegnet ved «Hovedbok» slik at mappen åpner seg. 2

4 Klikk på «Spørring» slik at mappen åpner seg. Spørring Resultatrapport hittil i år med avvik. Klikk på plusstegnet utenfor «Spørring saldotabell» og velg din avdeling eller seksjon, eksempel «Balletthøgskolen rapport», dobbeltklikk på «Balletthøgskolen rapport». Det er laget en egen rapport for hver avdeling og seksjon. Da kommer bildet til høyre opp. Perioden indikerer at man ønsker å få opp regnskapsrapporten fra og med januar til og med mai Ønsker man til og med juni, dobbeltklikker man på slik at denne blir markert blå og taster inn Når riktig periode er valgt, velg «OK». 3

5 Regnskapsrapporten til og med valgte periode kommer opp. I bildet nedenfor er periode valgt. Forklaring til rapporten Konto: dette er det laveste konteringsnivået av lønn, utgifter og inntekter. Den spesifiserer f.eks. hva som er blitt utgiftsført. De ulike kontoene består av 4 siffer og følger ett bestemt oppsett fastsatt av departementet. Konto (T) er navnet og spesifiseringen av kontoen. Budenhet: dette er budsjettenheten og den er unik for den enkelte avdeling eller seksjon. Den består av 4 siffer og første siffer er 0. Budenhet(T) er navnet til budsjettenheten. Prosjekt: Alle avdelinger og seksjoner har sine unike prosjekter som forklarer hvilken hovedaktivitet f.eks. utgifter er blitt brukt til. Prosjektnummeret består av 5 siffer og det første er 0. Prosjekt(T) er navnet på prosjektet. Regnskap hittil i år: Det er regnskapet fra januar til den valgte måned f.eks. juli Budsjett hittil i år: Det er budsjettet fra januar til den valgte måned f.eks. juli Avviket hittil i år: Avviket mellom budsjett og regnskap fra januar til den valgte måned f.eks. juli I rapporten er det lagt inn ett brudd med sum for hvert enkelt prosjekt, disse summene er markert med grått. Det er lagt inn brudd med sum for hver budsjettenhet og dette er markert med gult. Helt nederst kommer summen for hele avdelingen eller seksjonen. 4

6 Mer detaljerte opplysninger om posteringene: På konto 7321 «Studieannonsering» under budsjettenhet 0211 «Dekanat og ledelse» og prosjekt «Annen kunngjøring» er det blitt utgiftsført kr 4 236,19. For å få frem helt konkret hva dette er dobbeltklikker man på beløpet i kolonnen «Regnskap hittil i år»: Da får man følgende skjermbilde: Her kommer det frem at beløpet består av kun én faktura pålydende kr 4 236,19. Hadde beløpet bestått av f.eks. 2 fakturaer hadde det kommet opp en linje for hver faktura. Bilagsnr.: , dette er bilagsnummeret i vårt system og ikke fakturanr. på selve fakturaen. Første siffer som her er 9 indikerer at det er en faktura fra en leverandør og at det er en faktura i systemet vårt som spesifiserer utgiften. Bilagsdato: , dato da fakturaen ble postert i vårt regnskapssystem. Periode: , postert i januar Konto: hvilken konto den er kontert på. Budenhet: hvilken budsjettenhet den er kontert på 5

7 Tekst: teksten beskriver kort hva det gjelder og er lagt inn av regnskapsmedarbeider på bakgrunn av opplysninger i fakturaen. Mer detaljer: dobbeltklikk på beløpet og bildet til høyre kommer opp. Her kommer det frem at fakturaen er på kr 473,- britiske pund og omregningskursen er 8,956. Det kommer også frem hvilken Agresso bruker som har bokført bilaget, og at det ble sluttkontert for utbetaling den Man lukker dette bildet ved å trykke på X i dette hjørnet og kommer tilbake til bildet på side 5 der bilagslinjen vises. Hente frem fakturaen: Klikk på «Hent bilag». Da skjer det en automatisk oppkobling mot Basware hvor alle fakturaene ligger lagret. Tast inn brukernavn og passord og trykk på «Logg på». 6

8 Da får du automatisk opp rett faktura med alle detaljer. Juster % -visningen nederst i vinduet med -/+ tegnet. Trykk på krysset i høyre hjørne for å lukke bildet. Ønsker du å foreta en ny spørring lukker du bildet med bilagslinjen ved å trykke på krysset, og du kommer tilbake til regnskapsrapporten og kan foreta ny spørring. Ønsker du å spørre for en annen periode enn det du valgte f. eks , taster du F7 på tastaturet og følgende bilde kommer opp. Sett inn ny periode og velg «OK». 7

9 Spørring lønnsdetaljer pr. måned Gå tilbake til menyen og klikk på «Spørring konto» Velg din avdeling eller seksjon, for eksempel «Lønn Balletthøgskolen». Følgende bilde kommer opp, se under. I motsetning til under «Spørring saldotabell» indikerer perioden her , at det kun er data for den aktuelle periode. Velg periode som tidligere og «OK». 8

10 Følgende bilde kommer opp, se under. Her kommer det frem lønnsopplysninger pr ansatt som har fått utbetalt lønn i gjeldene periode. Siste kolonne (som ikke kommer frem på dette bildet) «Beløp» angir beløpet som er utbetalt. Det er lagt inn bruddsum pr. ansatt. 9