SUHS KONFERANSEN Tips og triks i Basware Invoice og PM. Tina Taucher Høgskolen i Oslo og Akershus Gunn Hannevik Strand Universitetet i Agder

Transkript

1 SUHS KONFERANSEN Tips og triks i Basware Invoice og PM Tina Taucher Høgskolen i Oslo og Akershus Gunn Hannevik Strand Universitetet i Agder

2 Basware Invoice Flytting av fakturaer til annet selskap 2

3 Basware Invoice Flytting av fakturaer til annet selskap 3

4 Oppretting av Interne bilag i Basware Invioce Ny funksjonalitet : funksjonaliteten «lag bilag» kan nå gjøres tilgjengelig for brukergruppen «Godkjenner» Internbilag og korreksjonsbilag kan opprettes direkte i BI av brukergruppen «godkjenner» og sendes på flyt for attestering og anvisning. Fordeler: Færre bilag som må føres manuelt i agresso Dersom bilaget skal føres på ulike budsjettenheter for debet- og kreditpostering blir dette sendt samtidig ut til behandling raskere oppdatering i agresso (ingen postgang) 4

5 Beskrivelse av funksjonaliteter Ikke mulig å attestere bilaget samtidig som det opprettes Den som oppretter bilaget må sende det videre til en annen person for attestasjon før det sendes til godkjenning. Dersom den som oppretter bilaget skal attestere bilaget selv, må det eventuelt sendes via regnskap. Bilagene opprettes i kategorien «BILAG» men kommer ikke som egen bilagsnummerserie. Alle internbilag skal gå i null. Mulighet til å legge ved dokumenter 5

6 Funksjonaliteten gjøres tilgjengelig for brukergruppen godkjenner under innstillinger / selskapsinnstillinger / innstillinger for kryssvalidering Dersom en ønsker kontroll av bilagene før de sendes ut for behandling, kan dette styres via forkontrollskriteriene. Dersom det legges inn mottaker ved oppretting av bilaget, sendes likevel bilaget via forkontroll 6 Etterkontrollskriterie tilsvarende innstilling for forkontrollskriterie må legges inn dersom dette ønskes Oppretting av bilag Forkontroll Attestering Godkjenning Etterkontroll/ bokføring

7 Funksjonaliteten hentes opp under arbeidsliste 7

8 Import til Agresso: Det dannes en egen fil for hovedboksbilagene T204 Dersom en overfører filer manuelt til agresso må en også kjøre T204 dersom systemet er satt opp til automatisk import av filer til agresso trenger en ikke gjøre noe for å få filene overført 8 Eksempel på brukerdokumentasjon Universitetet i Agder har tatt i bruk funksjonaliteten og utarbeidet egen brukerveiledning. Send mail dersom du ønsker å motta denne gunn.h.strand@uia.no

9 Lag Bilag faktura o.l. Dersom det haster med å få lagt inn en faktura, kreditnota o.l. kan også dette gjøres under funksjonaliteten «Lag bilag» Hent opp «lag bilag» Velg riktig kategori Legg til fakturabilde (fakturabilde vil først komme frem etter at bilaget er lagret/sendt) Legg inn øvrige opplysninger om faktura - eventuelt lagre og legg til opplysningene i forkontroll før fakturaen sendes ut til behandling 9

10 Referansefelt Dersom det ikke er lagt stopp i forkontroll på alle fakturaer, kan fakturaer sendes direkte til attestasjon Utg.pkt: referanse må være påført faktura samtidig som referanse er lagt inn i Kode 1 på brukerne. Forutsetning: Referanse på faktura må være lik kode 1 som er lagt på brukeren Eks : På bruker Marit Olsen er det i BI lagt inn kode 1 med Leverandøren merker faktura med deres referanse: 1180 MO Det er ikke samsvar mellom referansefelt og kode 1 og faktura stopper i forkontroll 10

11 Tolking av referansefelt Det skilles ikke mellom små og store bokstaver Blanke felt oppfattes på lik linje som tegn eller bokstav Eks: Referanse: 1180mj (inneholder ikke blankt felt) Kode 1: 1180 mj (inneholder blankt felt) Ikke samsvar og faktura stopper i forkontroll Følgende ledetekster/keywords er å betrakte som Deres ref.: Deres referanse Kunde ref Kunde referanse Mottaker Bestiller Referanse Ref 11

12 Referansefelt Tips : for fakturaer som ligger til attestasjon og anvisning kan en tolke hvilke fakturaer som er sendt rett ut til attestasjon Hent opp bilag som ligger til attestasjon og anvisning under oversikt Dersom kolonnen «regnskapsbruker» er blank har bilaget blitt sendt direkte til attestant Er det leverandører som bør informeres om riktig påføring av referanse for å oppnå at flere fakturaer sendes direkte ut til attestant? 12 Referanse er påført faktura og lest inn i referansefelt men faktura er ikke sendt direkte ut til attestant årsak: ingen en blitt tildelt denne koden det er ikke samsvar mellom kode 1 og referansefelt

13 Kopiering av avgrensninger For å redusere muligheten til å kontere på feil konto kan tilgang til kontoer begrenses Mulighet til å kopiere avgrensning fra en bruker til andre brukere Legg inn avgrensning på en person ( eventuelt opprett en egen mal) Gå inn på brukeren som avgrensningene skal kopieres over til Åpne kontoavgrensninger og legg inn navn til bruker det skal kopieres fra i feltet Kopier fra bruker Velg kopier Vent til feltet «Kopier fra bruker» blir blankt, lukk og lagre Begrensning : avgrensningene vil kun gjelde Basware Invoice og ikke Basware PM 13

14 14

15 BASWARE PM / PMADM 15

16 Flere konteringsdimensjoner synlig Systemet er satt opp slik at kun konto og budsjettenhet vises på «hodenivå». Eks. godkjenning: For å få frem alle konteringsdimensjonene må den enkelt linje markeres og alle konteringsdimensjonene for markert linje blir synlig under 16

17 Det er mulig å legge til flere av konteringsdimensjonene på «hodenivå» f.eks prosjekt Flere dimensjoner kan legges til i flere av skjermbildene f.eks katalogprodukter (sammendrag) Fritekstbestilling (sammendrag) Godkjenning/kontroll (sammendrag) Innkjøpsverktøy (sammendrag) Beskrivelse: 17

18 Katalogprodukter (sammendrag) 18

19 Godkjenning (sammendrag) 19

20 Plankjøp Ved oppretting av plan må konto og budsjettenhet legges inn under postering ( hos enkelte institusjoner er det kun konto som er lagt inn som obligatorisk ved oppretting av plan oppsettet kan endres. For ytterlig beskrivelse se Dette er defaultverdier som kan endres ved bruk av planen Også budsjettenhet kan endres, men det vil være en kontroll mot budsjettdisponeringsmyndigheten til den som godkjente planen. Anmodningen vil stoppe opp i siste ledd dersom det endres til en budsjettenhet som godkjenner av planen ikke har budsjettdisponeringsmyndighet for 20

21 Bruttosum synlig i handlekurven Dersom bruttosum ikke er synlig i handlekurven kan dette settes opp Uten Bruttosum 21 Med bruttosum Dette settes opp i PMADM