TIDSFRISTER VEDRØRENDE FAKTURA I FORBINDELSE MED ÅRSOPPGJØR OG RUTINER VED OVERGANGEN TIL NYTT ÅR

Transkript

1 FOSEN REGNSKAP Vår dato: Vår ref: IH Saksbehandler/telefon: Deres dato: Deres ref: Ingjerd Harøy, /68 Til kommunene v/økonomiansvarlig TIDSFRISTER VEDRØRENDE FAKTURA I FORBINDELSE MED ÅRSOPPGJØR OG RUTINER VED OVERGANGEN TIL NYTT ÅR For å få ferdigstilt regnskapene er det viktig at vi får inn alle bilag/faktura som gjelder 2015 i rett tid. Dette gjelder faktura både for driftsregnskapet og investeringsregnskapet. Iflg. Regnskapsforskriften skal kommuneregnskap og alle tilhørende regnskaper/kf være ferdigstilt innen 15. februar. I tillegg til at regnskapene skal være ferdigstilte, så gjøres det oppmerksom på at det er tid for ordinær moms og momskompensasjon med frist 10. februar. Dette betyr at disse må være ferdige for gjennomgåelse av revisjonen den 1. februar. Husk at dette gjelder alle firma - også småfirma som kun har årlig oppgjør for momskompensasjon. For å få med all mva som gjelder 2015, er det viktig at det gjøres en innsats for å få med alt. Overgang til nytt år diverse info periodisering regelverk og valgt praktisering Litt om anordningsprinsippet Kommunene fører regnskapet etter anordningsprinsippet. Dette betyr at alle kjente utgifter (anvendelse) og inntekter (anskaffelse) skal regnskapsføres i året, uavhengig av om de er betalt eller ikke når regnskapet avsluttes. Begrepet kjent innebærer at varer og tjenester må være mottatt eller levert innen regnskapsperiodens slutt før det blir snakk om bokføring. Dersom leveransen er skjedd og faktura (bokføringsgrunnlaget) ikke er mottatt, bestemmes det videre at da skal man anslå beløpet. (Dette kan for eksempel gjelde strøm og telefon, skoleskyss der regningene ofte kommer litt seint når det gjelder 4. termin). Dette for at regnskapet skal bli mest mulig fullstendig.

2 2 Litt nærmere om anordningsprinsippet hva regelverket sier Regnskapsføringen av kommunens utgifter og utbetalinger er bestemt av reglene i Kommuneloven av 1992 og Forskrift om årsbudsjett og Forskrift om årsregnskap og årsberetning, begge av 15. desember Hovedbestemmelsen for regnskapsføring av utgift og utbetalinger i kommuneregnskapet er gitt i Kommunelovens ledd 2. setning, hvor det heter at alle kjente utgifter/utbetalinger i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes. Bestemmelsen omtales som anordningsprinsippet. Det er således forståelsen av begrepet kjent som er bestemmende for når utgifter og utbetalinger skal regnskapsføres i kommuneregnskapet. Gjeldende forskrifter inneholder imidlertid få direkte retningslinjer knyttet til hvordan begrepet kjent skal forstås i forhold til kommunens ulike utgifts- og utbetalingsarter. I Ot.prp. nr 43 ( ) presiserer likevel departementet at transaksjonstidspunktet i mange tilfeller vil være bestemmende for regnskapsføringen i kommuneregnskapet. Fastsettelsen av transaksjonstidspunktet vurderes i forhold til om det har funnet sted en overføring av risiko og kontroll. Risiko som overføres er eiendelens gevinst eller tapspotensiale, mens med kontroll så menes beslutningsmyndighet og råderett. Transaksjonstidspunktet er derfor det tidspunkt hvor både risiko og kontroll i hovedsak er overført. Ved kjøp av tjenester er transaksjonen å anse som gjennomført når tjenesten er utført, som oftest da vil være sammenfallende med tidspunktet hvor kommunen forbruker den aktuelle tjenesten. Betaling kan finne sted på et senere tidspunkt. Kriteriene for når en tjeneste er utført eller ytet vil variere mellom de ulike tjenestearter. For eksempel for forsikrings- og leieavtaler utføres tjenesten i takt med avtalens løpetid. Transaksjoner knyttet til kjøp av varer er å anse som gjennomført når både risiko og kontroll knyttet til varen er overført fra leverandør til kommunen. At en utgift relatert til kjøp av varer er kjent innebærer normalt at varen er levert. Etter levering vil kommunen vanligvis ha fått overført både risiko og kontroll knyttet til varen. Kommunens kjøp av varer skal ut ifra ovenstående regnskapsføres på transaksjonstidspunktet og ikke på forbrukstidspunktet. Så har vi en annen problemstilling i forhold til krav om momskompensasjon og som vi har fått en "påpakning" fra skatte-etaten:

3 3 Foreldelse: Iht kompensasjonsloven ledd følger en særlig foreldelsesfrist for virksomheter som nevnt i kompensasjonsloven 2 1. ledd bokstav a. Fristen er sammenfallende med fristen for å sende inn oppgave for neste periode. Fristen begynner å løpe den datoen kompensasjonsbeløpet skulle vært registrert i regnskapssystemet etter bestemmelsene i 6 4. ledd. Periodisering: Det følger av kompensasjonsloven 6 4. ledd at krav om kompensasjon skal tas med i oppgaven for den perioden beløpet er registrert i regnskapssystemet etter regnskapsbestemmelsene som følger av kommuneloven eller bokføringsloven. For avgiftsregnskapet er det et grunnleggende prinsipp at selgers innberetning av utgående avgift og kjøpers fradrag for inngående avgift skal regnskapsføres i samme termin. Det er således på det rene at det er fakturadato som skal legges til grunn ved fradragsføring av inngående avgift. Tidsfrister: Skanning - leverandørbilag For å få faktura skannet på 2015, så må de være innlevert ved Fosen Regnskap til skanning siste dag den 8. januar. Attestantene og anviserne oppfordres til å sjekke web`n hver dag for å se om de har faktura som skal attesteres eller anvises som gjelder Vi må ha alle bilagene skannet innen og fått dem fordelt innen Attestanter og anvisere får frist til for å gjøre sin del av jobben. Dette av hensyn til både momsoppgjør og for å ferdigstille regnskapene innen De ansatte ved Fosen regnskap starter momsavstemming den og da vil perioden/teminen bli «stengt». Revisjonen ønsker all moms ferdigstilt og overlevert innen 1. februar. Derfor blir faktura mottatt etter denne dato automatisk postert på Vi mottar og har mottatt en del faktura som gjelder året Vær obs på at noen faktura som gjelder 2016 kan ha både fakturadato og forfallsdato i desember. Vi forsøker å «fange» opp disse, men ber også om at de ansatte ute i kommunene er oppmerksom på dette. I tillegg så er det en god del forsikringer som allerede er kommet og disse har fakturadato i desember gjelder 2016 og har forfallsdato 1. januar.

4 4 Vi mottar faktura via e-post og EHF dette betyr at vi fysisk ikke skanner bilagene. Det vil da ikke være så enkelt for de som skanner å være oppmerksom på faktura som gjelder Vi lar fakturadato være det styrende i behandlingen av faktura og de vil bli betalt på forfallsdato. Vi vil ta en kontroll angående periodisering men ber også om at økonomisjef og andre med budsjettansvar sjekker om det er større faktura som gjelder 2016 som er blitt bokført i regnskapsåret Gi da evt. beskjed om ompostering. Men også her - som ved alt annet - vesentlighetsprinsippet gjelder! Ikke omposter småbeløp. Den enkelte attestant kan ut i januar selv sjekke om faktura er skannet på 2015 eller Dette kan sjekkes ved å se på endret bilagsnummerserie - den starter da med 316 i stedet for 315 som er 2015-bilagene. Det trengs ikke ny attestasjon og anvisning for omposteringer av skannede bilag som er attestert og anvist. Det er tilstrekkelig at det sendes en mail og da brukes mailen som underlag for omposteringen. Under spørring bilag i Agresso Office vil bilag som ikke er bokført, framkomme under A - ikke bokførte bilag. Dette bør sjekkes slik at det ikke blir liggende bilag der som skulle ha vært med på Dette kan bety at faktura blir liggende for lenge og at vi taper momsen pga foreldelse. Hovedboksbilag bilag Når det gjelder hovedboksbilag, så bør disse være ferdigpostert innen utgangen av januar - dvs. ca 2 uker før regnskapsferdigstillelse av regnskapene. Men dersom det er moms på faktura/hovedboksbilaget, så må dette være bokført innen 20. januar fordi da starter vi med å ferdigstille momsoppgjørene. Det har også vist seg at det trengs minimum 14 dager fra siste bilag er postert, til fullstendig regnskapsferdigstillelse med alle rapporter er klar både fra kommunen og oss. Det er alltid noe som man oppdager i etterkant og som gjør at vi ferdigstiller regnskapsskjema og hovedoversikter både en og to ganger. Hovedboksbilag som følger årsoppgjørsposteringene vil naturligvis ha samme frist som ferdigstillelsen av årsoppgjøret. Det er derfor nødvendig med en løpende «dialog» med den enkelte kommune. Det er viktig at det gis en tilbakemelding på

5 5 hvordan man «ligger an i løypa» slik at vi ved Fosen regnskap kan foreta de nødvendige prioriteringer av ferdigstillelse av årsoppgjørene. Av erfaring så vet vi at en del større bilag som gjelder 4. kvartal vil komme til dels langt ut i det påfølgende år. Dette har som regel vært skoleskyss, strøm og telefonavregninger. Disse regningene kan stipuleres dersom de ikke kommer tidsnok til å bli skannet eller ført som hovedboksbilag før regnskapene ferdigstilles. Jfr. 7 i Forskrift om årsregnskap og årsberetning når det gjelder grunnleggende regnskapsprinsipper og god kommunal regnskapsskikk: I den grad enkelte utgifter, utbetalinger, inntekter eller innbetalinger ikke kan fastsettes eksakt ved tidspunktet for regnskapsavleggelsen, registreres et anslått beløp i årsregnskapet for vedkommende år. Justering i henhold til eksakt beløp foretas i det påfølgende regnskapsår. Dette betyr at man anser utgiftene som kjente, men ikke med ekstakte beløp og at slike regninger ikke skal medføre at avleggelsen av årsregnskapet må forskyves utover de frister som er bestemt. Utgående faktura For å få lagt inn grunnlagene og få utfakturert inntektene som skal være med på 2015, så må grunnlag være innlevert til Fosen Regnskap innen mandag 4. januar. Hvert år så opplever vi at fakturagrunnlagene kommer langt ut i januar og dette skaper problemer for regnskapsavslutning i rett tid. NB! Husk og skriv på faktureringsgrunnlaget hvilket år det skal faktureres på. OBS! Inntekter vil være inntektsført på konto den dagen utfakturering skjer. Dette gjelder også alt som utfaktureres via forsystemene. Det bes om at ovenstående gjøres kjent for etatsledere og avdelings- /virksomhetsledere som igjen bes om å informere "sine" attestanter. Mvh Ingjerd Harøy Leder Fosen Regnskap

6 6