Erfaringer med robotteknologi (RPA)

Transkript

1 Erfaringer med robotteknologi (RPA) Kvalitet og risikodagene 2018 Line Haugen ØKONOMIDIREKTØR

2 Nøkkeltall studenter ansatte 52 bachelorprogrammer 33 masterprogrammer 6 doktorgradsprogrammer 4 forskningssentre 4 fakulteter 3 studiesteder 2 campus

3 OsloMet skal være en ledende leverandør av forskningsbasert kunnskap for velferdssamfunnet.

4 OsloMet skal være et urbant universitet, med regionale og nasjonale oppgaver, og med et tydelig internasjonalt preg.

5 OsloMet skal være en profesjonell organisasjon med engasjerte studenter og medarbeidere, og ha en velfungerende infrastruktur.

6 OsloMet skal være ledende i å ta i bruk ny teknologi, innovative løsninger og effektive arbeidsformer.

7 Er det mulig å ta flere trinn i trappa på en gang?

8 Ta ut gevinster og øke kvaliteten gjennom automatisering og prosessforbedring Strategi 2024 Ineffektive IT systemer Desentral og sentral administrasjon OsloMet skal være en profesjonell organisasjon med en velfungerende infrastruktur. OsloMet skal være ledende i å ta i bruk ny teknologi, innovative løsninger og effektive arbeidsformer. nok Mange oppgaver gjøres fremdeles manuelt, og vi utnytter ikke de muligheter som ligger i eksisterende systemer Oppgaver løses på flere nivåer og av mange personer i organisasjonen, dette er ineffektivt og skaper dobbeltarbeid og uklare grensesnitt mellom oppgaver Standardisering Standardisere prosesser og oppgaver Spesialisering av arbeidsoppgaver - «Øvelse gjør mester» - Brukerorientering Bygge tillit til administrasjonen gjennom gode leveranser og økt fokus på brukernes behov Lage ideelle brukerreiser Måle responstid og brukertilfredshet Automatisering Alle transaksjonsbaserte oppgaver som kan automatiseres skal automatiseres Bruk av robotteknologi og utnyttelse av muligheter i eksisterende systemer og grensesnitt

9 «Robotic Process Automation» (RPA) handler om å la roboter utføre hele eller deler av en prosess Det vi mener med roboter i dette tilfellet er Software Roboter... Disse robotene er regelbaserte, og veldig gode på standardiserte oppgaver... Robotene kjører som en vanlig software på en PC... ikke fysiske roboter ikke intelligente eller lærende og krever derfor ingen endring i eksisterende infrastruktur VIRTUELL ASSISTENT 9

10 Software for robot 5 leverandører invitert Valgt: UiPath VIRTUELL ASSISTENT 10

11 Prosesser som egner seg godt til robotisering

12 RPA prosjektet Inngående faktura HR og Lønn Min bestilling Avstemming Virtuell Assistent

13 Resultatet av idémyldring Inngående faktura Opprette leverandør Min bestilling VIRTUELL ASSISTENT 13

14 MIN BESTILLING

15 4932 bestillinger har blitt opprettet i Basware PM i perioden fra jan. okt Totalt potensial for robot Blomster Mat/drikke Sum blomster og mat/drikke Annet Bestillinger mottatt via Min bestilling Bestillinger opprettet i Basware PM Alle tall er fra perioden januar medio oktober 2017 VIRTUELL ASSISTENT 15

16 Virtuell Assistent oppretter bestillinger på blomster og mat/drikke Bestillinger på blomster og mat/drikke utgjør 80 % av alle bestillinger som stammer fra Min Bestilling Det opprettes ca bestillinger på blomster og mat/drikke via Min Bestilling Årlig Innkjøpsplaner gir potensiale for å helautomatisere behandling av bestillinger Virtuell Assistent - Logg inn i OTRS - Åpne køvisning - Sjekk om ny bestilling gjelder blomster eller mat/drikke - Dersom blomster eller mat/drikke kopier bestilling i OTRS - Logg inn i Basware PM - Opprett ny anmodning i Basware - Lim inn informasjon kopiert fra OTRS - Lagre anmodning Manuell behandling - Bestillinger i kategorien «Andre» - Arbeidsordre og konto må fylles ut/kontrolleres av innkjøper - Anmodning må godkjennes av innkjøper VIRTUELL ASSISTENT 16

17

18 Inngående faktura 6/19/2018 Høgskolen i Oslo og Akershus

19 Inngående faktura fakturaer årlig som ikke vi vet hvor skal Faktura i forkontroll som mangler bestillerkode Virtuell Assistent - Velg faktura i forkontroll, sjekk om referanse er oppgitt i feltet «Din ref» - Kopier informasjon fra feltet «Din ref.» (navn/bud.enh/prosjekt) - Gjør oppslag i ansattkatalog/agresso, identifiser referansens enhet - Basert på enhet (f.eks. seksjon for lønn og regnskap), søk opp riktig bestillerkode - Legg inn bestillerkode i feltet «Mottaker» i Basware og trykk send - Dersom referanse ikke er oppgitt i feltet «Din ref.», søk etter referanse i EHF-faktura (evt. også i søkbar PDF faktura) og følg samme steg som beskrevet over. Manuell behandling - Inkassosaker og purringer - Faktura hvor robot ikke klarer å identifisere gyldig referanse (navn/bud.enh./prosjekt) Faktura til avvikshåndtering pga manglende godkjenning returneres til attestant Virtuell Assistent - Undersøk om systemstatus er «eskalert pga. forfallsdato» - Undersøk antall ganger faktura er eskalert - Dersom < 2, returner faktura til attestant for godkjenning Manuell behandling - Faktura med kommentar fra attestant - Faktura eskalert mer enn 2 ganger VIRTUELL ASSISTENT 19

20 Opprettelse av leverandør Virtuell assistent oppretter norske leverandører Virtuell assistent skal opprette norske leverandører som ikke er definert som enkeltpersonforetak Antall: opp til 10 Forutsetning: org.nr./navn kan hentes fra faktura Virtuell Assistent - Kopier leverandørens org.nr. fra faktura - Undersøk om leverandøren allerede er registrert i systemet - Dersom leverandør ikke er registrert, undersøk at leverandøren ikke er registrert som ENK ved å gjøre oppslag i br.reg. - Registrer leverandør i Agresso - Kopier leverandørnummer og legg inn i Basware Manuell behandling - Registrering av leverandører hvor robot ikke klarer å hente org.nr. på faktura - For enkeltpersonforetak må det gjøres en vurdering om leverandøren har et fast forretningssted. Dersom ENK ikke har et fast forretningssted skal beløpet innberettes til skattemyndighetene - Utenlandske leverandører og personer - Leverandører med factoringavtale VIRTUELL ASSISTENT 20

21 RPA-teknologi gir noen fordeler Kilde Deloitte

22 RPA-teknologi er ikke løsningen på alt Kilde Deloitte

23 Erfaringer så langt Bygge kompetanse internt tar tid IT må involveres tidlig Test RPA steg for steg agil tilnærming Endrer tankesettet og åpner øynene for nye muligheter RPA er ikke svaret på alt Veien videre Styrke samarbeidet mellom økonomi og IT og bygge robuste miljøer Vurdere bruk av RPA teknologi i andre prosesser 19 JUNE, 2018

24 Takk for meg!