BRUKERVEILEDNING VISMA Rendalen kommune (FARTT)

Transkript

1 BRUKERVEILEDNING VISMA Rendalen kommune (FARTT)

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Bakgrunn Endringer i grunndata Ansvar: Artskontoplan: Funksjon (tjeneste i Agresso): Prosjekt: Objekt: Mvakoder: Brukerveiledninger konteringsdimensjoner Visma Fakturabehandling i Visma Brukerveiledning Fakturabehandling på web Fraværsassistent Behandlingstid på mottatte fakturaer... 6

3 1 Innledning 1.1 Bakgrunn Rendalen kommune vil sammen med de andre kommunene i FARTT bytte økonomisystem fra Agresso til Visma høsten 2017 med oppstart og utrulling hos kommunene i perioden Sammen med kartlegging av grunndata i de ulike kommunen har det vært foretatt en samkjøring av kontoplaner i henhold til anbefalt grunnoppsett i Visma. 1.2 Endringer i grunndata Følgende endringer er foretatt i økonomisystemet: Ansvar: Ansvarsstrukturen er endret så det er tvungen funksjon (konteringsdimensjon kjent som TJENESTE i Agresso) pr ansvar med 1:1- forhold: - Eksempelvis er ansvar 1302 Økonomiavdelingen låst til funksjon 120 Administrasjon (kjent som tjeneste 1200 Administrasjon i Agresso). - Alle posteringer hvor 1302 vil automatisk påføres 120 i Visma så man slipper arbeid med å påføre funksjon som en av konteringsdimensjonene og KOSTRA-rapporteringen blir korrekt: funksjonsbruken forteller oss hvilken brukergruppe vi har benyttet midlene på. - Dette vil eliminere antall feilføringer betydelig da man har hatt ansvar med valgfri bruk av funksjon i Agresso. For enkelte ansvar i virksomhetene har dette medført at vi har måttet opprette noen nye ansvar for å splitte opp de ansvarene hvor dere har budsjettert flere funksjoner. Ansvarene er navngitt med tydelig henvisning til den funksjon de dekker Artskontoplan: Kontoplanen har samme oppbygging som i Agresso: - 1XXXX for Drift - 0XXXX for Investering Siffer 1, hhv 1 eller 0, angir om det er drift eller investering Siffer angir kostra-art og forteller hva vi har benyttet midlene på: tiltak, kjøp av vare eller tjeneste etc. 3

4 Siffer 5 angir vår egen oppsplitting av kostra-arten: for mange av artene har vi opprettet kontoer for å kunne skille ut ulik bruk av midlene da kostra har samlet veldig mye ulikt i enkelte funksjoner. Drift: Det er nå fjernet mange av de gamle kontoene dere benyttet som endte på 1-9 (underkontoer av kontoen som endte på 0 og som samsvarte med Kostra-veilederen). Dette gjøres for å forenkle kontoplanen og siden det er definert tvungen funksjon pr ansvar faller behovet for mange av underkontoene bort: det vil ikke være noen tvil om hvilen funksjon som har levert når man leser hvilket ansvar det er bokført på. Investering: Her er kontoplanen vesentlig endret: - Lønnskontoer er oppbygd likt som i drift, men skal kun benyttes for føringer fra HRM (lønnssystemet): avlønning av egne ansatte som jobber på investeringsprosjektet o Intervallet Fastlønn til Arbeidsgiveravgift - Resterende kostnader skal føres på konto: o Vedlikehold, bygg-/anleggstjenester og nybygg/nyanlegg Spørsmål vedrørende føringer i investering avklares med leder PND og øk.avd. (Lars Erik) før eventuelt ytterligere kontoer gis tilgang for føring, tilgang som da gis pr prosjektnummer Funksjon (tjeneste i Agresso): Denne er som nevnt ovenfor ikke noe man må påføre som konteringsdimensjon men ligger låst i systemet med 1:1-forhold Prosjekt: Videreført som dimensjon og med samme verdier som i Agresso Objekt: Dette er en ny konteringsdimensjon og vil i hovedsak benyttes av: - Fellesområder for lån, premieavvik etc. - Bygg, anlegg og tekniske installasjoner o Investering for objekter som oppstår i ulike investeringsprosjekter o Drift for alle bygg og anlegg Mvakoder: Mva-oppsettet er todelt med begrensning pr ansvar samt pr konto: 4

5 - På ansvarsnivå er det definert om ansvaret skal benytte ordinær mva eller KOMP. Dette er angitt med kode 10 for henholdsvis ordinær mva og kode 80 for KOMP. Dette styrer hvilke mva-koder som er tilgjengelige når dere skal attestere, anvise eller sende eordre og ebilag. Er ansvaret definert med kode 10 (eksempelvis alt innen VAR hos PND) vil det være umulig å føre med koder innen KOMP! - På kontoene er det også gjort begrensinger: eksempelvis konto Kjøp fra andre kommuner tillater KUN mva-kode «800 INGEN MVA-BEHANDLING MOMSKOMP» da INGEN fakturaer fra andre kommuner skal være påført mva og vi dermed IKKE kan attestere med mva-kode. Opplever dere at dere ikke får benytte en mva-kode dere mener er korrekt for kontoen: ta kontakt med økonomiavdelingen. - Kjøp av varer og tjenester fra utlandet o Det ble innført nytt regelverk pr for mvahåndtering ved innførsel av varer samt kjøp av tjenester fra utlandet, samt utførsel av varer. I disse tilfellene vil dere motta en faktura fra utenlandsk leverandør uten mva. Om så oppleves: ta kontakt med øk.avd. (Lars Erik) Ordinær mva (10) KODE 100 INGEN MVA-BEHANDLING 108 INNG MVA HØY SATS (25%) 109 INNG MVA MIDDELS SATS (15%) 110 INNG MVA LAV SATS (10%) KOMP (80) KODE 800 INGEN MVA-BEHANDLING MOMSKOMP 801 MOMSKOMP HØY SATS (25%) 802 MOMSKOMP MIDDELS SATS (15%) 803 MOMSKOMP LAV SATS (10%) Brukerveiledninger konteringsdimensjoner Visma Det er på fellesområde J:\VISMA Enterprise\Kontoplan NY lagt ut tre dokumenter: - Kontoplan Drift 2017 Visma o Disse er en oversikt over lovlige kontoer med henvisning til KOSTRA-veileder: hva KOSTRA mener skal omfattes av de ulike kontoene. 5

6 o Kontoplan investering: se kommentarer punkt Excelark med oversikt over aktive: o Ansvar med hvilke funksjoner de er koblet mot o Prosjekter (videreført samme prosjekter som i Agresso) o Objekter: hvilke objekter som er opprettet o Kontoplan NB: det vil bli opprettet flere underkontoer på lønn, men dette tas før konvertering av data fra Agresso. o Mva-koder med forklaring 1.3 Fakturabehandling i Visma Pålogging til Visma skjer ved å velge startknappen på desktopen FARTT Enterprise Enterprise Rendalen eller bruke link til Fakturabehandling som følger med i mail som sendes ut med info om at du har fakturaer til behandling Brukerveiledning Fakturabehandling på web Brukerveiledningen er lagret på fellesområde J:\VISMA Enterprise\Fakturabehandling WEB Fraværsassistent Dette avsnittet omtaler funksjonalitet som FARTT ikke har i Visma pr i dag. Fravær definerer dere under Fakturaer Fravær: - Det defineres fra dato og til dato - Det kan defineres flere påfølgende perioder hvis du skal ha ulik stedfortreder i f.eks. flere ferieuker som er påfølgende - Stedfortreder som kommer opp som forslag er definert av virksomhetsleder men kan overstyres: skriv inn navnet på den aktuelle ansatte og det kommer opp forslag som kan velges o Stedfortreder arver rettighetene til den som man er stedfortreder for så det kan vikarieres på tvers av de tilgangene man har til daglig: dette må avklares med virksomhetsleder i forkant av aktivering - Det er kun nye fakturaer som sendes til stedfortreder: man er selv ansvarlig for å ha behandlet alle sine fakturaer før fravær o Ved sykdom etc må økonomiavdelingen kontaktes for å aktivere permanent stedfortreder samt overføre alle fakturaer som er til behandling til stedfortreder/ny saksbehandler Behandlingstid på mottatte fakturaer Systemet sender hver dag ut en påminnelse til dere som har ubehandlede fakturaer liggende. 6

7 Fakturaer som ikke er behandlet innen 12 dager etter mottak vil automatisk bli overført til overordnet, ikke stedfortreder. Fakturaer som man har en pågående diskusjon med leverandør om etc må derfor parkeres av attestant/anviser, om ikke vil den overføres til overordnet om det overstiger 12 dager! 7