Informasjon vedrørende bruk av ADI. Infomøte og

Transkript

1 1 Informasjon vedrørende bruk av ADI Infomøte og

2 2 ADI ADI er elektronisk ompostering via excel Vi ønsker at flere enheter skal ta i bruk elektronisk ompostering via ADI i stedet for manuelle omposteringer Dette fører til mer oppdatert regnskap Redusere feilføringer Et ADI bilag benyttes hovedsakelig ved større antall posteringer (15 linjer eller mer) Vi ønsker ikke å få ADI bilag med kun få linjer. For å oppnå tilstrekkelig antall linjer kan f.eks enhetene forberede et bilag hvor man samler opp omposteringer et par ganger pr måned.

3 3 ADI bilag skal inneholde Art, sted, prosjekt og analyse - hver av dem har antall tegn Et tips er at disse kolonnene har verdien tekst for å kunne skrive nuller (Formater verdien i kolonnene til tekst i stedet for standard) Art skal ha 4 tegn Sted skal ha 6 tegn Prosjekt skal ha 8 tegn (hvis det ikke skal være prosjekt på transaksjonen så skal det være 8 nuller) Analyse skal ha 6 tegn ( hvis det ikke skal være analyse på transaksjonen så skal det være 6 nuller) Det skal ikke benyttes formler i kolonnen for Debet og Kredit Kun 2 tall etter komma Tips dersom det er flere siffer bak komme, bruk formelen avrund i excel for så å lime inn verdier. Sjekk at Debet og Kredit er lik

4 4 ADI bilag skal inneholde, forts Tekstfeltet skal gi en mest mulig spesifikk referanse slik at postene ikke slås sammen i Discoverer rapporter Dersom det er lik tekst på en transaksjon som har lik kontering på både art, sted, prosjekt og analyse så vil posteringene (linjene) bli slått sammen i discoverer rapporter. Det bør være henvisning til bilagsnr/fakturanummer på omposteringen, samt hva omposteringen gjelder, jfr bokføringsloven og bokføringsforskriften Dokumentasjon av andre regnskapsmessige disposisjoner Dokumentasjon av andre regnskapsmessige disposisjoner skal vise årsaken til at disposisjonen gjennomføres og bokføres. Når disposisjonen er en korreksjon av en bokført opplysning, skal det påføres en gjensidig referanse mellom den nye og den opprinnelige dokumentasjonen så langt det er praktisk mulig.

5 5 Spesielle føringer Dersom det er føringer på konti i 47 serien så skal det være vedlagt registreringsskjema/endringsskjema Posteringer som gjelder lønnskonti som går via PAGA skal omposteres på konto 5899.

6 6 Bilaget skal IKKE inneholde Føringer på balanse konti ( ) Det vil komme egne rutiner for periodiseringsbilag Føringer med mva kode Mvakoder blir ikke ivaretatt med adi bilag Dersom det er ompostering med mva kode så skal manuell ompostering benyttes Føringer på inntektskonti ( ) Unntak er 3902 (Intern viderefordeling av bevilgning) Føringer på 3902 skal gå i null og ikke benyttes på BOA prosjekt ( )

7 7 Innsending av ADI - bilaget Scannet orginalbilag med attestasjon og anvisning av den som har anvisningsmyndighet for det kstedet/kstedene SKAL sendes sammen med excel bilaget. Bilagene skal sendes på mail til: e-bilag@adm.ntnu.no

8 8 Ufullstendig ADI bilag Art, sted, prosjekt og analyse er enten utløpt eller deaktivert Bilaget er ufullstendig (ikke antall siffer tegn på art, sted, prosjekt og analyse) Debet og kredit er ikke lik Dersom det er føringer på 4 serien uten at det er vedlagt registreringsskjema/endringsskjema Ikke sendt med scannet bilag med signatur Ufullstendige bilag vil bli avvist (ikke postert i regnskapet) og returnert til avsender

9 9 Ufullstendig ADI bilag Art, sted, prosjekt og analyse er enten utløpt eller deaktivert Bilaget er ufullstendig (ikke antall siffer tegn på art, sted, prosjekt og analyse) Debet og kredit er ikke lik Dersom det er føringer på 4 serien uten at det er vedlagt registreringsskjema/endringsskjema Ikke sendt med scannet bilag med signatur Ufullstendige bilag vil bli avvist (ikke postert i regnskapet) og returnert til avsender

10 10 Spørsmål?