Avstemming av bank se rutine for avstemming av bank (link) Bokføring av avskrivninger se rutine for bokføring av avskrivninger

Transkript

1 5.4 Rutine for periode - og månedsavslutning Foreta månedsavslutning Avstemming av bank se rutine for avstemming av bank (link) Bokføring av avskrivninger se rutine for bokføring av avskrivninger Rutiner for årsoppgjør blir laget i forbindelse med årsoppgjøret for Avstemming Rutiner for avstemming av balansekonti, herunder rutiner for oppgjør og avstemming av kontantkasser og utenlandske sentre. Rutine for avgiftsrapportering til Fylkesskattesjefen Rutine for avstemming av Statens konsernkonto (SKK) Rutine for avstemming av remiteringskonto Rutine for kontroll av uoppgjorte kreditnotaer Rutine for oppgjør og avstemming av omsetning i kontantkasser

2 Rutine for avgiftsrapportering til Fylkesskattesjefen Nøkkelhendelse: Kommentar: Terminvis rapportering Frister for terminoppgaver merverdiavgift: 1.TERMIN: 1. (jan-feb) frist for innsending: TERMIN: 2. (mar-apr) frist for innsending: TERMIN: 3. (mai-jun) frist for innsending: TERMIN: 4. (jul-aug) frist for innsending: TERMIN: 5. (sep-okt) frist for innsending: TERMIN: 6. (nov-des) frist for innsending: HA/ØK Fyll ut mva- oppgaven på følgende vis: Ta ut rapporter fra Agresso Ta ut saldotabell spørring Resultat/Balanse. Denne viser samlet omsetning og uttak innenfor og utenfor merverdiavgiftsloven. Bevegelsen i perioden (dvs UB-IB) skal i post 1 i mva-oppgaven. Kontoanalyse for art viser samlet omsetning og uttak innenfor merverdiavgiftsloven, og skal i post 2 i mva-oppgaven. Ta ut kontoanalyse for art Ta ut kontoanalyse for konto 2710 i terminen. Saldo på kontoen dividert med 0,25 skal i post 4 i mva- oppgaven (NB: sjekk om det er store avvik mellom post 4 og forrige rapport. Mindre avvik må påregnes, men større avvik må undersøkes nærmere). Post 3 i mva-oppgaven er differansen mellom bevegelse art (UB-IB) minus post 4, 5 og 6. NB! Sjekk post 2: beløpet for denne posten skal være summen av post 3, 4, 5 og 6. Ta ut kontoanalyse for art 2712 for den aktuelle periode (mp 00-99). Saldo skal til post 5 i mva-oppgaven. Ta ut kontoanalyse for art 2713 for den aktuelle periode (mp 00-99). Saldo skal til post 6 i mva-oppgaven. Ta ut kontoanalyse for art 2723 for den aktuelle periode (mp 00-99). Saldo skal til post 7 i mva-oppgaven. NB! Ta ut rapport Økonomisk avgiftsregister for den aktuelle periode (ØPA Regnskapsseksjonen_AP UIO/Annet/Prosessforespørsler/Kjør. Parametre: Innput, AP, mva-kode 06). Kontroller at mva-beløp i denne rapporten stemmer med mva-beløp i kontoanalysen. Evt. feil skal avklares og korrigeres i AP. Ta ut kontoanalyse for art 2720 og 2721 for den aktuelle periode (mp 00-99). Summem av saldo art 2720 og 2721 skal til post 8 i mvaoppgaven. Ta ut kontoanalyse for art 2722 for den aktuelle periode (mp 00-99).

3 Saldo skal til post 9 i mva-oppgaven. Ta ut kontoanalyse for art saldo skal til post 10 i mvaoppgaven. 2 HA/ØK 3 HA/ØK Sjekk at det er samsvar mellom grunnlags- og mva tall i mva oppgaven. Standard mva-oppgaven fylles ut av saksbehandler, signeres av en autorisert leder ved ØK og sendes skattemyndighetene. NB: Det er viktig å gjøre dette før fristen er utløpt. Hvis man har tilgang til Altinn skal mva-oppgaven fylles ut elektronisk av saksbehandler og godkjennes av gruppeleder eller en annen person som har fullmakt til det. Kopi av signert mva-oppgave eller elektronisk kvittering fra altinn oppbevares sammen med kontorapporter fra Agresso og relaterte konteringsskjemaer i en separat mappe. Referanser: 4 HA/ØK 5 HA/ØK 6 HA/ØK Ved avgift å betale: Registrer inngående faktura i OF på leverandørnummer med korrekt KID-nummer fra bank-giro mottat fra Fylkesskattekontoret. NB! Ved evt. internett-rapporterin registrer KID-nummer som står på elektornisk kvittering. Ved kontering av faktura bruk art: 2740 (Oppgjørskonto mva). NB: faktura må betales før fristen for levering av mvaoppgave til Oslo Fylkeskattekontor. Ved avgift til gode: Fyll ut konteringsskjema til saksbehandler som konterer manuelle innbetalinger etter at beløpet er godskrevet HHs bankkonto. må også lage GL-bilag for å tømme avgiftskonti mot oppgjørskonto: art Debet (hvis HH har mva til gode), og Kredit (hvis HH skylder mva); art Debet, art Debet, art Kredit, art Kredit, art Kredit, art Debet, art Kredit. Konteringsskjema føres i Agresso, skrives ut, signeres leder i ØK og leveres til kontering.

4 Avstemming av Statens konsernkonto (SKK) leveres 15. hver måned. Nøkkelhendelse: regnskap lukket Kommentar: skal oppfylle kravene mht avstemming, jfr økonomi- reglementet samt kravene stilt fra SSØ til innrapportering. 1 HA/ØK Avstemme oppgjørskonto nr. xxxx.xx.xxxxx i Norges Bank. Hver måned sjekkes at saldo på oppgjørskonto i Agresso (art 19**) stemmer overens med kontoutskrift fra Norges Bank. Arbeidskonti avstemmes separat. Referanser: jfr månedlig avstemming av art 19*, og arbeidskonti SKK 2 HA/ØK / For å avstemme (evt ta ut rapport på) oppgjørskonto: "kontoutdrag UiO" for avstemmingsperioden.

5 Kontroll over uoppgjorte kreditnotaer Hver måned (løpende kontroll), ved tertial- og årsavslutning (rapport med tabeller og diargramer) Nøkkelhendelse: Man lager en oversikt over uoppgjorte kreditnotaer pr. siste dag i den aktuelle måneden. 1 HA/ØK Kjør standard rapport i Agresso: Åpne leverandørposter Kontroller alle leverandører med kreditverdier. Send krav til leverandører om tilbakebetaling av beløp i følgende tilfeller: Kreditnotabeløp er fom kr ,-. Dato for kravet er over 4 mnd. Beløpene skal overføres til Høgskolen i Hedmark, v/ økonomiavdelingen, Lærerskolealleen 1, 2418 Elverum til bank konto nummer: xxxx.xx.xxxxx Betaling skal ha ref. til bilagsnummer fra Agresso eller kreditnotanummer. NB! Hvis man sender krav til leverandører skal aktuelle kreditnotaer parkeres med SJEKK en kommentar i reskontroen. Månedsrapport signeres av saksbehandler og oppbevares i en separat mappe. Rapporten lagres på under periodens avstemmingsmappe på HHs fellesområde G:\HA\F-ADM\OKONOMI\Regnskap Rapportering\.

6 Rutine for oppgjør og avstemming av omsetning i kontantkasser Daglig Nøkkelhendelse: Registrering av betalinger skal skje på et kasseapparat, terminal eller tilsvarende system. Betaler skal alltid gis kvittering. Kassens kontantbeholdning består av den fastsatte sum av vekslepenger.beløp utover vekslepenger utgjør dagens kontantomsetning (dagsoppgjør). Kassen skal gjøres opp daglig ved telling og dagsoppgjøret legges i safe. Dagsoppgjørene settes inn på de bankkonti som den enkelte enhet forholder seg til. Ved åpning av kasseapparatet påfølgende dag skal det kun inneholde vekslepenger.dagsoppgjørsskjemaet skal alltid vise antall sedler og mynter for hver valør, samt total sum av kassen pr. tellingsdato. Det må være ett skjema pr. kasse, dvs. kontantkasser skal ikke slås sammen.det skal aldri tas ut kontanter fra kassa til kjøp av varer og tjenester. Lån fra kasse skal aldri forekomme.oppbevaring av kontanter:kontanter skal oppbevares på en forsvarlig måte. Minste krav til oppbevaringsenhet er en brannsikker pengesafe med sikkerhetslåser og nummererte nøkler. Enheter som har kontantkasser/kontantbeholdninger skal ha en godkjent liste over kasseansvarlige som har rett til å disponere slike kasser/beholdninger samt oversikt over hvem som til enhver tid innehar hvilke nøkler.ved mistanke om misligheter:ved slike tilfeller skal det meldes fra til Økonomidirektør Personalsjefen og eller til Regnskapsjefen umiddelbart. Personalsjefen ivaretar de personalmessige sidene av saken mens regnskapsseksjonen ivaretar de økonomiske. 1 Avdeling / info 2 Avdeling / info 3 Avdeling / info Kasseoperatør Foreta daglig kasseoppgjør. 1. Ta ut informasjon om alt som er slått inn på kassen (dagsoppgjør). 2. Ta ut informasjon om hvor mye av innslagene som er kredittkort, bankkort og eventuelt annet. 3. Lage en oppstilling over pkt 1 og 2 som viser: a. Totalt dagsoppgjør b. Minus kredittsalg c. Er lik kontanter (NOK og valuta) som legges i døgnsafepose. Kasseoperatør Innlevering av kontanter Henting \ levering av døgnsafeposer med kontanter må skje minimum en gang pr. uke. Kassebeholdningen skal ikke overstige NOK ,- før innskudd på konto (evt. henting av vaktselskap). For steder der dagsomsetningen overstiger maksimumsbeløpet skal henting / levering av døgnsafeposer gjøres daglig av vaktselskap. Nødvendig oppgjørsdokumentasjon er: - Dagsoppgjør, opptellingsliste - BAX avstemming (fra kortterminal) - Kasseopptellingsliste fordelt på sedler og mynter - Kvittering for døgnsafe-innkast Konteringsansvarlig Utarbeide bilag for kassetransaksjoner: Det skal lages et konteringsbilag hver dag det skjer transaksjoner i kassa. Hver dags kasseoppgjør føres som et separat bilag med valideringsdato = oppgjørsdato. Kontering: - Debet reskontrokonto per kortselskap (for betaling med kreditkort) - Debet bank for betaling med bankkort - Kredit kasse ved kontantuttak med bankkort - Debet kasse = kontanter (inkl valuta) i døgnsafepose. I tekstfeltet oppgis døgnsafeposens nummer - Kredit inntektsarter for inntekter

7 4 Avdeling / info Konteringsbilaget sendes elektronisk til of-omposter og of-kontantkasser første arbeidsdag etter kasseoppgjør. Ved periodeavslutning skal alle transaksjoner for perioden være postert. Kasseoppgjør med papirbilag sendes samtidig per post. Hvis det er helt nødvendig ifm avstemming kan de fysiske kasseoppgjørene sendes samtidig med innlevering av avstemmingsrapport. Konteringsansvarlig Kontering av innskudd av døgnsafeposer i bank -Kredit kasse: samme beløp som kontert i kasseoppgjøret -Debet bank gjøres utfra gireringsmelding -Debet / Kredit avvik (agio, kassedifferanser). Alle avvik rapporteres til nærmeste leder og den som har foretatt kasseoppgjøret -hver døgnsafepose merkes med posens nummer Bruk aldri kontoutdrag fra banken som grunnlag for kontering Når daglig kontoutskrift fra banken foreligger må den kontrolleres at bankortinnbetalingene (debetkort) stemmer. (Disse vises i bank dagen etter). 5 Avdeling / info Budsjettenhet/ Lag avstemmingsrapport for balansekonto ved å følge 'rutine for avstemming av balansekonti'. Benytt skjema for avstemming av balansekonti. Avstemmingsrapporten skal være hos Regnskapsseksjonen senest innen frist. Se våre internettsider for eksakt frist for innlevering. Referanser: Frister for periodeavslutning (link) Rutine for avstemming av balansekonti (link)