ÅRSAVSLUTNING Økonomiavdelingen. Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet

Transkript

1 NTNU Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Økonomiavdelingen Alle enheter ved NTNU Ledere, kontorsjefer og prosjektledere Alle med økonomioppgaver Controllere Personalkonsulenter (Lønnsroller) Variabel lønn og reiseregninger Bestillere Prosjektøkonomer Saksbehandler Laila Strypet E-post: - Vår dato: ÅRSAVSLUTNING 2015 Året 2015 begynner å nærme seg slutten. For å avlegge et korrekt regnskap, er det viktig at årsavslutningen planlegges godt. NTNU avlegger regnskap etter statlige regnskapsstandarder, noe som blant annet innebærer periodisering av kostnader og inntekter, se eget avsnitt om periodisering. Økonomiavdelingen er avhengig av bistand fra dere som arbeider med økonomi, regnskap og lønn. I den forbindelse må vi sette tidsfrister og vi ber alle enheter om å planlegge sin egen årsavslutning, slik at fristene i dette brevet overholdes. Alle fakulteter og sentrale avdelinger skal i tillegg gjennomføre rapportering av årsregnskapet. Detaljert informasjon om det vil bli gitt i eget notat i begynnelsen av desember. Lønn, honorar, og reiseregninger Fristene gjelder for: Godkjenning (BDM) av bilag (elektroniske) som er registrert i PagaWeb Innsending av anviste bilag (manuelle) som skal registreres ved sentral Lønnstjeneste PagaWeb-bilag som godkjennes etter den oppsatte fristen, må påregnes å bli utbetalt først til januarlønn Årsaken er at lønnssystemet klargjøres for årsovergang til 2016 allerede medio desember 2015, og utbetaling må derfor skje i januar Det medfører at utbetalinger i 2016 inngår i «Årsoppgave til skatteyter» for året 2016, selv om grunnlaget for godtgjørelsen har påløpt/arbeidet utført i 2015 (Skattedirektoratets bestemmelser for innrapportering). Postadresse Besøksadresse Telefon Side 1 av 6 N-7491 Trondheim Høgskoleringen 1 Telefaks Org. nr

2 Frister for godkjenning av bilag som gjelder årsavslutningen 2015 / overgangen til 2016 LØNN Frister for lønnsbilag Godkjenningsfristene er lagt ut på vår nettside: +L%C3%B8nn Uke Dag Dato Aktivitet utbetales 48 Tors Hovedlønn desember: Bilag i PagaWeb og manuelle bilag må være godkjent (BDM) og overført/innsendt til Lønnstjenesten innen denne frist Tors Ekstrautbetaling reiseregninger, honorar (siste ekstrautbetaling av reisegodgjørelse og honorar) Bilag i PagaWeb og manuelle må være godkjent (BDM) og overført/innsendt til Lønnstjenesten innen denne frist. NB! Gjelder ikke timelønn, se hovedlønn desember med frist Ons Hovedlønn januar 2016 (Utbetaling av månedslønn og timelønn) Bilag i PagaWeb og manuelle bilag må være godkjent (BDM) og overført/innsendt til Lønnstjenesten innen denne frist. 02 Tir Ekstrautbetaling januar 2015 (utbetaling av reisegodtgjørelse og honorar) Bilag i PagaWeb og manuelle bilag må være godkjent (BDM) og overført/innsendt til Lønnstjenesten innen angitt frist. Side 2 av 6

3 Regnskap Alle kostnader / inntekter skal medtas i det år som kostnaden / inntekten er pådratt / opptjent. Alle bilag skal derfor være registrert i riktig regnskapsår. Frister som gjelder årsavslutningen - regnskap: Regnskap 2015/2016 Uke Dag Dato Aktivitet 50 Tirs Utenlandske fakturaer mottatt desentralt og bilag vedrørende utgiftsrefusjon Disse bilagene trenger ofte lengre behandlingstid grunnet registrering og fangst av leverandøropplysninger. Send derfor inn denne type bilag fortløpende, og senest Fre Utgående faktura til kunde Fakturagrunnlag som gjelder varer / tjenester levert i 2015 skal registreres i Vi henstiller om at grunnlag blir utferdiget så langt som råd er og sendt Regnskapstjenesten innen Grunnlag som blir utarbeidet etter den tid må sendes inn fortløpende. 1 Tir Manuelle omposteringsbilag for desember Må være levert Regnskapstjenesten senest denne dagen. Dette gjelder kun ompostering som ikke kan sendes via ADI. 1 Tor Omposteringer via ADI Ompostering via ADI som sendes via mailadressen e-bilag@adm.ntnu.no har frist til 7.januar. 1 Tor Periodisering via ADI I forbindelse med årsavslutningen er det viktig at periodisering foretas for å få henført inntekter og kostnader til riktig periode. Se nærmere beskrivelse på neste side om hvordan føringene skal være og hvilke krav som stilles til periodiseringen. Periodisering via ADI som sendes via mailadressen periodisering@adm.ntnu.no har frist til 7.januar. 1 Fre Utgående faktura BOA Ved fakturering av de eksternt finansierte prosjektene som ligger i Maconomy må fakturaen være godkjent innen den 8. januar 2016, dersom den tilhører Fre Anvisning av timer på BOA prosjekter Timer registrert i Maconomy for 2015, må være godkjent innen 8. januar. 1 Fre kl 12:00 Inngående fakturaer Varer og tjenester som er levert i 2015 skal regnskapsføres i Den enkelte enhet må påse at bilagene blir kontert og attestert av Bestiller og godkjent av BDM fortløpende for viderebehandling og regnskapsføring. Bilag som mottas desentralt, må snarest sendes inn for skanning. Samtlige bilag som tilhører 2015, må være godkjent i Basware og oversendt regnskap innen 8.januar kl 12:00. Side 3 av 6

4 1 Fre kl 12:00 2 Man Kl 12:00 2 Ons Kl 12:00 Omposteringer i Basware Dato på omposteringsbilaget må endres til for bilag som tilhører 2015, og må være ferdig attestert og godkjent av BDM, samt oversendt regnskap i Basware innen 8. januar kl 12:00. Kvalitetssikringsdag Dette er IKKE en ekstra posteringsdag, men en mulighet for å korrigere vesentlige feil i regnskapet. Frist for innsending av bilag er mandag 11.januar kl 12:00 med separate epostadresser ADI-bilag (e-bilag@adm.ntnu.no) og periodiseringsbilag (periodisering@adm.ntnu.no). Bilaget må merkes med «Kvalitetssikringsdag». Saldering i periode 13 Det er mulig å foreta en saldering for BFV denne dagen. Det er kun ett bilag pr fakultet og kontering er DB/CR 9321 Flytting av saldo interne prosjekt. Fristen er kl 12:00, innsender må være tilgjengelig på tlf til arbeidsdagens slutt. Bilaget sendes til e-bilag@adm.ntnu.no og merkes med «Saldering i periode 13». Innlevering av bilag før fristene, vil bidra til et raskest mulig oppdatert regnskap for deres ansvarssted. Postering av lønnskostnader, FRIST: TORSDAG Alle lønnskostnader knyttet til bidrags- og oppdragsfinansiert arbeid skal belastes prosjektene selv om arbeidet ikke medfører særskilt utbetaling som kan belastes prosjektene. Lønnskostnader for arbeid utført i 2015 skal bokføres i regnskapet for Belastning av lønnskostnader kan skje ved timeføring i Maconomy eller ved ompostering via ADI bilag for lønnskostnader BOA. Viktig at denne ADI malen benyttes slik at indirekte kostnader også blir beregnet og postert i regnskapet. Side 4 av 6

5 Periodisering av kostnader/inntekter I forbindelse med årsavslutningen er det viktig at periodisering foretas for å få henført inntekter og kostnader til riktig periode. Regnskapet skal føres slik at vi i resultatberegningen tar med de kostnader og inntekter som gjelder for vedkommende periode og for denne rapporteringen skal regnskapet gjenspeile forbruk og inntekter for dette året. Kun poster som er av vesentlig betydning for enhetens regnskap skal periodiseres. Alle periodiseringsposter skal dokumenteres. Følgende to avsetningskonti skal benyttes ved bokføring av periodiseringer: (som resultatkonto benyttes "normalkonto") 1) - inntekt som er opptjent, men ikke fakturert, - innbetalinger som ikke vedrører den aktuelle perioden - forskuddsbetalte kostnader debet konto 1791 (fordring) 2) - kostnader som er pådratt, men regning ikke mottatt eller registrert - betalte regninger som ikke eller kun delvis tilhører den aktuelle perioden - forskudd fra kunder kredit konto 2981 (gjeld) Eksempel: Forskuddsbetalt leie av utstyr på ,-. Beløpet gjelder for hele 2016 og er kostnadsført i Des 15: K/6401 kr ,- D/1791 kr ,- Jan 16: (Denne blir automatisk tilbakeført) D/6401 kr ,- K/1791 kr ,- Hver bilagslinje må ha en tekst med beskrivelse av hva bilaget gjelder (eks. Leie av utstyr på xxxxx.) Posteringsbilaget inkl. forklaring/dokumentasjon skal sendes på mailadressen periodisering@adm.ntnu.no innen 7.januar Økonomiavdelingen vil sentralt foreta periodisering av påløpt variabel lønn og opptjent sykepengerefusjoner. Side 5 av 6

6 Kvalitetssikringsdag Det er satt av mandag 11.januar for kvalitetssikring av årsregnskapet. Denne dagen er en mulighet til å forbedre regnskapskvaliteten og redusere avvik/periodiseringsavvik. Det presiseres at kvalitetssikringsdagen ikke er en ekstra posteringsdag, men skal kun benyttes på vesentlige beløp for enheten. Ordinære regnskapsfrister er nevnt tidligere i brevet. Frist for innsending av bilag er mandag 11.januar kl 12:00 med separate epostadresser ADI-bilag (ebilag@adm.ntnu.no) og periodiseringsbilag (periodisering@adm.ntnu.no). Det kan sendes inn maksimalt ett ordinært ADI-bilag, evt 2 bilag hvis behov for korrigering lønn og indirekte kostnader BOA, samt ett periodiseringsbilag per fakultet. Både ADI-bilag og periodiseringsbilag må merkes i headingen med: «Kvalitetssikringsdag desember». Dette for å sikre at bilaget blir ført på riktig periode. I tilfelle feil med bilag som må rettes og/eller godkjennes er det en fordel at innsender er tilgjengelig på telefon/epost etter fristen (kl. 12 fram til arbeidsslutt) for å sikre at bilag blir ført i tide og ikke må returneres. Varelager Varelagre: Berører kun de enheter som har lager av varer for videresalg. Skal telles i forhold til reell anskaffelsespris og innrapporteres pr Eventuell ukurans skal spesifiseres. Et sammendrag (en forside) av varelagerspesifikasjonen utarbeides. Enheten må påse at man har tilfredsstillende underliggende dokumentasjon av tellingen i forhold til revisjon. Oversikten må dateres og signeres av enhetens leder og foreligge senest torsdag 7. januar Ved innsendelse merk mailen med «Årsoppgjør 2015 varelager» og send den til lop-hjelp@adm.ntnu.no. Vi ser frem til et godt samarbeid i forbindelse med årsavslutningen. Informer alle berørte parter og ta kontakt med Økonomiavdelingen for eventuelle avklaringer og spørsmål. Regnskapsrapporter for 2015 kan tas ut fra og med Side 6 av 6