1. Hensikt og omfang

Transkript

1 2011- Kjøre og kostgodtgjørelse 1. Hensikt og omfang Sikre at kjøregodtgjørelsen og eventuelle andre godtgjørelser blir riktig ført. Å fylle ut reiseregninger er ikke så vanskelig som mange tror. Vi kan likevel forstå at noen finner det komplisert. Ikke alt er intuitivt og det kreves en viss innsikt i gjeldende regler og hva som kreves av dokumentasjon. Dette skrivet er ikke perfekt, heller ikke fullstendig, derfor håper vi hele tiden å forbedre det med nye og oppdaterte versjoner etter hvert. 2. Gjennomføring Har man fått midler til å foreta en reise, er man forpliktet til å fylle ut reiseregningen så korrekt og utfyllende som mulig. Det skal være mulig for en utenforstående å følge hele reisens forløp og alle dens kostnader ved å lese reiseregningen Hvem & hva inngår i reisegodtgjørelsen Landsstyret har bestemt at også ledsagere skal få dekket reiseutgifter til styremøter der det er avtalt at ledsagere skal være med. Generelt gjelder dette på helgemøter, ikke for møter av kortere varighet, som f. eks. dagsmøter. Overnatting og middag for ledsager dekkes også av NB, dersom ikke annet er avtalt på forhånd. Eventuelle sammenkomster/arangemang som er forhåndsbestilt av NB skal deltagere tilbakebetale etter nærmere avtale via reiseregning. Dette blir det opplyst om rett før, eller under oppholdet. 3. Ansvarlig Ansvar for at innelevering av reiseregningene blir gjort i tide er først og fremst brukerne selv. Daglig leder har oppsyn med innleveringsfrister. Hovedansvaret for at dette gjennomføres påligger Landstyret. Reiseregningen skal fylles ut av den personen som har foretatt reisen og skal leveres innen en måned etter at reisen er avsluttet. Man er pliktig til å fylle ut reiseregningen nøyaktig og korrekt.

2 Personlige data og opplysninger fylles inn i riktige felter. Dette er det ikke skrevet egne punkter om i dette notatet. Norsk Bobilforening benytter ikke Statens satser fullt ut. Vi vil heller ikke benytte de satsene som det refereres til understående link. 4. Rutiner for utfylling I dette kapittelet beskrives den eller de krav som er definert av Landstyret NB. Se for øvrig denne linken dersom du lurer på mer vedrørende godtgjørelse! 5 Ansvarlig Her beskrives den eller de rutiner som er definert av Landstyret NB. Alle reiser skal godkjennes av Daglig leder (). Både utenlandsreiser og innenlandsreiser skal klareres av på forhånd, mens utenlandsreiser også skal klareres av President. Det arbeides med å utarbeide et skjema som skal fylles ut og sendes overordnet for slik godkjenning. Grunnet innberetning til skattemyndighetene må personnummer påføres reiseregningen. Sørg for å påføre nødvendige opplysninger om hva reiser gjelder. Benytt de feltene som er avsatt til formålet. Spesifiser mest mulig på den plassen som er til rådighet. Trenger man mer plass, kan man beskrive reisens formål på eget ark og legge ved. Legg også ved tillatelse gitt på forhånd av overordnet, eventuelle invitasjoner til seminarer, programmer, etc. Husk at samtlige bilag og kvitteringer skal ligge med reiseregningen. Er det flere mindre kvitteringer skal disse limes/tapes på ett eget A4 ark og stiftes til reiseregningen. Alle bilag som er knyttet til krav om refusjon, skal være originale. Det skal som hovedregel innhentes forhåndssamtykke til å benytte ikke rutegående transportmiddel (eks. drosje, egen bil, leiebil). Dersom forhåndssamtykke ikke er innhentet, må det på reiseregningen redegjøres for årsaken til at ikke rutegående transportmiddel er benyttet Argumentasjon for bruk av egen bil, må i så fall gis på eget vedlegg. NB: Dersom godkjenning til bruk av egen bil ikke er gitt på forhånd, kan man risikere at en slik bruk ikke godkjennes. Billettstammen skal alltid vedlegges reiseregningen som dokumentasjon på at reisen er foretatt. Elektroniske flybilletter kan benyttes, så lenge kravet til dokumentasjon holdes. Utskrift fra nettet, må suppleres med et bilag i tillegg. Det kan for eksempel være en kontoutskrift, dersom billetten er belastet eget

3 Ansvarlig Her beskrives den eller de rutiner som er definert av Landstyret NB. kredittkort. Reisebeskrivelse med passasjerens navn og reiserute og dato bør følge reiseregningen. Er billetter betalt med egen faktura på forhånd, må det kommenteres i merknadsfeltet og kopi av faktura vedlegges. Dette er fordi det skal være mulig å se hva hele reisen har kostet ut fra reiseregningen. For bompenger, kan man kreve refusjon uten kvittering. 6 Bruk av egen bil Punkt 2. a): For inntil km: kr 3,50 pr. km. (Statens sats er kr 3,65 pr. km.) Punkt 2. b): Over km: kr 3,00 pr. km. Punkt 2. c): Ved kjøring til styremøter/landsmøte, km: kr 2,00 pr. km. Punkt 3: For kjøring på skogs- og anleggsveier: Tillegg på kr 0,90 pr. km. 6 Punkt 5. og 7 Bruk av andre egne fremkomstmidler punkt 3: Når det i bilen/fremkomstmidlet tas med arbeidstakere på oppdrag, gis et tillegg på kr 0,90 pr. km. 9 Kostgodtgjørelse: Punkt 2.1 Dagsatser: Punkt 2.1 a): For reiser inntil 5 timer: kr 155,-. (legitimert). Punkt 2.1 b): For reiser fra og med 5 timer inntil 9 timer: kr 175,- Punkt 2.1 c): For reiser fra og med 9 timer inntil 12 timer: kr 270,- Punkt 2.1 d): For reiser over 12 timer: kr 445,- Vi Punkt 2.2 a) Kostgodtgjørelse ved overnatting: For reiser fra og med 12 timer: kr 580,- Skatt på reisegodtgjørelse: Grensen for innberetning av skattepliktige beløp er på kr 4.000,-. Det betyr at hvis du i løpet av året mottar kr 4.000,- eller mindre i honorar fra NB, blir ikke dette

4 Ansvarlig Her beskrives den eller de rutiner som er definert av Landstyret NB. innberettet som skattepliktig. 5. Hyppige feil og mangler Manglende dokumentasjon på reisens formål og varighet Ikke oppført korrekt utreise og hjemkomstdato Antall døgn det kreves godtgjøring for, stemmer ikke med reisens varighet. Ikke påført fratrekk for måltider (for eksempel frokost ved hotellopphold) Ikke forhåndsgodkjenning av reisen fra Daglig leder, spesielt utenlandsreiser. Ikke innhentet tillatelse til bruk av egen bil eller forklart hvorfor egen bil benyttet. Ufullstendig reisespesifikasjon Det skal framgå om billetter, hotellopphold aller andre kostnader knyttet til reisen er betalt og godtgjort separat. I slike tilfeller skal kopi av faktura vedlegges. MANGELFULLT UTFYLTE REISEREGNINGER BIDRAR TIL MERARBEID I FORM AV INNHENTING AV OPPLYSNINGER OG DERMED FORSINKET SAKSGANG OG FORSINKET UTBETALING. 6. Reiseregningsmal Se reiseregningsmal Reiseregningen finnes som en excel-fil, de fleste har den allerede i en gammel utgave. Men kan bestilles og eller oversendes fra Servicekontoret NB. Den skal også på sikt kunne lastes ned via nettside Lagring av mal Filen er lagret som mal-fil (xlt), denne lagrer du som en din egen mal på din egen maskin. Du kan enten lagre den slik den er under din mal-mappe. C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1044, er som regel en standard plassering av maler for Office programmene. Men du kan selv velge hvor du vil ha den lagret.

5 Åpner du filen, kan legge inn din egen standard preferanser i de øverste feltene. Deretter lagrer du filen ved å velge lagre som og velge mal i nedtrekksgardinen Filtype og deretter gi den ditt eget navn. Fjern tallet 1 som står til slutt i navnet på filen, (for hver fil/mal du henter opp vil systemet generere ett nytt siffer til slutt) for å skille mellom filnavnene dersom de ikke blir gitt ett nytt navn. Nå du nå åpner Excel, kan du velge filtype (din egen mal) i feltet til høyre på skjermen. Du skal også kunne hente opp denne malen dersom du bruker Open Office løsning.