Utløsende hendelse: Når ordinære periodeavslutningsaktiviteter for desember måned er gjennomført.

Transkript

1 9.1 Årsavslutningsrutine Nettobudsjettert virksomhet med SRS Versjon: 2.0 Ansvarlig: Den som har (løpende) ansvar Godkjent av: Regnskapsprogrammet Gyldig fra: Utarbeidet av: Regnskapsprogrammet Arkivreferanse 12/1488 Bilagsart ved bokføring i virksomhetsregnskapet: Bilagsart: MV Avsetning SRS Hensikt og omfang: Denne rutinen skal sikre korrekt gjennomføring av årsavslutningen og overføring til nytt regnskapsår i Agresso for en nettobudsjettert virksomhet som fører regnskapet i henhold til de statlige regnskapsstandardene. Denne rutinen omhandler: Vurdering av balanseposter Inntektsføring av driftsbevilgning Gjennomføre årsavslutning i anleggsmodulen Avregning av årets resultat Gjennomføring av overføring til nytt år Utløsende hendelse: Når ordinære periodeavslutningsaktiviteter for desember måned er gjennomført. Ansvarlig(e) gjennomfører(e): Rolle 1: Regnskapsansvarlige i virksomheten. Rolle 2: Kundebehandler i DFØ Berører andre rutiner: Definisjoner: Ingen Fremgangsmåte og arbeidsdeling:(**= henvisning til nummer i rollekart/prosessdiagram) utføres av ** oppgave handling Referanse Virksomheten 1 Gjennomfør en ordinær periodeavslutning Foreta en ordinær periodeavslutning, se rutiner for periodeavslutning. Virksomheten 1 Fullstendig vurdering av alle balanseposter Foreta en fullstendig vurdering av alle balanseposter i regnskapet. Hvis det er forhold som ikke blir vurdert løpende gjennom året må disse vurderes særskilt ved årets slutt. Eksempler på dette kan være kostnader for ikke avviklet ferie pr for inneværende år. Side 1 av 5

2 utføres av ** oppgave handling Referanse Virksomheten 1 Tilskuddsforvaltning Jf. Veiledningsnotat til standard kontoplan skal tilskuddsforvaltning i kontogruppe presenteres etter kontantprinsippet også for nettobudsjettert virksomhet. (NB! Kontogruppe 86 utgår fra år 2014). Sjekk om det i periodeavslutningen er foretatt en avregning i kontogruppe over tilskudd mottatt for utdeling til andre for inneværende år. 1. På konto , og tilbakeføres differansen mellom saldo i virksomhetsregnskapet og faktisk utbetalt på disse kontiene for året. Differansen føres på resultatkonto (K) med motpost på konto 255 (D). 2. På konto 859, 869 og 879 foretas en kreditering av det som er utbetalt for året med motpost på konto 250 Gjeld vedrørende tilskuddsforvaltning og andre overføringer fra staten. Kontogruppe skal gå i null ved utarbeidelse av delårs og årsregnskap. Kontogruppe 25 skal gå i null dersom det ikke gjenstår innbetalte tilskuddsmidler som ikke er utbetalt til andre. Side 2 av Nettobudsjettert virksomhet med SRS Versjon: 2.0

3 Virksomhet/DFØ 1/2 NAV-refusjon endret kontering ved årsskiftet 1. For påløpt refusjon overfor NAV foretas det i periode en avstemming og eventuelt en korrigering slik at saldo på konto 5801/5802/5811 og 5812 syke- og foreldrepenger tilsvarer saldo på konto 1571 Fordringer NAV. En eventuell korrigering av avvik tas mot konto 2160 Avregning bevilgningsfinansiert virksomhet (nettobudsjettert virksomhet). 2.Saldo på konto 5801/5802/5811 og 5812 omposteres i tillegg til nye balansekonti for kommende år: Saldo konto 5801 omposteres til konto 1575 Sykepenger Saldo konto 5802 omposteres til konto 1576 F.p. på sykep. Saldo konto 5811 omposteres til konto 1577 Foreldrepenger Saldo konto 5812 omposteres til konto 1578 F.p. på foreldrep. Alle dimensjoner må tas med på minimum aggregert nivå for å sikre og gi bedre mulighet for oppfølging etter årsskiftet, eks. ansattnummer osv. 3. Det estimeres en ny avsetning i kontogruppe 58 for påløpt refusjon overfor NAV med motkonto 1579 eller annen ledig konto under konto 157 Andre kortsiktige fordringer Virksomheten 1 Inntektsføre årets driftsbevilgning Ved årsslutt skal endelig driftsbevilgning for det aktuelle år inntektsføres selv om ikke bevilgningen er forbrukt. Utarbeide og godkjenne posteringsbilag D 2170 Ikke inntektsført bevilgning, tilskudd og overføringer K 3900 Inntekt fra bevilgning til ordinær drift Veiledning til SRS 10 Regnskapsføring av inntekter fra bevilgning. I enkelte tilfeller kan det klart fremgå av tildelingsbrev, andre instrukser eller avtale med overordnet departement at deler av årets bevilgning skal benyttes til konkrete oppgaver et senere regnskapsår. Når dette er tilfellet inntektsføres ikke hele bevilgningen i regnskapsåret. Den delen av bevilgningen som ikke inntektsføres i regnskapsåret balanseføres på konto 217 Ikke inntektsført bevilgning, tilskudd og overføringer (nettobudsjetterte virksomheter), og spesifiseres i note 15 del 2 til virksomhetsregnskapet. Side 3 av Nettobudsjettert virksomhet med SRS Versjon: 2.0

4 Virksomheten 1 Gjennomføre årsavslutning i anleggsmodulen Før det kan kjøres avskrivninger på neste år må serverprosessen (AT14) Oppdatere avskrivningsgrunnlag kjøres ved årsslutt. Denne jobben sikrer at det er kjørt avskrivninger i alle perioder i inneværende år og den klargjør modulen for bruk for neste år. Se brukerhåndboken for Anleggsmodulen for detaljert beskrivelse. Virksomheten 1 Avregning av årets resultat Den siste bokføring i regnskapet i periode 12 er avregning av periodens aktiviteter og eventuelt disponering av periodens resultat. Utarbeide og godkjenne posteringsbilag Nettosummen av alle inntekter og kostnader relatert til bevilgningsfinansiert aktivitet bokføres på konto 8900 Avregning bevilgningsfinansiert virksomhet, med motpost i balansen på konto 2160 Avregning bevilgningsfinansiert virksomhet. Posteringen skal gjøres med bilagsart MV. Virksomheter med særskilt fullmakt til å opptjene virksomhetskapital kan disponere et eventuelt overskudd fra oppdrag til virksomhetskapital. Nettosummen av alle inntekter og kostnader relatert til oppdragsfinansiert aktivitet bokføres på konto 8800 Disponering periodens resultat, med motpost i balansen på konto 2050 Opptjent virksomhetskapital. Posteringen skal gjøres med bilagsart MV. Veiledning til SRS 10 Regnskapsføring av inntekter fra bevilgning I endelig kontospesifikasjon skal summen av alle resultatkonti, inklusive årsavslutningsposteringen, være null. Sum eiendeler skal være lik sum virksomhetskapital og gjeld. DFØ 2 Foreta trigging av inngående balanse Sett opp triggere for overføring av inngående balanse. Kjør testkjøring av overføring av inngående balanse i hovedbok og kontroller resultatet før endelig bokføring. Se brukerhåndboken Årsavslutning for detaljert beskrivelse av gjennomføringen. Virksomheten 1 Kontroll av overføring til nytt år Inngående balanse kontrolleres av virksomheten. Side 4 av Nettobudsjettert virksomhet med SRS Versjon: 2.0

5 utføres av ** oppgave handling Referanse Utdyping/ forklaring tips NB! Kontogruppe 86 endres til reservert og utgår fra år I tillegg er det tatt inn ny konto 857. Side 5 av Nettobudsjettert virksomhet med SRS Versjon: 2.0