U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N. Økonomiavdelingen KURS I BUDSJETTINNLEGGELSE I ADI (B4/B3) Kursinstruktører: Anita Vigstad og Therese Hystad

Transkript

1 U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N KURS I BUDSJETTINNLEGGELSE I ADI (B4/B3) Kursinstruktører: Anita Vigstad og Therese Hystad 1 Agenda 1. Forberedelser før du starter med budsjettinnleggelse 2. ADI - Pålogging - Opprette budsjettregneark i ADI - Overføre/laste budsjett fra ADI til økonomisystemet - Tips og råd ved bruk av ADI 3. Kontrollrapporter og avstemminger 2 1

2 1. FORBEREDELSER 3 Forberedelser 1. Behov for å budsjettere tildeling eller justere eksisterende budsjett. Krav til budsjettering og behov for rapportering og oppfølging er avklart/definert. 2. Har laget budsjettgrunnlaget i Excel og brukt tilgjengelig informasjon, erfaring og tilgjengelige hjelpemidler (maler på nettet) for å lage et best mulig grunnlagt. Jfr. kurs i budsjettering! 3. Har avklart med fakultetet at B4-budsjettet kan oppdateres. Hvis B3-budsjett: har avklart med Øk.avd at B3-budsjettet kan oppdateres. 4 2

3 0 0 0 B1-B3-B4-rapport Årsbudsjett B1-HOVEDTILD B3-JUST II B4-BUD.PROG Innt. 3 inntekter Sum Kostn. 4 varek lønn adk annet Sum Overf. 890 overf Sum Sum Sum S-11 Artsregnskap - Avviksrapportene viser i utgangspunktet B3-budsjettet Hittil i år - budsjett Hittil i år - regnskap Hittil i år - avvik Hittil i år - avvik i % Årsbudsjett I/K Artsklasse 1. Innt. 3 inntekter ,7% Delsum ,7% Kostn. 4 varek lønn ,3% adk ,4% annet ,6% Delsum ,0% Sum ,6% Overf. 890 overf ,6% Delsum ,6% Sum ,6% Sum total

4 2. ADI 7 LOGGE PÅ ADI: 1. WEB ADI ligger inne i økonomisystemet og vi må logge inn her for å tilgang til ADI. Gå inn på: ( 2. Logg inn med feide-brukernavn og -passord 8 4

5 LOGGE PÅ ADI: 3. Velg BOT-Startside 9 LOGGE PÅ ADI: 4. Velg database: På kurs: dobbeltklikk på linken innlogging OATEST Ellers: dobbeltklikk på linken Økonomisystemet (OAPRD) 10 5

6 LOGGE PÅ ADI: 5. Legg inn brukernavn og passord: På kurs: brukernavn og passord til testbase (OATEST) Ellers: brukernavn og passord til økonomisystemet (OAPRD) 11 LOGGE PÅ ADI 6. Velg ansvarsområde velg instituttbruker UiB 7. Velg registrere budsjett du er nå inne i ADI 12 6

7 Opprette et budsjettregneark i B4/B3 Ført må man velge integrator, visning og oppsett. Disse parameterne skal stå slik som vist under: 13 Opprette et budsjettregneark angi kriterier 14 7

8 1. Velg Budsjett her: B4-BUD PROG Velg organisasjon du vil budsjettere på avdelingskode 4 siffer 16 8

9 3. Begrens kontokombinasjoner du vil budsjettere på Begrens kontokombinasjoner du vil budsjettere på F.eks: velg kun konti på annuum (prosjekt ) 18 9

10 5. Velg tidsrom f.eks: fra Jan-14 til Avsl-14, dvs alle mnd i Oppsummering - opprette et budsjettregneark 1. Velg budsjett - B4-BUD PROG 2. Velg organisasjon - Stedkode for ditt institutt 3. Begrens konti - f.eks velg kun prosjekt Velg tidsrom fra Jan-14 til Avsl Når kriterier er lagt inn trykker du Fortsett 20 10

11 Vurdering av dokumentopprettelse Dersom alle opplysninger stemmer trykker du Opprett dokument 21 ADI kobler seg nå opp mot hovedbok i øk.systemet og kopierer over budsjettdata i henhold til de kriteriene du har valgt. Dokumentet opprettes, klikk på «open» i dialogboksen. Dataene kommer over i Excel-format

12 Bearbeiding av budsjettarket endre formater celler - Arkbeskyttelsen må oppheves: se gjennom/opphev beskyttelse - Marker tallrekkene (alle måneder) velg bruk tusenskilletegn 23 Legge inn nye budsjettkonti to måter: 1. Rader med kontokombinasjoner som ikke skal ha budsjett, kan brukes: - endre de kontosegment som er feil til de verdier det skal budsjettere på. Eller lim direkte inn fra budsjettgrunnlaget ditt. 2. Sett inn nye rader vha kopier/lim inn - Kopier en linje du allerede har i arket. Endre kontostreng umiddelbart. NB: Det er viktig å unngå duplisering av rader

13 Periodisere budsjettet Alternativ 1: - Legg inn formel, for eksempel: årsbudsjett/12 på januar og kopier formel til de andre månedene - Legg inn budsjettall direkte på aktuelle måneder Alternativ 2: - Legg inn blanke linjer i ADI-arket og kopier/lim inn ferdig periodisert budsjett fra Excel. NB! Pass på at du ikke dupliserer konti 25 Bruk av fortegn KOSTNADER (artsklasse 4-9) legges inn som POSITIVE TALL NB! Interne inntekter (klasse 9) må legges inn som negative tall INNTEKTER (artsklasse 3) legges også inn som POSITIVE TALL Ved lasting av budsjettet til økonomisystemet vil budsjettall på inntektsarter automatisk gjøres om til negativt tall/kredit 26 13

14 Flytte budsjett mellom konti i ADI Skal du flytte budsjett mellom kontokombinasjoner må du huske å reduserer budsjettet på kontoen du flytter midler fra (tenk: ompostering) Eksempel: Du har et inntektsbudsjett på kr 4.000, men halve budsjettet skal omposteres til en annen stedkode : : Sum art 3900 er fortsatt Budsjettering av BOA Prosjekter som føres i PA budsjetters på PA-prosjektnummeret i PA. I hovedbok budsjetteres det kun på samleprosjekt: Oppdragsprosjekter i PA NFR-prosjekter i PA EU-prosjekter utdanning og annet i PA EU-prosjekter forskning i PA flere Andre bidragsprosjekter i PA 28 14

15 Last inn budsjettet - dataene skal overføres/sendes til økonomisystemet 29 Velg lasteparametre: alle rader/flaggede rader erstatt/legg til OBS: Hugs å krysse av for valider før lasting og start import av budsjettbeløp automatisk Trykk på Last Får melding om hvor mange linjer som ble lastet vellykket og hvor mange som evt. inneholdt feil. Ved feil: rett og last på nytt

16 Hva overføres/lastes fra ADI til OF? Linjer som har flagg i kolonne B blir overført/lastet til økonomisystemet dersom de er ført på gyldig konto og er unike (får ikke lastet to like kontokombinasjoner/duplisering) 31 Sjekk status lastejobber 32 16

17 Sjekk status lastejobber 33 Bearbeiding av budsjettarket Excel-funksjonalitet Budsjettarket blir opnet i Excel og vanlige Excel-funksjoner kan brukes. Eksempel: Filter Frys rader/kolonner Formler Kopier/lim inn 34 17

18 Bearbeiding av budsjettarket bruk av filter 35 Avrund budsjettall - til hele 100 kroner - til hele 1000 kroner Skriv inn den formelen du ønsker å bruke og kopier den til de cellene i budsjettarket ditt hvor ønsker at den skal gjelde. FORMEL: = Avrund(tall*tall;-2) avrundes til hele 100 (- (minus) 2 siffer) = Avrund(tall*tall;-3) avrundes til hele 1000 (- (minus) 3 siffer) 36 18

19 3. KONTROLL OG AVSTEMMINGER 37 Sjekk at budsjettet er riktig i økonomisystemet Ta ut B-rapporter fra økonomisystemet eller Discoverer for å sjekke at budsjettet er korrekt på totalt, per måned, per prosjekt, per artsklasse/konto. B3-budsjett: Sum kostnader, sum inntekter og overføringer SKAL summere seg til 0, og SKAL være lik B1. Budsjettet SKAL gå i null hver mnd. Forskjell mellom inntekter og kostnader salderes på art 8901 (GB) og 8903/8904 (NFR), evt (GL Andre BOA) - overføres neste periode 38 19

20 B11- Budsjettrapport B1-B3-B4 Årsbudsjett B1-HOVEDTILD B3-JUST II B4-BUD.PROG 1. Innt. 3 inntekter Sum Kostn. 4 varek lønn adk annet Sum Overf. 890 overf BVF- saldo overført fra forrige periode BFV - saldo overført til neste periode Sum Sum B11 Budsjettrapport mnd Eksempel budsjett Grunnbevilgningen (GB): Budsjett pr. periode Jan-08 Feb-08 Mar-08 Apr-08 Mai-08 Jun-08 Jul-08 Aug-08 Sep inntekter varek lønn adk annet Sum overf BVF- saldo overført fra forrige periode BFV - saldo overført til neste periode Sum Sum

21 21