Veiledning: FAKTURERING 1. Fastpris (Akontofakturering)

Transkript

1 Veiledning: FAKTURERING 1. Fastpris (Akontofakturering) Steg Prosjektet må være «Konvertert til ordre» for å kunne utstede faktura Akontofakturering benyttes på prosjekter som er opprettet med faktureringsform «Fastpris». Fakturering utføres i henhold til avtale, forskuddsvis eller etter en faktureringsplan. Valg av funksjonen «Samlefakturering» på prosjektet vil bestemme om hoved- og delprosjekt faktureres sammen. Faktura godkjennes og posteres på prosjektet ved «Skriv ut faktura» og kan ikke endres når det er utført. Merk: Viktig at påbegynt fakturering fullføres, spesielt ved avslutning av regnskapsperioder Når faktura er godkjent på prosjektet behandles den dagen etter sentralt og sendes sammen med eventuelle vedlegg direkte til kunde 1 Prosjekt Velg ønsket prosjekt for fakturering. Sjekk eventuelt bruk av samlefakturering mellom hoved- og delprosjekt NFR og EU skal kun faktureres hvis det er spesiell avtale om å sende faktura 2 Akontofaktura Velg fanen «Fakturering» og deretter fanen «Akontofaktura» 3 Fakturabeløp Registrer «Beløp til fakturering» uten mva. Totalbeløp hvis flere kunder skal faktureres samtidig

2 4 Fakturavaluta Fakturavaluta kan velges annen enn prosjektvaluta NOK. Ønsket fakturavaluta kan velges under fanen «Akontofaktura» eller i fanen «Flerfinansiering» på kunder enkeltvis. MERK: Ved flere kunder er det kun betalingskunden (hovedkunden) som får valgt fakturavaluta annet enn NOK når dette velges på prosjektet. Hvis bare en kunde skal ha annen valuta enn NOK, anbefales å lage egen akontofaktura på denne. 5 Fakturadato Fakturadato velges innenfor åpen regnskapsperiode. Ved fakturavaluta annet enn NOK kan ikke dato velges frem i tid 6 Flere kunder Ved flere kunder velg fanen «Flerfinansiering» hvor kundene som er registrert på prosjektet fremkommer. Hvis kunden mangler her, registrer den ved å legg til ny linje med Maconomy foreslår faktureringsbeløp ut fra opprinnelig oppsett av fordelingsprosent på kundene og hva som hittil er fakturert på hver enkelt. Hvis det ikke er fakturert på prosjektet tidligere, vil foreslått beløp tilsvare opprinnelig oppsett på kundene. Du kan her overstyre og velge faktureringsbeløp i kolonne Valgt % eller Valgt akonto Merk: «Aktuelt fakturaforslag» og «Herav valgt på kunder» må være lik 7 Redigering Velg «Godkjenn til akontofakturering» og gå til fanen «Kladdefaktura» for redigering Her kan du «Gjenåpne redigering», og foreta endringer på faktura.

3 Ved å velge «Tilknytt dokument» kan du laste opp vedlegg til fakturaen som sendes kunden samtidig med fakturaen. Ved flere kunder må du laste opp vedlegg for hver enkelt kunde. MERK: Ved flere kunder må du for hver enkelt faktura (kunde)«gjenåpne redigering», redigere og «Avslutte redigering». Sjekk derfor at eventuelt alle faktura er ferdigredigert før du velger å godkjenne faktura (Steg 8) 8 Godkjenning Velg «Skriv ut kladd» før godkjenning (Skriv ut faktura) for å se om faktura blir riktig. Hvis akontofaktura ikke er riktig og skal endres eller slettes, gå tilbake til fanen «Akontofaktura» Velg «Flere funksjoner» og «Fjern siste kladd». Godkjenning av fakturaforslaget vil da oppheves og «Beløp til fakturering» kan endres eller slettes

4 Hvis faktura er ok skal du godkjenne/postere faktura på prosjektet. Dette kan gjøres i fanen «Kladdefaktura» eller i fanen «Akontofaktura» NB: Godkjenning og bokføring av faktura gjøres ved valget «Skriv ut faktura» MERK: Når du velger «Skriv ut faktura» bokføres fakturaen og kan kun rettes ved kreditnota. Dagen etter vil faktura og eventuelle vedlegg bli skrevet ut sentralt og sendt direkte til kunde. 9 Fakturaoversikt For å se oversikt over faktura som er godkjent på prosjektet velger du fanen «Fakturahistorikk» under «Fakturering

5 2. Løpende (Påløpt fakturering) Steg Prosjektet må være «Konvertert til ordre» for å kunne utstede faktura. Fakturering «Påløpt» benyttes på prosjekter som er opprettet med faktureringsform «Løpende». Fakturering gjøres da i henhold til det som er påløpt på prosjektet. Valg av funksjonen «Samlefakturering» på prosjektet vil bestemme om hoved- og delprosjekt faktureres sammen, dvs kostnader på delsprosjekt vil bli fakturert sammen med hovedprosjekt. Det kan avgrenses hvilke kostnader som skal være med på valgt fakturering. Ved faktureringsform «Løpende» kan det kun faktureres i NOK Faktura godkjennes og posteres på prosjektet ved «Skriv ut faktura» og kan ikke endres når det er utført. Merk: Viktig at påbegynt fakturering fullføres, spesielt ved avslutning av regnskapsperioder Når faktura er godkjent på prosjektet behandles den dagen etter sentralt og sendes sammen med eventuelle vedlegg direkte til kunde 1 Velg prosjekt Velg ønsket prosjekt for fakturering.

6 Sjekk eventuelt bruk av samlefakturering mellom hoved- og delprosjekt 2Fakturaforslag Velg fanen «Fakturering» og deretter fanen «Fakturaforslag» Det kommer opp et fakturaforslag med det som er påløpt på prosjektet, med eventuelle delprosjekter ved samlefakturering 3 Avgrensning Det kan avgrenses på dato, aktivitetstype, medarbeider etc hvilke kostnader som er ønskelig å ta med på faktureringen ved å velge «Avgrens» i fanen «Fakturaforslag»

7 Du kommer da inn i et nytt bilde: Forslag er dagens dato uten annen avgrensning. Legg eventuelt inn ønsket avgrensning. Nytt beløp vil fremkomme i fakturaforslag hvis det gjøres en ny avgrensning

8 4 Flere kunder Hvis flere kunder skal faktureres samtidig, velg fanen «Flerfinansiering» for riktig fordeling av faktura. 5 Redigering Når ønsket beløp fremkommer i kolonnen «Til fakturering» og faktura er fordelt på riktig kunde, velg «Godkjenn fakturaforslag» og gå deretter til fanen «Kladdefaktura» Her redigerer du faktura og velger fakturadato. Fakturadato må være innenfor åpen regnskapsperiode og dagens dato blir valgt hvis ikke noe angis. Ved å velge «Tilknytt dokument» kan du laste opp vedlegg til fakturaen som sendes kunden samtidig med fakturaen. Ved flere kunder må du laste opp vedlegg for hver enkelt kunde.

9 MERK: Ved flere kunder må du for hver enkelt faktura «Gjenåpne redigering», redigere og «Avslutte redigering». Sjekk derfor at alle faktura er ferdigredigert før du velger å godkjenne faktura (Trinn 6) 6 Godkjenning Velg «Skriv ut kladd» før godkjenning for å se om faktura blir riktig. Hvis fakturaforslag skal endres, gå tilbake til fanen «Fakturaforslag» - velg «Flere funksjoner» og «Fjern siste kladd»

10 Sum «Til fakturering» kan da endres ved å foreta ny avgrensning og «Godkjenn Fakturaforslag» på nytt. (Start fra steg 3 igjen) Hvis faktura er ok og redigering avsluttet skal du godkjenne faktura NB: Godkjenning og bokføring av faktura gjøres ved valget «Skriv ut faktura» Dette kan gjøres i fanen «Kladdefaktura» eller i fanen «Fakturaforslag». MERK: Når du velger «Skriv ut faktura» bokføres fakturaen og kan kun rettes ved kreditnota. Dagen etter blir faktura og eventuelle bilag skrevet ut sentralt og sendt direkte til kunde. 7 Fakturaoversikt For å se oversikt over faktura som er godkjent på prosjektet velger du fanen «Fakturahistorikk» under «Fakturering