Brukerdokumentasjon Credit Card Clearing

Transkript

1 Brukerdokumentasjon Credit Card Clearing Innhold Opprett reiseregning og refusjon... 3 Oppgi generelle data... 3 Post utgiftskvitteringer... 4 Kontroller og send... 8 Egne tjenestereiser og utgifter... 9 Vedlikehold kredittkortopplysninger Dokumentasjonskrav ved innsending av reiseregninger

2 Start registering av reise ved å gå inn på meny punktet Reiseregning og refusjon i ansattselvbetjening. Når du har kommet inn på menyen til Reiseregning og refusjon så har du tre valg - Du kan registrere en ny reiseregning og knytte opp elektroniske kvitteringer fra Eurocard. - Du kan endre en eksisterende reiseregning og legge inn elektroniske kvitteringer fra Eurocard. - Du kan vedlikeholde kredittkortopplysninger. 2

3 Opprett reiseregning og refusjon Under opprett reiseregning og refusjon kan du opprette en reiseregning og bruke elektroniske kvitteringer levert av Eurocard for å skrive reiseregningen (husk at du må ha satt opp et kredittkort for at du skal få inn elektroniske kvitteringer fra Eurocard ref. punkt Vedlikehold kredittkortopplysninger). Oppgi generelle data Du begynner med å velge et reiseskjema (uansett hvilket skjema du velger vil du ha mulighet for å knytte til elektroniske kvitteringer). Først legger du inn den generelle data for reisen med start-/sluttdato, klokkeslett, bestemmelsessted, osv. Når du er ferdig med å oppgi generell data for reisen så går du videre ved å trykke på knappen. 3

4 Post utgiftskvitteringer Når du kommer til steg 2 post utgiftskvitteringer så har det kommet opp en ny link som heter Vis Kredittkortkvitteringer Hvis du trykker på linken Vis Kredittkortkvitteringer får du opp en oversikt over alle importere kvitteringer fra Eurocard (tall i parentes viser antall tilgjengelige elektroniske kvitteringer). Du kan bestemme hvilke elektroniske kvitteringer som skal vises ved å sortere ut kvitteringer på tre forskjellige valg. - Alle kvitteringer (denne viser alle dine elektroniske kvitteringer som er importer fra Eurocard). - Kvitteringer i reiseperioden (denne viser alle kvitteringer som faller inn i reisen varighet).( Når du ikke har elektroniske kvitteringer som faller inn i reisens varighet vil dette valget ikke være mulig). - Kvitteringer i angitt periode (denne viser kvitteringer i dato intervallet du velger å bruke). 4

5 Kredittkortbilagene/elektroniske kvitteringen ligger sortert etter bilags/kvitteringsdato. Alle bilag/kvitteringer som blir importer fra Eurocard er satt opp til å gå imot en standard utgifstype. Denne ser du i kolonnen utgiftstype. For å knytte en elektronisk kvittering til reiseregningen må du markere det bilaget/kvitteringen du vil at skal legges til og trykke på knappen. Det er også to andre muligheter - Konsolider (konsoliderer manuelt registrerte bilag/kvitteringer med de elektroniske kvitteringene importert fra Eurocard). - Slett (denne brukes når det er importert bilag/kvitteringer som er private eller som ikke skal brukes i registering av reiseregning). Når du har tilordnet de elektroniske kvitteringene som du skal bruke i den aktuelle reisen så ser du at de forsvinner fra oversikten over tilgjengelige kredittkortbilag/kvitteringer og legger seg inn som utgiftskvitteringer i reisen. Du kan se på oversikten over utgiftskvitteringer hvor kvitteringene stammer fra ved å se i kolonnen Opprinnelse 5

6 Før du går videre med å registrere eventuelt andre kvitteringer så må du se over de tilordnete elektroniske kvitteringene. Som vi kan se under så har vi fått en informasjonsmelding og en feilmelding. Infomeldingen sier kun at kvittering 2 flyreise innland ligger utenfor reisen varighet (det er fult mulig at kvitteringer ligger utenfor reisens varighet et eksempel kan være ved rene utgifts refusjon der man registrerer kun på dagens dato, men har kvitteringer fra forskjellige datoer). Feilmeldingen sier at utgiftstypen ECUS (Euro Card uspes.) er en ugyldig utgiftstype. Utgiftstypen ECUS (Euro Card uspes.) er opprettet for og dekke behovet for å få inn de elektroniske kvitteringene som ikke naturlig har kun en utgiftstype å gå imot. Det betyr at hvis du skal bruke en elektronisk kvittering som kommer med standard utgiftstype ECUS så må du endre hvilken utgiftstype som den skal på (du kan ikke bruke ECUS da du ikke vil komme vider i registering av reiseregningen). Dette kan du gjøre på bakgrunn av beskrivelsen på den elektroniske kvitteringen. 6

7 I dette eksempelet så er det en form for gebyr/omkostning som vi vil bruke i reisregningen og endrer derfor utgiftstypen til Gebyrer/omkostninger Etter dette er gjort får vi beskjed om at alt er korrekt med kvitteringene. Gå så videre med å legge inn eventuelle beskrivelser eller annen kommentarer på de forskjellige kvitteringer. Når det gjelder andre elektroniske kvitteringer så er det forskjellig hva du kan endre. Et eksempel er bilag/kvitteringer som kommer inn som flyreiser kommer inn standard som utgiftstype Flyreise innland, men hva hvis du egentlig har vært på flyreise utland? Da kan du ved å gå inn på kvitteringen etter å ha tilordnet den reisen endre på hvilken utgiftstype som som skal brukes (legg merke til at det er definert hvilke utgiftstyper du får lov å endre til og det er kun disse som vil vises når du prøver å endre). 7

8 Når du er ferdig med å legge inn alle kvitteringer for reisen så trykker du på knappen å gå videre. for Kontroller og send Du avslutter nå reisen som vanlig ved å velge å kun lagre reisen eller lagre og send til godkjenning. 8

9 Egne tjenestereiser og utgifter Her kan du knytte opp elektroniske kvitteringer etter at du har opprette reiseregningen. Velg reiseregningen du vil redigere og trykk på knappen. Du kommer da inn i steget Oppgi generelle data trykk da på knappen. Du kommer nå inn i steget Post utgiftskvitteringer se Post utgiftskvitteringer. 9

10 10

11 Vedlikehold kredittkortopplysninger Under vedlikehold av kredittkortopplysninger kan du legge inn kredittkortnummeret ditt eller endre det eksisterende. Dette må gjøres før du kan ta i bruk funksjonalitet med elektroniske kvitteringer. Dokumentasjonskrav ved innsending av reiseregninger Når det gjelder dokumentasjon av utgifter så er det ingen endring i forhold til tidligere dokumentasjonskrav. Utgifter må altså som tidligere dokumenteres med originalbilag (hotellregning, regning for bespisning, faktura for teletjenester etc). Dokumentasjonen skal festes ved reiseregningen i samme logiske rekkefølge som fremkommer av utgiftstypene på skjemaet. Foreligger ikke denne underdokumentasjonen vil reiseregningen som tidligere bli returnert til vedkommendes arbeidsgiver. 11