Konkurransegrunnlag Del B - kravspesifikasjon. Rammeavtale reisebyråtjenester

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Del B - kravspesifikasjon Rammeavtale reisebyråtjenester Dokumentets dato: Saksnummer:

2 B. Kravspesifikasjon B.1. Beskrivelse av formål/behov Dette konkurransegrunnlaget henvender seg til reisebyråer, og vil erstatte nåværende avtale med Berg-Hansen reisebyrå som løper ut Ny avtale med reisebyrå fra og med vil innebære annen organisering av reiseområdet i. har hittil hatt rammeavtaler med en rekke hotellkjeder samt reisebyrå. Hotellavtalene løper ut mens reisebyråavtalen løper ut Fra og med ønsker kun å ha rammeavtale med reisebyrå. Denne avtalen vil omfatte hotellovernattinger (rom/frokost) samt bestilling av kurs og konferanser. På denne måten vil de ansatte i kun ha ett bestillingspunkt å forholde seg til, uansett hvilke typer reiser/arrangementer som bestilles. Etaten ønsker følgelig en enklest mulig bestillingsprosedyre for reiser, kurs og konferanser, samt redusere transaksjonskostnadene per reise/arrangement. For å oppnå formålet om reduserte transaksjonskostnader, vil derfor være helt sentralt at leverandørene tilbyr enkle bestillingsrutiner gjennom bruk av reiseportal. Det vil fremdeles være viktig for å oppnå mest mulig gunstige priser og vilkår for hver enkelt reise. Rabatter og vilkår som reisebyråene kan tilby hos samarbeidspartnere som f.eks. hotellkjeder, flyselskaper o.l. vil derfor bli vektlagt. Statens vegvesen ønsker å utnytte det til enhver tid gunstigste reise/overnattingstilbud som finnes pr. destinasjon på det aktuelle tidspunkt for reisen/arrangementet. I 2007 brukte om lag 200 millioner kroner på reiser, hotellopphold, kurs og konferanser. For første halvår i 2008 er beløpet om lag 100 millioner. B.2. Avtalens omfang Avtalen skal omfatte reisebyråtjenester for alle ansatte i, dvs. hotell- og reisebooking samt arrangementer som kurs og konferanser både innenlands og utenlands. Ansattes private reiser omfattes ikke av rammeavtalen. Rammeavtalen gjelder heller ikke der hvor ansatte i deltar på arrangementer i regi av andre arrangører, hvor hotell og reise er inkludert. Leiebil omfattes derfor ikke av denne aktuelle rammeavtalen, siden har egen avtale på dette området. Avtalens varighet vil være to år fra og med til og med Statens vegvesen betinger seg opsjon til å forlenge avtalen med 1 år + 1 år, slik at avtalen maksimalt vil løpe til Side 2 av 6

3 B.3. Krav til tilbudsbesvarelsen Tilbudsbesvarelsen skal omfatte hele oppdraget og gi like vilkår for hele etaten ved bestilling og kjøp av reiser innenfor avtalen. Vedlagt skjema for tilbudsbesvarelse bes sendes inn sammen med tilbudsbrev og etterspurte vedlegg. Eventuell tilleggsdokumentasjon legges ved tilbudsbesvarelsen. B.4. Nærmere beskrivelse av ytelsen B.4.1. Bestilling av overnatting og reise gjennom reiseportal/hjemmeside Leverandøren skal tilby mulighet til å bestille reiser gjennom reiseportal/hjemmeside. I tilbudet skal leverandørene beskrive en slik løsning, gjerne ved illustrasjoner som legges ved tilbudet. Leverandører som blir innkalt til forhandling, skal også presentere reiseportalen i forhandlingsmøtet. ønsker at flest mulig bookinger for reise og overnatting skal foregå gjennom en slik portal. Leverandørene bes derfor redegjøre i tilbudsbesvarelsen for hvordan dette formålet best mulig kan oppnås gjennom deres løsning. I beskrivelsen av reiseportalen, skal leverandørene sørge for at følgende minimumskrav er oppfylt: Reiseportalen skal minimum omfatte booking av flyreiser i inn- og utland samt bestilling av hotell. Reiseportalen skal være på norsk. Reiseportalen skal ha sorteringsmuligheter hvor en valgfritt får opp alternativer for rimeligste reiseveg og rimeligste overnatting. Reiseportalen skal være knyttet til system for belastning av kredittkort, samt gi mulighet for bruk av elektroniske billetter. Når bestilling er foretatt gjennom reiseportal, skal det gis bekreftelse på e-post innen så snart som mulig. Leverandøren skal spesifisere i tilbudet når bekreftelse skal være mottatt. B.4.2. Bestilling på telefon eller e-post Det skal i tillegg kunne bestilles overnattinger og reiser på telefon eller e-post. På slik forespørsel skal leverandøren legge frem forslag til reiserute og eventuelt overnatting. Bestilling anses ikke for foretatt før kunden har bekreftet foreslått reiseopplegg. Arrangementer som kurs og konferanser, seminarer og samlinger skal også bestilles på denne måten. I tilbudsbesvarelsen skal leverandørene gi en beskrivelse av bestillingsordningen og sikre at følgende minimumskrav er oppfylt: Åpningstiden skal minimum være kl Oppdragsgiver skal alltid kunne foreta bestillingen på norsk. Bekreftelse på bestillingen skal gis skriftlig, helst på e-post. I tillegg bes leverandørene særlig beskrive følgende punkter: Responstid på forslag til reiseopplegg ved bestilling av reise og hotellovernatting. Responstid på forslag til opplegg for konferanser og lignende arrangementer. Side 3 av 6

4 B.4.3. Miljøkrav I tilbudsbesvarelsen bes tilbyder bes beskrive om tilbudet omfatter miljøregnskap. Pris for tjenesten skal oppgis. Det bes også om at tilbudet opplyser om hvilke hoteller som er miljøsertifisert. Det er også ønskelig at miljøsertifiseringer av hoteller og eventuelt flyselskaper fremgår av bestillingsportalen. B.4.4. Tilgang til reisedokumenter Tilbyder bes beskrive hvordan reisedokumentene utstedes. Det er ønskelig med mest mulig bruk av elektroniske billetter. Pris for tjenesten skal oppgis, se skjema for tilbudsbesvarelse. B.4.5. Avbestilling og endring av bestillinger Tilbyder bes beskrive vilkår for avbestillinger og endringer, samt eventuelle gebyrer som påløper ved avbestillinger og endringer. For billetter som ikke benyttes, skal det oppgis hvor stor andel av billetten som refunderes. B.4.6. Krav om 24-timers vaktservice Leveransen skal omfatte 24-timers vaktservice for ansatte på reise. Pris for tjenesten skal oppgis. B.4.7. Statistikker og oppfølgingsmøter Tilbyder skal levere statistikker med oversikt over antall bestillinger og omsetning for fly, hotell og andre produkter. Av statistikken skal det også fremkomme oppnådde besparelser og avvik. Statistikk skal leveres minst to ganger årlig, gjerne i forbindelse med oppfølgingsmøter. B.4.8. Øvrige garantier, service og kompetanse Tilbyder bes i tillegg beskrive om det gis andre garantier og rabatter, f.eks.: Responstid på telefon Reaksjonstid ved refusjoner og klager Eventuelle forsikringsordninger og avbestillingsforsikring Garanti for lavest pris Om oppdragsgiver tilbys kampanjepriser o.l. dersom disse er lavere enn vanlig avtalepris. Tilbyder skal opplyse om disse prisene bli lagt inn i reiseportalen. Tilbyder bes også å dokumentere øvrig kompetanse og kvalitetssystemer, f.eks. relevante ISO-sertifiseringer. B.5. Samarbeid med eksterne aktører og underleverandører Leverandør skal ha etablerte samarbeidsforhold med reisebyrå- og hotellkjeder i inn- og utland. I tilbudet skal følgende punkter beskrives: Side 4 av 6

5 Hvilke samarbeidspartnere leverandøren har etablert kontakt med, hvor disse er lokalisert og hvilke typer tjenester/service disse kan yte. Vi ber om at samarbeidspartnere deles inn etter ulike kategorier, som f.eks. hotell, fly, ferge/cruise, tog, buss mv. Om tilbudet til omfatter garanti for tilgjengelige rom (allotment) eller andre fordeler på bakgrunn av leverandørens samarbeidsavtaler. Priser/rabatter som leverandørene har fremforhandlet i forbindelse med denne særskilte konkurransen. B.6. Fakturering Betaling for reisebyråtjenester skjer hovedsakelig ved kredittkort eller faktura. Statens vegvesen ønsker å redusere fakturamengden, og ønsker at flest mulig reisende bruker kredittkort ved oppgjør. Betaling skjer etterskuddsvis 30 dager etter mottatt faktura. Det skal ikke beregnes fakturagebyr. benytter et elektronisk fakturabehandlingssystem til skanning av fakturaer. Det foreligger planer om å utvide funksjonaliteten i systemet, slik at det kan motta elektroniske fakturaer. Tilbyder skal oppgi om elektronisk overføring av faktura tilbys eller om dette planlegges innført i løpet avtaleperioden. Tilbyder skal også beskrive aktuelle løsninger for oppgjør. B.7. Priser Priser skal oppgis i vedlagt skjema for tilbudsbesvarelse. Alle priser skal oppgis i norske kroner (NOK) eksl. mva. Dersom det er etterspurt pris på tjenester som er gratis, bes det opplyses uttrykkelig om at prisen for tjenesten er kr. 0,- i skjemaet for tilbudsbesvarelse. Alle priser og kostnader som oppgis i skjemaet for tilbudsbesvarelse, samt oppgitte rabatter blir vektlagt ved vurdering av tilbudets pris. Det vil bli lagt mest vekt på rabatter og priser på destinasjoner hvor har stort volum. Statistikk over hotelldøgn pr. destinasjon samt statistikk fra reisebyrået for siste år, er vedlagt konkurransedokumentene. B.8. Vedlegg til kravspesifikasjonen og ytterligere informasjon Skjema for tilbudsbesvarelse: Vi ber om at leverandørene i størst mulig grad holder seg til oppsettet i dette skjemaet. Dette vil gjøre det enklere for oppdragsgiver å vurdere og sammenligne tilbudene. Statistikker: Statistikk over antall romdøgn pr. destinasjon for 2007 er vedlagt. Tallene er basert på statistikk fra de fire største hotellkjedene som har avtale med (Thon, Choice, Rica og Norlandia). Destinasjoner med orange er over 1000 romdøgn. Destinasjoner med gult, er over 500 romdøgn. Disse destinasjonene blir vektlagt ved vurdering av pris og rabatter. Side 5 av 6

6 Statistikken er ikke fullstendig. Romdøgn på hotellkjeder hvor ikke har avtale, er bl.a. ikke tatt med i statistikken. I tillegg er det vedlagt statistikk fra Berg-Hansen reisebyrå for Ytterligere informasjon: Dersom leverandørene har behov for ytterligere informasjon, skal forespørsel rettes til oppdragsgiver på den måten som er beskrevet i konkurransegrunnlaget.a.2.2. Oppdragsgiver vil forsøke å fremskaffe etterspurt informasjon så langt det er mulig. All informasjon vil bli distribuert til samtlige interessenter som har registrert seg på denne konkurransen i DOFFIN. Side 6 av 6