OSL T2. Bilag D17. Byggherrens fakturaformat

Transkript

1 Prosjekttittel: OSL T2 Tittel: Bilag D17 Byggherrens fakturaformat E For implementering GMFLI GMKND GMKND A For OSL høring GMFLI GMKND Revisjon Dato Tekst Laget Kontrollert Godkjent Entreprenørs logo: Områdekode: Systemkode: Antall sider: OO 00 Side: 1 av 6 Prosjektnummer: Kontraktsnummer: Fag: Dokumenttype: Løpenummer.: Revisjon: T20100 PDOSL AO KB 0025 E02 OSLO LUFTHAVN AS ER ET HELEID DATTERSELSKAP AV AVINOR AS

2 Innholdsfortegnelse 1 Formål Beskrivelse Fakturering Fakturainnhold Referanser Vedlegg... 4 T20100-PDOSL-AO-KB-0025 Side 2 av 2

3 1 Formål Dokumentets hensikt er å definere de krav byggherren setter til entreprenørens faktura for å sikre en rask og sikker behandling i forbindelse med registrering, kontroll og utbetaling. 2 Beskrivelse 2.1 Fakturering Generelt Fakturering kan kun skje på grunnlag av skriftlig bestilling. Faktura, jfr. vedlegg 1, utarbeides i henhold til del II, Kontraktsbestemmelsene og til spesifikasjonene i dette bilag. Byggherren vil reklamere på fakturaer som ikke er utformet i henhold til vedlegg 1. Kopi av faktura returneres som vedlegg til Reklamasjonsskjema for faktura med avvik, jfr. vedlegg 2. Fakturerte beløp skal være i samsvar med produsert verdi i månedsrapport eller i henhold betalingsplan. Fakturering skal skje særskilt for: 1. Nota for avdrag og sluttoppgjør for kontraktsarbeider (A-nota) 2. Endringsordre (T-nota) 3. Lønns- og prisregulering (P-nota) De ulike typer fakturaer skal ha egne løpenummer-serier. Før første utbetaling finner sted skal følgende foreligge hos oppdragsgiver: Original kontrakt signert av begge parter Original av de garantier som kontrakten beskriver Forsikringsbekreftelse Oversendelse av faktura Fakturaer med nødvendige bilag skal sendes til: Oslo Lufthavn AS Postboks Gardermoen T20100-PDOSL-AO-KB-0025 Side 3 av 3

4 2.1.3 Behandling av faktura Faktura registreres med mottaksdato i Oslo Lufthavn. Betalingsfrist løper fra registrert mottaksdato. 2.2 Fakturainnhold Fakturaen skal inneholde følgende punkter: 1. Entreprenørens organisasjonsnummer, navn, adresse og bankgironummer 2. Navn og adresse til oppdragsgiver 3. Leveringsadresse 4. Fakturanummer og fakturadato 5. Henvisning til oppdragsgivers kontraktsnummer og bestillingsnummer 6. Beskrivelse av hvilke varer/tjenester som er levert, hvilken periode fakturaen gjelder for og fakturabeløpet. Dersom varen/tjenesten er avgiftspliktig, skal beløp uten avgift og selve avgiftsbeløpet spesifiseres. 7. Fakturabeløpet skal være tilstrekkelig beskrevet og dokumentert til å gi oppdragsgiver mulighet for å kontrollere riktigheten av hvert beløp. Alle fakturaer skal enten ha en henvisning til en godkjent utbetalingsplan eller den skal ha et vedlegg som er i tråd med de relevante status- og utbetalingsrapporter som er beskrevet i vedleggene til Bilag D4. Dokumentasjon/vedlegg til fakturering ved regningsarbeid gjøres i samsvar med kontraktsbestemmelsenes punkt om regningsarbeid. Entreprenøren må påregne å levere vedlegg til faktura på digital form (pdf-format) med en fil for alle vedlegg tilhørende en faktura. Når det faktureres for reiser pålagt av oppdragsgiver skal det vedlegges reiserekvisisjon signert av oppdragsgiver, samt en komplett reiseregning med blant annet leselige kopier av billetter og kvittering for andre utgifter. Ikke dokumenterbare utgifter og utgifter som dekkes av Statens diett- og overnattingssatser dekkes ikke. Fakturaer skal være i tråd med malen som ligger som vedlegg 1. 3 Referanser Kontraktsbestemmelsene Bilag D4 Krav til planlegging og rapportering Bilag D14 Prosedyre for varsling, endringshåndtering og avviksbehandling 4 Vedlegg Vedlegg 1 Vedlegg 2 Fakturaformat Reklamasjonsskjema T20100-PDOSL-AO-KB-0025 Side 4 av 4

5 Vedlegg 1 FAKTURA Til: Oslo Lufthavn AS Postboks Gardermoen Firmanavn Postadresse, postnummer og sted Tlf: Faks: Organisasjonsnummer: Bankgironummer: Leveringsadresse: Fakturanr. Fakturadato Løpenr. Deres ref. (angi nr. i fakturarekken) (OSLs kontraktsansvarlige) Prosjekt Terminal 2 Kontraktsnr. Bestillingsnr. Fakturaperiode (ref. til kontraktsnummer) (ref. til OSLs bestillingsnummer) Uke nr. xx/20xx tom. Uke nr. xx/20xx SAK: (Avdragsfaktura kontraktsarbeid (A-nota-) / endringsordre (T-nota-) / lønns- og prisregulering (P-nota-)) PERIODE AKKUMULERT PÅLYDENDE SUM1 SUM 1 INNESTÅENDE SUM2 SUM 2 SUM EKS. MVA. SUM 3 SUM 3 MVA. SUM 4 SUM 4 SUM INKL. MVA. SUM 5 SUM 5 Kontraktens betalingsbetingelser: 30 dager etter at korrekt faktura er mottatt. T20100-PDOSL-AO-KB-0025 Side 5 av 5

6 Vedlegg 2 REKLAMASJONSSKJEMA FOR FAKTURA MED AVVIK Original til entreprenør: Kopi til: OR/saksbehandler, Fakturakontroll, Prosjektstøtte v/økonomi Vår saksbehandler Vår referanse Deres referanse Dato REKLAMASJON PÅ FAKTURA MED AVVIK Deres faktura nr. datert / 20 pålydende kr inkl. mva. er feilaktig eller mangelfull. Begrunnelse: Fakturaen kan ikke utbetales. Kreditnota på hele beløpet og ny korrekt faktura imøteses. Betalingsfrist regnes fra mottak av ny faktura. Fakturaen betales når kreditnota på overfakturert/omtvistet beløp er mottatt. Betalingsfrist regnes fra mottak av kreditnota. Fakturaen betales. Overfakturert/omtvistet beløp rettes ved neste fakturering. Viser for øvrig til telefonsamtale den / 20 med Ved svarbrev, ny faktura og/eller kreditnota vennligst vedlegg kopi av dette reklamasjonsskjema. Med vennlig hilsen Oslo Lufthavn AS T20100-PDOSL-AO-KB-0025 Side 6 av 6