Del III. Anbud nr Bilag til rammeavtale om kjøp av tjenester vedrørende sanitære hjelpemidler

Transkript

1 // RAMMEAVTALE BILAG Del III Bilag til rammeavtale om kjøp av tjenester vedrørende sanitære hjelpemidler

2 Del III Bilag til rammeavtale om kjøp av tjenester Side 2 av 10 Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon 1 FORMÅLET MED ANSKAFFELSEN Anskaffelsen skal sikre at funksjonshemmede får tilpasset bad slik at de kan utføre toalettbesøk, vanlig hygiene og kroppsvask med minst mulig hjelp. 2 OVERORDNET BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN 2.1 Omfang Omfanget er estimert til ca. kr pr. år ekskl. merverdiavgift. Oppdragsgiver kan ikke angi det faktiske behovet og binder seg derfor ikke til å kjøpe noe nærmere spesifisert kvantum. Det er oppdragsgivers reelle behov til enhver tid som er avgjørende for omfanget i avtaleperioden. 2.2 Beskrivelse av leveransen Avtalen gjelder befaring, montering, demontering, reparasjon, klargjøring for gjenbruk, lagring og transport av sanitære hjelpemidler. 3 KONKRETE KRAV TIL ANSKAFFELSEN Generelt for alle tjenester Oppdrag skjer på bakgrunn av en skriftlig bestilling til leverandør. Denne skal inneholde en kort beskrivelse av oppdraget samt nødvendige opplysninger om bruker/brukers kontaktperson. Leverandøren tar selv kontakt med bruker ellers brukers kontaktperson, for å avtale tidspunkt for oppdraget. Oppdraget utføres innen normal arbeidstid. Arbeid utover normal arbeidstid skal avtales med oppdragsgiver eller bruker/brukers kontaktperson der hvor det kan være aktuelt. Ved montering av nye sanitære hjelpemidler, sørger Hjelpemiddelsentralen for at nødvendige hjelpemidler blir anskaffet og levert leverandøren. Leverandøren må oppbevare disse inntil montering foretaes. Reparasjon skal utføres innen 7 dager, jfr. pkt. 3 Reparasjon. Ved montering av nye hjelpemidler, skal oppdragene være utført innen 3 uker fra leverandøren mottar nødvendige hjelpemidler. Andre oppdrag skal normalt være utført innen 3 uker fra leverandøren mottar bestilling dersom ikke annet er avtalt med oppdragsgiver eller brukers kontaktperson. Garantitid på utført arbeid er 2 år.

3 Del III Bilag til rammeavtale om kjøp av tjenester Side 3 av 10 Følgende tjenester inngår i dette anbudet: 1. Montering Montering oppgis som fastpris pr. produkt og prisen skal inneholde befaring, montering, elektriker, rørdeler og forbruksmateriell. Med elektriker menes å føre strøm fra eksisterende punkt i rommet til stedet der hjelpemiddelet skal monteres. Monteringen skal skje etter gjeldende forskrifter. Reklamasjoner som skyldes mangelfull montering skal utføres av leverandør uten kostnader for oppdragsgiver. Monteringen skal i enkelte tilfeller dokumenteres med bilder som sendes elektronisk til oppdragsgiver. 2. Demontering Demontering oppgis som fastpris pr. produkt og skal inneholde demontering, remontering av opprinnelig utstyr, klargjøring for gjenbruk, forbruksmateriell og lagring av hjelpemidler. Demonterte hjelpemidler skal desinfiseres, rengjøres og istandsettes for gjenbruk. Hjelpemidler og deler som ikke kan gjenbrukes skal kasseres. Leverandøren må ha et disponibelt areal for oppbevaring av hjelpemidler som omfattes av dette anbudet. 3. Reparasjon Reparasjon oppgis som pris pr. time og gjelder reparasjon og istandsetting av sanitære hjelpemidler. Prisen skal være inkludert forbruksmateriell og evt. rørdeler, men ekskl. eventuelle defekte deler/tilbehør da disse delene leveres av Hjelpemiddelsentralen. Reparasjoner skal utføres innen 7 dager dersom ikke annet er avtalt med oppdragsgiver eller bruker/brukers kontaktperson. Reparasjon skal som oftest utføres hos bruker. 4. Kilometergodtgjørelse Kilometergodtgjørelse oppgis som sats pr. kilometer for kjøring til og fra bruker. Kilometeravstanden regnes ut fra reisens korteste distanse fra Tromsø eller Harstad. Kilometergodtgjørelsen skal være inkludert kjøretid og transport av hjelpemidler mellom lager og bruker. Alle merutgifter i forbindelse med transport, som for eksempel ferge, skal være inkludert.

4 Del III Bilag til rammeavtale om kjøp av tjenester Side 4 av 10 Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Bilag 2 leverandørens løsningsspesifikasjon - ligger vedlagt som excel-fil til dette anbudet. Benytt den vedlagte excel-fila.

5 Del III Bilag til rammeavtale om kjøp av tjenester Side 5 av 10 Bilag 3: Priser og betalingsbetingelser 4 PRISER OG BETALINGSPLAN Priser i henhold til leverandørens løsningsspesifikasjon, bilag 2. 5 KRAV TIL FAKTURA 5.1 Faktura skal adresseres til: NAV Økonomiteneste, Sognefjordvegen 56, 6863 Leikanger. 5.2 Fakturainnhold/-utforming: Leverandøren plikter ved oppstart av avtaleperioden å ha dialog med NAV Økonomiteneste vedr. krav til fakturainnhold/-utforming og skal så langt det er mulig kunne tilpasse seg NAVs krav. Spørsmål rettes til NAV økonomiteneste - tlf NAV har følgende krav til fakurainnhold/-utforming: A. Følgende betalingsopplysninger skal finnes på en og samme fakturaside i egne felt: Fakturanummer Referanse Bestiller sin referanse er 3 STORE bokstaver og 4 tall, uten mellomrom eks. XXX1400, forutsatt at Kunden eller avroper har oppgitt dette ved bestilling. Alle som bestiller varer og tjenester på vegne av NAV, skal oppgi referanse, og Leverandøren oppfordres til å etterspørre dette. Referansen er grunnlaget for å identifisere hvem som skal godkjenne fakturaen og skal framgå i feltet Referanse, eller i annet felt som er avtalt med NAV økonomiteneste. Bestillingsnummer Bestillingsnummer gjelder, forutsatt at Kunden eller avroper har oppgitt dette ved bestilling. Må ikke knyttes til referanse. Fakturadato Leverandøren skal bruke standard tallformat, eks og samme format på alle fakturaer. Forfallsdato Leverandøren skal bruke standard tallformat, eks og samme format på alle fakturaer. Fakturasum Leverandøren skal ikke bruke øreavrunding. Fakturanummer Abonnementsnummer Har leverandøren kun abonnementsnummer må måned og år tilknyttes nummeret på følgende måte; for abonnement fakturert i juni 2006.

6 Del III Bilag til rammeavtale om kjøp av tjenester Side 6 av 10 Banknummer og eventuelt KID Organisasjonsnummer Skrives slik: NO MVA. B. Fakturaopplysningene skal alltid stå på samme faste plass på alle fakturaer fra leverandøren, for å kunne leses elektronisk, dersom ikke annet avtales med Kunden. C. Alle opplysningene bør ha mye luft rundt seg, verdiene må ikke plasseres tett inntil annen tekst, streker og figurer. D. Faktura skal være maskinskrevet, helst på hvitt papir med svart tekst. Retur av faktura Kunden behandler fakturaer elektronisk, og er avhengig av at disse tilfredsstiller kravene ovenfor. Dårlig fakturakvalitet medfører forsinket betaling av fakturaen. Når faktura må returneres til leverandør, regnes betalingsfrist fra dato for mottak av korrekt faktura. 6 INNFØRING AV ELEKTRONISK FAKTURA Dersom NAV innfører bruk av elektronisk faktura plikter Leverandøren etter nærmere avtale å kunne tilby dette innen 4 måneder etter at NAV har stilt krav om dette. 7 BRUK AV SYSTEM FOR ELEKTRONISK BESTILLING OG ORDREHÅNDTERING Leverandøren skal kunne ta i bruk NAVs tilgjengelige systemer for elektronisk bestilling/ordrehåndtering.

7 Del III Bilag til rammeavtale om kjøp av tjenester Side 7 av 10 Bilag 4: Administrative bestemmelser 8 GENERELT OM SAMHANDLING MELLOM KUNDEN OG LEVERANDØREN Etter at oppdraget er utført sender leverandøren en sluttordrebekreftelse til oppdragsgiver. Denne sendes minimum 3 dager før faktura sendes. Kopi av faktura kan gjerne fungere som en sluttordrebekreftelse. Sluttordrebekreftelsen skal inneholde følgende opplysninger: Kundens bestillingsnummer og referansenummer Kostnader for utført arbeid, spesifisert pr. tjeneste Antall kjørte kilometer Sluttordrebekreftelsen skal inneholde de samme linjer og beløp som faktura vil komme til å inneholde. Det aksepteres ikke del-fakturering av oppdrag. Sluttordrebekreftelsen skal også inneholde brukers eller kontaktpersonens signatur med godkjenning for at produktet er montert samt dato for utførelse av oppdraget. Rapportering på lagerbeholdning skal skje på eget skjema utarbeidet av kunden. Rapportering skjer fortløpende. 9 BRUK AV SYSTEM FOR ELEKTRONISK BESTILLING OG ORDREHÅNDTERING Leverandøren skal kunne ta i bruk NAVs tilgjengelige systemer for elektronisk bestilling/ordrehåndtering.

8 Del III Bilag til rammeavtale om kjøp av tjenester Side 8 av 10 Bilag 5: Endringer etter avtaleinngåelsen 10 DOKUMENTASJON AV ENDRINGER ETTER AVTALEINNGÅELSE Endringer og tilføyelser etter avtaleinngåelse vedlegges avtalen som egne signerte endringsbilag. 11 MAL FOR ENDRING TIL RAMMEAVTALEN Endring nr XX til Rammeavtale om kjøp av tjenester vedrørende sanitære hjelpemidler mellom NAV Hjelpemiddelsentral Troms og [Leverandør], signert [dato] Denne endringen gjøres i henhold til betingelsene i ovenfor nevnte avtale, med mindre annet særskilt er angitt nedenfor. Beskrivelse av endringen: Dette dokument er undertegnet i to eksemplarer hvorav hver part beholder ett. For NAV Hjelpemiddelsentral Troms Dato: Sign: For [Leverandør] Dato: Sign: Navn: Navn:

9 Del III Bilag til rammeavtale om kjøp av tjenester Side 9 av 10 Bilag 6: HMS-egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Intern-kontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato: Daglig leder (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Dato: (sign.) Representant for de ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av anbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Intern-kontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. av 6. desember 1996 i medhold av lov av 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Dato: Daglig leder (sign.)

10 Del III Bilag til rammeavtale om kjøp av tjenester Side 10 av 10 Bilag 7: Taushetserklæring NAV Arbeids- og velferdsetaten Erklæring om taushetsplikt NAVs tjenestemenn får gjennom sitt arbeid inngående kjennskap til andre menneskers personlige og private forhold, om forretningsforhold, inntektsforhold osv. Det er opplysninger som den enkelte er pliktig til å gi, endog under straffeansvar, eller opplysninger som må meddeles NAVs organer for at søkeren skal kunne få den stønad som han/hun har krav på. Disse opplysningene må kunne gis i tillit til at de ikke blir meddelt uvedkommende. For å beskytte medlemmene og arbeidsgiverne mv. mot at noe slikt skjer, inneholder lovverket strenge regler om taushetsplikt. De sentrale bestemmelsene finnes i forvaltningsloven 13 13e og i folketrygdloven Alle som utfører arbeid for NAV, også midlertidig tilsatte og oppdragstakere, har lovbestemt taushetsplikt. Taushetsplikten gjelder også for dem som får opplysninger fra NAV på grunnlag av dispensasjon etter folketrygdloven Plikten gjelder både i arbeidet og privat. Den varer også etter at vedkommende har sluttet i tjenesten. Brudd på taushetsplikten kan straffes med bøter eller med fengsel inntil seks måneder, se straffeloven 121. Erklæringen undertegnes i to eksemplarer, med ett eksemplar til hver av partene. Jeg har lest ovenstående og har gjort meg kjent med de lovbestemmelsene det er vist til. I tillegg til reglene om lovbestemt taushetsplikt, forplikter jeg meg til ikke å gi opplysninger om sikkerhetsrutiner og sikkerhetsinstrukser som regulerer NAVs sikkerhet, og som ikke må bli kjent for andre. Passord må under ingen omstendigheter gis til andre. Jeg forplikter meg til å sette meg inn i etatens gjeldende sikkerhetsregler. Sted:... Dato: (underskrift ansatt) (navn med blokkbokstaver) Kopi av forvaltningsloven 13 13e, folketrygdloven 21 9 og straffeloven 121 fås i den enkelte enhet/kontor.