RETNINGSLINJER VED BESTILLING AV REISER FOR HØGSKOLEN I OSLOS REGNING

Transkript

1 RETNINGSLINJER VED BESTILLING AV REISER FOR HØGSKOLEN I OSLOS REGNING 1. FORMÅL Formål med retningslinjene er å gi generelle regler for reiser ved Høgskolen i Oslo. Retningslinjene skal innarbeides i alle avtaler som høgskolen inngår på reiseområdet og leverandørene må forplikte seg til å bistå med gjennomføring av retningslinjene. Retningslinjene bygger på Særavtale for reiser innenlands for statens regning og Særavtale for reiser utenlands for statens regning samt de administrative prosedyrene på området. 2. GENERELT KRAV TIL DEN REISENDE Ved enhver reise for høgskolens regning skal den tilsatte følge disse retningslinjene for å oppnå en effektiv, rasjonell og kostnadsreduserende reisevirksomhet. Den som reiser har ansvar for å: - sette seg inn i høgskolens retningslinjer for reiser - sette seg inn i og være lojal til inngåtte avtaler - påse at oppgjør finner sted i henhold til instruks fra økonomiseksjonen - planlegge sin reisevirksomhet slik at gunstigst mulig pris oppnås - rette seg etter egen avdeling/enhets regler for om den tilsatte bestiller egne reiser eller om dette skal gjøres gjennom en reisebestiller. 2.2 DEFINISJONER MED MER REISER FOR TILSATTE Særavtalene gjelder for alle som reiser i oppdrag eller i tjeneste for statens regning. Samtykke til å foreta reiser for statens regning skal innhentes før reisen bestilles. Samtykke til reiser innenlands gis av nærmeste overordnede med budsjettdisponeringsmyndighet, reiser til utlandet må godkjennes av avdelingsdirektør eller enhetsleder TJENESTEREISE Med tjenestereise menes pålagte og/eller godkjente reiser av ikke fast karakter i oppdrag for arbeidsgiver/oppdragsgiver. Reiser som utføres som en fast del av arbeidet og som inngår som faste rutinemessige oppdrag, er ikke tjenestereiser i særavtalens forstand. Avtalen gjelder heller ikke personell som har reisevirksomhet regulert i egne administrative bestemmelser eller særavtaler. Reiser for tilsatte i forbindelse med veiledning av studenter i praksis er ikke tjenestereiser etter denne definisjon TILSKUDDSREISER Særavtalen gjelder ikke faglige tilskuddsreiser eller stipendreiser. Med dette menes reiser hvor det gis tilskudd eller stipend, dvs. at mottaker mottar et begrenset beløp til hel eller delvis dekning av utgifter i forbindelse med reiser som arbeidsgiver mener kan være faglig nyttig i forbindelse med arbeidet. Arbeidstakeren må selv ta initiativet til reisen og søke om tilskudd.

2 2.2.2 REISER FOR ANDRE REISER FOR EKSTERNE Bestilling av reiser for eksterne sensorer og forelesere skal foretas av den avdeling/enhet som er oppdragsgiver, og som dermed skal dekke reisekostnadene. På denne måten får høgskolen mulighet til å kontrollere/godkjenne reisen i forkant PRIVATE REISER Ved bestilling av private reiser hos noen av høgskolens avtalepartnere må det gjøres oppmerksom på at dette gjelder en privat reise. Private reiser skal betales kontant eller med eget kredittkort. Faktura skal ikke i noe tilfelle sendes høgskolen på bestilling av private reiser. Om tilsatte gis samme betingelser som høgskolen ved private reiser vil fremgå av den enkelte avtale. Eventuelle private fordeler den enkelte oppnår ved benyttelse av høgskolens avtaler er skattepliktige. 3. KREDITTKORT 3.1 GENERELT Alle tilsatte oppfordres til å anskaffe seg kredittkort fra de kortselskap som høgskolen til enhver tid har avtale med. Høgskolen vil da betale årsavgiften på kredittkortet. 3.2 FORDELER VED BRUK AV KREDITTKORT Gode betalingsbetingelser Se inngått avtale på kredittkort. De fleste kredittkortselskap fakturerer månedlig med 20 dagers betalingsfrist, noe som medfører opptil dager kreditt Forsikringsfordeler Se inngått avtale på kredittkort. Bruk av kredittkort gir forsikring på alle reiser som er betalt med kortet. Det avhenger av avtalen med kredittkortselskapet om hvor stor del av reisen som må belastes kortet før forsikringsansvaret trår i kraft Færre bilag å håndtere for høgskolen Kredittkortet kan brukes til alle typer utlegg som den tilsatte har for høgskolen. Dette kan være blomster, servering, taxi eller reiser. I stedet for refusjonsskjemaer på småsummer får vi maksimalt en faktura pr. måned pr. tilsatt Reiseforskudd Reiseforskudd utbetales i henhold til reglene i særavtalene (se punkt 1). Høgskolen oppfordrer til at kredittkort brukes i størst mulig grad. Tilsatte som får dekket årsavgiften til kredittkort vil normalt bare få utbetalt et begrenset reiseforskudd, unntatt ved spesielle reisemål der bruk av kredittkort ikke kan forventes å være akseptert som betalingsform Gode betingelser for private kredittkort for tilsatte Se gjeldende avtale på kredittkort.

3 4. FORSIKRING GENERELT Staten er selvassurandør og høgskolen har derfor ikke anledning/fullmakt til å tegne og/eller dekke premien for tegning av enkeltstående (private) reise- og/eller ulykkesforsikringer. FORSIKRING PÅ REISER I NORGE OG I NORDEN Høgskolen har ikke anledning/fullmakt til å tegne og/eller dekke premien for tegning av enkeltstående (private) reise- og/eller ulykkesforsikringer. Unntaket er forsikringer som følger automatisk ved bruk av kredittkort. Se Særavtale for reiser innenlands for statens regning 13 for mer informasjon om forsikringsoppgjør med mer. FORSIKRING PÅ REISER UTENFOR NORDEN Høgskolen har ikke anledning/fullmakt til å tegne og/eller dekke premien for tegning av enkeltstående (private) reise- og/eller ulykkesforsikringer unntatt i spesielle tilfeller ved reiser utenfor Norden. Fortrinnsvis skal reisene betales med kredittkort, noe som automatisk medfører reiseforsikring ihht kredittkortselskapets retningslinjer. Dersom reisen ikke betales med kredittkort kan egen forsikring unntaksvis tegnes hos reisebyrået dersom den reisende ikke er dekket av private reiseforsikringer. Se Særavtalen for reiser utenlands for statens regning 13 for mer informasjon om dette. FORSIKRING AV HØGSKOLENS EIENDOM I FORBINDELSE MED REISER Bærbare pc-er og annet verdifullt utstyr som er høgskolens eiendom og som tas med på reiser utenfor Norden kan forsikres spesielt dersom annen reiseforsikring ikke dekker dette. Slik forsikring kan tegnes hos reisebyrået. 5. AVTALER PÅ REISEOMRÅDET 5.1 GENERELT Tilsatte ved høgskolen er pålagt lojalitet til de avtaler som er inngått av høgskolen. Dette medfører at alle reiser for høgskolen sin regning skal gjøres gjennom våre avtaleparter dersom dette er gjennomførlig. Unntak skal kun skje i de tilfeller leverandørene av en eller annen grunn ikke kan tilby det vi etterspør, det være seg på grunn av manglende kapasitet eller dersom de ikke kan tilby gjeldende destinasjon. At andre leverandører, som vi ikke er i avtaleforhold med, kan tilby lavere pris for enkeltreiser er ikke tilstrekkelig begrunnelse til å la være å benytte høgskolens avtaler. 5.2 REISEBYRÅAVTALE GENERELT Reisebyrået skal være forpliktet til å forvalte høgskolens avtaler og sørge for at disse retningslinjene blir overholdt. Reisebyrået skal tilby reisebestilling på internett og gjennom personlig service pr. telefon og e-post. Reisebyrået skal alltid tilby billetter og losji hos våre avtaleparter som et utgangspunkt, men også være behjelpelig med bestillinger hos andre leverandører dersom avtalepartene ikke kan tilby gjeldende destinasjon eller mangler kapasitet.

4 5.2.2 PAKKELØSNINGER Reisebyrået skal bidra til å sy sammen pakkeløsninger der dette er hensiktsmessig KURS OG KONFERANSER Reisebyrået skal tilby assistanse til arrangering av kurs og konferanser både innenlands og i utlandet. Se prosedyre for arrangering av kurs, seminarer og konferanser med mer GRUPPEREISER Det skal inngås avtale med reisebyrå om gruppereiser. Reisebyrået skal kunne tilby hele pakker med fly, hotell, konferanselokaler med mer og kunne bistå høgskolen ved valg av destinasjoner ved forespørsel. 5.2 FLYAVTALE (Avtale må inngås) Høgskolen skal knytte til seg flere leverandører ved parallelle rammeavtaler på flyreiser. Valg av flyselskap for den enkelte reise skal bli gjort ut fra en totalvurdering av følgende kriterier: 1. Pris 2. Reisetid, herunder hvor lang tid reisen vil ta og hvor godt reisetidspunktet passer til reisens formål. Hvis bare en leverandør kan tilby gjeldende destinasjon vil denne bli valgt, dersom ingen av leverandørene høgskolen har avtale med kan tilby gjeldende destinasjon vil andre leverandører bli vurdert. 5.3 HOTELLAVTALE Høgskolen skal knytte til seg flere leverandører ved parallelle rammeavtaler på hotellrom. Valg av leverandør for den enkelte skal bli gjort ut fra en totalvurdering av følgende kriterier: 1. Pris 2. Beliggenhet, her må eventuelle reiseutgifter i forhold til reisens formål sees på i sammenheng med prisen. Hvis bare en leverandør kan tilby gjeldende destinasjon vil denne bli valgt, dersom ingen av leverandørene høgskolen har avtale med kan tilby gjeldende destinasjon vil andre leverandører bli vurdert. 5.4 TOG, BÅT OG LEIEBIL TOGBILLETTER Det er adgang til å benytte 1. klasse tog. Reisemønsteret skal tilpasses de rabattordninger som NSB ev. andre jernbaneselskaper tilbyr BÅTBILLETTER Det er adgang til å benytte beste klasse på båt LEIEBIL Leiebil skal bare benyttes dersom det. Følgende retningslinjer skal følges når det gjelder bilkategori som kan benyttes: Ved reise alene skal bil i kategori B benyttes. Ved reise to eller flere sammen kan bil i kategori C eller D benyttes. I de tilfeller der utleieselskapene tilbyr rabatterte priser til Staten skal disse benyttes.

5 6. BILLETTBESTILLING 6.1 BESTILLING GJENNOM REISEBYRÅ Som hovedregel skal alle reiser bestilles gjennom det reisebyrået som høgskolen til enhver tid har avtale med. Det skal kunne skje via internett, pr telefon eller e-post. Se reisebyråavtale. 6.2 BESTILLING DIREKTE HOS AVTALEPARTNERE Bestilling direkte hos våre avtaleparter kan også skje der dette er mest hensiktsmessig. Bestilling skal da skje i henhold til avtale og etter de prosedyrer som denne beskriver. 6.3 BESTILLING PÅ INTERNETT Reiser skal ikke bestilles på internett hos andre enn våre avtaleparter, selv om dette i noen tilfeller kan gi gunstigere priser. Høgskolen er på sikt tjent med mest mulig lojalitet til inngåtte avtaler og alle tilsatte plikter derfor å benytte disse. 7. BETALING AV REISER 7.1 KREDITTKORT Ved betaling av reiser med kredittkort må kredittkortfaktura med alle kvitteringer og vedlegg sendes regnskap for utbetaling. I tillegg må reiseregning utfylles. Det som har blitt betalt med kredittkort må trekkes fra på reiseregningen. 7.2 REISEFORSKUDD For reisende med fast tilsetting ved høgskolen er det anledning til å få utbetalt reiseforskudd i forbindelse med reiser. Høgskolen oppfordrer tilsatte til å anskaffe kredittkort etter de avtaler høgskolen har og at disse benyttes i størst mulig grad til å betale kostnader i forbindelse med reiser for å redusere behovet for utbetaling av reiseforskudd. Tilsatte som får dekket årsavgiften til kredittkort vil normalt bare få utbetalt et begrenset reiseforskudd, unntatt ved spesielle reisemål der bruk av kredittkort ikke kan forventes å være akseptert som betalingsform Dersom flere skal reise sammen (gruppe) kan en tilsatt ta ut et større forskudd forutsatt at dette skal dekke fellesutgifter for gruppen Utfylt blankett for reiseforskudd (X-0124B) - undertegnet av den reisende, attestert og anvist - leveres regnskapskontoret minst én uke før utbetaling/overføring må finne sted. Reiseforskudd utbetales tidligst to uker før reisen skal finne sted, unntatt hvis det i spesielle tilfeller kan dokumenteres at det vil påløpe reisekostnader av en viss størrelse som den tilsatte må betale før dette tidspunkt Før eventuelt nytt reiseforskudd utstedes må det forrige være oppgjort ved at reiseregning er levert regnskapskontoret. Avtale om tilbakebetaling skal inngås skriftlig, senest ved utlevering av forskuddet.

6 7.2.5 Dersom reiseforskudd ikke er oppgjort innen fastsatt frist trekkes forskuddet av lønn ved første ordinære lønnskjøring etter at fristen er ute. 7.3 REISEREGNING Reiseregning skal alltid fylles ut etter alle tjeneste- eller tilskuddsreiser så snart reisen er gjennomført, senest innen 1 måned. Krav som leveres etter 3 år foreldes. Det elektroniske skjemaet skal benyttes. Det er viktig å huske på ved utfylling av reiseregning at alle utgifter som er betalt direkte av høgskolen ved bruk av kredittkort eller som reiseforskudd må trekkes fra på reiseregningen. 7.4 FAKTURERING Fakturering ved betaling med kredittkort Faktura blir ved bruk av kredittkort sendt direkte til kortholder. Den må da paraferes av den reisende og sendes sammen med alle kvitteringer og bilag til attestasjon og utbetaling. Det er viktig å huske på ved utfylling av reiseregning at alle utgifter som er betalt direkte av høgskolen ved bruk av kredittkort må trekkes fra på reiseregningen Fakturering direkte til høgskolen Faktura fra reisebyrå eller andre avtaleparter må merkes med referansenummer (4 siffer) og bestillers navn i fakturaens referansefelt. Dette er det den enkelte reisebestillers ansvar å påse at dette blir gjort. Høgskolen i Oslo 12. januar 2007 Torill Erikson (sign.)