OSL T2. Bilag D11 Prosedyre for behandling av administrativ dokumentasjon

Transkript

1 Prosjekttittel: OSL T2 Tittel: Bilag D11 Prosedyre for behandling av administrativ dokumentasjon E For implementering GMORS GMFLI GMKND E For implementering GMTAB GMFLI GMKND E For implementering GMTAB GMRTV GMKND A Oppdatert etter kommentarer GMTAB A Intern utgave GMTAB Revisjon Dato Tekst Laget Kontrollert Godkjent Leverandørs logo: Områdekode: Systemkode: Antall sider: OO 00 Side: 1 av 5 Prosjektnummer: Kontraktsnummer: Fag: Dokumenttype: Løpenummer.: Revisjon: T20100 PDOSL AO PR 0005 E05 OSLO LUFTHAVN AS ER ET HELEID DATTERSELSKAP AV AVINOR AS

2 Innholdsfortegnelse 1 Hensikt Administrativ dokumentasjon Generelt T2-prosjektets postadresse Byggherrens dokumentsenter og dokumentstyringssystem Nummerering av korrespondanse Tittel og referanser Korrespondanse mellom Byggherre og Entreprenør Korrespondanse mellom Entreprenør og hans underentreprenører... 5 T20100-PDOSL-AO-PR-0005 Side 2 av 5

3 1 Hensikt Dette dokumentet omhandler administrativ dokumentasjon og beskriver dokumentstyringssystemet og hvilke krav Byggherren setter til entreprenører og rådgiveres rutiner vedrørende dokumentbehandling. 2 Administrativ dokumentasjon Med administrativ dokumentasjon menes dokumenter som ikke skal revideres, for eksempel brev, notater, månedsrapporter, møtereferater etc. Det bemerkes at tekniske notater skal etableres som rapporter og behandles som teknisk dokumentasjon. 3 Generelt Koding av administrativ dokumentasjon er styrt gjennom registrering i ProArc. Brev skal av hensyn til saksbehandling og arkivering kun omhandle en sak. Telefaks og E-post betraktes ikke som kontraktuell korrespondanse. Det skal angis hvor kopi er sendt. (Kopier sendes i henhold til distribusjonsliste utarbeidet for vedkommende entreprise.) Avviksmeldinger, krav om endringsordre, melding om avklaringsbehov, møtereferater, månedsrapporter og SVAG sendes pr. E-post til OR med kopi til dokumentsenteret på adressen: doksenter@oslt2.no. Brev, endringsordre, notater, pristilbud og garantier sendes som signert original til T2- prosjektets postadresse. 4 T2-prosjektets postadresse All post til T2-prosjektet adresseres til: Oslo Lufthavn AS T2-prosjektet v/oppdragsgivers representant Postboks 170 N-2061 Gardermoen T20100-PDOSL-AO-PR-0005 Side 3 av 5

4 5 Byggherrens dokumentsenter og dokumentstyringssystem All korrespondanse i prosjektet skal løpende registreres, distribueres og arkiveres i Byggherrens elektroniske dokumenthåndteringssystem ProArc. Byggherren har etablert og bemannet et dokumentsenter som har ansvaret for mottak, registrering og distribusjon av all korrespondanse mellom partene i prosjektet. Byggherrens dokumentsenter registrerer og skanner inn dokumenter fra Entreprenøren til Byggherren. Det åpnes for lesetilgang for Entreprenøren på sendte og mottatte dokumenter i egen kontrakt. Byggherren bruker ProArc for elektronisk distribusjon av dokumenter fra Byggherren til Entreprenør. Signert papiroriginal sendes parallelt i posten. Byggherren vil gi nøkkelpersonell nødvendig opplæring i å bruke ProArc, anslagsvis en halv dags opplæring for 1-2 personer etter nærmere avtale. I tillegg vil dokumentsenteret kunne yte brukerassistanse pr telefon. Flytskjema administrativ dokumentasjon 6 Nummerering av korrespondanse Entreprenøren følger egen, intern nummerstruktur på korrespondanse som sendes til Byggherren. Ved innregistrering i ProArc får disse dokumentene ny OSL-nummerstruktur. T20100-PDOSL-AO-PR-0005 Side 4 av 5

5 7 Tittel og referanser All korrespondanse skal ha en fast overskrift som består av kontraktsnummer og kontraktsnavn med sakstittel som undertittel. Korrespondanse skal inneholde et deres ref. felt, hvor det henvises til Byggherrens relevante korrespondanse. 8 Korrespondanse mellom Byggherre og Entreprenør All korrespondanse fra Entreprenør skal adresseres til Byggherrens representant og være underskrevet av Entreprenørens representant. 9 Korrespondanse mellom Entreprenør og hans underentreprenører Entreprenøren skal holde et komplett arkiv inkludert et register over all skriftlig kommunikasjon mellom Entreprenøren og dennes underentreprenører. T20100-PDOSL-AO-PR-0005 Side 5 av 5