KONKURRANSEGRUNNLAG Utstyrsrådgiver

Transkript

1 UNN A-fløy Utstyrsrådgiver Prosjektets systemer og rutiner Rev.nr. 01 Dato Revisjonen gjelder Konkurransegrunnlag UR

2 UNN HF NY A-FLØY Side 2 av 5 INNHOLD: 1.1 GENERELT KORRESPONDANSE, KOMMUNIKASJON RUTINER FOR RAPPORTERING OG VARSLING FAKTURARUTINER... 4

3 UNN HF NY A-FLØY Side 3 av GENERELT Konsulenten pålegges å følge de forretningsrutiner og systemer som er beskrevet her, og i kontraktsbestemmelsene i tilbudsforespørselsen. Det er byggherrens ønske at UR benytter eget KS-system, maldokumenter og erfaringer fra andre prosjekter ved utarbeidelse av anbudsgrunnlag for å sikre effektivitet i prosjektet. Alle dokumenter skal tilpasses UNN Tromsø, A-fløy prosjektet og godkjennes av byggherren på forhånd. 1.2 KORRESPONDANSE, KOMMUNIKASJON Med korrespondanse menes brev, telefax, e-post og oversendelsesbrev. Korrespondanse i prosjektet skal merkes med: UNN A-fløy. Kontraktnavn og -nummer I overskriften skal det angis hva saken gjelder. Korrespondanse skal normalt sendes til prosjektleder med kopi til UNN v/ ekspedisjonen. Korrespondanse til konsulenten sendes til konsulentens forretningsadresse eller avtalt e-postadresse. Av hensyn til saksbehandling og arkivering skal hvert enkelt brev kun omhandle en sak. Det skal angis hvor gjenpart er sendt. Tegninger, beskrivelser o.l. distribueres iht. egne rutiner. Byggherrens sentrale e-post håndteres av prosjektsekretær: marita.sorensen2@unn.no Byggherrens postadresse er: Universitetssykehuset Nord-Norge HF Drifts- og eiendomssenteret, v/ Marita Sørensen Postboks Tromsø Beskjeder Beskjeder til og fra byggherren eller brukere til byggeplassen skal rettes til byggeleder som formidler dem videre. Beskjeder skal som hovedregel være skriftlig. Muntlige beskjeder skal bekreftes skriftlig i etterkant uten ugrunnet opphold. Påbud og pålegg til byggeplass skal skje skriftlig og fordeles som angitt for brev. Beskjeder til/fra underkonsulenter til byggherren eller byggherrens rådgivere skal gå via den konsulent som er byggherrens kontraktspartner, og skal skje skriftlig Prosjekthotell Alle aktører i prosjektet skal benytte Byggherrens prosjekthotell. Prosjekthotellet skal benyttes til: - Distribusjon av møtereferat - Innmelding og behandling av endringer - Innmelding og behandling av avviksmeldinger - Melding om driftsstans - Tegningsdistribusjon - Tegningsarkiv - Organisasjonsplan, adresselister, kontaktinfo - Mm

4 UNN HF NY A-FLØY Side 4 av 5 For utstyrsrådgiver vil prosjekthotellet benyttet spesielt til å distribuere anbudsgrunnlag, tekniske spesifikasjoner osv. til/fra prosjekteringsgruppen. Det forutsettes at konsulenten tilegner seg nødvendig kompetanse for bruk av systemet, og logger seg på daglig for å holde seg oppdatert. Byggherren vil gjennomføre brukeropplæring for konsulenten. 1.3 RUTINER FOR RAPPORTERING OG VARSLING Månedsrapport Konsulenten lager mal for månedsrapport som skal godkjennes av byggherren på forhånd. Konsulenten oversender månedsrapporten elektronisk via Prosjekthotellet senest 5 dager etter månedsskiftet Faserapport Konsulenten lager mal for faserapport som skal godkjennes av byggherren på forhånd. Konsulenten oversender faserapporten elektronisk via Prosjekthotellet senest 2 måneder etter avsluttet fase Endringsbehandling Konsulentens varsler og krav om endringer, avvik og fremdrift eller byggherrens pålegg om endring distribueres og behandles elektronisk via Prosjekthotellet, hvor historikken loggføres. Byggherrens system og mal skal benyttes Bestilling av endringsarbeider Ingen tilleggs- og endringsarbeider skal påbegynnes eller utføres før byggherrens skriftlige bestilling foreligger. Faktura for tilleggs- og endringsarbeider der byggherrens skriftlige bestilling ikke foreligger, vil bli avvist. Formålet med behandlingsrutinen for endringer er å sikre at: Endringsmeldingene er likt oppbygget Blir distribuert på riktig måte og på rett tidspunkt til de berørte Blir godkjent av rette personer Bestilling skjer på riktig måte Arkiveres riktig Konsulent utfører og fakturerer endringer iht. signert bestilling. Alt arbeid som utføres uten signert bestilling, er konsulentens egen risiko og vil ikke bli dekket av byggherren. Dersom avvik vil føre til en endring, skal endringen behandles iht. dette punktet. 1.4 FAKTURARUTINER Generelt Før første utbetaling finner sted skal følgende foreligge hos oppdragsgiver: Original kontrakt signert av begge parter Original av de garantier som Kontrakten beskriver Konsulentens forsikringsbekreftelser/-bevis Fakturering Konsulent skal utarbeide budsjett som danner grunnlag for en antatt fakturaplan. Fakturaplanen skal være basert på detaljert og omforent fremdrift. Fakturaplanen skal være brutt ned og gjengi tilbudets ytelser i en hensiktsmessig inndeling for rapportering og fordelt månedsvis i henhold til planlagt fremdrift.

5 UNN HF NY A-FLØY Side 5 av 5 Godkjente tilleggsvederlag skal faktureres på egne fakturaer. Kopi av byggherrens skriftlige godkjenning/bestilling skal vedlegges hver faktura. Avtalt LPS skal faktureres på egne fakturaer. Kopi av beregning av LPS skal vedlegges fakturaen Oversendelse av faktura Fakturaer med nødvendige bilag adresseres til: Universitetssykehuset Nord-Norge HF c/o fakturamottak Pb 4220, Vika 8608 Mo i Rana og merkes: UNN A-fløy. Kontraktsnummer - Bestillingsnummer Fakturainnhold Fakturaen skal inneholde følgende punkter: 1. Leverandørens organisasjonsnummer, navn, adresse og bankgironummer 2. Navn og adresse til oppdragsgiver 3. Leveringsadresse 4. Fakturanummer og fakturadato 5. Forfallsdato 6. Henvisning til oppdragsgivers prosjektnummer og bestillingsnummer 7. Henvisning til fakturaplan og avtalt ramme iht. denne. 8. Henvisning til andre vedlegg (dokumentasjon) til fakturaen 9. Fakturasum ekskl og inkl mva 10. Tidligere fakturert 11. Gjenstående å fakturere (estimert) etter denne faktura 12. Fakturabeløpet skal være tilstrekkelig beskrevet og dokumentert til å gi oppdragsgiver mulighet for å kontrollere riktigheten av hvert beløp. Kun innebygde materialer skal faktureres. Ved eventuell avtale om forskudd skal alltid fakturaen vedlegges en bankgaranti på hele beløpet. 13. Ved fakturering etter medgått tid skal spesifiserte timelister for hver person vedlegges fakturaen. Timelistene skal være godkjent og signert av konsulentens representant. Dersom dette forårsaker uforholdsmessig mange vedlegg, kan det avtales at oppdragsgiver aksepterer datautskrift/samletimeliste som er godkjent og signert. Leverandøren må være forberedt på å dokumentere riktigheten av datautskrift/samletimeliste ved en eventuell kontroll. 14. Vedlegg, dokumentasjon