VEILEDNING BRUK AV NY LØSNING FOR PERIODISERING AV BUDSJETTER I MACONOMY

Transkript

1 VEILEDNING BRUK AV NY LØSNING FOR PERIODISERING AV BUDSJETTER I MACONOMY Bakgrunn Periodisering av budsjetter i Maconomy har blitt oppfattet som tungvint og uoversiktlig. Økonomiavdelingen har nå foretatt testing av en ny løsning i Maconomy for periodisering av budsjett. Denne løsningen gir brukerne: Et mer oversiktlig skjermbilde over periodisering av budsjettet Enklere måter å fordele budsjettene på Den nye løsningen i Maconomy er ikke knyttet opp til Java-funksjonalitet, og man vil dermed ikke oppleve ustabilitet i systemet når man skal periodisere budsjetter. Veiledning Nedenfor følger en forenklet veiledning i bruk av den nye løsningen for periodisering av budsjett i Maconomy. 1 Registrering av budsjett Registrering av selve budsjettet i Maconomy skal håndteres på samme måte som før. For den videre veiledningen benyttes følgende budsjett som eksempel: NB! Budsjettet kan nå bare periodiseres ved bruk av antall, ikke beløp. Det er derfor spesielt viktig at man registrerer korrekt antall i budsjettet mht videre periodisering av budsjettet. Hvis man fordeler feil antall i forhold til perioden, vil man få avvik i beløpsdelen i skjermbildet. Skal man eksempelvis budsjettere med lønnskostnader for 1 år, så skal det budsjetteres og periodiseres med antall måneder som da vil være 12.

2 2 Periodisering av budsjett For å komme inn i det nye periodiseringsvinduet, gå inn på fanebladet Periodisk budsjett øverst til høyre i skjermbildet. 3 Når man kommer inn i periodiseringsvinduet, vil man få følgende skjermbilde: 4 Valgt periode 5 Budsjett, valgt periode I punktene 4 8 nedenfor følger en kort forklaring på de ulike øyene som periodiseringsvinduet er inndelt i. Her velger man tidsperioden man ønsker å periodisere budsjettet. Tidsperioden må endres mht periodisering av ulike aktiviteter/oppgaver etter behov. Etter hvert som man har periodisert kostnadene for den valgte perioden, så vil det bli registrert en total kostpris og salgspris for den valgte perioden. 6 Budsjett Angir prosjektets totale budsjett med følgende informasjon: - Periodisering på tidligere perioder (ift valgt tidsperiode fra øya Valgt periode ) - Periodisering på senere perioder (ift valgt tidsperiode fra øya Valgt

3 periode ) - Uallokert (beløp som ikke er periodisert) 7 Antall Angir en oversikt over de oppgavene som er lagt inn i prosjektets budsjett. Valgt antall skal registreres iht de valgte periodene. 8 Kostpris Angir en oversikt over periodisert kostpris for de ulike oppgavene som er lagt inn i prosjektets budsjett. Kostprisene registreres automatisk etter at man har registrert antall for hver enkelt oppgave. 9 Periodisering av lønn Eksempel NB! Det er ikke mulig å endre beløpene manuelt i denne øya. Dersom det er registrert feil beløp, så må dette endres i selve budsjettet. Vi skal nå periodisere lønnskostnadene for I øya Valgt periode velges: Måned = 1, År = Måned = 12, År = 2012 I øya Budsjett, valgt periode velges alternativet År ettersom lønnskostnaden pr måned i 2012 er lik for alle 12 månedene, dvs flat budsjettering. 10 Fordel uallokert I de tilfellene man skal periodisere kostnader flatt over en tidsperiode, så vil man ha mulighet til å gjøre dette ved å benytte funksjonsknappen Fordel uallokert. Forutsetning for å benytte denne funksjonen er at man må registrere start- og sluttdato i øya Antall for å angi perioden man ønsker å periodisere flatt. For periodisering av lønnskostnadene for 2012 blir følgende registrert: Deretter trykker man på knappen Fordel uallokert for å fordele budsjettet for

4 angitt periode. Man vil da få automatisk registrert 12 i kolonnen 2012, og beløpet for oppgave 5 (Lønn 2012) vil beregnet automatisk som vist nedenfor: 11 Periodisering av timer Eksempel Vi skal nå periodisere timer som prosjektleder utfører i prosjektet i Det budsjetteres med at prosjektleder skal jobbe 100 timer i prosjektet med en fordeling av timene på månedene februar (20 timer), mars (30 timer) og april (50 timer). Følgende registreres i Valgt periode og Budsjett, valgt periode : Deretter registrerer man antall timer på de ulike månedene. Ettersom det er ulikt timeantall pr måned, så vil det ikke være hensiktsmessig å benytte funksjonen Fordel uallokert. Periodisering vil bli følgende etter at man har registrert antall timer på de ulike månedene:

5 12 Fullstendig periodisering Følg samme veiledning som ovenfor for de andre oppgavene som skal periodiseres. Etter at samtlige oppgaver er periodisert, så vil budsjettet se slik ut i eksempelet:

6 13 Uallokert NB! Når man anser seg ferdig med periodisering av budsjettet, så SKAL du ALLTID påse at Uallokert i øya Budsjett ALLTID er lik 0. Dersom det forekommer et uallokert beløp betyr dette enten at du ikke har periodisert alle kostnadene eller at det foreligger feil i periodiseringen du har foretatt.