Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy prosjektregnskapssystem Datainnsamling og registrering

Transkript

1 1 Valuta- og EU-prosjekter i Maconomy prosjektregnskapssystem Datainnsamling og registrering Per Inge Andresen

2 2 Agenda Avgrensninger og begrepsavklaringer Databehov Finansieringskategorier Prosjektdata Budsjettering Prising Merverdiavgift (mva.) Indirekte kostnader Rapportering

3 3 Avgrensninger Kun forhold som er spesielle for følgende prosjekttyper tas opp i det følgende: EU-prosjekter Valutaprosjekter Fokus: Datainnsamling Registrering Rutiner Tilpasninger av systemoppsett og layout som man bør kjenne til Det vises forøvrig til: den generelle løsningen i Maconomy generelle retningslinjer og veiledning for registrering av data

4 4 Begrepsavklaringer Valutaprosjekt a) Et prosjekt hvor fakturering (kundefaktura) skjer i annen valuta enn NOK (norske kroner) b) Et prosjekt som får sine innbetalinger i annen valuta enn NOK EU-prosjekt Et prosjekt hvor et av EU-kommisjonens organer er finansieringskilde Innbetalingen kan komme til NTNU fra: a) EU-kommisjonens organ, hvis NTNU er koordinator fo prosjektet b) En annen virksomhet, som er koordinator for prosjektet Normalt skulle finansieringskategorien følge innbetalingskilden, men det gjøres et unntak for prosjekter hvor midler går fra EU via en koordinator til NTNU.

5 5 Generelle databehov Databehov som gjelder øvrige prosjekter, gjelder også EU- og valutaprosjekter Prosjektdata Budsjett Faktureringsbetingelser

6 6 Særskilte databehov valutaprosjekter Faktureringsvaluta Hvis mer enn én valuta (flere kunder med ulik valuta): => Delprosjekt for hver valuta Valutakurs som ligger til grunn for budsjettet Er det avtalt fast salgspris målt i faktureringsvalutaen?

7 7 Særskilte databehov EU-prosjekter Finansieringskilde Forskningsdirektoratet (DG Research)? Annet direktorat eller EU-organ? Type EU-prosjekt (instrument, action) Eks.: IP, NoE, STREP, MC-RTN, MC-ToK; osv. Kontraktsnr. overfor EU Prosjektnavn i kontrakt med EU Valutakurs som ligger til grunn for budsjettet og avtalt bidrag fra EU Er NTNU koordinator for prosjektet?

8 8 Finansieringskategorier EU-prosjekter EU rammeprogram forskning Prosjekter finansiert av EUs rammeprogram for forskning (FP5, FP6) EU Marie Curie EU utenom forskningsdirektoratet Prosjekter finansiert av andre EU-organer enn forsklningsdirektoratet Valutaprosjekter Utland forøvrig Andre finansieringskategorier? Hver enhet må undersøke om man har prosjekter som skal faktureres i annen valuta enn NOK, og som man mener skal høre til en annen finansieringskategori. Ta i så fall kontakt.

9 9 Valg av finansieringskategori Finansieringskategori velges i trinn 1 ved opprettelse av prosjekt

10 10 Valg av budsjettmal Ny budsjettmal for EUprosjekter Tilpasset spesielle krav for EU Navn på mal: EU Budsjettmal velges i trinn 1 ved opprettelse av prosjekt

11 11 Valuta Forhåndsvalgt valuta i budsjettmalene for finansieringskategoriene for EU og Utland forøvrig : EUR Forhåndsvalgt valuta i budsjettmalene for øvrige finansieringskategorier: NOK For andre valutavalg: Velg Ingen budsjettmal ved opprettelse av prosjektet Velg valuta i vinduet (fanebladet) Priser Registrer prisdata Registrér budsjettlinjer

12 12 Valg av annen valuta enn NOK Hvis man: a) velger en mal som har en annen valuta enn NOK, eller b) bytter til en annen valuta enn NOK (forutsetter at man har valgt Ingen budsjettmal ) vil man få melding om at prisliste og prosjekt har ulik valuta Dette er kun til orientering.

13 13 Valg av valuta som ikke ligger i mal 1. Velg Ingen budsjettmal i trinn 1 ved opprettelse av prosjekt 2. Etter trinn 2, naviger til vinduet (fanebladet) Priser. 3. I delvinduet (øya) Priser, velg valuta. Se figur. 4. Legg inn andre data i Priser 5. Legg inn budsjett

14 14 Finansieringskategori, budsjettmal, prosjektnummer og valuta Prosjektkategori Finansieringskategori Budsjettmal Prosj nr. Valuta EUprosjekter EU rammeprogram EU 62x EUR EU EU 62x EUR Marie Curie EU utenom forskningsdir. Alle (inkl. ingen mal) 62x EUR Valutaprosjekter Utland forøvrig Alle unntatt EU-mal 36x 65x Budsj.mal: EUR Uten budsj.mal: Valgbart Andre finans. kategorier? Avh. av finans.kat.??? Avhengig av finans.kat.

15 15 Delprosjekt - Ulike grunner Fordeling på kunder Kunder med ulik valuta - NB! Aktivitetstyper i EUs rammeprogram for forskning Inndeling i faser Kostnadsoppfølging Ulik Mva-behandling NB! Ikke oppdrag og bidrag under samme hovedprosjekt Ulik inntektsføring Ulike kostnadssted Ulike prosjektledere

16 16 Prosjektdata Prosjektnavn 1. Først: Kortnavn (acronym) på prosjektet i kontrakten med EU 2. Deretter: Fullt prosjektnavn i kontrakten med EU Prosjektbeskrivelse 1. Før opp nåværende prosjektnr. først i dette feltet! 2. For EU-prosjekter: Legg også til prosjekttype (instrument /action type) i samme felt Eks.: IP, NoE, STREP, MC-RTN, MC-ToK; osv. NFR kontraktsnummer/ Ref hos kunde Registrér prosjektets kontraktsnr. hos EU i dette feltet Eks.: SES6-CT

17 17 Registrering av kunde EU-prosjekter hvor NTNU er koordinator Velg kundenr (European Commission) EU-prosjekter hvor NTNU ikke er koordinator Den virksomheten som er koordinator skal registreres som kunde

18 18 Finansiering fra flere kunder Må ha kundeopplysninger for alle kundene Dersom 75% av finansieringen kommer fra kunder innenfor samme finansieringskategori, velges denne Selv om det fra nå av bare skal faktureres en kunde på prosjektet, må også tidligere fakturerte kunder registreres på prosjektet. Hvordan tidligere inntekter på prosjektet skal fordele seg mellom de ulike kundene, må det gis beskjed om FØR konvertering av saldo.

19 19 Valutakurs i budsjett Budsjetter for valuta- og EU-prosjekter skal ha fast valutakurs dvs. daglige kurssvingninger skal ikke ha innvirkning på budsjettet, kun på regnskapsføring og fakturering Fast valutakurs for budsjett oppnås ved å registrere kursdato for budsjett Dette gjøres i vinduet (fanebladet) Priser Kort veiledning i dette vinduet Kurstabell vil bli gjort tilgjengelig Valg av budsjettkurs (dvs. kursdato) For nye prosjekter anbefales å velge som kursdato For prosjekter som er igang: Sjekk om avtalt budsjettkurs er tilgjengelig i kurstabell Ta kontakt dersom kurs mangler i tabellen

20 20 Periodisering av budsjett Forutsetning for at periodisering skal fungere for valuta- og EU-prosjekter: Det må være registrert gjeldende kursdato for budsjett Husk generelle retningslinjer for periodisering av budsjett for år 2003 og tidligere Ta gjerne kontakt med en av våre kontaktpersoner (se oversikt) hvis det er behov for hjelp med dette

21 21 Valutakurs i regnskap og fakturering Valutakurser for regnskapsføring og fakturering oppdateres daglig Lik valutakurs i OF og Maconomy Posteringsdato = Kursdato

22 22 Fra to til tre prisbegreper Før tilpasning for valuta: Kostpris Salgspris Etter innføring av fakturering i annen valuta: Kostpris NOK Salgspris NOK Salgspris VAL (valuta) Gjennomgående endring av layout Salgspris VAL = Salgspris i prosjektets faktureringsvaluta Ledetekster Kolonneoverskrifter For prosjekter med fakturering i NOK: Salgspris VAL inneholder beløp i NOK

23 23 Valutarisiko Salgspris NOK vs. Salgspris VAL Størrelsesforholdet vil variere ved regnskapsføring og fakturering, avhengig av valutakurs på posteringsdato Ulike kilder til valutaavvik (kursavvik) Budsjettdato vs. posteringsdato for påløpte kostnader Posteringsdato for påløpte kostnader vs. Fakturadato Fakturadato vs. betalingsdato

24 24 Ny prisgruppe: EU-grunnlag Prisgruppen EU-grunnlag følger med malene for følgende finansieringskategorier: EU rammeprogram forskning EU Marie Curie Innholdet i EU-grunnlag De fleste arter for fakturerbare direkte kostnader som ikke inngår i prisgruppen dirlønn Unntak: Eksternt kjøp av tjenester EU-grunnlag s funksjon Grunnlag for overhead som godtas av EU sammen med dirlønn

25 25 Prislister og avvikende priser EU-prosjekter Malene for EU-prosjekter har ingen salgsprisliste Salgspris skal styres av valgt avanse i vinduet (fanen) Priser Styring av avtalt salgspris (ikke for EU-prosjekter) Det er Salgspris VAL som kan styres, ikke Salgspris NOK For prosjekter som faktureres i NOK, vil beløp i Salgspris VAL være lik beløp i Salgspris NOK Følgende størrelser må sees i sammenheng ved vurdering av priser: Kostpris NOK Avanse % Valutakurs for budsjett Salgspris VAL

26 26 Personalkostnader EUprosjekter (1) EU krever detaljert dokumentasjon av arbeidsinnsats som skal finansieres av EU! Valgmuligheter for dokumentasjon: a) Timeføring i Maconomy b) Ompostering i OF Vanlig omposteringsbilag er ikke god nok dokumentasjon Kopi av timelister må legges ved omposteringsbilaget Ved beregning av timepris for ompostering må man bruke timeprisene som brukes for samme prosjekt i Maconomy Anbefaling Bruk timeføring i Maconomy, unngå manuelt etterarbeid

27 27 Personalkostnader EUprosjekter (2) Begrenset omfang av personalkostnader som må dokumenteres Fast ansatte finansieres ikke av EU (under Additional Cost) Unntak: Aktivitetskategorien Management of the consortium Egeninnsats må ikke dokumenteres Personlig godtgjørelse til stipendiater, post doc, o.l. under Marie Curie medfører ikke krav til dokumentasjon av medgått arbeidstid

28 28 Utgående merverdiavgift (mva) Ingen mva-vurdering, definert som bidrag utenfor avgiftsområdet i mal for følgende finansieringskategorier: EU rammeprogram forskning EU Marie Curie Mva-vurdering nødvendig for følgende finansieringskategorier: EU utenom forskningsdirektoratet Utland forøvrig

29 29 Inngående mva. EU-prosjekter Budsjettering EU godtar ikke mva som gyldig (tillatt) kostnad => Mva må skilles ut fra kostnader i budsjett og regnskapsrapportering til EU! Budsjettér alle innkjøp (i artskl. 4, 6 og 7) ekskl. mva. Beregn 25% mva. for alle innkjøp En forenkling, ser bort fra ulike mva-satser for reiser, m.m. Budsjettér sum mva. på oppgave (art) 7794 og 9054: Oppgave 7794: Antall og Kostpris, tot, med positivt fortegn Oppgave 9054: Antall og Kostpris, tot, med negativt fortegn

30 30 Inngående mva. EU-prosjekter Regnskapsføring Daglig rutine: Mva må konteres fortløpende på art (konto) 7794 for hvert kjøp, på EU-prosjektet : a) ved registrering i innkjøpssystemet, hvis det registreres bestilling i innkjøpssystemet b) ved registrering av mottatt leverandørfaktura, hvis det ikke er registrert bestilling i innkjøpssystemet Fakturabeløp ekskl. mva. konteres på ordinær kostnadsart Periodisk rutine: Ompostering i OF for enhetens EU-prosjekter: Beløp: Saldo art Saldo art 9054 (motsatt fortegn!) for hvert EUprosjekt Kredit art 9054 (Dekning mva EU-prosjekter, godskrevet prosjekt), på EUprosjektet Debet art 9154 (Dekning mva EU-prosjekter, belastning), på eierstedets ramme

31 31 Indirekte kostnader EUprosjekter (1) Før konvertering: Belastning av indirekte kostnader må være ajour for EU-prosjekter! Etter konvertering: Nytt prinsipp Brutto belastning av indirekte kostnader på samme måte som for andre prosjekter NTNUs beregning av indirekte kostnader belastes internt Dette inngår ikke i budsjett eller regnskapsrapport til EU Det beløp som godtas som overhead av EU beregnes i rapport

32 32 Indirekte kostnader EUprosjekter (2) Registrering av satser (brutto, egenandel og netto) Definert i maler, uten adgang til endring for følgende finansieringskategorier:: EU rammeprogram forskning EU Marie Curie Satsene må registreres for følgende finansieringskategorier: EU utenom forskningsdirektoratet Utland forøvrig

33 33 Indirekte kostnader EUprosjekter (3) Egenandel av indirekte kostnader Må beregnes manuelt, og omposteres i OF for EU-prosjekter Beregningsmetode: [Saldo art 9113] [Sum Overheads i Rapportgrunnlag EU ] Ompostering Kredit art 9052, på EU-prosjektet Debet art 9152, på eierstedets ramme

34 34 Rapportering Tilpasning av rapporter til bruk for valuta vil bli gjennomført Ikke klart ennå Egen rapport er laget: Rapporteringsgrunnlag EU Ytterligere rapportutvikling vil bli vurdert ved behov

35 35 Tidsfrister Registrering kan starte tirsdag kl. 12:00 Prosjektene bør om mulig attesteres og anvises fortløpende Alle prosjektene må være registrert, attestert og anvist i Maconomy innen Ta kontakt i god tid dersom det blir problemer med denne tidsfristen Ikke mulig å fakturere på prosjektene i OF eller Maconomy før saldo er konvertert og kontrollert

36 36 Kontaktpersoner Generelle spørsmål: May-Britt Larsen Tlf.: E-post: Lars Gunnar Indreiten Tlf.: E-post: Marit Øien Tlf.: E-post: Spesielle rutiner og krav for EU-prosjekter: Per Inge Andresen Tlf.: E-post: