1. Opprette Innkjøpsområder DFØ

Transkript

1 1. Opprette Innkjøpsområder DFØ Versjon: Opprette egne katalogprodukter på vegne av leverandør Innhold 0 Innledning 1 Opprette intern katalog direkte i PM Admin 2 Catalog feeder 3 Last ned Catalog feeder 4 Bruk av Catalog feeder Formål: Merknad: Alternativ rutine: Referanse til brukerhåndboken: Gi kategoriansvarlige mulighet til å opprette egne kataloger på vegne av leverandører. Ansvar Tidspunkt Handling 0 Innledning Virksomhetene kan selv opprette produkter og lage intern varekatalog i PM Admin. Virksomhetene har selv også mulighet til å lage varekataloger på vegne av sine leverandører. Dette blir ofte gjort for leverandører som ikke har mulighet selv til å produsere elektroniske varekataloger, i forbindelse med tjenester og leverandører som kun leverer et fåtall produkter. Det er også verdt å merke seg at dette kan også brukes for å lage kataloger for interne bestillinger. Verktøyet som brukes til dette heter Catalog Feeder. 1 Opprette katalog i PM Admin Virksomhet Ny leverandør Steg 1a: PM Admin. Velg og klikk Ny.

2 Steg 1a: Fanen Grunnlagsdata. Gi produktet et navn. Søk opp og plukk frem aktuell leverandør. Søk opp evt kontrakt som virksomheten har med leverandøren. Søk frem hvilken produktgruppe det nye produktet skal tilhøre. Fyll ut detaljer som foreslått i skjermbildet nedenfor. Leverandørens produktkode og produsentens produktkode må evt avtales med leverandøren om dette er data som leverandøren trenger på bestillingen. Lagre. Steg 1b: Fanen Prissetting. Klikk på knappen Legg til nederst til høyre i skjermbildet og det kommer opp en gul linje (som vist på neste side). Dobbeltklikk på den gule linjen, og pris kan registreres. Nettopris eller bruttopris. Er det registrert mvaprosent på fanen Grunnlagsdata blir mva beregnet i henhold til dette. Det kan registreres start og sluttdato. Er startdato frem i tid er ikke produktet tilgjengelig i PM klient før aktuell dato.

3 Detaljer linjen prissetting: Lagre Steg 1c: Fanen Vedlegg. Her kan man evt laste opp bilde av produktet. Klikk på knappen Legg til fil nederst til høyre i skjermbildet. Gi bildet en beskrivelse, browse deg frem til aktuelt bilde som skal legges ved og klikk OK. Lagre

4 Produktet kan benyttes i PM Client: 2 Catalog feeder Virksomhet Ny leverandør Steg 2a: Basware har et gratis produkt som heter Catalog Feeder. Dette produktet kan lastes ned fra følgende område: Her ligger det også brukerveiledning. Før man kan laste ned Catalog Feeder må man fylle ut et skjema med informasjon. Når man har fylt ut denne informasjonen så kommer man videre til nedlastning. Her kan man laste ned siste versjon av Catalog feeder /installasjon og eventuelle brukermanualer samt hjelpefiler. Brukermanualen og hjelpefiler finnes på flere språk deriblant norsk. 3 Last ned Catalog feeder

5 Virksomhet Ny leverandør Steg 3a: Last ned Basware Catalog Feeder til foretrukket område lokalt på din maskin. Steg 3b: Start installasjonen ved å dobbelklikke på nedlastet fil med navn BaswarePurchaseManagementCatalogFeeder.zip. Dobbelklikk så på filen BaswarePurchaseManagementCatalogFeeder.exe. Da vil installasjonen starte. Følg installasjonen og gjør de foretrukne valg du ønsker. Når programmet er ferdig installert finner du dette på startknappen\ alle programmer\basware\purchase Management\Catalog Feeder. Steg 3c: Start programmet. Når programmet er startet legger man inn Selskapet/leverandøren man skal lage kataloger for og en unik PartsID. Dette må da endres hvis man ønsker å lage kataloger for andre leverandører(gjøres i Systemdata i Catalog Feeder). Trykk Neste. Steg 3d: I neste skjermbilde kan man velge området som den ferdige varekatalogen skal eksporteres ut til. Nedenfor kan du se en foreslått sti for dette. Velg filsti og trykk Neste. Steg 3e:

6 Da kommer du til oppsummeringsbildet som viser valgte verdier. Trykk fullfør og da kan man starte med å lage kataloger for valgt leverandør (eks. Ola på hjørnet som skjermbildet nedenfor viser). Steg 3f: For å endre leverandør hvis man lager kataloger på vegne av flere leverandører må man gå på menypunktet systemdata og endre dette her. (eks. Ola på hjørnet pg Parts- ID, som skjermbildet nedenfor viser). 4 Bruk av Catalog feeder Virksomhet Ny leverandør Steg 4a: Alle varekataloger må sendes på e-post til DFØ (ehandel@dfo.no) for import i Basware PM.