SUHS 2016 Tips og Triks Erfaringsutveksling

Transkript

1 SUHS 2016 Tips og Triks Erfaringsutveksling

2 Basware PM Ordrenummeret som en del av emnefelt eller melding ved utsendelse av mail fra Basware Invoice nå faktura stopper i forkontroll Endringsønske som er spilt inn: 2 Mail vedrørende Påminnelse om varemottak : faktura medfølger mailen dersom dette er valgt i innstillingene. Ønsker å få med ordrenummeret som en del av emnefeltet eller tekstfeltet fordi mailen ofte blir sendt videre og besvart men da følger ikke vedlegg med tilbake.

3 Dette kan vi løse selv : Tilbakemelding fra basware: Det er standard støtte for bruk av variabler i meldingstekstene. Her fra dokumentasjonen: Eksempler på meldingstekst: "Faktura med IDnr %var=scanningno% og fakturanummer %var=supplierref% må behandles manuelt." 3 "Det er et problem med varelevering for innkjøpsordre %var=purchaseorderno% som hindrer matching med faktura med IDnr %var=scanningno%. Vennligst undersøk saken." Nyttige parametere: PurchaseOrderNo ScanningNo SupplierRef

4 EKSEMPEL : Ordrenummer lagt i emnefelt: 4

5 Manuell registrering av produkter i PM Det er mulig å legge inn produkter selv i PMADM manuelt. Gå inn på Produkter/tjenester og stå på arkfanen Produkter Det må først velges produktgruppe før du kan begynne å legge inn mer informasjon da Velg ny og fyll inn data under grunnlagsdata Gå videre til arkfanen Prissetting og legg til pris NB : det må ikke lagres før prisen er lagt inn. Dersom grunnlagsdata lagres før en legger inn prisen klarer ikke systemet å få med seg lagringen av prisen og produktet vises ikke i PM - problemet er meldt basware men har ikke fått tilbakemelding. Allow update from catalog : Dersom det velges nei vil produktet bli liggende til det slettes manuelt. 5

6 Svakhet i konfigurasjonen? anbefaler at denne sjekkes Konfigurasjon Bestillingsradfelter : Krav ved godkjenning / kontroll : Feltet for produkt /tjeneste er et må felt 6

7 Innkjøpsverktøy ( generell del ) : i eksempelet under er det ikke satt opp krav til at produkt/tjeneste må fylles ut. Dersom en bestilling opprettes via innkjøpsverktøy og sendes til godkjenning er det mulig å opprette anmodningen uten at feltet for produkt er fylt inn. Ved godkjenning vil godkjenner få beskjed at nødvendige felter mangler. 7

8 Dere kan selv legge inn at feltet må fylles ut. Gå inn på konfigurasjon / bestillingsradfelter og hent opp Innkjøpsverktøy(generelle data ) under program/skjermbilde Marker linjer ORD_DESC kryss av i feltet Nødvendig og lagre. 8

9 Plankjøp Er dette nyttig? Har noen tatt denne funksjonaliteten i bruk og hvordan brukes funksjonaliteten? 9

10 Automatisk varemottak Mulig å legge inn på en leverandør at systemet skal sette varemottak rett etter at bestilling er sendt Legges inn på grunnlagsdata på leverandøren legg inn 1 i feltet for automatisk varemottak ved bestilling Kun få leverandører dette er aktuelt for Har noen gjort dette / erfaringer? 10

11 Rapporter i PM Rapporter i PM kan brukes som grunnlag for nye rammeavtaler Kan gi et bilde på hvor mye vi kjøper av det enkelt produkt EKSEMPEL PÅ BRUK 11

12 Innkjøpsrutiner PM ADM Basware PM Informasjon om innkjøpsrutiner i egen organisasjon kan legges inn i PMADM som så hentes opp i PM Client under fanen HJELP 12

13 Innkjøpsrutiner forts. Eksempel på oppsett fra Høgskolen i Lillehammer 13

14 Innlegging av innkjøpsrutine i PMADM 14 Registrering av innkjøpsrutiner i PMADM : Begrensninger : linker/dokumenter?

15 Definer mottaker Systemet foreslår den som oppretter anmodningen som definert mottaker (mulighet for å gjøre varemottak. Mulig å velge annen definert mottaker. Oppsettet styrer hvilke personer en kan velge som mottaker. Nå kan både den som oppretter bestillingen og definert mottaker gjøre mottak. (mailutsendelse om manglende mottak??? har ikke sjekket hvem disse går til ) Rolleoppsettet kan også settes opp slik at en kan gjør mottak på alle bestillinger i en enhet uten at man er valgt som definert mottaker 15

16 Basware Invoice EHF faktura Hvordan ligger dere an? Hvordan jobbe med leverandørene? EHF faktura : kr. 3,97 brutto Skannede fakturaer: kr. 8,65 brutto 16

17 Matching Mottak på beløp 1 bestillingslinje - delfaktura : Klikk på ikonet for å endre mottaksmetode kan velges for en eller alle linjer. Ved delfakturering kan en da gjøre mottak utfra fakturasum som blir fakturert dersom faktura er ok Mottatt beløp regnes om i forhold til antall som avrundes med to desimaler. Det kan derfor være nødvendig med en manuell rydding på fakturaen. Mulig løsning : korriger beløpet på linje som hentes opp som matchet. Slett linje for avvik og velg Manuell OK før det velges behold 17

18 Mulige effektiviseringsgevinster i basware invoice Legg inn forkontrollskriterier ikke stopp alt Ta i bruk kodefelt 1 til bruk av referanser slik at fakturaer sendes ut automatisk. 18 Er det nødvendig å stoppe alt i etterkontroll? Legg inn etterkontrollskriterier på det som er viktig å kontrollere

19 Eksempler på etterkontrollskriterier 19

20 Etterkontrollskriteriene må sees i sammenheng med rutiner i forbindelse med tertial- og årsavslutning 20

21 Mulige effektiviseringsgevinster i basware invoice forts. Har dere tatt i bruk/ vurdert å ta i bruk basware invoice til føring av internbilag ( korrigeringer, omposteringer o.l. ) 21

22 Periodisering i Invoice Periodiseringsnøklene finnes både i Basware og Agresso. De angir hvor mange måneder beløpet skal deles ut over. 22

23 Periodisering i Invoice, forts «Bilagsdatoen» angir bokføringsperioden 23 «Per.nøkkel» angir hvor mange måneder beløpet skal periodiseres over «Periode» angir startperioden for periodiseringen

24 Periodiering i Invoice, forts Utfordringer når perioden for bilagsdatoen er stengt (i eksempelet er oktober stengt og vi skal bokføre faktura på november). Må endre perioden i Ajourhold forsystemtransaksjoner i Agresso (CI_T200E). Må huske å endre periodenummer i Ajourhold forsystemtransaksjoner når Basware-listen (CI_T200E) skal leses inn i Agresso. 24 Periodiseringsnøkkelen(2) angir at den skal fordeles over tre måneder Periodenummer(2) angir at startperioden er 2 måneder etter 2016/10, altså desember. Dersom vi kun endrer periode fra 2016/10 til 2016/11 uten å endre startperioden vil periodiseringen starte i 2017/01. Vi må derfor legge inn tallet 1 i feltet for «Periodenummer» før vi bokfører listen.

25 Periodiering i Invoice, forts Funksjonaliteten i basware invoice for periodisering settes på/av under selskapsegenskaper Verdi 0 : funksjonaliteten er av Verdi 1: funksjonaliteten er på 25

26 Erfaringsutveksling Innkjøp og regnskap kommer nærmere hverandre - hvordan utveksles informasjon? Hvem følger opp innkjøpsfakturaer hvor det er avvik og avviket skyldes faktureringsfeil i forhold til katalog, punchout eller kontrakt? Refusjonsbilag har noen erfaring med å bruke basware til dette? Hvordan får dere informasjon om nye brukere i BI og PM? Hvordan lærer dere opp nye brukere i PM og BI? Hvordan jobber dere målrettet for å legge inn leverandører i Basware PM 26

27 BRUK AV PM Er det funksjonalitet som ønskes vist? - sammen er vi sterke.. 27 Mulighet til å legge til et produkt etter at bestillingen er mottatt. Dette må kombineres med rettigheter tildelt internt. Kan f.eks brukes dersom bestiller har glemt å legge til frakt og det er fastsatt i kontrakt at frakt skal legges til Kombinere fritekst og katalogbestilling

28 Referat/notater fra erfaringsutveksling Plankjøp: Nyttig ved ferieavvikling, da man slipper godkjenning på hver enkelt bestilling. Begrenset planene til leverandører, for å styre kjøp mot avtaler. Forslaget til kontering som legges inn ved opprettelse av plan kan endres. Innkjøpsplan bør godkjennes på et lavere nivå i organisasjonen, siden bestillingene på planen kan belastes på budsjettenhetene til den som har godkjent. En plan kan ikke gå utover ett budsjettår. Hamar: E-rekvisisjon i samsvar med plankjøp. Innmeldingen blir godkjent i e-rekvisisjonen og bestillingene her blir da lagt inn på plan, slik at man slipper dobbelgodkjenning. 28 Automatisk varemottak: Noen har lagt inn dette på blomster og kantine. Registering av Innkjøpsrutiner i PM adm: Lillehammer har lagt inn mye innkjøpsrutiner i PM adm. EHF faktura: Sett hvem leverandører som ikke leverer EHF, sendt standardskriv til disse leverandørene. Kontakter leverandører som sender papirfaktura. Når man tar kontakt er det positiv tilbakemelding og det har hjulpet på andel e-faktura.

29 Referat/notater fra erfaringsutveksling Basware Invoice: Opprette bestillerkode som styrer fakturaen til riktig bruker. HiOA har oppretter en felleskonto i Basware Invoice: eksempel en konto for et fakultet, der flere kan logge seg inn og ta fakturaer, her sendes fakturaen bare videre til personer som skal attestere, det attesteres ikke fra denne kontoen. 29 Periodiseringsnøkkel: Da stopper det i etterkontroll. Kan også ha stoppkontroll på ulike kontoer som alternativ. Hvordan jobber innkjøp og regnskap sammen? Hamar: regnskap tar alt med faktura og betaling, men innkjøp må sjekke opp om avtalene følges. Tar ut rapporter i Agresso der man kan se hvem som er avtaleleverandør. Kunsthøgskolen: Fakturaer over 100` etterspør regnskap om det er gjennomført konkurranse. Følger også opp rammeavtaler, ved å gi beskjed og rapporter til bestillere. HiOA: regnskap har en utpekt person som har ansvaret for å følge opp avvik på fakturaer. Avvik som følges opp: kjøp utenfor rammeavtale, kjøp utenfor system, kjøp uten fullmakt, feil merket faktura, refusjoner av ting som skulle vært kjøpt på en annen måte. Har laget et system for tilbakemeldinger som sendes til brukere og leverandører, godkjenner blir også koblet på. Bergen: regnskap følger opp feil i faktura, og sjekker priser mot katalog i PM.

30 Referat/notater fra erfaringsutveksling Utfordringer med SAP: Styrer utgifter til kontoer som ikke er helt riktig i regnskapet. Hvordan får dere informasjon om nye brukere i PM og BI? System med skjema for nytilsatte på hvem systemer man trenger tilgang til. Skjema kommer til regnskap som registrerer nye brukere. Kunsthøgskolen: Personalansvarlig må melde fra om endringer i stilling. Fullmaktsskjema må fylles ut for å få tilgang. UIA: har en oversikt over de som har budsjettdisponeringsmyndighet og de som har attestasjonsmyndighet på sine nettsider, med oversikt over tilganger i system. I listen kan alle endre, og det er her man ser at nye brukere trenger tilgang. Ønsker å innføre ett type sluttskjema slik at man får ut brukere av system som ikke skal ha tilgang, eks. når noen slutter. 30 Opplæring: De fleste har kurs på PM men ikke BI. Snakket om e-læring.