10. Brukere, fullmakter, roller, leverandører og adresser

Transkript

1 10. Brukere, fullmakter, roller, leverandører og adresser DFØ Versjon: Brukere og fullmakter Innhold 0 Innledning 1 Åpne regneark for brukere og fullmakter 2 Brukere i regnearket, passord og rapport 3 Fullmakter i regnearket og rapport Formål: Merknad: Alternativ rutine: Referanse til brukerhåndboken: Sikre at brukere og fullmakter blir oppdatert i Basware Ansvar Tidspunkt Handling 0 Innledning For å registrere brukere og fullmakter i Basware må man benytte et et Excel ark. Dette arket vil DFØ distribuere til aktuelle personer ved oppstart av Basware. Denne rutinen vil beskrive hvordan man registrerer data i Excel og hvordan brukere videre blir registrert i Basware. 1 Åpne regneark for brukere og fullmakter Virksomhet Ved behov Åpne regneark tilsendt av DFØ eller sist brukte regneark. (Ikke deaktiver makroer hvis det er spørsmål om dette.) Regnearket inneholder to arkfaner: Brukere og Godkjenningshierarki-Flyt. Se skjermbilde nedenfor. 2 Brukere i regnearket, passord og rapport Virksomhet Ved behov Brukerinformasjon Om det er nye brukere i regnearket skal navnet på brukerne alltid markeres med gulfarge. Steg 1a: Åpne arkfane og mal for brukerinformasjon vil være tilgjengelig slik skjermbildet nedenfor viser.

2 Steg 1b: Følgende informasjon (felt) om bruker kan endres/opprettes. 1) Modul Dette feltet sier hvilken modul/prosess som brukeren skal være bruker av (EFB-ElektroniskFakturaBehandling og/eller PM-Innkjøp). IP = EFB, IP OG PM = både EFB og Innkjøp, PM = Kun Innkjøp (anbefales ikke) 2) Brukernavn Brukes til å logge inn på systemet, skal ikke inneholde Æ-Øeller Å. Skal være samme som i Contempus(SAP koden). 3) Navn Oppgi alltid etternavn først, med komma mellom etternavn og fornavn. Ikke la det være et tomrom etter fornavnet 4) E-post adresse E-post til bruker 5) Aktiv bruker i IP Ja eller Nei. Velges fra plukkliste. 6) IP_Brukergruppe(r) Hvilke brukergruppe(r) som bruker skal knyttes til for fakturahåndteringen. Velg brukergruppe fra plukklisten. Mulighet for maks 3 ulike grupper. Start med felt F. 7) IP Overordnet Benyttes for automatisk videresending av faktura som ikke er blitt behandlet etter X antall dager til en overordnet/backup person. Overordnet må være en registrert bruker i Excel arket og registret som bruker av IP og eller IP/PM i samme firma. 8) Aktiv bruker PM Benyttes for å definere om brukeren er aktiv eller ikke i PM. Ja eller Nei. Velges fra plukkliste. 9) Innkjøpsrolle Hvilken rolle som bruker skal knyttes til for innkjøpshåndteringen. Følgende valg er de mest aktuelle: i. Anmoder: Har anledning til å opprette, endre og slette bestillinger, ta varemottak i tillegg til å lage forslag til planer og foreta innkjøp mot godkjente planer. ii. Godkjenner: I tillegg til å gjøre det samme som anmoder, kan godkjenner godkjenne bestillinger i henhold til fullmakt. iii. Innkjøper: Denne rollen er beregnet på profesjonelle innkjøpere. I tillegg til det som anmoder og godkjenner kan gjøre, kan innkjøper blant annet se over anmodninger, utføre varemottak for hele organisasjonen, godkjenne kataloger, opprette og endre selskapsmaler samt se over og vedlikeholde leverandørinformasjon i PM Admin. 10) Brukerens kostsenter Kan benyttes for å knytte brukerne til et default kostnadssted/avdeling i innkjøpsløsningen. Dette blir lagt inn som forslag på kontering av alle rekvisisjoner/anmodninger som brukeren oppretter. 11) Godkjenne egne anmodninger Velg fra plukkliste. Settes som oftest til Nei. 12) Velge blant tilgjengelige leveringsadresser Gir brukerne mulighet til å

3 endre leveringsadresser innenfor forhåndsregistrerte adresser på gitt organisasjonsenhet. 13) Redigere forhåndsdefinerte leveringsaddresser Gir brukeren mulighet til å manuelt legge inn/endre til hvilken som helst leveringsadresse. Velg fra plukkliste. Settes som oftest til Nei. 14) Tilleggsopplysninger Benyttes kun lokalt i Excel for eventuelle kommentarer på brukerne. Dette vil ikke bli oppdatert i Basware. Steg 1c: Når alle brukere er registrert må man lagre Excelarket lokalt (Standard lagre funksjon i Excel). For de som har Office 2010 er det viktig at arket lagres som Makroaktivert Excel- Arbeidsbok. Husk alltid å lagre regneark med dato og versjonsnummer i navnet (for eksempel Brukere og fullmakter SV v 1 0) Kunden er ansvarlig for alle endringer og for at fullmaktsarkene lagres på en forsvarlig måte hos kunden. Steg 1d: Regnearket sendes til DFØ. E-post: Ehandel@dfo.no Husk at alle brukere som skal ha tilgang til windows moduler (Master, Monitor, Matching og PM_Admin) må ha bruker på DFØ sin Citrix-løsning. DFØ Ved behov Innlesning og passord Innmelding for bruk av Citrix skjer i henhold til egen rutine, med vedlegg. Virksomhet Ved behov Endringer på brukere 1. DFØ leser inn mottatt regneark og oppretter lisenser. 2. Systemet genererer automatisk passord til nye brukere 3. DFØ gir tilbakemelding til kunden om at brukere er lest inn. 4. Ved glemt passord ber brukeren selv om nytt passord via påloggingsiden til IP Klient. Endring av navn: For at bruker skal beholde sin historikk (arkiv) i IP klient ved navneendringer må navn endres administrativt. Ved navneending gi beskjed i e- post til: Ehandel@dfo.no Endring av epostadresse: Endre i Excelarket Endring av brukernavn (svært sjelden) ta kontakt med Ehandel@dfo.no Virksomhet Ved behov Utmelding av brukere Ved utmelding av brukere skal de fortsatt ligge i Excelarket. Velg Nei fra plukklisten i hhv kolonne E (Aktiv bruker IP) og J (Aktiv bruker PM) Før bruker meldes ut sjekk at ikke vedkommende har faktura på sirkulasjon. Virksomhet Ved behov Rapport brukere Man kan ta ut rapport i Basware Monitor dersom du ønsker å kontrollere brukere i Basware.

4 3 Fullmakter i regnearket og rapport Virksomhet Ved behov Fullmaktsinformasjon Steg 3a: Åpne arkfane og mal for fullmaktsinformasjon vil være tilgjengelig slik skjermbildet nedenfor viser. Steg 3b: Følgende informasjon (felt) om fullmakter kan endres/opprettes 1) UserID Brukernavn (Basware påloggingsnavn) på bruker som skal ha fullmakt 2) Approvallimit Godkjenningsgrense. Dersom en godkjenner har ubegrenset fullmakt, registrer ) Flow Ved lik fullmakt mellom to/flere personer, hvem har prioritet i fullmaktsrekkefølgen. 1 gir prioritet hvis flere personer ellers har like fullmakter. 4) Koststed Kan benytte flere verdier eks. 2100, Kan benytte sekvenser eks og kombinasjon av dette 21000, ) Prosjekt Kan benytte flere verdier eks. 2100, Kan benytte sekvenser eks og kombinasjon av dette 21000, ) Konto Kan benytte flere verdier eks. 2100, Kan benytte sekvenser eks og kombinasjon av dette 21000, Legg inn * i feltene for Prosjekt og konto om dersom det ikke er knyttet spesielle verdier til dem (de skal ikke være blanke). Virksomhet Ved behov Redigere fullmakter Alle felt er obligatoriske, bortsett i fra feltet Prioritet/Flow. 1. Legg til nye brukere med å legge informasjon på ny linje. 2. Slette fullmakt med å slette linje. 3. Endre på eksisterende fullmakt med å endre på eksisterende fullmaktslinjer. Når alle fullmakter er registrert må man lagre Excelarket lokalt (Standard lagre funksjon i Excel). For de som har Office 2010 er det viktig at arket lagres som Makroaktivert Excel-Arbeidsbok. Husk alltid å lagre regneark med dato og versjonsnummer i navnet (for eksempel Brukere og fullmakter SV v 1 0)

5 Virksomhet Ved behov Send regneark til DFØ Virksomhet Når innlesing er fullført og DFØ har gitt beskjed om dette Regnearket sendes til DFØ. E-post: DFØ kontrollerer at arket er sendt inn av autorisert person før arket leses inn. Autorisasjon foretas av E-handel kontraktsansvarlig hos virksomheten og meldes inn til Rapport er som viser endringer i fullmaktstrukturen Etter at DFØ har gitt beskjed til kunden at innlesingen er fullført, tar kunden ut rapport(er) i Basware Monitor for å verifisere at endringene er OK. Rapport som benyttes er <Rapport Fullmakter>