Brukere og fullmakter

Transkript

1 Versjon: Brukere og fullmakter B02) Definere og vedlikeholde fullmakter og brukere Innhold Utfylling av Excel ark for brukere og fullmakter Formål: Innsendelse av Excel ark Dokumentasjon Veiledning for utfylling av bruker og fullmater Sikre at alle endringer i fullmaktsstruktur for attestanter og godkjennere skjer i henhold til fastsatte rutiner. Merknad: Jfr. rutine B01 - Administrasjon av fullmakter og brukere Alternativ rutine: Referanse til brukerhåndboken Ansvar Tidspunkt Handling Virksomhet Ved endring av Utfylling av Excel ark for bruker og fullmakter fullmaktsstruktur Fyll inn Excel arket for brukere og fullmakter. For hjelp til og brukere utfylling, se veiledning nedenfor. Virksomhet Virksomhet og SSØ Ved endring av fullmaktsstruktur og brukere Ved endring av fullmaktsstruktur og brukere Innsendelse av Excel ark Send Excel arket inn til SSØ i henhold til rutine B01 - Administrasjon av fullmakter og brukere Dokumentasjon Oppbevar/lagre Excel arket som dokumentasjon på hva som ble sendt til SSØ i henhold til rutine B01 - Administrasjon av fullmakter og brukere. Veiledning for utfylling av brukere og fullmaktsstruktur Innholdsfortegnelse: 1) Innledning... 2 a) Generelt... 2 b) Roller i arbeidsflyten ) Brukere av Contempus.Invoice... 3 a) Generelt... 3 b) Feltforklaring... 3 c) Kategorier av brukergrupper og tilleggsbrukergrupper ) Fullmaktstruktur... 5 a) Generelt... 5 b) Feltforklaring ) Flyten mellom attestant og godkjenner... 7 a) Hovedregel... 7 b) Ett-trinns godkjenning... 7

2 1) Innledning a) Generelt Alle som skal ha tilgang til Contempus.Invoice må være registrert som brukere av systemet. Registrering av brukere skjer på Excel arket, skilleark brukere. (XX byttes ut med firmakode) Dersom en bruker av Contempus.Invoice skal ha tilgang til å godkjenne en faktura må personen ligge med fullmakt i Excel arket, Dharma@XX_ _v1 skilleark kostsentre. (XX byttes ut med firmakode) b) Roller i arbeidsflyten Nedenfor ser dere en oversikt over hvilke roller og hva deres oppgave er i arbeidsflyten. Rolle Bestiller Fakturareferanse (Attrib1) Attestant Godkjenner (bruker 3 20) Personen som bestiller varen eller tjenesten hos leverandør Dette er referansen Bestiller oppgir til leverandør. Det er referanse på den som skal motta fakturaene først i virksomheten. Se neste punkt Attestant. Attrib1 er utrykket som blir brukt i Excel arket. Den som mottar faktura først og som skal kontere og attestere fakturaen. Person med budsjettdisponeringsmyndighet. Denne personen vil kunne godkjenne faktura dersom hun/han har fullmakt til dette i henhold til fullmaktsstrukturen. Faktura kan ankomme denne personen på to måter: 1. Personen er den første i fullmaktsrekkefølgen som har tilstrekkelig (høyt nok beløp) med fullmakt til å godkjenne faktura på den kontering som Attestant har benyttet. 2. En annen mulighet er at Attestant har valgt godkjenner direkte. Personen kan da godkjenne faktura dersom hun/han har fullmakt til dette i henhold til fullmaktsstrukturen.

3 2) Brukere av Contempus.Invoice a) Generelt En person må alltid opprettes om bruker av Contempus.Invoice for å få tilgang til systemet. Ved utfylling er det viktig å sørge for at brukerne blir gitt en egen Fakturareferanse (Attrib1), Brukernavn (NTLogin), og at personen blir knyttet til korrekt gruppe(r). Virksomheten må huske å markere ut evt. nye brukere i excelarket slik SSØ for sendt brukeren ett passord. b) Feltforklaring Feltforklaringen nedenfor brukes som hjelpemiddel ved utfylling av Excel arket, Dharma@XX_ _v1. Felt Virksomhet NTLogin Gruppe Her skal det fylles inn virksomhetskoden. Brukerens logonid til Contempus.Invoice. NB! Opprettelse av brukerid må gjøres i henhold til etablert struktur. Alle virksomheter for en 4-siffret kode som identifiserer virksomheten. Deretter følger initialene (2-6 bokstaver) på brukeren. Brukergrupper: Regnskap (R) - Brukere i denne gruppen utfører operasjoner knyttet til fakturaer i forkontroll, avvikshåndtering og etterkontroll. Medlemmer i denne gruppen har tilgang til å overstyre handlinger utført av godkjennere og ta kontrollen over fakturaer. Godkjenner (G) - Brukere i denne gruppen vil utelukkende ha tilgang til å godkjenne/attestere fakturaer som er sendt til dem for behandling. Controller (C) - Kun leserettigheter. Tilgang til å søke etter aktive og avsluttede fakturaer, tilgang til Oversikt, Logg ut, Hjelp, og i tillegg Rapporter og linker i Oversikt forutsatt at brukeren er medlem av Master. Tilleggsbrukergrupper: Master (M) - Gir brukeren tilgang til å se fakturaer i andre

4 Felt køer enn sin egen ved å bruke søkefunksjonen. Dette gjelder likevel ikke fakturaer merket som konfidensielle. Konfidensiell (K) - Gir brukeren tilgang til å se fakturaer som er merket som konfidensielle selv om disse ikke ligger hos brukeren i øyeblikket. Fullt navn Brukernavn. Fornavn Etternavn på brukeren av Contempus.Invoice. E-post adresse Brukerens e-postadresse. Denne brukes av systemet til å sende e- post for å varsle at fakturaer er sendt til behandling samt påminnelser. Beløp Overordnet SourceID Attrib1 (Fakturareferanse) Attrib2 Attrib3 AuthConnString Dersom bruker ikke behandler faktura etter x antall timer etter 2.purring, vil fakturaen eskaleres/sendes til overordnede. Kun godkjennere kan velges som overordnede. Dette er den fakturareferansen som skal oppgis til leverandør ved bestilling av varer og tjenester. Faktura vil automatisk i Contempus.Invoice gå til den personen som er oppgitt som fakturareferanse. c) Kategorier av brukergrupper og tilleggsbrukergrupper En bruker kan gis tilgang til flere brukergrupper. For å bytte mellom brukergruppene må vedkommende gå på til menypunktet mine innstillinger i Contempus.Invoice og bytte brukergruppe. I tillegg er det mulig å knytte brukerne opp mot tilleggsbrukergrupper. Disse tilleggsbrukergruppene kan gi brukeren utvidet tilganger til å se fakturaer eller til systeminnstillinger. Attestanter og godkjennere tilhører den samme brukergruppen, Godkjenner (G). Dersom virksomheten gjør bruk av funksjonaliteten konfidensiell, vil brukergruppe Godkjenner kunne kombineres med tilleggsbrukergruppe Konfidensiell (K) som da vil ha tilgang til denne type fakturaene. Dersom det er noen i virksomheten som skal fungere som fordeler av faktura som er uten fakturareferanse, bør disse gis tilleggsbrukergruppen Master (M). Dette gir brukeren tilgang til å se alle fakturaer bortsett fra de som er merket konfidensiell. Oversikt over brukergrupper og tilleggsbrukergrupper: Brukegrupper: Tilleggsbrukergrupper: - Regnskap (R) - Master (M) - Godkjenner (G) - Konfidensiell (K) - Controller (C)

5 3) Fullmaktstruktur a) Generelt Fullmaktsstrukturen avgjør om brukeren har fullmakt til å godkjenne en faktura. Når en bruker trykker handling godkjenn vil konteringen på den aktuelle faktura bli kontrollert opp mot fullmaktsstrukturen. Dersom brukeren som har godkjent ikke har tilstrekkelig fullmakt vil faktura gå til regnskap for avvikshåndtering eller til koststedseier (bruker 3 i regnarket). Erfaring viser at best practice er en enkel fullmaktstruktur. Det innebærer at man kun har en dimensjon som styrer hvor fullmakten gjelder. Vi har tre dimensjoner til disposisjon (Kan benytte for eksempel konto, koststed og prosjekt). Vedlikeholdet ved en enkel fullmaktsstruktur er mye enklere og man risikerer ikke huller i fullmaktsstrukturen. Huller oppstår dersom det er verdier i en dimensjon eller kombinasjoner av verdier hvor ingen har fullmakt. b) Feltforklaring Felt Selskap (dimensjon 0) Fra Til (dimensjon 1) Fra Til (dimensjon 2) Fra Til Bestilt av Hoder Bruker 3 NT Login Beløp R Her skal det fylles inn virksomhetskoden (Firmakode i Agresso). Hvilke verdier som legges inn her bestemmer hvilke verdier (for eksempel konti) som brukeren har tilgang til å godkjenne faktura på (utøve budsjettdisponeringsmyndighet). Her har man mulighet til å legge inn intervaller. Hvilke dimensjoner som benyttes er valgfritt. Kombineres flere dimensjoner får man en mer komplisert fullmaktsstruktur og vanskeligere vedlikehold. Se ovenfor. Se ovenfor. Hvem i virksomheten som har delegert / godkjent fullmakten. Hvor mange godkjennere man ønsker i godkjenningsteget. Standard er en attestant og en godkjenner (fyll inn tallet 2). Bruker 3 Er alltid kostnadseier (først i fullmaktsrekkefølgen). Det innebærer at faktura går til godkjenning til denne personen først, dersom vedkommende har tilstrekkelig fullmakt på kostnadsstedet. Fullmaktsrekkefølgen kan omgås dersom man aktivt velger mottaker når man attesterer.

6 Bruker 4 NT Login Beløp R NTLogin angi LoginID her Beløp Her må det angis hvilken beløpsgrense som gjelder for brukeren (angitt LoginID). U = ubegrenset beløp. R Alternativene er 0, 1 og F. 0 Gå ikke innom denne bruker dersom fakturabeløpet er for stort (default). 1 Gå alltid innom F Utenfor orden Denne bruker kan godkjenne, men vil kun motta fakturaer hvor attestant aktivt har satt inn mottaker. Bør alltid ha minst 2 brukere på hver rad som er med i fullmaktsrekkefølgen. Bruker 4 Er neste i fullmaktsrekkefølgen for gjeldende kontering. For forklaring av kolonner, se feltforklaring over. Bruker 5 20 er de neste i fullmaktsrekkefølgen. For forklaring av kolonner, se feltforklaring over.

7 4) Flyten mellom attestant og godkjenner a) Hovedregel Etter attestasjon er hovedregel at fakturaen går til første bruker med stor nok beløpsmessig fullmakt. Unntak er dersom det er denne som har attestert fakturaen. Den vil da gå videre til neste bruker med stor nok beløpsmessig fullmakt. Hovedregelen gjelder dersom attestant ikke har fylt inn bruker i mottakerfeltet. Dersom det oppgis mottaker går faktura direkte til denne og man omgår fullmaktslogikken i Contempus.Invioice. For fakturaer innenfor fullmakten til bruker 3 vil det se slik ut: Attestant Godkjenner Alle untatt bruker 3 Bruker 3 Bruker 3 Bruker 4 For fakturaer som er for store for bruker 3, men innenfor fullmakten til bruker 4 vil det se slik ut: Attestant Godkjenner Alle untatt bruker 4 Bruker 4 Bruker 4 Bruker 5 Dersom beløpet er høyere vil funksjonene bare forskyve seg til neste bruker inntil vi treffer en stor nok fullmakt. b) Ett-trinns godkjenning Ett-trinns godkjenning kan benyttes om virksomheten ønsker det. I så fall legges beløpsgrensen inn i selskapsegenskapene i Contempus. På fakturaer med totalbeløp mindre enn den definerte grensen, vil attestanter som også har BDM på aktuell kontering både attestere og godkjenne konteringslinjen i en og samme handling.