Publisering av ikke-allmenn forespørsel pa leverandørportalen

Transkript

1 Publisering av ikke-allmenn forespørsel pa leverandørportalen Det viser seg at det er en del utfordringer rundt «Ikke-allmenne» forespørsler og det å sikre at inviterte interessenter mottar invitasjon og får tilgang til leverandørportalen. Dersom man følger denne fremgangsmåten vil man unngå problemer. Riktig e-postadresse Sørg for å skaffe riktig e-postadresse til de interessentene man ønsker å invitere til en forespørsel. Det er ikke tilstrekkelig å anta at en tidligere brukt e-postadresse vil fungere for denne konkurransen. Kontakt de interessentene du ønsker å invitere og be om korrekt e-postadresse. Husk at selgere bytter jobb ofte! Dette er spesielt viktig når man vil gjennomføre en minikonkurranse fra en eksisterende rammeavtale! Opprette interessenten eller Legge til kontaktperson Dersom interessenten ikke er registrert som en leverandør i KGV fra før, må den opprettes i sin helhet (Se: «Opprette interessent» under). Dersom interessenten allerede finnes som leverandør i KGV, må man legge til kontaktpersonen (e-postadressen) på aktøren dersom denne ikke finnes fra tidligere (Se: «Legge til kontaktperson» under) Opprette interessent Navigering: Ny forespørsel > Tilbydere > Legg til > Legg til interessent Her kan du opprette interessenten i fra bunnen av. E-postadressen som registreres under «Kontakt» er den invitasjonen til konkurransen sendes til. Denne må være korrekt og kvalitetssikret!

2 Legge til kontaktperson Navigering: Ny forespørsel > Tilbydere > Legg til > Leverandør Når interessenten du ønsker å inviterer til konkurransen finnes fra før som leverandør, må man som minimum kvalitetssikre at e-postadressen er korrekt (se punktet over). Dersom man skal opprette en ny e-postadresse, må det gjøres ved å legge til en ny kontaktperson for den eksisterende leverandøren. Marker den aktuelle leverandøren og trykk «Ok». Leverandøren legges til forespørselen.

3 Dobbeltklikk på leverandørnavnet og skjermbildet for Aktøren vil åpnes. Fra dette skjermbildet skal det registreres en ny kontakt (kontaktperson) for leverandøren. Dette gjøres med følgende Navigering: Kontakter > Ny kontakt E-postadressen som registreres under «Kontakt» er den invitasjonen til konkurransen sendes til. Denne må være korrekt og kvalitetssikret!

4 Velge riktig kontaktperson (e-postadresse) for utsendelse av invitasjon Når alle e-postadresser er kvalitetssikret og registrert for alle interessenter for forespørselen, må man opprette web-bruker det vil si tilgang til Leverandørportalen. Navigering: Tilbydere Marker den aktuelle tilbyderen og velg riktig Kontakt i fra listen. Dersom denne er markert som «Nei» for «Web-bruker» må du trykke på «Opprett-linken». Den aktuelle kontaktpersonen vil da motta på denne e-postadressen en forklaring om at vedkommende vil bli invitert til å delta i en anskaffelsesprosess ved UiO, samt brukernavn og passord. Denne invitasjonen vil du finne under sendte e-poster i KGV. Publisere og sende invitasjon til interessentene Når det er valgt riktig kontakt med riktig e-postadresse og opprettet Web-bruker for alle interessentene på forespørselen, kan invitasjonen sendes. Det første som må gjøres er å publisere forespørselen. Husk å krysse av for at forespørselen ikke er allmenn! Etter dette publiseres avtalen på vanlig måte.

5 Når avtalen er publisert, gå tilbake til skjermbildet «Tilbydere». Navigering: Tilbydere > Tilbud > Send invitasjon til alle tilbydere Her kan man velge å sende invitasjon til alle tilbydere, alternativt sende til valgt (markert) tilbyder. Den aktuelle kontaktpersonen vil da motta på sin e-postadresse en invitasjon til å delta i en anskaffelsesprosess ved UiO. Denne invitasjonen vil du finne under sendte e-poster i KGV. E-posten inneholder en unik link til den aktuelle ikke-allmenne forespørselen: Denne linken er unik og kan ikke deles eller kopieres. Det er den kontaktpersonen som mottar invitasjonen som må logge seg inn på leverandørportalen med den registrerte e-postadressen som brukernavn: