2. Opprette anmodning DFØ

Transkript

1 2. Opprette anmodning DFØ Versjon: Anmodning via handlekurvmaler Innhold 1 Finne og bruke handlekurvmaler 2 Opprette anmodning Formål: Merknad: Alternativ rutine: Referanse til brukerhåndboken: Brukere av Basware PM skal kunne benytte handlekurvmaler for innkjøp i Basware PM. Ansvar Tidspunkt Handling 1 Finne og bruke handlekurvsmaler Bruker Ved behov For å finne tilbake lagrede handlekurvsmaler må man gå til hovedmenyen og Ny Anmodning. Maler er da et av alternativene for å lage en ny anmodning. Steg 1a: Trykk på Maler i hovedmenyen og man kommer da inn på en oversikt over alle handlekurvsmaler man har tilgjengelig som vist i skjermbildet nedenfor. Steg 1b: Her kan man kjøpe via handlekurvsmal gjennom å benytte knappen og da legger varene fra valgt mal seg i handlekurven og man kan videre utarbeide anmodningen på normal måte. Ønsker man å slette en personlig mal kan man også gjøre dette ved å trykke på knappen slett. Ønsker man kun å se på innholdet i mal, gjør man dette ved å trykke på malens navn. Som vist i skjermbildet over kan det også her ligge felles maler for organisasjonen/virksomheten. Disse er opprettet av Sentralt innkjøp og kan ikke endres/slettes av vanlige brukere, men kun gjøre kjøp via.

2 2 Opprette anmodning Bruker Ved behov Etter å ha gjennomført Steg 1b er du nå kommet i handlekurvmodus, og du kan velge å legge til flere varer i tillegg til hva som har blitt plukket inn basert på den malen som er valgt. Man kan også oppdatere antall om nødvendig. For å starte på selve anmodningen klikker man [LAG ANMODNING]. Steg 2a: Man vil da komme inn på hodedataene på anmodningen. Hodedataene har 2 felter som kreves utfylt. Disse er merket med *. Feltet som benevnes Beskrivelse av produkt/tjeneste, betyr navn på anmodning. Dette må registreres for at det skal være enklere å kunne søke etter anmodningen på et senere tidspunkt. Det andre som er vesentlig er leveringsadressen. Denne må settes, og dersom man som bruker har tilstrekkelig rettigheter vil man også kunne velge eller velge og editere andre tilgjengelige adresser. Tilgjengelige adresser får man tilgang til ved å trykke på ikonet ved siden av adresseboksen. Man får da opp en dialogboks hvor tilgjengelige adresser kan velges. Se skjermbildet nedenfor. På anmodningens opprettelsestidspunkt kan man som eier av anmodningen også definere mottaker (Les: gjøre varemottaket i Basware PM). Default er dette eieren selv, men kan som sagt overstyres. Man får da opp en valgliste som vist i skjermbildet nedenfor. Her vil alle med rettigheter til å gjøre varemottak for den organisasjonsenhet du gjør innkjøp for være tilgjengelige.

3 Når alle definisjoner er gjort i dette skjermbildet, klikk på knappen [LAGRE] Steg 2b: Når man så er ferdig med å påføre hoderelaterte data, vil man videre få opp de produkter man har plukket fra den interne katalogen. Linjedataene på anmodningen består av 3 arkfaner Produktinformasjon, Kontering og kostnadsfordeling: Produktinformasjon: Inneholder alle data fra produktet, lagt til av leverandør i katalogen som er lest inn. Mengde og mengdeenhet må utfylles og disse er merket med * Kontering: Kontering inneholder de dimensjoner som selskapet har tilgjengelig for kontering. Dette gjenspeiler de verdier man også har i Basware IP og Agresso. Konto må utfylles og er merket med * Når man legger på kontering og har flere linjer som alle skal føres på f.eks samme konto, kan man ved valg fra liste huke av for: Bruk på alle bestillingslinjer. Ved å gjøre dette slipper man å gå inn på hver enkelt linje for å påføre kontering,

4 Kostnadsfordeling: I Basware PM har man mulighet til å splitte kostnadene %- vis på ulike kostnadssteder. Dette gjøres under arkfanen kostnadsfordeling som vist i skjermbildene nedenfor. Steg 2c: Når man så er ferdig med å behandle alle varelinjene klikker man på [NESTE]. Her vil man kunne legge inn kommentar til leverandør, samt knytte vedlegg til anmodningen, enten internt eller at man velger å sende med dette til leverandør. Se skjermbilder nedenfor. Steg 2d: Basware PM har støtte for to ulike metoder å videresende en anmodning på. 1. Automatisk sirkulasjon Neste mottaker i flyten plukkes automatisk basert på hvem som har rettigheter for å godkjenne anmodningen. Ved å la musen peke over knappen vil man se hvem anmodningen sendes til. 2. Manuell flyt Trykk deretter på knappen [Velg handling] Man får opp en valgliste som inkluderer alle brukere med rollen godkjenner innenfor den

5 organisasjonsenhet man oppretter anmodningen på. Denne listen filtrerer ikke basert på rettigheter knyttet til beløp og dimensjoner, og man kan derfor, med denne forsendelseslogikken risikere å sende til brukere som ikke får godkjent anmodningen pga. manglende rettigheter. Disse må da videresende til noen som har tilstrekkelige rettigheter.