BRUK AV RAPPORTERINGSMAL FOR NFR-PROSJEKTER

Transkript

1 BRUK AV RAPPORTERINGSMAL FOR NFR-PROSJEKTER Sist oppdatert: Hanne Sofie Seljebu Olsen Avdeling for økonomi Økonomiseksjonen Førstekonsulent

2 Innhold Veileder for bruk av rapporteringsmal for Norges Forskningsråd-prosjekter Spørring i saldotabell Meny Oppsett for spørringen... 3 Prosjektnummer... 3 Kontraktsprosjektnummer Lagre spørreoppsettet Resultatet av spørringen Bruk av regnearket Arkfane 1: Lime inn resultatet av spørringen Arkfane 2: Regnskapsrapport til NFR Arkfane 3: Rapport til bruk i intern økonomistyring Kontroll av rapportene Ikke kategoriserte kontoer Endre kategorisering av konto Veileder for bruk av rapporteringsmal for Norges Forskningsrådprosjekter Norges Forskningsråd (NFR) kategoriserer kostnader og inntekter på en annen måte enn kontoplanen til UiT. Med bakgrunn i dette har ØA utviklet et Excel-regneark som automatisk kategoriserer inntektene og kostnadene til et prosjekt eller kontraktsprosjekt iht. NFRs rapporteringskrav. Rapporteringsmalen kan brukes ved rapportering av regnskapstall til NFR og/eller til intern økonomistyring i NFR-prosjekter. Malen er lett å bruke og vil kunne være tidsbesparende. Det anbefales at du leser denne veiledningen og gjør deg godt kjent med malverket før du begynner å bruke det for å sikre best mulig kvalitet på rapportene. 1. Spørring i saldotabell For å bruke malen spør man i vanlig saldotabell i Agresso. 1.1 Meny Du finner saldotabell i Agresso slik:

3 1.2 Oppsett for spørringen Malen kan brukes både på prosjektnummer eller kontraktsprosjektnummer. Prosjektnummer For prosjektnummer er spørreoppsettet slik: Kryss av vis på konto, periode, beløp og gjeldende budsjett. Kryss av tekst for konto. Søkebegrensning fra konto 3* til Skriv inn aktuelt prosjektnummer (A+5 siffer). Ikke begrens periode Kontraktsprosjektnummer For å spørre på kontraktsprosjektnummer må en relasjon for kontraktsprosjekt legges til i spørreoppsettet. For å gjøre dette trykker man på kolonnenavnet «Pro» i saldotabelloppsettet. Rammen rundt cellen «Pro» vil bli tykkere, som vist på bildet nedenfor.

4 Trykk på pilen ved siden av feltet for «Relasjon». Alle relasjonene knyttet opp mot dimensjonen prosjekt/tiltak vil vises. Trykk på «kontrpro» og trykk tab. En ny rad med relasjonen vil vises i spørreoppsettet. Sett opp spørreoppsettet som vist på bildet under:

5 Kryss av vis på konto, periode, beløp og gjeldende budsjett. Kryss av tekst for konto. Søkebegrensning fra konto 3* til Skriv inn aktuelt kontraktsprosjektnummer (K+5 siffer). Ikke begrens periode 1.3 Lagre spørreoppsettet Hvis du ofte rapporterer til NFR, kan det være nyttig å lagre spørremalen. For å gjøre dette velger du «Fil» på menylinjen i Agresso. Velg «Lagre som». Skriv inn ønsket navn på malen og trykk «OK».

6 Du vil nå kunne hente spørreoppsettet blant malene dine i saldotabell. 1.4 Resultatet av spørringen Skriv inn ønsket prosjektnummer eller kontraktsprosjektnummer i spørremalen og trykk F7. I eksempelet spørres det på K37000.

7 Resultatet av spørringen vil vises. Trykk i ruten mellom rad 1 og den første kolonnen for konto (markert i rødt), eller trykk CTRL+A, for å markere hele resultatet av spørringen. Trykk CTRL+C for å kopiere. Det du kopierer skal limes inn i rapporteringsmalen. 2. Bruk av regnearket Malen fungerer ved at man fyller ut gule celler med verdier, og at de grønne cellene blir regnet ut basert på verdiene i de gule cellene. Hvite celler har fast verdi. Gule celler fylles med selvvalgt verdi Grønne celler beregnes automatisk i arket Hvite celler har fast verdi Regnearket har fire arkfaner. Den første arkfanen danner grunnlaget for rapportene. I denne arkfanen limer du inn resultatet fra spørringen i Agresso. Arkfane 2 er regnskapsrapport til NFR. Arkfane 3 er en rapport som kan brukes til intern økonomistyring, f.eks. overfor prosjektleder. Her sammenstilles årets regnskap med budsjettet for i år og i periodene framover. Arkfane 4 er kontoplanen. Denne arkfanen bestemmer hvordan de ulike kontoene i UiTs kontoplan skal klassifiseres i henhold til rapporteringskravene til NFR.

8 2.1 Arkfane 1: Lime inn resultatet av spørringen Resultatet av spørringen limes inn i boksen markert med rødt på bildet under (første rad i kolonne C). Dataen du limer inn skal passe inn i det gule området. Merknadene i øverste celle i hver kolonne angir hva slags informasjon som skal havne i den aktuelle kolonnen (Konto, Konto (T) osv.). Hvis dataen ikke passer skyldes dette enten at den er limt inn fra feil posisjon, eller at spørreoppsettet ikke er riktig (se punkt 1.2 for riktig spørreoppsett). Når dataen er limt inn i det gule området vil verdier automatisk regnes ut i de grønne cellene. I kolonne A vil årstallet til den aktuelle linjen fra spørringen regnes ut. Dette er for å plassere inntektene og kostnadene i riktig årstall i rapportene i arkfane 2 og 3. Kolonne B angir hva slags kategori inntekten eller kostnaden tilhører iht. til NFRs rapporteringskrav. Dette er for å plassere kostnaden eller inntekten i riktig kategori i rapportene i arkfane 2 og 3. Hvert tall representer en kostnads- eller inntektskategori iht. NFR. F.eks. betyr tallet 1 at kostnaden tilhører kategorien «Personal og indirekte kostnader». Se arkfane 4 for oversikt over de ulike kategoriene iht. NFR sine rapporteringskrav. Kolonnene C til G er området hvor resultatet av spørringen limes inn. Kolonne H angir eventuelle merknader som er knyttet til den aktuelle UiT-kontoen. Hvis noen av UiT-kontoene ikke er kategorisert i henhold til kontoplanen (arkfane 4), vil dette angis her. Kontoer som ikke er kategorisert iht. kontoplanen vil ikke hentes over i rapportene i arkfane 2 og 3. Kontoer som ofte vil kunne tilhøre flere NFRkategorier vil også angis. F.eks. vil konto «5331 Konsulenttjenester, selvstendig næringsdrivende», både kunne tilhøre kategorien «2 - Innkjøp av FoU-tjenester» og «4 Andre driftskostnader». Hvordan du forholder deg til merknadene beskrives seinere i denne veiledningen.

9 2.2 Arkfane 2: Regnskapsrapport til NFR I arkfane 2 vil regnskapsrapport til NFR automatisk fylles ut. Fyll inn cellen markert i rødt med prosjektets startdato (år). I dette tilfellet Som vist på bildet nedenfor vil kostnadene og inntektene kategoriseres i riktig årstall og NFRkategori. De gule feltene må fylles inn manuelt. Til høyre for rapporten finner du en kontroll av regnskapsrapporten. Kontrollen sammenligner resultatet av rapporteringsmalen mot resultatet av spørringen.

10 Dette er for å identifisere om noe er regnskapsført på kontoer som ikke er kategorisert iht. NFRs rapporteringskrav. Dersom noe er regnskapsført på en konto som ikke kategoriseres iht. kontoplanen vil det ikke overføres til rapporten. Dette gjelder f.eks. periodiseringskontoene for inntekt, som skal holdes utenfor rapporten til NFR. Differansen som skyldes disse kontoene skal derfor ignoreres. Dersom øvrige kontoer ikke er kategorisert vil dette vises ved at «Øvrige ikke kategoriserte kontoer iht. mal» ikke er lik 0 (se bildet under). I slike tilfeller må du ta stilling til om disse skal holdes utenfor rapporten, eller om de burde kategoriseres. Fins det kontoer som bør tas med i den faste kontoplanen i arkfane 4 av rapporteringsmalen, må du ta kontakt med ØA slik at malen oppdateres. Veiledningens punkt 2.4 forklarer hvordan man kan kontrollere at rapportene som malen genererer blir riktige i hvert enkelt tilfelle.

11 2.3 Arkfane 3: Rapport til bruk i intern økonomistyring I arkfane 3 finner du en rapport som kan brukes til intern økonomistyring, f.eks. overfor prosjektleder. Her sammenstilles årets regnskap med budsjettet for i år og budsjettene for periodene framover. For å kunne bruke denne rapporten er man avhengig av å ha gode budsjetter i Agresso som er oppdatert basert på gjeldende planer. Rapporten vil automatisk fylles ut når man skriver inn årstall for gjeldende periode. I eksemplet er gjeldende periode Til høyre for rapporten finner du en kontroll av rapporten. Kontrollen fungerer ved at resultatet av rapporteringsmalen sammenlignes mot resultatet av hele spørringen.

12 Dette er for å identifisere om noe er regnskapsført eller budsjettert på kontoer som ikke er kategorisert iht. NFRs rapporteringskrav. Dersom noe er regnskapsført eller budsjettert på en konto som ikke kategoriseres iht. kontoplanen vil det ikke overføres til rapporten. Dette gjelder f.eks. periodiseringskontoene for inntekt, som skal holdes utenfor rapporten til NFR. Differansen som skyldes disse kontoene skal derfor ignoreres. Dersom øvrige kontoer ikke er kategorisert må man ta stilling til om disse skal holdes utenfor rapporten, eller om de burde kategoriseres. Fins det kontoer som bør tas med i den faste kontoplanen i arkfane 4 av rapporteringsmalen, må du ta kontakt med ØA slik at malen oppdateres. Veiledningens punkt 2.4 forklarer hvordan man kan kontrollere at rapportene som malen genererer blir riktige i hvert enkelt tilfelle.

13 2.4 Kontroll av rapportene Ikke kategoriserte kontoer Gå til arkfane 1 for å undersøke hvilke kontoer som ikke er kategorisert iht. NFRs rapporteringskrav. Trykk på pilen i cellen merket med «Eventuell merknad om konto» for å åpne filteret. Trykk deretter på boksen for «Select all/velg alle» for å fjerne alle filtre, og på «Ikke kategorisert konto» for å se hvilke kontoer som ikke er kategorisert. Nå vil linjene med ikke kategoriserte kontoer vises. I eksempelet gjelder de ikke kategoriserte regnskapspostene inntekter som ikke har hørt hjemme på prosjektet, og derfor er ompostert (se bilde neste side). At disse ikke er tatt med i regnskapsrapporten er derfor uproblematisk.

14 Det er også flere kontoer som er brukt i budsjettet som ikke er kategoriserte. Disse gjelder gamle budsjetter som ikke har betydning for rapporten for intern økonomistyring (arkfane 3), hvor kun budsjett i nåværende og framtidige perioder brukes. Disse kan derfor ignoreres. Endre kategorisering av konto Siden malen automatisk kategoriserer inntekter og kostnader med bakgrunn i hvilken UiTkonto de er regnskapsført på, vil kategoriseringen kunne være feil i enkelte tilfeller. For eksempel kategoriserer malen kostnader på konto «6791 kjøp av forskningstjenester» automatisk som NFR-kategori «2 - innkjøp av FoU-tjenester». Kostnadene kan i noen tilfeller tilhøre kategori «4 Andre driftskostnader». Kontoene som vanligvis kan ha ulike kategoriseringer har en merknad i kontoplanen (arkfane 4). Denne merknaden vil komme ved siden av eventuelle linjer med de aktuelle kontoene i arkfane 1. Trykk på pilen i cellen merket med «Eventuell merknad om konto» for å åpne filteret. Trykk deretter på boksen for «Select all» for å fjerne alle filtre, og på «NB! Kan også tilhøre kategori...» for å se hvilke poster som kanskje må omklassifiseres.

15 I eksemplet fins det flere linjer som kanskje bør omklassifiseres. La oss si at alle kostnadene som er ført på konto 6791 må omklassifiseres. Dette kan enten gjøres manuelt, eller ved å gjøre endringer i kontoplanen i arkfane 4. Hvis kun en andel av kostnadene på 6791 skal omklassifiseres må dette gjøres manuelt.

16 Gå til arkfane 4 for å gjøre endringer i kontoplanen. Finn aktuell konto i listen og endre tallet til riktig kategori (i dette tilfellet skal tallet endres til 4). Nå vil alle kostnader med konto 6791 automatisk kategoriseres som «Annen driftskostnad» i rapportene i arkfane 2 og arkfane 3. Det er viktig å ha et bevisst forhold til malen og måten inntektene og kostnadene kategoriseres, slik at man kan sikre at rapportene blir av best mulig kvalitet. Gi beskjed til ØA dersom flere kontoer bør ha en merknad angående korrekt kategorisering.