Workshop: Agresso Excelerator

Transkript

1

2 Excelerator-malene legges i Excelerator-gruppa på Agora etter hvert. Noen av malene må tilpasses litt før de legges ut, og for noen må det følge med oppsett for Browserspørringer. Dette må utvikles før de kan deles og kan ta litt tid.

3 Program 14:15-15:00 - Presentasjonsrunde - Bruksområder - Rapportering - Distribusjon av rapporter - HiÅ: Avdelingsrapport - HiÅ: Prosjektrapport - Regnskapsrapport KD? 15:00-15:20 Pause 15:20-16:05 - Internkontroll i Excelerator - Browser-baserte rapporter - HiÅ: Internkontroll anskaffelser - HiÅ: Kundereskontro 16:05-16:25 Pause 16:25-17:10 - Post-back ved hjelp av Excelerator - HiÅ: Avregning av prosjekt - HiÅ: Timeregistrering BOA - Utveksling av maler og kunnskap?

4

5 Presentasjonsrunde Hvem er vi, hvor kommer vi fra og hva bruker vi Excelerator til?

6 Bruksområder for Excelerator Rapportering Post-back Distribusjon av regnskapstall til ulike målgrupper Bearbeiding av regnskapsdata/ ompostering Rapportering til KD Postering av internbilag Internkontroll/ analyse Budsjettering Prognosearbeid

7 Distribusjon av rapporter

8 Distribusjon av rapporter

9 Distribusjon av rapporter

10 Distribusjon av rapporter Tips: du kan bruke parameter i filnavnet, f.eks periode og budenhet basert på søkekriterier

11 Distribusjon av rapporter NB: Outlook må være satt opp i Citrix-skrivebordet

12 HiÅ: Avdelingsrapport

13 Betinget formatering (trafikklys) Svært enkelt svært effektfullt

14 HiÅ: Prosjektrapport

15 Internkontroll i Excelerator - Browser-spørringer - Excel-funksjonalitet - Egne «lister» med data («pass på»-verdier?) - Relasjoner i Agresso - Post-back for å korrigere = Dokumentert, rutinert, standardisert og effektiv internkontroll!

16 Browser-baserte rapporter - Hvorfor bruke Browser? - Detaljer (bilag) - Dimensjoner - Benytte rapporter vi allerede har? - Hvordan?

17 1. Opprette Browser-spørring i Agresso (Høyreklikk og velg «åpne browser») NB: Browser kan åpnes fra flere meny-punkt, f.eks leverandørreskontro og anleggsregister!

18 1. Opprette Browser-spørring i Agresso Definere oppsettet til spørringen. Ved å høyreklikke og velge «Utvid datagrunnlag» får du opp alle tilgjengelige dimensjoner og begrep! Hold inne ctrl for å velge flere verdier.

19 1. Opprette Browser-spørring i Agresso Angi riktige søkebetingelser i rapporten: Kryss av i feltet «Angi verdi» for å kunne endre søkebetingelsene direkte i Excelerator! Tips: Bruk bilagsart (BA) som søkebetingelse! Lagre rapporten når du er fornøyd.

20 2. Åpne Browser-rapporten i Excelerator Start med et blankt regneark og velg «New Report»: Trykk OK:

21 2. Åpne Browser-rapporten i Excelerator Og velg rett rapport fra listen: Du får opp rapporten, og ved å velge «Unload Current Sheet» kommer du til malen.

22 2. Åpne Browser-rapporten i Excelerator Søkebetingelser (kan endres) Rapportoppsett (kan endres som for en vanlig Excelerator-rapport) NB: Begrepsverdiene har andre navn enn i en «vanlig» Excelerator-rapport

23 HiÅ: Internkontroll anskaffelser

24 HiÅ: Kundereskontro

25 Postback ved hjelp av Excelerator - Postere Excel-data inn i Agresso - Mulighet for å kombinere rapportering og post-back - Vanlig Excel-funksjonalitet - Bruksområder: - Postere store tallmengder (manuelle bilag) - Ompostering/reversering (korrigering) - Bearbeide regnskapsuttrekk (avregning) - Budsjettdata til Agresso Planlegger - Prognoser - Arbeidsbesparende!

26 Standardoppsett for post-back Skriv følgende i _control-arket: Buntnummer (valgfritt) Forsystem (opprettes av UNINETT) Bilagsart

27 Standardoppsett for post-back I post-back-malen: - «update_columns» erstatter «columns» i A-kolonnen, og angir hvilke begrepsverdier som skal benyttes - «account» angir konto - «period» angir periode - «dim_1», «dim_2» osv. angir budenhet, formål osv - «cur_amount» angir beløp - «description» angir bilagstekst

28 Standardoppsett for post-back I A-kolonnen for hver enkelt rad som skal posteres: Tips: Hvis-formel:

29 HiÅ: Avregning av prosjekt

30 Relasjon for avregning av prosjekt (avregningskonti): Vi har opprettet begrepet AVREGNINGSKONTO der vi angir konto for avregning som begrepsverdi, og motkonto (balansekonto) som beskrivelse: Merk: 8900 inngår ikke av hensyn til vedlikehold. Alle prosjekt som ikke er knyttet til avregningskonto avregnes mot 8900/2160

31 Relasjon for avregning av prosjekt (avregningskonti): Deretter har vi PROSJEKT mot AVREGNINGSKONTO gjennom relasjoner:

32 HiÅ: Timeregistrering BOA

33 Utveksling av maler og kunnskap - Forsøke nok en gang å bruka Agora?