Rapportering og registrering etter 4H-klubbens årsmøte

Transkript

1 Rapportering og registrering etter 4H-klubbens årsmøte Side 1 av 8 Når: Raskest mulig etter årsmøtet. Senest innen 15. desember. Ber om at alle ordner dette innen 1. desember, slik at 4H i fylket kan sjekke opp at alt er i orden og evt. hjelpe dere i mål til fristen. Hvorfor: For å få penger! Rapporteringen/registreringen = søknad om Frifond-midler og momskompensasjon. Det er offentlige krav til 4H som gjør at vi må kreve diverse rapportering fra klubbene, og det er dessverre ikke noe vi kommer utenom. I tillegg er det viktig for å ta vare på historien og at de rette folka skal ha de rette tilganger og fullmakter. Hvordan: All registreringen skjer i medlemsregisteret, med unntak av oppdatering av frivillighetsregisteret som skjer via altinn.no. 1. Logg deg inn på «min side» (øverst i høyre hjørne på 4h.no) som deg personlig, ikke som klubb (det er ikke mulig å logge inn som klubb). Ved innloggingsproblemer, se her. 2. Trykk deretter på «medlemsregister». Du kommer så inn på klubbens side/brukerprofil i medlemsregisteret. 3. Gå deretter til rett arkfane, og gjør som beskrevet under. I Alinn kreves BankID el. Hvem: Hvem i klubben som skal ta ansvaret for rapporteringen, er opp til klubben. Se her for oversikt over hvem som har hvilke tilganger i medlemsregisteret. Det anbefales at: Kasserer tar det som har med penger å gjøre. Sekretær tar det som har med årsmelding, årsplan ol. å gjøre. Leder, sekretær eller klubbrådgiver oppdaterer verva i medlemsregisteret. Klubbrådgiver A oppdaterer verva i Altinn. Leder registrerer årsrapport (ikke samme som årsmelding) kan kun gjøres av leder. Klubbrådgiver A bør følge opp, hjelpe til og sjekke at alt ordnet.

2 Side 2 av 8 Hva: Det som skal rapporteres/leveres/registreres er: Årsmelding i tall og ord Revidert regnskapssammendrag med balanse med signatur fra kasserer og revisor. Revisjonsberetning (melding fra revisor) med signatur fra revisor. Årsplan ( i hvert fall foreløpig årsplan) Årsrapport (ikke samme som årsmelding). Oppdatering av styret i medlemsregisteret. Oppdatering av styret i Altinn. På de neste sidene finnes steg-for-steg-beskrivelser av hvordan rapporteringen/registreringen skal gjøres. Registrering i / oppdatering av styret i Altinn står ikke beskrevet her, men egen brukerveiledning på det kommer snart. Ta gjerne kontakt med 4H i fylket om du trenger hjelp! Lykke til!

3 Side 3 av 8 SLIK GJØR DU: Årsmelding, årsregnskap og årsplan Velg arkfanen «årsmelding». Perioden du skal rapportere for er Riktig årstall skal automatisk komme opp. 1. Arrangement i klubben Trykk på sirkelen foran «arrangement i klubben», og fyll ut skjemaet. Her skal du fylle inn: - Antall styremøter, klubbmøter, andre arrangement for hele klubben (f.eks. turer), gruppemøter (f.eks. prosjektmøter) og arrangement med overnatting. - Kryss ja/nei for om dere har vært med på skogdagen, friluftslivets uke, friluftslivets dag, kystens dag, strandryddedagen eller matskole. Hvis dere har det skal dere også fylle inn antall deltakere, om klubben var hovedarrangør og hvem dere eventuelt samarbeidet med (f.eks. det lokale bygdekvinnelaget).

4 Side 4 av 8 - Fyll deretter ut om dere har hatt andre arrangement (f.eks. bygdedag, besøk på 4Hgård el.), antall deltakere om dere var hovedarrangør og hvem dere eventuelt samarbeidet med Amatørteater og underholdning Trykk på sirkelen foran «amatørteater og underholdning», og fyll ut skjemaet. (Antall produksjoner = hvor mange teaterstykker har dere laget. Antall fremføringer = hvor mange ganger viste dere frem disse teaterstykkene) Eksempel på amatørteater og underholdning er høstfestunderholdning. 3. Volleyballaktivtet Trykk på sirkelen foran «volleyball», og fyll ut skjemaet. 4. Årsregnskap og årsplan Trykk på sirkelen foran «årsregnskap og årsplan», og fyll ut skjemaet. Dato godkjent regnskap Utgifter uten finanskostnader Egenkapital = årsmøtedato. = totale utgifter minus gebyrer. = totalt hvor mye penger klubben har i kassa og banken.

5 Side 5 av 8 Spørsmål 7-10 gjelder hvis dere har naturmøteplass eller andre bygninger el. (Se forklaring på de ulike punktene ved å holde pila over spørsmålstegnet når du er inne i medlemsregisteret.) Vedlegg: Trykk «bla gjennom», finn rett fil og trykk «Last opp». Filene skal helst være i PDF-format. Her skal du laste opp: Regnskapssammendrag, balanse og revisjonsmelding. PS: Regnskapssammendraget og balansen nå være signert av kasserer og revisor. Revisjonsberetning (melding fra revisor) må være signert av revisor. Årsplan for neste år. 5. Årsmelding i ord Sekretær har skrevet en årsmelding som ble lest opp på årsmøtet. Denne skal legges inn

6 Side 6 av 8 her. Du kan gjerne klippe ut teksten og lime den inn her. SLIK GJØR DU: Årsrapport PS: Årsrapport er ikke det samme som årsmelding! Velg arkfanen «årsrapport». Trykk på ny (arket): Fyll deretter inn grunnlagsår (det året vi er i) og datoen dere gjennomførte årsmøtet. PS: Dette kan kun gjøres av leder. Ingen andre har tilgang til å gjøre dette. SLIK GJØR DU: Oppdatere styret i medlemsregisteret Velg arkfanen «verv». Du kan huke av for å se kun de med startdato (altså de som har aktive verv) eller de med sluttdato (alle som har hatt verv tidligere) eller alle. Endring av verv kan kun gjøres når du er inne på klubben, ikke når du er inne på person. Avslutte verv Når du skal avslutte et verv trykker du på «velg» foran navnet til personen.

7 Side 7 av 8 og skriver inn «til-dato»: Vervet er da avsluttet. Hvis en person f.eks. har vært kasserer i to år, men nå skal bli leder er det viktig at dere avslutter kasserervervet slik som vist over og oppretter et nytt verv (som vist under). Ikke endre eksisterende verv fra kasserer til leder, da vil det se ut som at han/hun har vært leder i to år allerede. Opprette verv Anbefaler at du tar ut en medlemsliste før du starter, slik at du har medlemsnumrene tilgjengelig. Da trykker du på arkfanen «rapporter», og så på «Medlemsliste PDF» eller «Medlemsliste Excel», ettersom hvilket filformat du vil ha lista i. Gå tilbake til arkfanen «verv». Trykk på arket (symbol for ny).

8 Side 8 av 8 Det eneste du skal fylle ut er det som er markert med gult her: Komité = klubbverv. Vervkode = hvilket verv personen skal ha. Fra-dato = dato personen ble valgt til vervet (dvs. årsmøtedatoen). Aktør = personen som skal ha vervet her skriver du inn personens medlemsnummer i den første ruten og trykker «tab» på tastaturet (den store knappen med pil på, langt oppe til venstre på tastaturet). Navnet skal da komme opp i ruta til høyre for der du skrev medlemsnummeret (om det ikke gjør det, kan du trykke lagre likevel, så dukker det opp.) Husk å lagre ved å trykke på lagringssymbolet!