Avstemming i Extensor 05

Transkript

1 Avstemming i Extensor 05 Bokføringsloven om avstemming: Bokføringspliktige som har kontantsalg må avstemme den fysiske kassebeholdningen ved dagens slutt mot dagens inn- og utbetalinger, kontantsalget og kassebeholdningen ved dagens begynnelse. Hva er kontantomsetning/- salg? Kontantsalg er definert som salg der kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering, for eksempel ved bruk av kontanter, bankkort eller kredittkort. Bokføringsloven stiller strenge krav til dokumentasjon av kontantomsetning Kontantsalg skal registreres fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system. 1

2 For å komme til skjema for avstemming av kasse kan en etter å ha startet Extensor 05 enten trykke på kassaoppgjør eller start regnskap. Trykker en på kassaoppgjør vil en komme direkte inn i avstemmingsbildet, som ser ut som følger: I dette bildet får man bl.a følgende informasjon: 1. Dagens dato og hvilket regnskap det avstemmes for. 2. Når forrige avstemming var. 3. Hvem som avstemmer kassa. 4. Ved å trykke på de respektive kolonners overskrifter kan rapporten sorteres iht de ønsker man måtte ha. 2

3 Ved bruk av pil tastene kan en bla seg tilbake til tidligere avstemminger. Ved bruk av tastene oppe i høyre hjørne velger en detaljeringsgraden i den informasjon man ønsker. I tillegg til at det alltid ligger en elektronisk kopi av avstemmingen i Extensor 05, kan man skrive ut avstemmingsrapporten på vanlig måte eller som PDF. 3

4 Rapporten Z rapporten: Z-rapporten angir følgende informasjon: Lnr: Lnr er et løpenummer som fortløpende blir tildelt de respektive transaksjoner som gjøres. Bilags nr: Bilagsnummer er de respektive transaksjoners bilagsnummer i Extensor 05. Det er 2 bilagsnummerserier: 1) Starter med bokstaven P og fortsetter med 4 siffer. P angir at transaksjonen kommer fra en tjeneste som er oppført i planleggeren og 2) 8 sifferet bilagsnummer som genereres fra øvrig kontantsalg som er foretatt. Tidspunkt: Angir dato og klokkeslett for når transaksjonen er foretatt. Gjelder: Kan sees på som vare og/eller artikkel. Kategori: Kan sees på vare-/artikkelkategori alternativt konto. Betalingsmåte: Angir om transaksjonen er foretatt med kontanter eller kort. Her spesifiseres evt. Mva. Betalt: Angir det beløp som er betalt. 4

5 Rapportene Rapporten sorterer kontant og kort omsettingen i kategorier, samtidig som den viser hva som er solgt under de respektive kategorier. Rapporten sorterer kontant og kort omsettingen i kategorier. 5

6 Rapportene Rapporten viser omsettingen fordelt på kontant og kort. I tillegg spesifiseres andelen merverdiavgift i nevnte omsetting. 6

7 , nedre del Det er her man fyller inn opptalt kassebeholdning, beregnet kortsalg, samt årsak til eventuelle differanser. Kolonnen under Konto brukes til kontering Forklaring til de respektive felt: Inngående beholdning: Tilført kassen: Nye kontantsalg: Beregnet kassebeholdning: Opptalt kassabeholdning: For lite (-) for mye (+) i kassen: Årsak til differanse: Overføres til bank: Utgående beholdning: Beregnet kortsalg: Dokumentert kortsalg: Utgående beholdning fra forrige avstemming. Penger tilført kassen, men som ikke skyldes kontantsalg. Eksempelvis veksel. Er det som er registrert i Extensor 05 som betalt ved bruk av penger. Dette er summen av Inngående beholdning og nye kontantsalg. Her angis det beløp som fysisk ligger i kassen når avstemmingen starter. Differansen mellom beregnet og opptalt kassebeholdning. Her angis så nøyaktig som mulig årsak til differanse. Her angis det beløp som tas ut av kassen til nattsafe/bank tilsvarende. Dette vil være det beløp som ligger igjen i kassen og vil være inngående beholdning ved neste avstemming. Er det som er registrert i Extensor 05 som betalt ved bruk av kort. Her angis det beløp som er dokumentert som kortsalg på Z-rapporten(e) til virksomhetens betalingsterminaler. 7

8 Kassaoppgjørsrutine 1. Trykk på Kasseoppgjør, alternativt Start regnskap og deretter Avstemming. Du får nå opp avstemmingsbildet i Extensor Tell opp kassens kontantbeholdning og skriv inn beløpet i rubrikken Opptalt kassebeholdning. I opptelling skal beholdning av eventuell veksel inkluderes. 3. Årsak til en eventuell differanse beskrives i rubrikken Årsak til differanse. 4. Opptalt kontantbeholdning, minus eventuell veksel, legges i nummerert nattsafepose, safe eller settes i bank. 5. Det beløp (til nattsafe, safe eller bank) som tas ut av kassen skrives inn i rubrikken Overføres til bank. 6. Utgående beholdning vil normalt være beholdning av veksel, og vil være inngående beholdning påfølgende dag. 7. Avstemming av betalingsterminal: Ved ikke integrert betalingsterminal: Gå inn på betalingsterminalen og gjør følgende: a. Trykk Meny => Avstemming => Avstemming. b. Trykk Meny => Operatørmeny => Rapporter => Z-total. Ved integrert betalingsterminal: Trykk på link til PosPay rapporter og tast inn nødvendige brukernavn og passord, deretter gjør følgende: a. Trykk på link for korrekt transaksjonsrapport (dato transaksjonsrapport tilsvarer dato for aktuell avstemming). b. Skriv ut transaksjonsrapport. 8. Skriv inn Total beløpet fra Z-total eller transaksjonsrapport inn i Dokumentert kortsalg i avstemmingsrapporten. 9. Årsak til eventuelle avvik skal beskrives i Årsak til differanse. 10. Trykk på Avstem kasse. 11. Skriv ut avstemmingsrapporten Merk! For å bekrefte avstemmingen trykkes avstem kasse. Kasse/bank omsetting, avtaler og oppgjørsdata være låst etter kasseavstemming. Avtaler vises i planlegger som avstemte avtaler ved bruk av en liten rød hengelås øverst i høyre hjørne av avtalen. 8