Trygt Enkelt Innovativt. Backoffice manual

Transkript

1 1 Trygt Enkelt Innovativt Backoffice manual

2 2 Innhold 1 Logge inn på Backoffice Rapporter Dagsomsetning Salg per time Omsetning (graf) Artikkelrapport Z-rapporter Totalrapport Arbeidstidsrapport Eksport muligheter for rapporter Artikler Legge inn Artikkelgrupper Legge inn Artikler Rediger priser Terminaler Sider Opprette sider Opprette side kun med artikler Opprette side med grupper og artikler Terminaler Tilordne sider på terminaler Kunderegister Oversikt over kunderegister Legge inn ny kunde Ordrehistorikk til kunde i kunderegister Laste ned kunderegister... 20

3 3 1 Logge inn på Backoffice. Start nettleseren din. Vi anbefaler Chrome. Lim inn følgende url eller trykk på linken under her Logg inn med brukernavn og passord. Dette har du fått tilsendt fra din kontaktperson. Hvis du mangler brukernavn eller passord send en mail til support@retailsolution.no eller bruk vår supportportal Etter du har lagt inn korrekt brukernavn og passord så kommer du inn til hovedsiden (Dashboard) i Backoffice løsningen. Her får du et kjapt overblikk på salg i dag, antall ordrer, snittsalg per ordre, salg i går mm. For de kunder som har flere butikker vil samlet omsetning for alle butikker vises i øverste linje, og for hver enkelt butikk under. Vil du gå tilbake til hovedsiden trykk «Dashboard» under rapporter

4 4 2 Rapporter I rapporter finner du flere muligheter for å hente ut tall for din omsetning og ditt oppgjør. Du får også grafisk fremstilling i noen rapporter. 2.1 Dagsomsetning Her finner du en oversikt over salg gjort for valgt dag. Deles inn i grupper med omsetning netto og brutto til høyre. Under der får du frem ulike betalingstyper dine ansatte har hatt gjennom dagen. Denne rapporten kan brukes til å ta dagsoppgjøret ditt.

5 5 2.2 Salg per time For å få en oversikt over når du har omsetning gjennom en dag så kan denne rapporten brukes. Velg dato øverst og omsetning per time vises. Vær oppmerksom på at det er tiden da ordre ble bokført som registreres her. Viser brutto omsetning 2.3 Omsetning (graf) For å vise flere dager med omsetning per time velger du «Omsetning (graf)» Velg datoer øverst og disse vises i grafen under. Viser brutto omsetning

6 6 2.4 Artikkelrapport Her vil du se oversikt over hvor mange av de ulike artikler du har solgt. Du velger dato for hvilke dag(er) du vil ha rapport for øverst. For å sortere ut alle artikler som er f.eks. MAT her i dette eksempelet. Skriv inn «MAT» i søkefeltet øverst, trykk [Enter] og alle artikler som er mat vises. Summering finner du ved å scrolle ned.

7 7 2.5 Z-rapporter Alle som har kasse i sin drift skal ta Z-rapport ved dagslutt. Disse skrives ut på hver enkelt kasseskriver, men lagres også i backoffice. Ønsker du å skrive disse ut så trykker du på «Skriv ut» til høyre. 2.6 Totalrapport Rapporten kan brukes til å avstemme salg og innkomne betalingstyper.

8 8 2.7 Arbeidstidsrapport Om du er omfattet av å ha personalregistrering og bruker dette på din kasse vil du kunne hente ut rapport for dette også her. Velg først «Installasjon», deretter hvilken dato du ønsker å vise og så «Oppdater». Går du nederst på denne rapporten har den en mulighet for laste den ned til Excel. 2.8 Eksport muligheter for rapporter I mange av rapportene har du mulighet til å eksportere de til annet program. På denne måten kan du eller de som måtte ha behov for det bruke tallene videre. Der du ser «Actions» vil du kunne trykke og å opp det som vises under. Trykker du på «Download» får du opp de valg som du har ved eksport og lagring.

9 9 3 Artikler 3.1 Legge inn Artikkelgrupper Før du kan legge inn artikler må du opprette artikkelgrupper og undergrupper for disse. Dette for å kunne holde god kontroll på hva du selger, gjerne både til statistikk og analyse Du starter alltid med å opprette en artikkelgruppe før du kan lage en artikkel. Som vist under har vi laget noen eksempler. Trykk «opprett ny» for å lage en ny artikkelgruppe. Deretter legger du inn hva den nye gruppen skal hete. Ved oppretting av nye artikkelgrupper kommer alltid status opp som «Aktiv». Trykk så på «Create»

10 10 Etter å ha opprettet selve artikkelgruppen legger du til undergrupper du ønsker til denne. Det er ikke nødvendig om du ikke vil ha det, men det anbefales å ha noen undergrupper. I eksempelet under har det blitt laget noen undergrupper. For å legge til flere trykk «Add row» skriv så inn tekst. Du trenger ikke å lagre her. Ønsker du å slette noen grupper huker du av til venstre for hver undergruppe og trykker «Delete row». 3.2 Legge inn Artikler Trykk på «Artikler» du kommer da i hovedbildet for å legge inn nye artikler. Oversikten viser her når varen ble opprettet, hvilke priser og mva. typer som den har og hvem som har opprettet/endret varen sist. For å opprette en ny vare trykk «Opprett» Du kommer inn så på menyen der du først velger Artikkelgruppe og så hvilken undergruppe den skal høre til. Så setter du inn navn på varen. Om du ikke skriver noe på «Visningsnavn» vil «Navn» vises på kassen. Trykk på «Opprett» som ligger oppe til høyre i bildet du er i nå.

11 11 Artikkelen er nå opprettet og du må legge inn pris og mulige egenskaper om dette er behov for (gjelder kunder som har kjøkkenprinter) Trykk først på «Artikkelpris» deretter på «Opprett pris». Bildet som viser under kommer opp Velg først hvilken momskode varen skal ha. Trykk inn bruttopris på varen og deretter velger du hvilken konto artikkelen skal bokføres på. Når du er ferdig trykker du på «Lagre endringer»

12 12 Har du behov for å legge inn artikkelegenskaper legges disse inn ved å trykke på «Artikkelegenskaper». Trykk «Opprett egenskap» fyll ut i feltene og trykk «Opprett» 3.3 Rediger priser Når du har lagt inn varen er det en enkel måte å redigere pris på disse ved å trykke på «Rediger priser» i menyen. Fra her kan du redigere priser og eventuelt hvilken moms type varen skal ha. Vær oppmerksom på at ved første gangs registrering vil du måtte legge inn varen som vist i punkt 3.2 Etter endringer er utført trykk på «Lagre endringer» som du finner nederst på siden. 4 Terminaler Avhengig av hva som er satt opp for deg, har du her tilgang til å justere på oppsettet på din kasse sitt startbilde, betalingstyper og ulike «Sider» som kan veksles mellom på kassen.

13 Sider Her kan du velge hvilke sider som skal vise på kassene. Du kan velge om du vil ha alle artikler på en side eller om du vil har de gruppert som vist under. Du har to ulike «sidetyper» å velge mellom Page with articles only Her får du artikler listet opp Page with one group level + articles Her lager du grupper som vises på venstre side og artikler plasseres i disse gruppene Page with articles only Page with one group level + articles

14 Opprette sider For å opprette en ny side enten med eller uten grupper, trykk «Ny side» som du finner nede til høyre når du har trykket på «Sider» 4.3 Opprette side kun med artikler Du må så velge hvilken installasjon du skal opprette side for og hvilken sidetype, her har du to valg som ble nevnt i punkt 4.1. For å få side kun med artikler velg «Page with articles only». Så velger du hva siden skal hete, her er den navngitt som «Barens favoritter» Trykk så opprett før du forsetter med å velge artikler som vist under. Så skal du velge hvilke artikler som skal vises på denne siden. Dette ser du i feltene under. Her merker du artikler som skal være synlig på siden, enten ved å merke flere eller en og en artikkel. Knappene som er merket av ser du forklaring på under. Knapper til høyre brukes til å sortere i hvilken rekkefølge dine artikler skal vises på kassen. Flytter over alle artikler Flyter over den/de som er merket Flytter tilbake den/de som er merket Flytter tilbake alle artikler (fjerner) Flytter den/de som er merket til toppen Flytter den/de som er merket ett hakk opp Flytter den/de som er merket ett hakk ned Flytter den/de som er merket nederst Når du er ferdig med å flytte artikler trykker du på «Opprett» som vises nederst til høyre.

15 Opprette side med grupper og artikler Etter å ha trykket på «Ny side» så må du som på forrige punkt velge installasjon, deretter velger du i rullegardin feltet under Sidetype «Page with one group level + articles». Velg så hva navn på siden skal være. Trykk til slutt på «Opprett side». Så skal du lage hver gruppe og føre til artikler som skal ligge i gruppene. Du skriver inn hva gruppen skal hete og i hvilken rekkefølge du vil ha gruppen i på kassen. Her er det første gruppen som lages og dermed nummer 1 i rekkefølge. Så merker du artikler som skal ligge i gruppen, under er det merket 3 artikler så trykker du knapp som er merket av og artikler flyttes over. Når artiklene er flyttet over kan du enkelt endre på rekkefølgen på disse ved å bruke pilene som er til høyre. Når du er ferdig med dine justeringer trykker du på «Opprett». Gjenta dette til du har opprettet alle gruppene du ønsker.

16 Terminaler Her finner du en oversikt over alle terminalene dine. Hver kasse er en terminal Trykk på den lenken som er merket under for å komme inn på din terminal. Inne på terminalen får du opp følgende bilde som vist under. Du har kun behov for å gjøre tilpassing under fanen «Tilordne sider til terminal». 4.6 Tilordne sider på terminaler

17 17 Trykk på «Tilordne sider til terminal» Her kan du velge hvilken side som du skal ha tilgang på i kassen din. Du kan ha laget mange sider, men noen av de bruker du kanskje bare til spesielle anledninger. Velg ved å bare trykke på feltet og du får opp alle sider du har tilgang til. Trykk på de du vil ha på kassen din og de føres opp i feltet. Ønsker du å fjerne noen trykker du på «X» som står foran sidenavnet. Du må også velge hvilken side som skal være startsiden på din kasse. Dette velger du i rullegardinfeltet «Default page».

18 18 Når du er ferdig med tilpasninger trykk «Lagre endringer» øverst til høyre. Etter endringer på kassen vil det vises et varsel på kassen som indikerer at kassen må startes om igjen. Dette vises enten i innloggingsbildet eller inne på kassen. Start programmet på nytt og de endringer du har gjort blir aktive. 5 Kunderegister Med RS POS har du mulighet for å lage din egen kunderegister. Her kan du enten legge inn kunder direkte i den på kassen eller du kan registrere dette backoffice. 5.1 Oversikt over kunderegister Ved enkelt å trykke på «Kunderegister» kommer du inn på alle du har i ditt register. Du har informasjon om navn, telefon, e-post, siste kjøp og under hvilken type kunde de er registret som.

19 Legge inn ny kunde Nederst på siden finner du knappen «Opprett ny» Du får opp de felter du skal og kan fylle inn. Obligatoriske felt er merket med rød stjerne. Når du er ferdig trykk «Opprett». 5.3 Ordrehistorikk til kunde i kunderegister Ønsker du å se på ordrehistorikk til dine kunder i registeret trykker du inn på den valgte kunden og så på «Ordrehistorikk». Du får da opp liste med alle kjøp som er registrert på kunde.

20 Laste ned kunderegister Du kan enkelt laste ned og eksportere ditt kunderegister. Trykk på «Actions» og velg «Download». Her får du opp valg på hvordan du kan laste det ned.