Sticos Oppslag - Krav til kassaapparat og dagsoppgjør ved kontantsalg

Transkript

1 Side 1 av 7 Krav til kassaapparat og dagsoppgjør ved kontantsalg Sammendrag Kontantsalg (betaling med kontanter, bankkort eller kredittkort) skal registreres fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system, for eksempel datakasser. Kassaapparatet eller lignende system skal produsere daterte, forhåndsnummererte summeringsstrimler (kassaruller) eller tilsvarende rapport. Kassaapparetet mv. skal kunne skrive ut kvittering til kunden, og beløpet som registreres skal være synlig for kunden med mindre dette er vanskelig å gjennomføre. Kvittering skal alltid skrives ut når beløpet som registreres ikke er lett synlig. Det skal daglig utarbeides daterte, nummererte summeringsstrimler (z-rapporter) eller tilsvarende rapport over opplysninger som er registrert på kassaapparatet eller lignende system. Det skal foretas en daglig avstemming mellom innslått kontantsalg og opptalt kassebeholdning. Summeringsstrimlene eller tilsvarende rapporter skal oppbevares som primærdokumentasjon i 5 år etter regnskapsårets slutt. Det er gjort unntak fra kravet til kassaapparat i følgende tilfeller: Type salg Alternativ dokumentasjon Ambulerende eller sporadisk kontantsalg inntil 3 ganger folketrygdens grunnbeløp Innbundet bok der sidene er forhåndsnummerert Forhåndsnummererte salgsbilag Oppstilling over ut- og innleverte varer Salg fra automater Avstemming mellom dokumenterte kontanter og registrerte salg etter telleverket Beregnet salg ut fra andre registrert opplysninger i automaten Lister som viser beregnet salg ut fra endring i varebeholdning Salg fra ubetjent salgssted Forhåndsnummererte konvolutter Innbundet bok der sidene er forhåndsnummererte Lister som viser beregnet salg ut fra endring i varebeholdning 1. Regnskap 1.1. Definisjon av kontantsalg Kontantsalg er definert som salg der kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering, for eksempel ved bruk av kontanter, bankkort eller kredittkort, jf. Bokføringsforskriften Salg via internett regnes som kontantsalg kun når varen eller tjenesten leveres samtidig som oppgjøret mottas, f.eks. ved nedlastning av musikk, filmer og programvare. Internettsalg kan være enten finansielt forskudd, kontantsalg eller kredittsalg avhengig av hvordan betaling skjer, se også emnet Dokumentasjon av salg via Internett. Også andre betalingsmåter enn kontanter eller kredittkort vil omfattes, så lenge vilkåret om samtidig oppgjør med leveringen er oppfylt. Som eksempel kan nevnes betaling via mobiltelefon, med e-penger eller utenlandske betalingsløsninger som Paypal. Forskuddsbetaling vil derimot ikke omfattes av definisjonen. Se Nytt regelverk for kassasystemer pkt Krav til kassaapparat e.l.

2 Side 2 av 7 Kontantsalg skal registreres fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system. Automatiserte ordre-/faktureringssystemer tilfredsstiller kravene til likeverdig system. Bokføringspliktige som normalt selger på kreditt, trenger derfor ikke gå til anskaffelse av et kassaapparat for å håndtere eventuelle kontantsalg. I stedet kan det utstedes en kontantfaktura fra faktureringssystemet. Andre løsninger som vil anses som likeverdige er kassaprogramvare for PC, taksameter i taxier og lignende. Internettsalg, postordresalg og lignende må skje via systemer som også fyller kravet til likeverdighet, se blant annet emnet Dokumentasjon av salg via Internett. For at et registreringssystem skal komme inn under betegnelsen annet likeverdig system, må det tilfredsstille alle kravene til funksjonalitet som omtalt under. Kassaapparatet e.l. skal produsere daterte, nummererte summeringsstrimler (kassaruller) eller tilsvarende rapport, f.eks. registreringssystem i datakasser. Summeringsstrimlene skal angi klokkeslett for hvert enkelt salg. For korreksjoner skal det angis beløp, årsak og antall korreksjoner, jf. Bokføringsforskriften Skattedirektoratet har i Skatteinfo 1/2011 uttalt at ved bruk av kassaruller må disse tas ut av kassa når de er brukt opp og merkes med første og siste dag for innslag. Kassarullene skal oppbevares som primærdokumentasjon etter Bokføringsloven 13 første ledd nr. 3. Se også emne Oppbevaring av regnskapsmateriale. Det skal foreligge en lettfattelig systembeskrivelse av kassasystemets oppbygging og funksjoner, jf. Bokføringsforskriften Krav til kvittering Kassaapparatet skal kunne skrive ut kvittering til kunden, jf. Bokføringsforskriften 5-3-2a, og beløpet som registreres skal være synlig for kunden med mindre dette er vanskelig å gjennomføre. Kvittering skal alltid skrives ut når beløpet som registreres ikke er lett synlig. Kontantsalgsdokumentasjonen skal i utgangspunktet inneholde den samme informasjonen som annet salg, se emnet Krav til salgsdokumenter (faktura). Kvitteringen skal dessuten angi klokkeslettet for salget. Angivelse av kjøper kan fravikes ved kontantsalg fra detaljist, jf. Bokføringsforskriften 5-3-2a. Kjøper skal likevel alltid angis ved salg for minst kr inkl. mva. betalt med kontanter, salg for over kr inkl. mva. betalt med kontanter eller kort når varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, salg av drivstoff til bruk i person- eller varetransport uavhengig av beløp. Som eksempel på varer og tjenester til direkte bruk i produksjon eller tjenesteleveranse er nevnt håndverkeres innkjøp av materialer osv. Det vil derimot ikke gjelde indirekte kostnader som kontorrekvisita, mat til interne kantiner og lignende, se lovforarbeidene i NOU 2002:20 Kapittel Ved kontantsalg fra detaljist kan enkeltinnslag angis pr. varegruppe dersom detaljert beskrivelse av art vanskelig lar seg gjennomføre. Dette kan være aktuelt for kassaapparater som ikke har system for strekkodelesing. Varegruppene bør være så spesifikke at det gir mening for kjøperen, se eksempler i bokføringsstandardstyrets delrapport III pkt Selger plikter i slike tilfeller å utstede ytterligere spesifikasjon dersom kjøper ber om dette. Se Merverdiavgiftshåndboken (12. utg.) pkt Ytelsens art hvor enkeltsalg angitt per varegruppe er omtalt Krav til papirkvalitet Når salgsdokumentet utstedes på papir skal dokumentet utstedes med en trykk- og papirkvalitet som sikrer lesbarheten i hele oppbevaringsperioden, jf. Bokføringsforskriften Dette kravet vil også gjelde utskrifter fra kassaapparat Dokumentasjon av opplæring All registrering som har skjedd i forbindelse med opplæring skal dokumenteres, jf. Bokføringsforskriften Det tenkes i denne forbindelse på opplæring som skjer ved å benytte kassaapparatets "treningsfunksjon", ikke ordinært salg som registreres av ansatte som er under opplæring. Dette salget kommer ikke med i den ordinære z-rapporten Dokumentasjon av korreksjonsposter og tilbakebetaling

3 Side 3 av 7 Det skal foreligge dokumentasjon av korreksjonsposter med angivelse av beløp og årsak, jf. Bokføringsforskriften Dersom korreksjonen gjelder tidligere registrert salg, skal det foreligge ytterligere dokumentasjon som underbygger dokumentasjonen. Tilbakebetaling til kunde skal dokumenteres med kundens signatur Særskilt for serveringssteder Se emne Dokumentasjon av kontantsalg fra severingssted Felles kassaapparat Skattedirektoratet har i uttalelse av (oppdatert ) uttalt at regelverket generelt sett ikke er til hinder for at flere bokføringspliktige kan benytte felles kassaapparat under følgende forutsetninger: 1. Omsetningen registreres på en slik måte at z-rapporten(e) viser omsetningen til den enkelte leverandør. 2. Kontantene holdes atskilt for hver enkelt leverandør, slik at det kan foretas individuelle dagsoppgjør. 3. Den enkelte leverandør oppbevarer dokumentasjon for sine transaksjoner (kassaruller), enten ved at disse lagres elektronisk i systemet, eller ved at de skrives ut. Det samme gjelder dokumentasjon for dagens omsetning / kassaoppgjøret (z-rapporter mv.). Se også emnet Forutsetninger for at flere bokføringspliktige kan benytte felles kassaapparat Dagsoppgjør Summeringsstrimler (z-rapporter) Generelt Det skal daglig utarbeides daterte, nummererte summeringsstrimler (z-rapporter) eller tilsvarende rapport over opplysninger som er registrert på kassaapparat, terminal eller likeverdig system. Også tilsvarende rapporter må være daterte og nummererte, selv om det det er innlagt andre kontroller i systemet. Rapportene skal angi korreksjonsposter med årsak, beløp og antall poster, samt registreringer i forbindelse med opplæring. Enten kan opplysningene lagres i systemet slik at rapportene til enhver tid kan skrives ut, eller ved at rapportene skrives ut ved daglig opptelling av kassen. Klokkeslett for utkjøring fra kassaapparatet skal framgå av rapporten, jf. Bokføringsforskriften Dagsoppgjøret skal bokføres i regnskapssystemet. Bokføringen må følge de ordinære kravene til ajourføring, jf. Bokføringsloven 7, dvs at det må foretas daglig registrering i regnskapssystemet. I følge Bokføringsforskriften 3-1 kan poster fremkomme som totaler dersom transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner fremkommer enkeltvis og oppsummert i underliggende spesifikasjon og er kontrollerbare mot totalen. Dette innebærer for eksempel at de enkelte dagsoppgjørene for en periode kan registreres i en egen rapport, for eksempel ved bruk av regneark, og at totalen for perioden bokføres i bokføringsspesifikasjonen. Rapporten vil da bli en del av bokføringsspesifikasjonen, og må inneholde dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning (bilagsnummer) Særskilt for hårpleie, frisørvirksomhet og skjønnhetspleie Daterte nummererte summeringsstrimler eller tilsvarende rapporter innen bransjen hårpleie, frisørvirksomhet og skjønnhetspleie skal vise omsetning pr. ansatt fordelt på varesalg og salg av behandlingstjenester, jf Bokføringsforskriften Summeringsstrimlene i frisørvirksomhet skal dessuten vise omsetning av klipp adskilt fra øvrige behandlingstjenester. Se også emne Salg av frisørtjenester, herunder krav til dokumentasjon av salg Særskilt for serveringssteder Daterte summerte summeringsstrimler eller tilsvarende rapporter innen bransjen serveringsteder der det foregår servering av øl, vin eller brennevin skal skrives ut eller lagres i systemet ved dagens slutt (og ikke neste dag), jf. Bokføringsforskriften Se også emne Dokumentasjon av kontantsalg fra severingssted Daglig avstemming

4 Side 4 av 7 Det skal foretas en daglig avstemming mellom innslått kontantsalg og opptalt kassebeholdning. Skattedirektoratet har i Skatteinfo 1/2011 uttalt at avstemmingen skal vise kontanter i kassa ved oppstart, kontantsalg i løpet av dagen (z-rapport), uttak eller innskudd av kontanter i løpet av dagen og opptalt kassabeholdning. Avstemmingen skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt opptellingen. Eventuelle differanser skal forklares. Eksempel på avstemmingsskjema finner du i Sticos oppslag ved å klikke på Kasseoppgjør avstemming. Se også emne Dokumentasjon og registrering av kontanttransaksjoner og -beholdning og føring av kassabok Oppbevaring Dagsoppgjørene skal oppbevares som primærdokumentasjon etter Bokføringsloven 13 første ledd nr. 3. De kan lagres elektronisk så lenge de er tilgjengelig i lesbar form og det er tekniske muligheter for å skrive de ut på papir i hele oppbevaringsperioden. Se også emne Oppbevaring av regnskapsmateriale Unntak fra kravet til kassaapparat Ambulerende eller sporadisk kontantsalg Kravet til kassaapparat gjelder ikke bokføringspliktige som har ambulerende eller sporadisk kontantsalg, når denne omsetningen ikke overstiger 3 ganger folketrygdens grunnbeløp (fra 1. mai 2016 kr ) eksklusive merverdiavgift, jf. Bokføringsforskriften Se mer i emnet Dokumentasjon av ambulerende eller sporadisk kontantsalg Salg fra automater Salg fra automater kan dokumenteres med avstemming mellom opptelte kontanter og registrerte salg etter automatens telleverk, eller beregnet salg ut fra andre registrerte opplysninger i automaten (for eksempel registrert bruk (tid) av gjenstanden det betales for). Dersom automaten ikke registrerer slike opplysninger kan salget dokumenteres med lister som viser beregnet salg ut fra endring i varebeholdning. Jf. Bokføringsforskriften Avstemming av kassabeholdning mot salgsdokumentasjon kan skje på det tidspunktet salgsstedet oppsøkes, forutsatt at kassabeholdningen er tilfredsstillende sikret i mellomtiden. Oppgjøret skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt opptelling av kassabeholdningen. Eventuelle differanser skal forklares. Se Bokføringsforskriften Se mer i emnet Dokumentasjon av salg fra automater Salg fra ubetjente salgssteder Salg fra ubetjente salgssteder kan dokumenteres med forhåndsnummererte konvolutter eller innbundet bok der sidene er forhåndsnummererte. Dokumentasjonen skal inneholde opplysninger om ytelsens art og omfang, dato og vederlag. Salg av varer kan alternativt dokumenteres med lister som viser beregnet salg ut fra endring i varebeholdning. Jf. Bokføringsforskriften Avstemming av kassabeholdning mot salgsdokumentasjon kan skje på det tidspunktet salgsstedet oppsøkes, forutsatt at kassabeholdningen er tilfredsstillende sikret i mellomtiden. Oppgjøret skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt opptelling av kassabeholdningen. Eventuelle differanser skal forklares. Se Bokføringsforskriften Se mer i emnet Dokumentasjon av kontantsalg fra ubetjente salgssteder Dispensasjon Ifølge Bokføringsforskriften kan Skattedirektoratet (delegert myndighet) også i enkeltsaker gi unntak fra kravet til kassaapparat. Søknad om slikt unntak sendes Skattedirektoratet, seksjon for foretakskatt, Postboks 9200, Grønland, 0134 Oslo. Skattedirektoratet har i artikkel av (oppdatert ) redegjort for sin dispensasjonspraksis på områder hvor det har vært mange søknader, herunder søknader om dispensasjon fra kravet om kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system, og hvilke opplysninger søknader om slik dispensasjon bør inneholde Illustrasjon

5 Side 5 av Nytt regelverk for kassasystem fra 1. januar 2017/ Innledning Som ledd i kampen mot svart økonomi i bransjer med mye kontantomsetning er det vedtatt nye og strengere regler for kassasystem. Disse fremgår av Kassasystemlova med tilhørende Kassasystemforskrifta, samt ny 10a i bokføringsloven med tilhørende forskrift. Lovbestemmelsene er vedtatt slik at leverandører ved salg til bokføringspliktige etter 1. januar 2017 bare skal kunne tilby kassasystemer som oppfyller de nye kravene. For å legge til rette for en naturlig utfasing av eksisterende systemer, må de bokføringspliktige først ha nye systemer på plass fra 1. januar Innen denne fristen må enten eksisterende kassasystemer oppgraderes der det er mulig, eller så må man anskaffe nytt kassasystem som tilfredsstiller de nye kravene Krav til kassasystemet Påbudte funksjoner De nye reglene stiller krav til kassasystem, herunder regler om påbudte og forbudte funksjoner, kvittering og rapporter og sikring av elektronisk journal. I Kassasystemforskrifta 2-5 er det opplistet funksjoner som blir påbudt i kassasystemet. Kassasystemet skal kunne registrere vekslekasse kunne registrere ulike betalingsmidler ha klokke stilt etter norsk normaltid og sommertid skille mellom positive og negative beløp på kvitteringer, i rapporter og i elektronisk journal kunne skille mellom flere næringsdrivende dersom de bruker samme kasse.

6 Side 6 av Forbudte funksjoner Tilsvarende gis det i Kassasystemforskrifta 2-6 en opplisting av hvilke funksjoner som blir forbudt i et kassasystem. Det skal ikke finnes andre funksjoner enn det som fremgår av systembeskrivelsen ikke være mulig å tilslutte eller integrere kassasystemet med ekstern programvare som muliggjør endring av elektronisk journal ikke være mulig å endre registreringer i ettertid eller endre forprogrammert tekst på varer og tjenester ved registreringen ikke være mulig å avslutte salg uten at kvittering skrives ut ikke være mulig å kjøre ut mer enn én kopi av kvitteringen ikke være mulig å foreta registrering dersom integrert kassaskuff er åpen eller lagringsminnet er fullt ikke være mulig å merke enkelte varegrupper slik at de ikke medtas på rapporter Krav til kvitteringer og rapporter I Kassasystemforskrifta til stilles det detaljerte krav til kvitteringer, X-rapport og Z-rapport. Salgskvitteringene skal i tillegg til det innhold som følger av dagens regler, også inneholde opplysninger om bl.a. type betalingsmiddel og kassasystemets ID-nummer. Ordet "Salgskvittering" skal angis øverst på kvitteringen. Det stilles også krav om at kvitteringer som produseres av kassasystemet og som ikke er salgskvitteringer tydelig merkes slik at de ikke kan forveksles med salgskvittering. Også X- og Z-rapporter skal gi mer omfattende opplysninger enn det som følger av dagens regelverk, herunder skal opplysninger om antall skuffeåpninger, type betalingsmiddel, grand total mv. fremgå. Videre foreslås det regulert at det kan benyttes norsk, svensk, dansk og engelsk språk på kvitteringer og rapporter Krav til leverandør av kassasystemet Produkterklæring Leverandørene av kassasystem skal avgi en produkterklæring til skattekontoret før et nytt type kassasystem tilbys for salg, utleie eller utlån og når eksisterende kassasystem oppdateres med nye versjoner. Kun kassasystemer med produkterklæring skal kunne tilbys for salg til bokføringspliktige som skal anvende kassasystemet i sin næringsvirksomhet. Leverandøren skal, ved å avgi en produkterklæring, bekrefte at kassasystemet som tilbys for salg oppfyller lovens krav. Produkterklæringen vil inneholde et begrenset antall opplysninger om kassasystemet og den skal leveres elektronisk, fortrinnsvis via Altinn-portalen. Se Kassasystemlova 5 og Kassasystemforskrifta Bistandsplikt og plikt til å utbedre mangler Leverandørene skal gi skattekontoret nødvendig bistand til innsyn i kassasystemet, og de har etter krav fra skattekontoret plikt til å utlevere programvare, servicenøkler, servicemanual, programmeringsverktøy og programmeringsmanual, En leverandør av kassasystem som blir oppmerksom på at kassasystemet ikke tilfredsstiller kravene som er stilt i regelverket, skal uten ugrunnet opphold melde fra om dette til skattekontoret og utbedre mangelen eller trekke systemet frå markedet Krav til bruk av kassasystemet Krav til bruk av godkjent kassasystem Bokføringspliktige skal bruke kassasystem som oppfyller kravene i kassasystemloven og kassasystemforskriften. Ansvaret til de bokføringspliktige skal normalt ikke strekkes seg lenger enn til å påse at kassasystemet som blir benyttet, har en produkterklæring. Bokføringspliktige vil derfor normalt ikke bli gjort ansvarlig dersom kassasystem med produkterklæring senere viser seg å ha feil eller mangler. Bokføringspliktige må derfor innen 1. januar 2019 sørge for at de benytter et kassaapparat med en produkterklæring.

7 Side 7 av Spesifikke brukerkrav Regelverket skal bidra til at kontantsalg faktisk blir registrert inn i kassasystemet. Dette gjøres blant annet ved at det stilles krav om at all løpende anvendelse fortløpende skal registreres i kassasystemet, at det alltid skal skrives ut salgskvittering fra kassasystemet, og at denne kvitteringen alltid skal legges frem for kunden. Eksempler på andre brukskrav som stilles er at alle korreksjonsposter skal dokumenteres, at vekselkasse skal registreres inn ved salgsdagens begynnelse, samt at Z-rapport skal skrives ut ved salgsdagens slutt Krav til elektronisk journal Kontantsalget skal dokumenteres med elektronisk journal. Opplysningene i elektronisk journal skal lagres på en sikker måte. Dette innebærer bl.a. plikt til umiddelbart å overføre opplysningene i elektronisk journal til et annet elektronisk lagringsmedium, dersom det interne lagringsminnet er fullt Unntak fra kravet til kassasystem Det gjøres unntak fra kravet til kassasystem som innebærer at de minste næringsdrivende ikke vil få kostnader knyttet til utskifting eller oppgradering av kassasystem. Dette gjelder næringsdrivende med kontantsalg i løpet av et regnskapsår som ikke overstiger kroner ( kroner inklusiv merverdiavgift) og for ambulerende og sporadisk kontantsalg som ikke overstiger 3 ganger folketrygdens grunnbeløp (fra 1. mai 2016 kr ) Sanksjoner Overfor kassasystemleverandører Skattekontoret kan pålegge leverandør av kassasystem straffegebyr når kassasystem ikke oppfyller kravene i kassasystemloven og -forskriften. Straffegebyr kan også pålegges leverandør som ikke har avgitt produkterklæring. Skattekontoret kan også pålegge leverandører som ikke har innrettet seg etter pålegg om å utlevere programvare mv. etter kassasystemloven en løpende tvangsmulkt fram til utlevering skjer Overfor bokføringspliktige Bokføringspliktige som forsettlig eller uaktsomt ikke har oppfylt pliktene sine til å registrere og dokumentere kontantsalg ved bruk av godkjent kassasystem, skal kunne pålegges straffegebyr. Kravet til uaktsomhet må normalt regnes som oppfylt i tilfeller der for eksempel en bokføringspliktig benytter kassasystem uten produkterklæring Mer informasjon Se Prop. 120LS ( ) kap. 16 og høringsnotat av , samt Skattedirektoratets melding SKD 7/15 og kunngjøring av Din private kommentar