Administrasjon og vedlikehold av. Omsetningsdatabasen i Fenistra Eiendom

Transkript

1 Fenistra as Sandakervn. 138 N-0485 Oslo P.b N-0405 Oslo Phone Fax Org.nr Arbeide med Administrasjon og vedlikehold av Omsetningsdatabasen i Fenistra Eiendom Dokumentkontroll Versjon: 1 Release dato: Sist endret dato: :18 Forrige release dato:

2 1. Formål Forutsetninger Omsetningsdatabase dialogen... 3 Applikasjonsvinduets funksjonalitet Definisjon av Globale tabeller Oppsett og vedlikehold av faste data/tabeller Definisjon og vedlikehold av tabeller Klimaoppsett Aktivitetstyper Omsetningstyper Definisjon og vedlikehold av eiendommene som skal inngå i omsetningsdatabasen Registrer eiendommer med registreringshjelp Registrere eiendom manuelt i omsetningsdatabasen Registrering av tellere på en eiendom Legge til/trekke fra omsetningstyper på en kontrakt Opplegg av kontrakter i systemet Manuelt opplegg av kontrakter Se på kontrakter som er medtatt for en eiendom i omsetningsdatabasen Automatisk opplegg av kontrakter ved første gangs registrering Kopiering av omsetning til ny kontrakt Utskrift av registrerings skjemaer for dagsforhold og omsetning Knytte transaksjonstyper til omsetningstyper Side 2 av 18

3 1. Formål Formålet med administrasjon og vedlikehold av Omsetningsdatabasen, er å sette opp parametere og tabeller slik data blir registrert i systemet basert på definerte forutsetninger. 2. Forutsetninger Fenistra grunnmoduler må være registeret. Det er viktig at riktige rettigheter defineres og settes opp på omsetningsmodulen, før oppsettet påbegynnes. 3. Omsetningsdatabase dialogen. All administrasjon og vedlikehold gjøres gjennom omsetningsdatabase dialogen. Denne ser ut som følger. Eiendommer som inngår i omsetningsbasen Velg aktuell eiendom Velg kilde Velg år Kilden til rapporten Velg oppløsning Uker/år Rapporten Applikasjonsvinduets funksjonalitet Fra analysevinduet utføres både administrasjon og vedlikehold av systemet, samt analyse av dataene som er registrert. Analysedelen er omtalt i brukerdokumentasjonen Arbeide med omsetningsdatabasen. I dette dokumentet er fokus på adm. og vedlikeholdsdelen. Side 3 av 18

4 4. Definisjon av Globale tabeller 4.1 Oppsett og vedlikehold av faste data/tabeller Følgende tabeller/objekter må defineres og vedlikeholdes i omsetningsdatabasen. 1. Definisjon og vedlikehold av tabeller 2. Definisjon og vedlikehold av eiendommer som skal inngå i omsetningsdatabasen 3. Definisjon og vedlikehold av kontrakter som skal inngå i omsetningsdatabasen Når databasen registreres opp for første gang, skal følgende rekkefølge benyttes. 4.2 Definisjon og vedlikehold av tabeller Systemet inneholder følgende globale tabeller som må fylles inn før registrering av data kan begynne: Klimatyper Aktivitetstyper Omsetningstyper For å komme til tabellene, høyreklikkes i applikasjonsvinduet, for deretter og velge aktuell tabell. Nedenfor er valgt klimatabellen. Side 4 av 18

5 4.3 Klimaoppsett Klima benyttes til å kategorisere værforhold på eiendommene. For hver dag kan værforhold registreres. Klimaoppsettet viser hvilke klimatyper som er registrert i databasen. Ved å velge klimaoppsett, kommer følgende meny opp. Man kan ikke slette en klimatype som er i bruk. Velg Ny for å definere en ny klimatype. I dialogen under er kategorien Varmt definert. 4.4 Aktivitetstyper Aktivitetstypetabellen inneholder faste aktiviteter som skjer ved kjøpesentrene. Her kan det registreres vårsalg, julesalg, eller andre faste årlige aktiviteter. På denne måten kan dagsforholdene, dvs besøk, knyttes til et senters bestemte aktivitetstyper. Ved å velge menyen aktivitetstyper, kan det legges til, endres eller slettes aktivitetstyper. En aktivitetstype som er i bruk, kan ikke slettes.. Side 5 av 18

6 Ved å markere en aktivitetstype og velge menyen endre, kommer dialogen som vist under opp. Her kan navnet på aktivitetstypen endres. 4.5 Omsetningstyper I Omsetningstypetabellen registreres de ulike omsetningestypene. Det kan for eksempel skilles mellom normalomsetning og spillomseting eller reiseomsetning og provisjonsomseting for et reisebyrå. Det kan registreres hva som er normal mva sats for den enkelte omsetningstype. Ved å krysse av for butikkomsetning, bestemmes det om omsetningstypen skal inngå i den normale butikkomsetningen, for eksempel reiseomsetningen i reisebyrå. Til slutt defineres det om omsetningstypen er en standard omsetningstype ved å hake av i ruten for Standard. Dersom dette gjøres, vil denne omsetningstype komme opp på alle kontrakter. Normalt vil det kun være en omstetningstype som skal dukke opp for registrering på samtlige kontrakter. Andre omsetningstyper vil kun være knyttet til visse typer kontrakter. Høyreklikk i applikasjonsvinduet, Velg Globalt oppsett og deretter Omsetningstyper og dialogen som vist under kommer frem. Side 6 av 18

7 Dialogens felt har følgende betydning. Feltnavn Omsetningstypenr Omsetningstype Mvasats Butikkomsetning Standard Betydning Her registreres navnet på omsetningstypen Mva sats legges inn som en standardverdi som omsetningstypen vil få når en kontrakt legges inn. Satsen benyttes til å omregne brutto omsetning til netto omsetning. Netto omsetning vil senere kunne benyttes til avseting/midlertidig avregning i omsetningsavregningsmodulen. Dersom det krysses av i feltet, vil denne omsetningstypen inngå i butikkens, og derved senterets omsetning. Feltet angir en standardverdi som man kan overstyre på individuelt kontraktsnivå. Ved å krysse av i dette feltet, vil omsetningstypen automatisk legges opp på alle nye kontrakter som registreres i omsetningsdatabasen. Se kapittel 4.8 Ved å høyreklikke kan det legges til, endres eller slettes omsetningstyper. En omsetningstype som er i bruk kan ikke slettes. Se dialog under. 4.6 Definisjon og vedlikehold av eiendommene som skal inngå i omsetningsdatabasen Når eiendommer skal legges opp første gang, kan man velge om man vil benytte registreringshjelp eller manuelt registrere en og en eiendom. Registreringshjelp ligger på meny fra høyre musetast i applikasjonsvinduet Registrer eiendommer med registreringshjelp Ved å høyreklikke i applikasjonsvinduet fremkommer menyen registreringshjelp. Side 7 av 18

8 Her kan videre menyen Registrer alle eiendommer velges. Systemet vil da automatisk legge opp alle eiendommer i databasen som har status aktiv. Etter at eiendommen er lagt opp, må de enkelte tellere på eiendommen registreres. Første gang man vil registrere omsetning på en eiendom, vil systemet bygge opp en databasestruktur for registrering. Ved å velge valget Registrer omsetningsdatabase på gjeldende eiendom eller på ALLE eiendommer, vil systemet automatisk legge opp en tom database for gjeldende eller ALLE eiendom(er). Når brukeren skal registrere omsetning, slipper brukeren å vente på at databasestrukturen skal bygges. Dette gjelder kun ved førstegangs registrering på eiendommen(e). Side 8 av 18

9 4.6.2 Registrere eiendom manuelt i omsetningsdatabasen For å registrere opp en ny eiendom i databasen, høyreklikkes det i applikasjonsvinduet og menyvalget Ny Eiendom velges. Ved å klikke dette valget, kommer følgende dialog opp. I dialogen vises alle eiendommer i databasen. Marker den som ønskes medtatt i omsetningsdatabasen og klikk ok. Dersom en eiendom som er lagt opp tidligere velges, vil denne ikke bli lagt opp på ny. Etter valg av eiendom kommer følgende dialog opp. Side 9 av 18

10 Feltene i dialogen har følgende betydning. Eiendomsid Eiendomskode Eiendomsnr Eiendom Senterareal Startdato Sluttdato Ansvarlig Siste registrerte dagsforhold Status Unikt nr som er generert av systemet når eiendommen første gang ble registrert i Fenistra. Denne id kan benyttes når man senere skal registrere data på eiendommen Nr som er generert i systemet i det man velger eiendommen inn i omsetningsdatabasen. Denne koden kan benyttes når det skal registreres data på eiendommen. Dette nr hentes fra eiendomsnr på eiendomsdialogen Navnet på eiendommen som er valgt Når eiendommen registreres første gang, representerer dette tallet sum BTA-E for alle valgte aktive kontraktsobjekter på eiendommen. Denne verdi kan vedlikeholdes uavhengig av øvrig deler av Fenistra. Eiendommens start dato Eiendommens slutt dato Her kan registreres hvem som er ansvarlig for eiendommen. Klikk nedtrekksmeny til høyre for feltet. Alle ansatte som er registrert i stillingstabellen fremkommer som valgbare. NB den som settes som ansvarlig for eiendommen kan alltid få tilgang til å se denne eiendommen, uavhengig av øvrige definerte rettigheter. Dersom eiendommen er registrert fra tidligere, og menyvalget Endre Eiendom velges på høyre museknapp i applikasjonsvinduet, vil det i dette feltet fremkomme når det sist er registrert dagsforhold på eiendommen. Dvs klima, besøkende mv. Viser status på eiendommen. Side 10 av 18

11 4.7 Registrering av tellere på en eiendom Ved hjelp av tellere, registreres antall besøkende på senteret. Det kan registreres så mange tellere som ønskes på en eiendom. Dersom man anser at telleren angir korrekt antall, skal telleren ha faktor 1. 0,5 brukes f. eks om telleren skal telle både de som går inn og de som går ut. Dersom det finnes en teller inne i senteret, skal antallet på denne telleren ikke akkumuleres opp i totalt antall besøkende på senteret. Dette gjøres ved å ikke sette kryss for akkumuleres. Da kan det registreres bevegelser på denne telleren uten å påvirke antall besøkende på senteret. For å registrere en teller, høyreklikkes det i applikasjonsvinduet og menyvalgene Oppsett til eiendommen samt Telleroppsett velges. Følgende dialog kommer da opp: Dersom det er registrert tellere fra før, vil disse fremkomme i dialogen. Ved å høyreklikke i dialogen kan det registreres ny, endres eller slette en teller. Ved å velge ett av menyvalgene kommer følgende dialog opp: Her registreres Tellernavnet og Faktor. Faktor beregner hvor stor andel av totalen som skal inngå i det totale besøkstall. En faktor på 0,5 vil si at halvparten av totaltallet som registreres vil bli medtatt som besøkende i senteret. Ved å avkrysse i feltet Akkumuleres, vil telleren bli medtatt i totalsummen for antall besøkende i senteret. 4.8 Legge til/trekke fra omsetningstyper på en kontrakt Hver kontrakt som legges opp i omsetningsdatabase systemet, får automatisk alle omsetningstypene som er avkrysset som Standard i det globale oppsettet. Ved behov kan disse omsetningstyper endres på en individuell kontrakt. Videre kan mva sats endres, og om omsetningen skal inngå i butikkens dagsomsetning. Side 11 av 18

12 For å endre omsetningstyper, høyreklikkes i applikasjonsvinduet og menyen Oppsett til kontrakten etterfulgt av Omsetningstyper på kontrakten velges. Følgende dialog kommer opp: Her fremkommer hvilke omsetningstyper som er lagt opp på kontrakten, mva sats og om omsetningen skal inngå i senterets totale omsetning. For å legge opp ny, endre eller slette en omsetningstype, høyreklikkes det. Følgende meny kommer opp: Ved valg av menyen Ny, fremkommer tilgjengelige omsetningstyper definert i den globale omsetningstype tabellen. Den ønskede omsetning velges, og følgende dialog kommer opp: Her registreres mva sats og om omsetningen skal inngå i butikkens og derved senterets totale omsetning. Side 12 av 18

13 5. Opplegg av kontrakter i systemet. Kontrakter kan legges opp manuelt i systemet, men det kan også settes opp kriterier som gjør at kontrakter som tilfredsstiller definerte kriterier, automatisk blir lagt opp i systemet. 5.1 Manuelt opplegg av kontrakter. For å registrere opp en ny kontrakt i omsetningsdatabasen, høyreklikkes det i applikasjonsvinduet og menyen Ny kontrakt velges Følgende dialog kommer opp: Her kommer alle kontrakter som er registrert i kontraktsregisteret på den valgte eiendommen opp. Side 13 av 18

14 For å legge opp en ny kontrakt i omsetningssystemet, markes kontrakten og man klikker Ok. Dersom en ny kontrakt skal registreres i omsetningsdatabase systemet, bør rutinen hos den enkelte bruker være slik at den som registrerer kontrakter i kontrakt modulen i Fenistra, også samtidig registrere inn kontrakten i omsetningsdatabase systemet Se på kontrakter som er medtatt for en eiendom i omsetningsdatabasen For å se alle kontrakter som er lagt opp på en eiendom i omsetningsdatabasen, høyreklikkes det og menyene Oppsett til Eiendommer og Oppsett av kontrakter velges Følgende dialog fremkommer: Kolonner kan settes opp etter ønsker for å analysere de enkelte kontrakter som er registrert i databasen. Også herfra kan det legges opp en ny kontrakt ved å høyreklikke i vinduet og velge Ny. Da kommer man inn i den tidligere viste dialogen Velg Kontrakt som viser alle kontrakter registrert på denne eiendommen. Dersom man velger menyvalget Endre på høyre museknapp, kommer følgende meny opp: Side 14 av 18

15 Feltene i dialogen har følgende betydning. Feltnavn Kontraktid Kontraktskode Kontraktsnr Kontrakt Start dato Slutt dato Butikk areal Siste omsetningsdato Status Betydning Unikt nr som ble generert av systemet da kontrakten ble registrert i Fenistra Unikt nr som ble generert av systemet da kontrakten ble registrert i omsetningsdatabasen Fra kontraktsdialogen Navnet på kontrakten Dato da kontrakten begynte å løpe Slutt dato på kontrakten Arealet blir som standard satt som det areal som er registrert som BTA-E på kontraktsobjektet. ( Ved flere kontraktsobjekt representerer denne summen av BTA E på alle kontraktsobjektene) Sist det er registrert omsetning på kontrakten Status på omsetningskontrakten 5.2 Automatisk opplegg av kontrakter ved første gangs registrering Det kan defineres ett sett med kriterier for kontrakter som ønskes automatisk lagt opp i omsetningssystemet. Dette er mest aktuelt når man skal registrere kontrakter inn første gang i omsetningsdatabase systemet. For å sette kriterier, høyreklikkes det i applikasjonsvinduet og menyene Globalt oppsett og Automatisk opplegg av nye kontrakter velges. Følgende dialog kommer da opp: Side 15 av 18

16 Dersom kun kontraktsobjekter som er omsetningsbaserte skal komme med i omsetningsdatabasen, krysses det av i dette feltet. I neste felt angis hvilke kontraktstyper som skal medtas. I det siste feltet oppgis kriteriet for status på kontrakten For å registrere inn alle kontrakter i omsetningsdatabasen som tilfredsstiller kriteriene høyreklikkes i applikasjonsvinduet og menyen Registreringshjelp velges. Da kommer følgende undermenyer opp: Her kan det velges å Registrere alle kontraktene på valgt eiendom eller Registrer alle kontraktene på ALLE eiendommer For hvert av valgene vil de kontrakter som tilfredsstiller de satte kriterier, bli lagt opp i omsetningsdatabasen. Side 16 av 18

17 6. Kopiering av omsetning til ny kontrakt I mange tilfeller er det ønskelig å kopiere omsetning fra en kontrakt til en annen for å få full historikk vedrørende omsetningen på den nye kontrakten. Det kan for eksempel være i forbindelse med reforhandling av en kontrakt. For å kopiere omsetning fra en kontrakt til en annen, høyreklikkes det i applikasjonsvinduet og menyen som vist under velges: Fra en liste som kommer opp, velges den kontrakt som omsetningsdataene skal kopieres til. Man får mulighet til å velge andre omsetningskontrakter på samme eiendom hvor man ikke har utfylt første omsetningsdato, dvs. aldri har registrert omsetning tidligere eller dersom all registrert omsetning er registrert på datoer som er senere enn siste registrerte dato på den kontrakten det skal kopieres fra. Når riktig kontrakt er valgt for å ta i mot omsetningen, blir denne kopiert over i sin helhet fra den gamle kontrakten, men blir merket med kopi. Dette betyr at den kun vises på den nye kontrakten uten å bli summert opp på eiendommen. Summering opp i totalen, gjøres på den gamle kontrakten for den perioden kontrakten har eksistert. 7. Utskrift av registrerings skjemaer for dagsforhold og omsetning Fra applikasjonsvinduet, kan det skrives ut skjemaer for utfylling av dagsforhold og omsetning. Dette gjøres ved å høyreklikke i applikasjonsvinduet og velge menyen Registreringsmaler. Under denne menyen vil det fremkomme to valg som vist under: For å skrive ut skjemaer som skal benyttes for å registrere den enkeltes butikk omsetning, velges menyen Omsetning. Det fremkommer da et valg om man vil ha ut skjemaer for Alle eiendommer eller kun for Valgte Eiendom. Side 17 av 18

18 For å få ut Dagsforhold skjemaet, velges Dagsforhold og også her kan det velges om det vil skrive ut skjemaet for Alle Eiendommer eller Valgte Eiendom. På begge type skjemaer vil det fremkomme ID og Kode som kan benyttes når data skal registreres i omsetningsdatabase systemet. 8. Knytte transaksjonstyper til omsetningstyper Dersom modulen Fenistra avregning av omsetningsleie er installert, må transaksjonstyper knyttes til omsetningstyper for å få korrekt omsetning inn i avregningsmodulen. Dette gjøres ved å høyreklikke i applikasjonsvinduet og velge menyene Globalt oppsett og Omsetningstype pr transaksjonstype Se siste meny under: Da kommer følgende dialog opp: I venstre vindu er det listet opp alle omsetningsbaserte transaksjonstyper. For å få med korrekt omsetning i avregningen, må den enkelte transaksjonstype knyttes til den (de) relevante omsetningstypene. Dette gjøres ved å markere en transaksjonstype og krysse av hvilke omsetningstyper som skal være med for denne transaksjonstypen. Side 18 av 18