Informasjon til pilotkunder i Rolleprosjektet (Agresso tilgangsroller)

Transkript

1 Kundenotat 19/2015 Dato Referanse Informasjon til pilotkunder i Rolleprosjektet (Agresso tilgangsroller) Målgruppe Pilotkunder i Rolleprosjektet (Agresso tilgangsroller). Følgende kunder i databasen Agresso Drammen (AgrDra) er plukket ut som pilotkunder: DFØ Jernbanetilsynet NIFES Skatteetaten Bakgrunn DFØ ved Regnskapsavdelingen gjennomfører i 2015 Rolleprosjektet for å forenkle roller i Agresso. Prosjektet vil levere en oversiktlig og robust rollepakke, der antallet roller vil være vesentlig redusert. Ny løsning vil gjøre bestilling og administrasjon av tilganger i Agresso svært mye enklere for både kundene og DFØ. Det vil også muliggjøre fremtidig bestilling av roller via en web-løsning (DFØID). Tidsplan For å redusere risiko i prosjektet har vi valgt å foreta en gradvis utrulling. Vi starter med fire firma i en database (Agresso Drammen). Prosjektet er nå i gang med å teste de nye rollene. Testing skal være avsluttet 12. juni. Forutsatt at ingen vesentlige feil blir avdekket, vil roller og brukere hos pilotkundene bli konvertert den 16. juni Resten av Agresso Drammen blir konvertert i august, med konvertering av resterende baser i september og oktober. Alle kunder skal være over på den nye løsningen innen 31. oktober Konvertering av roller og brukere Konverteringen foregår maskinelt: Eksisterende roller blir konvertert til nye ved hjelp av en konverteringsmatrise Deretter blir eksisterende brukere konvertert, slik at de i størst mulig grad beholder de tilganger de har pr. i dag. For eksempel vil en bruker med MBASIS (gammel basis-rolle SC) vil få tildelt ABASIS (ny basis-rolle SC). Samme bruker vil få tildelt ytterlige roller basert på andre roller vedkommende hadde på konverteringstidspunket. Det vil kunne forekomme enkelt avvik. Antall avvik antas å være lavt. DFØ vil i samråd med kundene fortløpende rette eventuelle avvik som blir oppdaget (se under).

2 Side 2 Kundenes kontroll etter konvertering I etterkant at konverteringen (for piloter fra 17. juni) må kundene foreta en kvalitetskontroll av alle brukere, for å sikre at brukerne har de tilganger de trenger og at ingen har registreringsmuligheter de ikke skal ha. Tilganger i Agresso skal være styrt av hvilke arbeidsoppgaver en bruker har og skal være i henhold til økonomireglement. For eksempel bør normalt ikke samme bruker ha tilgang til både kunde- /leverandørregister (BKUNREG/BLEVREG) og bokføring (BBOKFOR). Kontrollen utføres ved å kjøre kontrollrapport XKR002 Det er mulig å bruke firmakode* for å begrense søket, slik at man slipper å se brukere hos DFØ (0- *, 3-*, 5-*, r-*) eller Riksrevisjonen (90*) For å se hvem som har konkrete roller, legger man inn rolle-id (det er maks 6 tegn i det feltet, så bruk *-tegnet). Kontrollrapporten, egne rutiner, arbeidsdelingsavtale med DFØ (se eget punkt) og Økonomireglementet danner grunnlaget for å avgjøre om brukere har for mye/for lite tilgang. Arbeidsdeling mellom kunde og DFØ Det understrekes at det er SLA-avtalene og annen dokumentasjon (særlig rutinebeskrivelser) som er styrende for arbeidsdeling mellom kundene og DFØ, ikke hvilke tilganger den enkelte bruker har i Agresso.

3 Side 3 Forskjeller mellom ny og gammel løsning En av de største forskjellene mellom ny og gammel løsning, er at basis-rollene gir flere synlige menypunkter. Dette er særlig merkbar til Smart Client. For brukere som kun benytter noen få menypunkter anbefaler vi at de legger opp disse som favoritter under Egne menyer, slik at de raskt og effektivt kan finne frem til dem. Høyreklikk på ønsket menypunkt, velg Send til Egne menyer. Eksempel på fire menypunkter lagt til under Egne menyer. Oversikt over de nye rollene Her er en oversikt over de nye rollene, tematisk gruppert. Det er lagt vekk på at navn og innhold i de nye rollene skal være intuitivt. Alle må ha enten ABASIS eller CBASIS i bunn uten disse vil ingen andre roller fungere. BASIS-rollene er rendyrkede meny og spørre-roller. All registrering er flyttet til funksjonelle og modulbaserte roller. En ABASIS-rolle vil automatisk kreve tilgang til Citrix (samme som tidligere MBASIS). Kundene trenger ikke bestille denne Citrix-tilgangen separat.

4 Side 4 Navn Beskrivelse BASIS Gir grunnleggende funksjonalitet i SC eller Self-service ABASIS ABASIS: Basis- og spørretilganger i Smart Client (SC) CBASIS CBASIS: Basis- og spørretilganger i Self-service (web) RBASIS RBASIS: Samlerolle for alle rapporttilganger FUNKSJON Gir tilganger til ulike registre og bokføring BBOKFOR BBOKFOR: Bokføring. Hovedbok, kunde og leverandørtransaksjoner BFASTREG BFASTREG: Registrering faste register, begrepsverdier, mm BKUNREG BKUNREG: Vedlikehold av registre i kundereskontro. IKKE bokføring BLEVREG BLEVREG: Vedlikehold av registre i leverandørreskontro. IKKE bokføring MODUL Gir tilgang til hele eller deler av moduler BANLEGG BANLEGG: Modul (anlegg) - Registrering og spørring BLOGISTIKK BLOGISTIKK: Modul (logistikk) - Registrering, fakturering og spørring BPLAN BPLAN: Modul (planlegger) - Registrering og spørring BPROGKTID BPROGKTID: Modul (prosjekt) - Godkjenning av timer BPROREG BPROREG: Modul (prosjekt) - Vedlikehold av registre BPROTID BPROTID: Modul (prosjekt) - Timeregistrering ANDRE Andre typer tilganger BKUNANS BKUNANS: Selger eller attestant kundefaktura. Gir ingen menytilganger BAVTANS BAVTANS: Attestant leverandørfaktura. Gir ingen menytilganger BHOBGK1 BHOBGK1: Hovedboksbilag, godkjenner 1. Gir menytilgang og arbeidsflyt BHOBGK2 BHOBGK2: Hovedboksbilag, godkjenner 2. Gir menytilgang og arbeidsflyt Datakontrollroller Datakontrollroller (roller som starter med D) er ikke berørt av endringen. Midlertidig prosedyre for endring/bestilling av tilganger Endringer i roller/bestilling av nye tilganger sendes direkte til kundesenteret (gjelder KUN pilotkunder). Vi har utarbeidet et skjema som kan brukes til dette formålet. Nyansatte som skal ha tilgang til Agresso må fremdeles være opprettet i SAP for at de skal kunne få tilgang til Agresso. DFØID De nye rollene er tilrettelagt for bestilling via web-skjema på DFØID-løsningen. Mer informasjon om dette kommer. Inntil videre er det midlertidig prosedyre for endring/bestilling av tilganger som gjelder. Iverksettelse DFØ kjører konverteringsjobben kjøres 16. juni Det er ikke planlagt noe nedetid på systemet. Brukere vil være tilgjengelige med nye roller mvf. onsdag 17. juni kl Brukere vil måtte logge inn i systemet på nytt for at tilganger skal være aktive. Brukerstøtte Feil meldes til RA Kundesenter som vanlig. Vi ber om at feilmeldinger og andre henvendelser tydelig merkes med [Rolleprosjektet/Pilotkunde], slik at vi raskest mulig kan få løst disse sakene.

5 Kontaktinformasjon RA kundesenter: Tlf E-post Side 5