SSØ skal gi tilbakemelding før ferien til sektoren på utrullingstidspunkt og hva som må gjøres i sektoren

Transkript

1 Møtetype: SAP HR statusmøte mellom og UNINETT FAS Til stede: Geir Knudsen,, Tone Thorstensen,, Øyvind Akselsen,, Tore Bjørn Hatleskog, UiS, Anne Grete Lindeland, UiA, Eirin Fjeld Melund, UNINETT FAS, Arild Halsetrønning, UNINETT FAS Forfall: Ingen Sted:, Oslo Møtedato: Referent: Arild Halsetrønning Dato: Neste møte: Avtales senere Referat distribuert til: Geir Knudsen,, Tone Thorstensen,, Øyvind Akselsen, Tore Bjørn Hatleskog UiS, Anne Grete Lindeland, UiA, Eirin Fjeld Melund, UNINETT FAS, Arild Halsetrønning, UNINETT FAS, SAP HR prioriteringsråd Saksliste 1. Referat fra forrige møte 2. Hva skjer i 3. Informasjon fra UNINETT 4. Feide. Ansvarsforhold og videre utrulling. 5. Sektorens brukerforum og s deltakelse på dette/ s eget kundeforum. 6. Endringskoordinering 7. Eventuelt Sak Referat fra forrige møte Ansvarlig Frist 1 I tilknytting til punktet om mulighetene for å få gjennomført tilbud, bestilling og implementering av endringsønsker for resten av 2010 informerte om at dette vil være fullt mulig. Løsningen for sykepengerefusjon er blitt noe forsinket i forhold til tidsplan det ble informert om i forrige møte. Piloten vil fortsette utover sommeren, men det påregnes at utrulling vil komme i gang i høst som planlagt. skal gi tilbakemelding før ferien til sektoren på utrullingstidspunkt og hva som må gjøres i sektoren Referatet ble godkjent uten ytterligere kommentar. Sak Hva skjer i 2 Status etter oppgraderingen til erp 6.0 Feil som oppdages har høyeste prioritet og rettes fortløpende ( for eksempel godkjenning av fraværsmeldinger, godkjenning inkludert videresending av reiser til andre godkjennere. I tillegg Før ferien

2 til åpning av reiser med reiseforskudd). Innmeldinger som går på funksjonalitet vil bli vurdert forbedret på sikt. ser positivt på innspillene som er kommet fra sektoren og vil oppsummere og videresende disse til sentralenheten. Sektoren understreker betydning av at det informeres godt om etter hvert som feil blir rettet og funksjonaliteten forbedret. Dette gjelder spesielt ting som ikke dekkes gjennom kundenotat. lager en oppsummering og status som sendes sektoren ca 1 gang i måneden. v/øyvind sikrer at sektoren holdes informert om utviklingen. Vedlikehold av kundespesifikk funksjonalitet. Dette er en oppfølging fra de to siste møtene og reiser spørsmålet om funksjonalitet utviklet for og betalt av sektoren vedlikeholdes av, dvs. gjøres det nødvendige tester og oppdateringer når det er nødvendig på grunn av andre endringer (for eksempel større oppgraderinger) som påvirker funksjonaliteten til det som er utviklet. avklarer videre og vil gi et svar seinest i neste statusmøte. er fremdeles ikke i stand til å svare klart på dette. Nye prosjekter. Erp 6.0 tilbyr god funksjonalitet for skjemaintegrasjon og har derfor startet et prosjekt innen elektronisk datafangst. I første omgang vil det kunne effektivisere arbeidet for mange av deres egne ansatte men det vil og på sikt kunne påvirke dagens tjenestemodell. Det er startet et forprosjekt for aktivitetsregistrering, dvs. timeregistrering på prosjekt og aktiviteter innen prosjekt. I første omgang skal det kartlegges muligheter og foreslås løsninger. Det skal gjøres intervju med kunder som del av dette forprosjektet. Forprosjektet planlegges ferdig i oktober. Det er åpent om eventuell løsning vil bli basert på SAP eller et system integrert med SAP. Videre vil det bli startet et prosjekt for gjennomgang

3 av tjenestemodellene. Noe av bakgrunn for dette er de nye muligheter som fines i forbindelse med skjemaintegrasjon. Tidsplan for dette er ikke bestemt. Annen informasjon. Lønns- og trekkoppgaver vil bli elektronisk tilgjengeliggjort i portalen i I den sammenheng ble det fra sektoren uttrykt behov for informasjon om forholdet mellom Altinn og SAP/. Sektoren savner at har en bevisst holdning til å involvere kunder i de nye prosjektene. Sak Informasjon fra UNINETT 3 Tidsregistrering. Prioriteringsrådet har vedtatt å gå videre med dette arbeidet og det er satt ned en arbeidsgruppe på tre personer. I tillegg deltar med en person. Målet med arbeidet er å finne ut om vi kan etablere en tilstrekkelig god løsning som del av SAP HR og spesifisere nødvendige endringer som må gjøres. Neste trinn blir å estimere kostnader og eventuelt beslutte implementering. Hvordan informerer UNINETT sektoren om aktivitetene, for eksempel tidsregistrering? I hovedsak brukes UNINETT sin egen nettside, uninett.no/fas. Denne har en egen del for lønn- og personal. I tillegg brukes også maillister der det er viktig med tilbakemeldinger og dialog. Tilbakemelding på ny organisering av brukerstøtte telefon ved Kristiansand. Det er hentet inn synspunkt fra ulike institusjoner på virkningen av den nye organiseringen. De fleste tilbakemeldingene er positive slik at dette må kunne beskrives som et vellykket tiltak. Svar gis raskere, flere henvendelser løses uten at det er behov for å lage en Solman sak og man kommer raskere i kontakt med personer som har den riktige kompetansen.

4 Sak Feide. Ansvarsforhold og videre utrulling. 4 Feide pålogging på SAP HR har vært i bruk ved UiA siden slutten av mars. Det ble gjort noen nødvendige tilpasninger i forbindelse med erp 6.0 oppgraderingen. Utrulling til øvrige institusjoner i sektoren vil starte 1. september og det vil være mulig med 4 nye pr. måned. Øyvind Akselsen vil være ansvarlig hos og vil i samarbeid med UNINETT sørge for at alle institusjonene blir informert om forutsetninger og opplegg for utrullingen. Sak 8. Sektorens brukerforum og s deltakelse på dette/ s eget kundeforum. 5 mener at disse fora har mye av de samme tema og målgrupper og ønsker derfor å drøfte muligheten for en kombinasjon, eventuelt også et felles arrangement. Sektorens har egne brukerforum for alle felles, administrative løsninger. En viktig forutsetning for alle disse er de skal være leverandøruavhengige. Når det gjelder SAP HR er leverandøren og et felles arrangement vil derfor ikke være den vanlige måten å gjøre dette på. Konklusjon er at det ikke er aktuelt å kombinere disse arrangementene men at det vil være mulig med et samarbeid om program og eventuelt gjenbruk av programposter/innlegg. Sak Endringskoordinering. 6 Nye endringsønsker. Det er meldt inn et nytt endringsønske i siste periode, Solman nummer ekstra variabel i DBH rapporten. Den er kategorisert som betalbar tilpasning. Det ligger 4 saker opprettet av i fjor etter mai møtet om tidsregistrering. Disse kan avsluttes og tas inn i arbeidet som gjøres av gruppen som utreder Portalen. Disse sakene har ikke SAP-koordinator

5 tilgang til. Gjennomgang av tilbud. Sektoren har et tilbud for vurdering, Solman nummer 52079, knytte fagområder til stilling. Om dette skal settes i bestilling vil bli besluttet i løpet av juni. Da vil det og bli besluttet om og eventuelt hvilke nye vi vil be om tilbud på. Sektoren har to saker og hvor det er bedt om tilbud. ber om bekreftelse på betaling for å gi tilbud. Uninett FAS har bedt om å få vite omfanget på tilbudsarbeidet og hvilken avtale som gjelder i den sammenheng. Dette er ikke besvart ennå. Status bestilte. Det er ingen i bestilling. Endringsløp for FSI. Det er besluttet å gjennomføre et FSI endringsløp også i år. Listen som er sendt til sektoren er en råliste som vil bli bearbeidet videre av Kristansand før en oppdatert utgave blir sendt til Drammen (tjenesteansvarlig for Personal og Lønn). Våre kommentarer vil bli vurdert ved oppdatering av rålisten og vi vil få kopi av listen som sendes til Drammen. Der vil innspill fra alle regionene bli sammenstilt og vurdert i løpet av sommeren med sikte på at den endelige prioriteringen besluttes innen september/oktober. Det er positivt at sektoren for første gang får innsyn i denne prosessen. Det er og ønskelig å kunne få gi innspill i det videre løpet med sikte på å kunne få påvirke den endelige prioriteringen. Sak Eventuelt 7 Et pålegg ovenfor statlige virksomheter om muligheten for mottak av faktura på en standard, elektronisk form og omgjøring av slike til elektronisk form hvis de mottas som papirfaktura er ute på høring. Dette vil ha betydning for SAP HR ved for eksempel utbetaling av lønn til selvstendige næringsdrivende.

6 Det er planen at dette kravet må oppfylles innen 1. juli neste år og fra sin side bekreftes at dette er noe de vil kunne levere innen den fristen som blir satt, men at de mener fristen er vil sjekke hva som er riktig frist. v/øyvind Innen neste møte