Fagdag i feriepenger DFØ. Oslo, 16 og 17. april 2015

Transkript

1 Fagdag i feriepenger DFØ Oslo, 16 og 17. april 2015

2 Tildelingsbrev fra FIN Mål for lønnstjenestene (med tilhørende styringsparametere) DFØs tjenester på lønns- og regnskapsområdet leveres korrekt og rettidig DFØs kunder har enkel tilgang til styringsinformasjon fra regnskapet og lønnssystemet DFØ har brukervennlige selvbetjeningsløsninger innen lønnsområdet DFØ har standardiserte lønns- og regnskapstjenester som er dekkende for ulike kundegruppers behov. DFØs lønns- og regnskapstjenesteproduksjon er kostnadseffektiv og minst på linje med andre sammenlignbare tjenestesentre.

3 Omstilling og ny organisering i Lønnsavdelingen

4 Tidligere organisasjon direktør direktørens stab kommunikasjonsenhet administrasjons- og IT-avdelingen regnskapsavdelingen lønnsavdelingen forvaltnings- og analyseavdelingen seksjon for økonomi og styring stab stab seksjon for regelverk og konsernsystemer seksjon for personal og organisasjonsutvikling seksjon Stavanger seksjon Stavanger seksjon for analyse og evaluering seksjon for administrasjon og fellestjenester seksjon Hamar seksjon Hamar seksjon for virksomhetsstyring seksjon for informasjonsteknologi seksjon Drammen seksjon Drammen sikkerhet seksjon Kristiansand seksjon Kristiansand seksjon Tromsø seksjon Tromsø seksjon Trondheim seksjon Trondheim seksjon for applikasjonsforvaltning seksjon for applikasjonsforvaltning seksjon for elektronisk fakturabehandling

5 Ny organisasjon direktør direktørens stab kommunikasjonsenhet administrasjons- og IT-avdelingen regnskapsavdelingen lønnsavdelingen forvaltnings- og analyseavdelingen seksjon for økonomi og styring stab stab seksjon for regelverk seksjon for personal og organisasjonsutvikling kundesenter kundesenter seksjon for statlig styring regnskapsføring og analyse seksjon for administrasjon og fellestjenester fagstøtte firmaforvaltning seksjon for virksomhetsstyring konsernsystemer seksjon for informasjonsteknologi fakturabehandling lønnsdata sikkerhet regnskapsbehandling lønnskjøring elektronisk fakturabehandling e-handel seksjon for applikasjonsforvaltning seksjon for applikasjonsforvaltning

6 Flytting av tjenesteleveransen

7 120 Bemanning LA Stavanger Behov for økt bemanning Rekrutterte Ansatte TOTALT Kundesenter Firmaforvaltning Lønnsdata Lønnskjøring

8 Prosessorganisering LA Direktør Blå bokser: Nye enheter LA Stab Kundesenter Firmaforvaltning Lønnsdata Lønnskjøring LA App Behandle henvendelser Utvikle selvhjelpskanaler Rapportere til kunder Sette opp, sammenslå, splitte og avslutte firma Vedlikeholde org.struktur Administrere brukere Kontrollere arbeidsflyt Håndtere bilag Følge opp portaltransaksjoner Lese inn filer, håndtere filuttrekk, tildele kvoter Utføre kjøringer Utføre offentlige rapporteringer Følge opp refusjoner fra NAV Kontere Forvaltning Utvikling 3. linje brukerstøtte Telle lisenser Vedlikeholde grensesnitt Sette opp ny funksjonalitet Side 8

9 Kundesenter Seksjonen skal være kundens kontaktpunkt mot DFØ. Seksjonens hovedoppgave er å besvare eller følge opp kundens henvendelser til avdelingen. I tillegg skal seksjonen utforme analyser og rapporter om kundenes kontakt med DFØ, både kunderettet (kunderapporter) og til intern bruk (input til prosessledelse, kursvirksomhet og tjenesteutvikling) Direktoratet for økonomistyring Side 9

10 Antall henvendelser pr kanal Side

11 Henvendelsesårsak Side

12 Firmaforvaltning Seksjonens hovedoppgave er sette opp og vedlikeholde organisasjonsstrukturer i SAP, samt oppsett av ny funksjonalitet for kundene. Seksjonen har ansvar for brukeradministrasjon i lønnssystemet. Direktoratet for økonomistyring Side

13 Lønnsdata Seksjonens hovedoppgave er å håndtere innkomne lønnsdata fra bilag, portal og eksterne systemer. Seksjonen har stort fokus på regelverkskompetanse. Direktoratet for økonomistyring Side

14 Lønnskjøring Seksjonens hovedoppgave er å utføre kjøringer og rapporteringer i LAs kjøreplan, samt å følge opp kundens krav på refusjoner fra NAV. Seksjonen har også ansvar for kontering og avstemming. Side 14

15 Seksjon for applikasjonsforvaltning Forvalte og utvikle SAP HR fellesløsning: o Lønnssystem o To selvbetjeningsportaler Hovedoppgave sikre stabil drift, og oppdatere løsningen i tråd med statlig regelverk Løsningen oppdateres med supportpakker to ganger i året Utviklingsprosjekter for digitalisering og effektivisering av prosesser, samt forbedringer av løsninger Ansvar for forvaltnings- og sluttbrukerdokumentasjon

16 Lønnsavdelingens stab Fag og regelverk Prosessledelse Kunder og leverandører Utvikling Administrasjon og økonomi Fagansvarlig Prosessleder Kundeansvarlig Porteføljeforv. Administrasjonsog ledelsesstøtte Regelverk Prosesseier Kundekoordinator Prosjektleder Controller Kursadministrator Salgs/markedsansvarlig Applikasjonsstrategi Sikkerhetskoordinator Leverandøroppfølger Utreder Avtaleforvalter Anskaffer

17 Utvikling av lønnstjenestene

18 Oppgradering av lønnssystem (EHP7) For å sikre stabil drift Forsvarlig drift av vår løsning Gir mulighet for å ta i bruk ny funksjonalitet Travel 4 HR Renewal Planlagt gjennomføring: August

19 Aktivitetsregistrering med prosjektoppfølging Den ansatte registrerer tid i selvbetjeningsportalen Tiden kan registreres på ett eller to nivå K-element 6 (Prosjekt) K-element 5 (Aktivitet/Formål) Overføring av data fra SAP til Agresso Prosjektmodul Overføring av konteringsverdier fra Agresso Overføring av ansattnummer til prosjektmodulen Side 19

20 Aktivitetsregistrering med prosjektoppfølging Rapporter Den ansatte får oversikt over registrerte timer med tilhørende prosjekt i portal Fagbrukere og leder kan ta ut rapport for å kontrollere registrert tid (i SAP eller Leder selvbetjening) Rapportene i Agresso Prosjektmodul nyttes på kostnader Side 20

21 Sykefraværsoppfølging fase 2 Elektronisk sending av plan/skjema til sykemelder Funksjonalitet fra skjermbildet i Leder selvbetjening, der leder fyller ut oppfølgingsplan for den sykemeldte medarbeider Utvikling er avhengig av mottakssiden Planlagt gjennomføring:

22 E-skjema For fagbrukere Hurtigregistrering Faste tillegg Variable tillegg Godtgjørelsesposter Bonustransaksjoner Fratredelse Stillingsendring For ansatte Andre utbetalinger Variabel lønn Permisjonssøknad Ekstra skattetrekk Overføring av feriedager Sidegjøremål Oppsigelse For honorarlønnede Reise- og utgiftsrefusjon Honorar Endring av persondata Lønnsslipp

23 Utvidelse av e-skjemaløsningen Rapport for å ta ut ferieopplysninger, som sendes annen statlig arbeidsgiver (fagbruker/saksbehandler i lønnssystem) Skjema for utbetaling av timer på tidssaldo (ansatt selvbetjening) Skjema for Tilsetting/Gjeninntredelse - for interne og eksterne (fagbruker/saksbehandler i lønnssystem) Må ses i sammenheng med ønske om endring ift massetilsettinger Må også ses i sammenheng med utredning av HR Renewal

24 Mobile løsninger Et supplement til selvbetjenings- portal for ansatt og leder En app med flere funksjoner: Tidregistrering Saldo ferietid/fleksitid Fraværssøknad Reiseregning/utleggsrefusjon Lønnsslipp/reiseslipp/tidsinformasjon Godkjenning av leder E-skjema Responsivt design (tilpasning for pc, nettbrett og mobil) Planlagt gjennomføring:

25 Utredning av HR Renewal Bedre brukergrensesnitt hovedsakelig for fagbruker/saksbehandler, men også ansatt og leder SAP GUI (lønnssystemet slik vi kjenner det per i dag) erstattes med et webgrensesnitt Operasjoner som naturlig hører sammen kan grupperes på en mer forretningsmessig måte Saksganger og vedlikehold av data presenteres på en enklere og mer logisk måte Det må også vurderes hvorvidt funksjonaliteten i HR Renewal kan erstatte LAs egenutviklede e-skjema (avhengig av at det blant annet er funksjonalitet for å sende oppgaver i arbeidsflyt) Planlagt gjennomføring: 2. halvår

26 HR Renewal: Eks. fagbruker

27 HR Renewal: Eks. ansatt selvbetjening

28 28