Nettverksmøte Aud. H1 Hovedbygg. Variabel lønn og reiseregninger

Transkript

1 Nettverksmøte Aud. H1 Hovedbygg Variabel lønn og reiseregninger 1

2 Agenda Presentasjonsrunde Informasjon fra Lønnstjenesten Viktige registreringsdetaljer i PagaWeb Innspill fra nettverksgruppa Veien videre Eventuelt 2

3 Presentasjon Hovedoppgaver for ansatte på Lønnstjenesten Eli Grete Gøril Brukerstøtte variabel lønn og reiseregninger, fastlønn Beata Utenlandsbetaling og forskuddsutbetaling Gerd Trekkoppgjør og avstemminger Astrid Åslaug Brukerstøtte fast lønn, utenlandsopphold Jan Aage Pensjonsrapportering, elkomtjenester, Bente Frank Hilde Systemadministrasjon Paga, lønn og ferie/fravær Anne Torill Brukerstøtte variabel lønn og reiseregninger, systemadministrasjon PagaWeb Inger Seksjonsleder / Prosessleder Lønn 3

4 Arkivering av reiseregninger og lønnsbilag Rutinebeskrivelsen «Arkivering» er redigert. Se mer informasjon her: Det skal benyttes hvite permer i år Innleveringsfrist 20. mars av bilag fra

5 Rutiner for reiseforskudd: Hovedregelen er at nytt forskudd ikke skal utbetales før alle tidligere forskudd er oppgjort Hele forskuddsbeløpet skal gjøres opp ved reiseoppgjøret. Eventuelt negativt nettobeløp trekkes fra den ansattes lønn, så oppgjøret trenger ikke «gå ut i null». Ikke reduser forskuddsbeløpet. Bistå ansatte med veiledning i hva som er «Reiseforskudd» i vår forstand, for å kunne skille dette fra reiseutgifter som er betalt av NTNU via Regnskap. I blanketten merkes disse av i rubrikken «Forhåndsbetalt av selskapet» 5

6 Informasjon fra Lønnstjenesten Systemleverandøren av PagaWeb hadde release 19. mars Releasen inneholdt korrigeringer og forbedringer på flere områder Vær observant på uønskede endringer, og meld snarest til Lønnstjenesten De største endringene i release R1-12 er på området for Paga HR fravær og refusjon Forbedringer Skjema-ID, ansattnummer og navn på medarbeider er uthevet øverst på skjemaet Retting av feil i PagaWeb-blanketter At ansatte med flere roller kan lagre blanketter i sin personlige innkurv Slettede skjema ga en system-feilmelding og kunne ikke leses. Dette er rettet. 6

7 Ny saksflyt på reiseregninger - PagaWeb Elektronisk saksflyt på reiseregninger endres. Oppsett blir tilsvarende som Kjørebok Leder får nytt valg «Til overføring» istedenfor «Til sentral Lønn». Etter godkjenning overføres det direkte til lønnsmotor Konsekvenser: Merknadsfeltet blir kun til bruk internt på enhetene Det blir ikke mulig å sende/hente tilbake reiseregninger som er «overført» Eventuelle feil eller korrigeringer må meldes særskilt til Lønn Mulige feilutbetalinger kan stanses inntil lønnskjøringsdato Utbetaling vil kunne skje raskere enn nå Mer informasjon kommer Saksflyt på «Overtid og diverse utbetalinger» blir inntil videre uendret Saksflyt på «Masseregistrering av variable tillegg og trekk» blir også uendret 7

8 Merverdiavgift Reiseregninger EU-finansierte prosjekter Registreringsprosedyre for reiseregningen (EU-prosjekter) - Utleggene med merverdiavgift splittes på to konteringslinjer: - Sum på bilaget fratrukket inngående MVA føres på egen linje og konteres slik: Art 7131 fylles inn på konteringen under bilaget. Obs! Art settes inn her bare hvis resten av reiseregningen skal føres på annen art enn Sum inngående MVA. Selve MVA-beløpet skal konteres slik: Art 7794 EU-prosjekter MVA Her MÅ art fylles inn på konteringen under bilaget

9 Viktige registreringsdetaljer - PagaWeb Nyansettelse. Kontrollhandling Vi minner igjen om hvor viktig det er å sjekke grundig om personer er finnes i lønnssystemet, før det legges inn nyansettelse. Ta gjerne kontakt med Lønn ved tvil. Det gjelder spesielt hvis vedkommende er av utenlandsk opprinnelse, og kan ha vært registrert tidligere med midlertidig eller fiktivt fødselsnummer Avslutta beløpslønnede eller timelønnede personer skal aktiveres før utbetaling av timelønn eller honorar Konsekvens: Feriepenger utbetales samtidig med lønn hvis ansettelsesforholdet står som avsluttet Unngå å nyregistrere beløpslønnede (B) arbeidsforhold hvis vedkommende allerede har et aktivt ansettelsesforhold på NTNU Se neste lysark 9

10 Hvordan en attestant kan søke opp skjema registrert på en ansatt ved en annen enhet: Sett inn ansattnummer og velg periode. Søk. 10

11 Viktige registreringsdetaljer - PagaWeb Ansattnummer er innført i lønnssystemet. Husk alltid å sjekke at fødselsnummer er riktig. Vi har mange tilfeller av navnelikhet, og manglende kontroll kan medføre utbetaling til feil person Reiseoppgjør med utreisedato mer enn ett år tilbake i tid Dette kan ikke tas i PagaWeb Blanketten stoppes, og feilmelding dukker opp Ledere får ikke godkjent reiser som er eldre enn ett år. Eksempel? Svalbardskatt: Hvis dere støter på ansatte i PagaWeb som har skattekommune Svalbard, så kontakt Lønnstjenesten for nærmere veiledning 11

12 Skatt på kost ved reiser med overnatting Nye satser (Utdrag av Skattedirektoratets melding), med korrigerte satser for Reiser/opphold utenfor hjemmet med overnatting - innenlands. Skattedirektoratets forskuddssatser for trekkfri kostgodtgjøring. (Dette gjelder ikke for de som bor på hotell, og oppgir navn og adresse på hotellet på reiseregningen.) For arbeidstakere som bor på pensjonat, eller hybel/brakke uten mulighet til å koke mat er satsen for 2012 satt til kr 293,- (2011 kr 291,-) Arbeidstaker får utbetalt til dekking av kost: kr 640 Trekkfri sats: kr 293 Innrapportert beløp på kode 155 A kr 347 For arbeidstakere som bor på hybel/brakke med mulighet til å koke mat er den trekkfrie satsen for år 2012 satt til kr 190,- pr. døgn. Gjelder også hvis arbeidstaker bor privat. Får arbeidstakeren i tillegg dekt et eller flere måltid, reduseres godtgjøringen med 10 % for frokost, 40 % for lunsj og 50 % for middag ( beløp skal avrundes opp eller ned til nærmeste krone), og den trekkfrie/-pliktige del vil bli justert tilsvarende. For mer informasjon, se lenke: 12

13 Innspill fra nettverket: Det etterlyses engelsk versjon av sidene «Tilskudd stipend i arbeidsforhold». Har noen i nettverket en oversatt versjon som kan gjenbrukes? Spørsmål vedrørende forskningstermin: Vedkommende har vært på 5 måneders utenlandsopphold sammen med familien, og han har kjøpt mobiltelefoner til hele familien, dvs. 4 stk. I tillegg er det inngått mobilabonnement-avtaler i hele perioden på 5 måneder. Han var i USA, og oppholdet var ved Berkeley-universitetet og rundt omkring i USA. Er det nødvendig med mobilabonnement under slike opphold? Hvor mange mobiltelefoner er det vanlig å dekke i slike tilfeller? Kan dette kalles merutgift? 13

14 Brukerstøtte PagaWeb Fravær, ferie og refusjoner Brukerstøtte til ansatte som henvender seg til dere attestanter om bruk av PagaWeb-skjema for ferie, fravær og permisjoner 1. linje brukerstøtte er HR-konsulent på hver enhet 2. linje brukerstøtte ligger til Personalavdelingen v/margareth Sagen, Anne-Lise Larsen eller Gudveig Bersvendsen Lønnstjenesten har brukerstøtteansvar for utbetaling og innrapportering av fastlønn, variabel lønn og reiseregninger 14

15 «Veien videre -----» Ansatte som har Diners Corporate Card vil nå få muligheten til å få overført transaksjonene direkte inn i PagaWeb reiseregning Avtale inngått mellom NTNU og Diners/SEB januar 2012 Ansatt kan bekrefte via «Person og familieinformasjon» at kredittkortopplysninger kan innhentes av arbeidsgiver Det jobbes med å få sjekker erstattet med kontantkort Gjelder utenlandske medarbeidere uten norsk bankkonto Faglig oppslagsverk for lønn: - Infotjenester AS Oppstart av kontrollaktivitet. Internkontroll Nye PagaWeb-skjema for registrering av tilsetting og endring av arbeidsforhold er fortsatt i test Pilotfasen fortsetter til de største feilene er fjernet Engelsk versjon av PagaWeb-skjema Det må testes hos en pilotbruker før det kan tas i bruk 15