a - Refusjon av reise ikke-ansatt norsk

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "a - Refusjon av reise ikke-ansatt norsk"

Ellinor Christiansen
6 år siden
Visninger:

Prosessdokument - NTNU Prosessen «03-03-03 Refusjon av reise ikke-ansatt» består av to prosesser (som begge er i dette dokumentet): 03-03-03a Refusjon av reise ikke-ansatt norsk 03-03-03b Refusjon av

1 Prosessdokument - NTNU Prosessen « Refusjon av reise ikke-ansatt» består av to prosesser (som begge er i dette dokumentet): a Refusjon av reise ikke-ansatt norsk b Refusjon av reise ikke-ansatt utenlandsk a - Refusjon av reise ikke-ansatt norsk Formål: Sikre at norske, ikke-ansatte får refusjon for de utlegg de har krav på fra NTNU, i henhold til gjeldende retningslinjer og regelverk. Spesielle bemerkninger: Prosessen gjelder for refusjon av reise for norske ikke-ansatte. Med ikke-ansatte menes at de ikke har inngått en arbeidsavtale med NTNU. Dette kan for eksempel være oppdragstakere eller studenter/studentorganisasjoner som har fått innvilget midler i budsjett til reise. Prosesseier Prosessleder Dokumenteier Ingrid Eide (seksjonssjef seksjon for økonomitjenester) Gøril Wærum (prosessleder Janicke Pedersen og Elisabeth Utstrand Åsmul (gruppeledere variabel 1.0 Overordnet 1.1 Dokumentkontroll Dato for endring Endret av Godkjent av Kommentar Gøril Wærum

2 1.2 Roller i prosessen Rolle Ansvarlig fakultet/institutt/enhet Leder (BDM) Beskrivelse Ansvarlig fra aktuelt fakultet, institutt eller enhet. Ligger under seksjon for økonomitjenester. Leder med budsjettdisponeringsmyndighet ved fakultet/institutt/enhet. Dette kan også være en person som har fått delegert BDM-fullmakt, men ikke nødvendigvis er leder.

3 (attestant variabel Ansvarlig fakultet/ institutt/enhet Leder (BDM) Ikke-ansatt 2.0 Prosesskart Reiseregning Reiseregning 1. Sørge for utfylt Norsk ikke-ansatt behov for refusjon av reise I. Vesentlige mangler i 2. Kontrollere 3. Er ok? I. Nei 4a. Innhente manglende opplysninger/ returnere II. Reiseregning ok II. Ja 4b. Registrere i lønnssystem I. Nei returner til attestant variabel lønn 5. Godkjenne utbetaling 6. Er utbetaling ok? II. Ja send til overføring Refusjon av reise klar til utbetaling

4 3.0 Rutinebeskrivelse a - Refusjon av reise ikke-ansatt norsk Kontroller: Attestant variabel lønn kontrollerer skjema og kontering Leder (BDM) kontrollerer at refusjon er berettiget og i henhold til avtale. Nr. Aktivitet Ansvarlig Beskrivelse Henvisning Start Norsk ikke-ansatt behov for refusjon av reise Prosessen starter ved at en norsk ikke-ansatt har behov for refusjon av reisekostnader. 01 Sørge for utfylt Ansvarlig fakultet/institutt/enhet Skal sørge for at en blir korrekt utfylt og kvitteringer lagt ved. Dette omfatter alle felt i skjema, inkludert følgende konteringsinformasjon: - K-sted - Prosjektnummer og/eller analysekode Skjema for 02 Kontrollere Skal kontrollere at alle opplysninger i en er utfylt, inkludert følgende konteringsinformasjon: - K-sted - Prosjektnummer og/eller analysekode

5 Skal kontrollere at korrekte kvitteringer er lagt ved en. 03 Er ok? I. Nei: Innhente manglende opplysninger/returnere til ansvarlig fakultet/institutt/enhet. II. Ja: Registrere i lønnssystem. 04a Innhente manglende opplysninger/returnere Her må attestant variabel lønn gjøre en vurdering på om det er mest hensiktsmessig å hente inn opplysninger selv eller returnere til ansvarlig fakultet/institutt/enhet. For at en skal sendes i retur fremfor å innhente opplysninger selv, skal det være vesentlige mangler i en. I. Vesentlige mangler i : Dersom det ikke er hensiktsmessig å hente inn/rette opp i opplysningene og en dermed ikke er ok, returneres den til ansvarlig fakultet/institutt/enhet. II. Reiseregning ok: Er opplysninger hentet inn/rettet opp og en dermed ok skal den sendes videre til

6 leder (BDM) elektronisk i systemet. 04b Registrere i lønnssystem Skal registrere personopplysninger og utbetalingsdetaljer i lønnssystem. Dersom oppdragstaker er registrert i lønnssystemet fra tidligere, kontrolleres personopplysninger fra en opp mot lønnssystem og nødvendige endringer gjøres i systemet. Reiseregningen skal scannes og legges som vedlegg i lønnssystemet. Utbetalingen sendes til videre godkjenning hos leder elektronisk i lønnssystemet. 05 Godkjenne utbetaling Leder (BDM) Skal godkjenne bruk av midlene. 06 Er utbetaling ok? Leder (BDM) I. Nei: Returner til attestant variabel lønn. II. Ja: Send til overføring. Stopp Refusjon av reise klar til utbetaling

7 b - Refusjon av reise ikke-ansatt utenlandsk Formål: Sikre at utenlandske, ikke-ansatte får refusjon for de utlegg de har krav på fra NTNU, i henhold til gjeldende retningslinjer og regelverk. Spesielle bemerkninger: Prosessen gjelder for refusjon av reise for utenlandske ikke-ansatte. Med ikke-ansatte menes at de ikke har inngått en arbeidsavtale med NTNU. Dette kan for eksempel være oppdragstakere eller studenter/studentorganisasjoner som har fått innvilget midler til reise. Prosesseier Prosessleder Dokumenteier Ingrid Eide (seksjonssjef seksjon for økonomitjenester) Gøril Wærum (prosessleder Janicke Pedersen og Elisabeth Utstrand Åsmul (gruppeledere variabel 2.0 Overordnet 1.1 Dokumentkontroll Dato for endring Endret av Godkjent av Kommentar Gøril Wærum 1.2 Roller i prosessen

8 Rolle Ansvarlig fakultet/institutt/enhet Leder (BDM) lønn utland) Beskrivelse Ansvarlig fra aktuelt fakultet, institutt eller enhet. Ligger under seksjon for økonomitjenester. Leder med budsjettdisponeringsmyndighet ved fakultet/institutt/enhet. Dette kan også være en person som har fått delegert BDM-fullmakt, men ikke nødvendigvis er leder. Ligger under seksjon for økonomitjenester. Er en del av variabel lønn, med spesielt ansvar for utlandsutbetalinger.

9 lønn utland) Leder (BDM) Ansvarlig fakultet/ institutt/enhet Ikke-ansatt 2.0 Prosesskart Reiseregning Reiseregning Fylle ut 1a. Sørge for utfylt Utenlandsk ikke-ansatt behov for refusjon av reise 1b. Anvise I. Vesentlige mangler i 2. Kontrollere 3. Er ok? I. Nei 4a. Innhente manglende opplysninger/ returnere II. Ja II. Reiseregning ok I.Nei 4b. Kontrollere 5. Er ok? II. Ja 6. Registrere oppdragsavtale i systemer Refusjon av reise klar til utbetaling

10 3.0 Rutinebeskrivelse b - Refusjon av reise ikke-ansatt utenlandsk Kontroller: Leder (BDM) anviser en Attestant variabel lønn skal kontrollere skjema og konteringen Attestant variabel lønn utland kontrollerer utbetalingsopplysninger Nr. Aktivitet Ansvarlig Beskrivelse Henvisning Start Utenlandsk ikkeansatt behov for refusjon av reise Prosessen starter ved at en utenlandsk ikke-ansatt har behov for refusjon av reisekostnader. 01a Sørge for utfylt Ansvarlig fakultet/institutt/enhet Skal sørge for at en blir korrekt utfylt og kvitteringer lagt ved. Dette omfatter alle felt i skjema, inkludert følgende konteringsinformasjon: - K-sted - Prosjektnummer og/eller analysekode Skjema for (engelsk) Skal sørge for at korrekte vedlegg ligger ved: - Utfylt bankopplysningsskjema - Kopi av pass

11 Skal sørge for at leder (BDM) anviser en før den sendes videre. 01b Anvise Leder (BDM) Skal anvise en. 02 Kontrollere Skal kontrollere at alle opplysninger i en er utfylt, inkludert følgende konteringsinformasjon: - K-sted - Prosjektnummer og/eller analysekode Skal kontrollere at alle vedlegg er lagt ved og er korrekte: - Kvitteringer - Bankopplysningsskjema - Kopi av pass 03 Er ok? I. Nei: Innhente manglende opplysninger/returnere til ansvarlig fakultet/institutt/enhet. II. Ja: Sende videre til attestant variabel lønn utland. 04a Innhente manglende opplysninger/returnere Her må attestant variabel lønn gjøre en vurdering på om det er mest hensiktsmessig å hente inn opplysninger selv eller returnere til ansvarlig fakultet/institutt/enhet. For at en skal sendes i retur fremfor å innhente opplysninger selv,

12 skal det være vesentlige mangler i en. I. Vesentlige mangler i : Dersom det ikke er hensiktsmessig å hente inn/rette opp i opplysningene og en dermed ikke er ok, returneres den til ansvarlig fakultet/institutt/enhet. II. Reiseregning ok: Er opplysninger hentet inn/rettet opp og en dermed ok skal den sendes videre til attestant variabel lønn utland. 04b Kontrollere lønn utland) Skal kontrollere følgende: - At det en er signert av tre parter (skal være reisende, attestant variabel lønn og leder (BDM)) - At navn i passet stemmer overens med navnet i avtalen - Sjekke at bankopplysninger stemmer - Sjekke at IBAN-nummer er gyldig 05 Er ok? lønn utland) I. Nei: Returnere til attestant - variabel lønn. II. Ja: Klart for registrering i systemer.

13 06 Registrere i systemer lønn utland) Skal registrere personopplysninger og utbetalingsdetaljer i regnskapssystem eller lønnssystem avhengig av type konto og valuta. Tre ulike scenarioer: I. Dersom konto har IBAN- /Swift-nummer og man ikke er kjent med utfordringer med utbetalinger i NOK: Legges inn i lønnssystem og utbetales derfra. II. Dersom konto har IBAN- /Swift-nummer og man er kjent med utfordringer med utbetalinger i NOK: Legges inn i regnskapssystem (Oracle) for utbetaling derfra. III. Dersom konto ikke har IBAN-/Swift-nummer: Legges inn i regnskapssystem (Oracle) for utbetaling derfra. Reiseregningen skal arkiveres. Slutt Refusjon av reise klar til utbetaling

Like dokumenter

Prosessen « Inngå og registrere oppdragsavtale» består av to prosesser (som begge er i dette dokumentet):

Prosessen « Inngå og registrere oppdragsavtale» består av to prosesser (som begge er i dette dokumentet): Prosessdokument - NTNU Prosessen «03-02-04 Inngå og registrere» består av to prosesser (som begge er i dette dokumentet): 03-02-04a Inngå og registrere norsk 03-02-04b Inngå og registrere utenlandsk 03-02-04a