Direktørens generelle instruks for økonomiforvaltning og - kontroll ved Universitetet i Tromsø

Transkript

1 Direktørens generelle instruks for økonomiforvaltning og - kontroll ved Universitetet i Tromsø Fastsatt av: Universitetsdirektøren Fastsatt dato: 30. januar 2007 Hjemmel: Gjelder fra: 30. januar 2007 Arkivreferanse Instruks for økonomiforvaltningen ved Universitetet i Tromsø. Fastsatt av universitetsstyret 24. november Generelt Økonomiforvaltningen ved Universitetet i Tromsø skal følge Reglement for økonomistyring i staten (R), Bestemmelser for økonomistyring i staten (B) og Hovedinstruksen fra departementet (HI) og Instruks for økonomiforvaltning ved Universitetet i Tromsø som ble fastsatt av universitetsstyret 24. november 2005, sak S65-05 (IØ). Denne instruksen er basert på ovennevnte instrukser og regelverk og fastsetter hvordan universitetsdirektørens ansvar, myndighet og oppgaver innenfor økonomiområdet er organisert og delegert internt ved Universitetet. Denne instruksen må ses i sammenheng med ovennevnte instrukser og regelverk. I tillegg til denne generelle instruksen for økonomiforvaltning og - kontroll, fastsetter direktøren egne instrukser for spesielle områder innenfor økonomiområdet. 2. Ansvar for og organisering av regnskaps- og lønnsarbeidet 2.1 Regnskap (IØ 2.4, B 4.3) Personal- og økonomavdelingen () v/regnskapsseksjonen skal samordne og administrere det løpende regnskapsarbeidet, herunder betalingsformidling og reiseregningshåndtering ved Universitetet. Personal- og økonomidirektøren avgjør hvorvidt deler av det lønnsrelaterte regnskapsarbeidet skal utføres av lønnsseksjonen. Regnskapsarbeidet skal utføres i samsvar med gjeldende, lover, forskrifter og regler. Personal- og økonomidirektøren v/leder for regnskapsseksjonen har det daglige ansvaret for økonomisystemet til Universitetet. Økonomisystemet skal ha nødvendig funksjonalitet for å kunne sikre forsvarlig økonomistyring i tråd med økonomiregelverk for staten og øvrige lover og regler. Videre må økonomisystemet kunne produsere rapporterer i tråd med krav fastsatt av overordnet myndighet. UNIVERSITETSDIREKTØREN

2 2.2 Lønn (IØ 2.5, B 4.3, B 4.5 ) Personal- og økonomiavdelingen v/lønnsseksjonen skal samordne og administrere det løpende lønnsarbeidet, herunder avstemming, rapportering og oppgjør av skatt, arbeidsgiveravgift og andre trekk. Lønnsarbeidet skal utføres i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og regler. Personal- og økonomidirektøren v/leder for lønnsseksjonen har det daglige ansvaret for lønnssystemet ved Universitetet. Lønnssystemet skal ha nødvendig funksjonalitet for å kunne sikre forsvarlig økonomistyring i tråd med økonomireglement for staten og øvrige lover og regler. Videre må lønnssystemet kunne produsere rapporter i tråd med krav fastsatt av overordnet myndighet. 3. Transaksjonsbehandling og - kontroll (IØ 4.3 og B 2.5) Transaksjonskontroll av inntekter og utgifter er en sentral del av internkontrollen og økonomistyringen. Transaksjonskontroll skal utføres i forbindelse med attestasjon og utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet. I tillegg kommer kontroller i forbindelse med bokføring og utbetaling. 3.1 Budsjettdisponeringsmyndighet (anvisningsmyndighet) (IØ 2.1, B 2.5, B 5.2, B 5.3) Universitetsdirektøren har generell budsjettdisponeringsmyndighet (anvisningsmyndighet) jf. Universitetsloven 15 nr. 7. Videre har rektor generell budsjettdisponeringsmyndighet (anvisningsmyndighet), jf. Hovedinstruks fra departementet om økonomiforvaltningen ved universiteter og høgskoler punkt 3.1. Universitetsdirektøren gir med dette personal- og økonomidirektøren generell budsjettdisponeringsmyndighet (anvisningsmyndighet) for de midler som Universitetet i Tromsø disponerer. Personal- og økonomidirektøren gis videre fullmakt til å delegere og forvalte budsjettdisponeringsmyndigheten etter gjeldende regelverk fastsatt av overordnet myndighet. Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet skal skje skriftlig og til navngitt person. Det skal det fremgå hvilke budsjettenhet (fakultet, institutt, enhet etc) myndigheten gjelder for. Budsjettdisponeringsmyndighet tildeles etter skriftlig søknad fra fakultetsdirektør eller tilsvarende stilling ved øvrige enheter. Alle tildelinger og inndragninger av budsjettdisponeringsmyndighet skal registreres i Universitetets arkiv- og saksbehandlingssystem. Det skal til enhver tid foreligge oversikt over personer med budsjettdisponeringsmyndighet ved Universitetet i Tromsø. Budsjettdisponeringsmyndighet skal forvaltes og utøves i samsvar med Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 2.5., 5.2. og 5.3. Personal- og økonomidirektøren kan fastsette nærmere retningslinjer for forvaltning og utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet ved Universitetet i Tromsø. 3.2 Attestasjonskontroll (B 2.5, B 5.2, B 5.3, B 5.4) Attestasjonskontroll innebærer å bekrefte at dokumentasjonen som behandles, gjelder en utgift som Universitetet i Tromsø skal dekke eller et rettmessig krav (inntekt) som Universitetet i Tromsø har overfor andre personer eller virksomheter. Videre innebærer attestasjonskontroll å bekrefte at gjeldende regelverk for det aktuelle saksområde er fulgt og at dokumentasjonskravene er oppfylt. Videre skal attestanten påse at konteringsinformasjon (konto, avdelingskode etc) er påført i henhold til gjeldende regler. Alle utgifter og inntekter skal være attestert før utbetaling eller inntektsføring kan finne sted. Attestasjonskontroll skal utføres av en annen person enn den som utøver budsjettdisponeringsmyndighet (anviser) for den enkelte transaksjon. side 2

3 Den som attesterer kan ikke godkjenne godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv. En del av de kontrollhandlingene som skal utføres, vil ikke nødvendigvis bli foretatt av den personen som attesterer. Attestanten kan i stedet bygge sin godkjennelse på kontroller som andre har foretatt, men attestanten må da ha visshet om at disse kontrollene er tilstrekkelige. Det skal foreligge oversikt over hvilke medarbeidere som kan attestere. Attestasjonskontrollen skal forvaltes og utøves i samsvar med Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 2.5., 5.2. og 5.3. og 5.4. Personal- og økonomidirektøren kan fastsette nærmere retningslinjer for forvaltning og utøvelse av attestasjonskontroll. 4. Transaksjonskontroll ansvars- og arbeidsdeling I det følgende angis ansvars- og arbeidsdelingen mellom sentraladministrasjonen v/personal- og økonomiavdelinga og fakultetene/enhetene ved gjennomføring og kontroll av utgifts- og inntektstransaksjoner. 4.1 Fakturabehandling (inngående faktura) (B 5.3) Ved anskaffelse av varer og tjenester skal det normalt utstedes en rekvisisjon som dokumenterer at bestillingen er godkjent av en person med budsjettdisponeringsmyndighet. Tabellene under viser fakturabehandlingsprosessen med og uten rekvisisjon. Utstedelse av rekvisisjon og kontroll av faktura - arbeidsdeling Registrering av rekvisisjon i økonomisystemet Attestasjonskontroll, herunder kontering Uøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet (sluttgodkjenning) Utstedelse og oversendelse av rekvisisjon til leverandør Mottak av faktura Registrering av faktura i økonomisystemet Varemottak og eventuell utstyrsregistrering (attestasjonskontroll) Bokføring av faktura Arkivering av papirbilag Intern behandling og kontroll av faktura (uten rekvisjon) - arbeidsdeling Mottak av faktura Registrering av faktura i økonomisystemet Elektronisk distribusjon av faktura Attestasjonskontroll, herunder kontering, varemottak og eventuelt utstyrsregistrering. Uøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet (sluttgodkjenning) Bokføring av faktura Arkivering av papirbilag Personal- og økonomidirektøren gir nærmere retningslinjer og veiledninger for intern behandling og kontroll av faktura og er ansvarlig for gjennomføring. side 3

4 4.2 Reiseregninger og refusjon av utlegg Reiseutlegg i forbindelse med tjenestereise skal i første omgang normalt dekkes av den ansatte selv. Deretter refunderes utleggene etter gjeldende regler for statstjenestemenn. Det kan gis reiseforskudd. Normalt skal imidlertid den ansatte benytte kredittkort med personlig ansvar. Personal- og økonomidirektøren skal sørge for at informasjon om bruk av slike kort ved tjenestereiser er lett tilgjengelig for de ansatte. Andre typer utlegg som den ansatte har hatt i tjenesten, skal refunderes etter gjeldende regler og etter nærmere retningslinjer fastsatt av personal- og økonomidirektøren. Intern behandling og kontroll av utlegg til reiser og øvrige refusjoner Utfylling av reiseregningsskjema eller annet Regningsutsteder refusjonsbilag Attestasjonskontroll, herunder kontering Utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet Registrering og bokføring i økonomisystemet /lønns- og personalsystemet Arkivering av reiseregningsskjema eller annet refusjonsbilag og dokumentasjon Det kan gis reiseforskudd. Attestasjonskontroll og utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet ved reiseforskudd skjer ved fakultetet/enheten. Registrering, bokføring og utbetaling skjer i. 4.3 Inntektstransaksjoner (IØ 4.5, B 5.4.2) Inntektskrav skal normalt registreres i økonomisystemets kundereskontro. Kravene skal kunne dokumenteres (kontrakt, påmelding, bestilling etc). Kundereskontroen skal ajourføres løpende for å gi et korrekt bilde av Universitetets tilgodehavende og grunnlag for oppfølging av krav. Personalog økonomidirektøren kan gjøre unntak fra regelen om reskontroføring når dette er hensiktsmessig. Retningslinjer for bokføring av inntekter skal innrettes på en slik måte at registrering og rapportering av avgiftpliktig omsetning (merverdiavgift) blir ivaretatt i henhold til gjeldende regler. Intern behandling og kontroll av inntektstransaksjoner ved utstedelse av faktura (OCR-innbetalinger) arbeidsdeling Utfylling av ordregrunnlagsskjema- fastsetting av inntektskrav Attestasjonskontroll, herunder kontering og fastsetting av merverdiavgiftskode Utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet Kontroll av konto og avgiftskode Bokføring av krav inntektsføring Utstedelse og utsendelse av faktura m/ ev. vedlegg Arkivering av ordregrunnlagskjema Oppfølging av krav purring /fakultet/enhet side 4

5 Intern behandling og kontroll av inntektstransaksjoner ved innbetaling av midler til UiTøs bankkonto uten at faktura er utstedt (manuelle innbetalinger) arbeidsdeling Innbetalt beløp identifiseres på kontoutskrift fra bank På bakgrunn av melding på kontoutskrift, i brev etc avklares det på hvilket fakultet/enhet beløpet skal inntektsføres, ev midlertidig føring på interimskonto Attestasjonskontroll, herunder kontering Utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet Bokføring Arkivering av papirbilag Beløp på mindre enn kr kan, ved manuelle innbetalinger, attesteres og konteres av uten dokumentasjon av budsjettdisponeringsmyndighet. 4.4 Kontantsalg og kontante innbetalinger (IØ 4.5, B 5.4.6) Det skal ikke foregå kontantsalg eller annet mottak av kontanter ved Universitetet uten skriftlig godkjenning fra personal- og økonomidirektøren. Et generelt unntak gjelder for Tromsø Museum (TMU). TMU kan selge inngangsbiletter og varer fra Museumsbutikken kontant. Personal- og økonomidirektøren skal sørge for at det foreligger retningslinjer og rutiner for kontantsalg, samt påse at det er fastsatt rutiner og regler for transport og oppbevaring av kontanter og sjekker i forbindelse med slikt salg. Personal- og økonomidirektøren fastsetter nærmere retningslinjer og rutiner for intern behandling og kontroll av inntektstransaksjoner. 4.5 Oppfølging og ettergivelse av krav (IØ 4.5, B 5.4.2, B 5.4.3, B 5.4.4, B 5.4.5) Personal- og økonomidirektøren skal påse at det foreligger rutiner for oppfølging av krav som ikke betales som forutsatt, herunder rutiner for purring. Dersom det for tiden ikke er mulig å innfri et krav eller at kostnaden vil overstige forventet innbetaling, kan arbeidet med innkreving opphøre (stilles i bero). Kravet skal da regnskapsføres som tap på fordringer, og føres ut av reskontro og regnskapet. Dersom kravet senere blir innfridd, skal det inntektsføre i regnskapet. Selv om kravet et ført ut av regnskapet, er det fortsatt rettslig bindende overfor debitor så lenge det ikke er foreldet, ettergitt eller på annen måte opphørt slik at det ikke lenger kan gjøres gjeldende. Ettergivelse av krav skal normalt forelegges Stortinget. Personal- og økonomidirektøren skal påse at det foreligger oversikt over krav som er ført ut av regnskapet, men som fortsatt er rettslig bindende. I denne oversikten skal det også fremgå når foreldelsesfristen for det enkelte krav utløper. Personal- og økonomdirektøren gis fullmakt til å avgjøre om en foreldelsesfrist skal avbrytes. For krav over kr skal saken imidlertid forelegges universitetsdirektøren. For øvrig skal krav følges opp i samsvare med Bestemmelser om økonomistyring i staten punktene , 5.4.3, og Tilsetting og utbetaling av lønn m.v. (B 5.2) Avtale om tilsetting skal godkjennes av en person som har budsjettdisponeringsmyndighet. Hensynet til effektivitet i saksbehandlingen er årsaken til at personal- og økonomiavdelinga inngår arbeidsavtaler for alle tilsettinger. Personalsjefen underskriver avtalen for Universitetet. Videre står side 5

6 personal- og økonomidirektøren oppført som budsjettdisponent på lønnsmeldinger som utarbeides i. Dokumentasjon på at en person med budsjettdisponeringsmyndighet har godkjent avtalen om tilsettingen ligger i sakens øvrige dokumenter. Intern behandling av lønnsbilag for variabel lønn (timelønn, honorar, overtid m.v.) Utfylling av lønnsbilag /ansatt Attestasjonskontroll, herunder kontering Utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet 1 Registrering, bokføring og utbetaling i lønns- og personalsystem/økonomisystemet Oppgjør og rapportering av skatt, trekk og arbeidsgiveravgift Avstemming av oppgave- og avgiftspliktige ytelser og skatt m.v. Arkivering av bilag Intern behandling av lønnsbilag for fast lønn Beslutning om utlysning av stilling Vitenskapelige stillinger. Teknisk administrative stillinger (beslutningen gjøres på fakultet /enhet, men universitetsdirektøren godkjenner alle utlysninger av teknisk- administrative stillinger). Vedtak om tilsetting. Vitenskapelige stillinger med unntak av toppstillinger. Vitenskapelige toppstillinger (gjelder også førsteamanuenser dersom stillingen er lyst ut som førsteamanuensis/professor). Teknisk administrative stillinger på direktørfullmakt. Teknisk administrative stillinger utenfor direktørfullmakt Utfylling av lønnsmelding, inkl. attestasjonskontroll og kontering Tilsettinger foretatt på direktørfullmakt Alle andre tilsettinger Arbeidsavtale. Registrering, bokføring og utbetaling i lønns- og personalsystemet/økonomisystemet. Oppgjør og rapportering av skatt, div. trekk og arbeidsgiveravgift. Avstemming av oppgave- og avgiftspliktige ytelser. Arkivering av bilag. Fakultetsstyret Styrets tilsettingsutvalg Sentralt tilsettingsråd 5. Betalingsformidling (IØ 4.4, B 3.4) Universitetets betalingsformilding (inn- og utbetalinger) skjer gjennom statens konsernkontoordning (oppgjørskonto) i Norges Bank. I tillegg har Universitetet arbeidskonto hos en kontofører (bank). Personal- og økonomidirektøren oppretter arbeidskonti hos kontofører og fastsetter hvilke personer som har myndighet til å autorisere/godkjenne betalingsoppdrag, og skal sørge for at det foreligger en ajourført oversikt hos kontofører og ved Universitetet over hvem som har autorisasjonsmyndighet. 1 For all overtid skal det i tillegg utøves budsjettdisponeringsmyndighet sentralt (parafering). side 6

7 Hovedutbetalingsformen skal være elektronisk remittering til betalingsmottakerens bankkonto. Ved autorisasjon av lønnsutbetalinger kreves det at to personer med autorisasjonsmyndighet godkjenner utbetalingen. Ved øvrige betalingsoppdrag kreves det kun godkjenning av en person med slik autorisasjonsmyndighet. Personal- og økonomidirektøren skal sørge for at det foreligger rutiner som beskriver intern behandling og kontroll av mottaksretur, avregningsretur, betalings- og stoppeoppdrag. Sjekk og betalingskort (kredittkort) med firmaansvar kan unntaksvis benyttes til utbetaling. Ved bruk av sjekk skal denne undertegnes av to personer med fullmakt. Personal- og økonomidirektøren fastsetter hvilke personer som skal ha slik fullmakt. Personal- og økonomidirektøren avgjør videre hvem som kan få tildelt betalingskort med firmaansvar, og er ansvarlig for å føre oversikt over hvem som har slike betalingskort. Det kan opprettes håndkasser på inntil kr. Personal- og økonomidirektøren avgjør hvilke fakulteter/enheter som kan opprette slike håndkasser, og fastsetter retningslinjer for bruk. 6. Regnskapsføring og - kontroll (IØ 5.1, B 4.3, B ) Økonomisystemet skal være innrettet slik at det kan rapportere økonomidata fordelt på avdelinger/kostnadssteder og prosjekter/tiltak (formål). Videre skal kontoplanen være innrettet slik at den gir informasjon som gjør det mulig å styre Universitetet effektivt, og som tilfredsstiller de krav til rapportering som departementet fastsetter. Økonomisystemet skal tilfredsstille kravene til funksjonalitet og sikkerhet slik de fremgår av i økonomiregelverket. Riksrevisjonen og departementet skal orienteres i forkant ved innføring av nye systemer eller dersom det gjøres vesentlige endringer i eksisterende systemer. Personal- og økonomidirektøren fastsetter kontoplanen og øvrige parametere og strukturer i økonomisystemet, og innehar systemeieransvaret for økonomisystemet. Personal- og økonomidirektøren skal påse at det er fastsatt rutiner for avstemning og kontroll av regnskapsdata i henhold til gjeldende regler (herunder økonomiregelverket) og anerkjent praksis. 7. Regnskapsrapportering og - oppfølging (IØ 5.3, B 3.2, B 3.3.) Personal- og økonomidirektøren skal påse at det utarbeides årsregnskap, perioderegnskap og annen pliktig regnskapsrapportering etter regler og frister fastsatt av departementet eller annen overordnet myndighet. Det skal videre utarbeides regnskapsrapporter til styret etter en årlig plan som viser regnskapets stilling for de enkelte fakulteter/enheter og eventuelle avvik fra budsjett. Personal- og økonomidirektøren skal videre sørge for at det foreligger systemer og verktøy som fakultetene/enhetene kan benytte for oppfølging av regnskap og budsjetter. Personal- og økonomidirektøren fastsetter nærmere retningslinjer for regnskapsrapportering og oppfølging. 8. Arkivering (IØ 5.2, B 4.4.7) Personal- og økonomidirektøren v/ regnskapsseksjonen har ansvar for at arkivering og oppbevaring av regnskapsmateriell og regnskapsdokumentasjon skjer på en betryggende måte og i henhold til gjeldende regler. side 7

8 9. Forvaltning av verdipost og verdipapirer (IØ 7.1, IØ 7.3, B 5.4.4, B 5.4.8) Med verdipost menes sjekker, øvrige betalingsmidler og andre verdier som er sendt per post til Universitetet i Tromsø. Innkommende verdipost (IØ 7.1) Forsendelser som inneholder verdipost skal behandles ved arkivet i sentraladministrasjonen av to ansatte i fellesskap. Verdiposten skal registreres i en verdiprotokoll som skal opplyse følgende om den enkelte forsendelse: ankomstdato, avsender, verdiens art (f. eks. sjekk) og beløp med angivelse av type valuta. Ukryssede sjekker skal straks krysses. Verdiposten føres i verdiprotokollen og underskrives av to ansatte på arkivet før den leveres til en ansatt ved regnskapsseksjonen som kvitterer for mottaket. Mottatte betalingsmidler skal settes inn på Universitetet bankkonto og føres i regnskapet i samsvar med gjeldende regler. Verdipost som mottas ved fakultetene/enhetene skal oversendes arkivet ved sentraladministrasjonen i lukket konvolutt umiddelbart etter at sendingen er mottatt. Ukryssede sjekker skal krysses. I konvolutten legges et kvitteringsskjema med opplysninger om sendingen. Arkivet i sentraladministrasjonen kvitterer for mottak, returnerer skjemaet til avsenderenheten og behandler deretter sendingen etter reglene overfor. Det fakultet/den enhet som sender verdiposten til sentraladministrasjonen skal følge opp saken overfor arkivet i sentraladministrasjonen dersom kvittering uteblir. Utgående verdipost (IØ 7.1) Dersom det er nødvendig å sende betalingsmidler og verdipapirer fra Universitetet per post skal dette skje rekommandert. Verdipapirer (IØ 7.3) Betalingsmidler, herunder sjekker, og verdipapirer som eies eller forvaltes av Universitetet skal oppbevares i safe i personal- og økonomiavdelinga. Personal- og økonomidirektøren avgjør hvem som skal ha tilgang til safen. Personal- og økonomidirektøren skal påse at det til enhver tid foreligger oversikt over Universitets aksjer i selskaper og leierettsbevis i borettslag. Slike opplysninger skal avstemmes årlig mot opplysninger i henholdsvis akjeeierbok og Brønnøysundregistrene (akjer) og opplysninger fra Tromsø boligbyggelag (leierettsbevis). 10. Budsjett- og planarbeidet (IØ 2.3, IØ 3.1, B3.3, B 2.2, B 2.3) Retningslinjer for budsjett- og planarbeidet for påfølgende år fastsettes i eget brev fra universitetsdirektøren til fakultetene/enhetene. Retningslinjene skal inneholde tidsfrister for og krav til rapportering og innspill til plan- og budsjettarbeidet. Personal- og økonomidirektøren forbereder et slikt brev for universitetsdirektøren. På bakgrunn av styrevedtak om fordeling av bevilgningen over statsbudsjettet om høsten, skal det utarbeides disponeringsskriv til fakultetene/enhetene som blant annet skal inneholde mål- og resultatkrav, tildelt beløp, fullmakter og krav til rapportering. Personal- og økonomidirektøren forbereder et slikt brev for universitetsdirektøren. side 8

9 11. Forvaltning av fond og legater (ØI 7.4,B ) Personal- og økonomidirektøren har ansvar for den løpende regnskapsføringen for Universitetets fond og legater, samt utbetalinger av forsknings- og utdanningsstipend og lignende fra disse etter styrevedtak i det enkelte fond. Personal- og økonomidirektøren har også ansvar for utarbeidelse av årsregnskap for det enkelte fond i samsvar med stiftelsesloven, vedtekter/statutter for det enkelte fond, og øvrige lover og regler. Fondsregnskapene revideres av ekstern revisor. side 9